論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

龔秀容

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生和檔案管理新型軟件的應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理逐漸向信息化發(fā)展。為適應(yīng)這一變化，事業(yè)單位的檔案部門(mén)及人員應(yīng)積極探索加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，進(jìn)一步提升檔案工作信息化水平，為單位的運(yùn)作與發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)單位檔案是真實(shí)全面地反映單位發(fā)展歷史和現(xiàn)實(shí)情況的資料，屬于重要無(wú)形資產(chǎn)。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，事業(yè)單位原有的檔案管理模式無(wú)法滿足要求，紛紛進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，取得一定成效。但信息化技術(shù)在快速更新和發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)逐漸暴露出資源與設(shè)施不夠完善、檔案管理制度不全、檔案數(shù)字化建設(shè)相對(duì)滯后、檔案信息安全保障不到位等問(wèn)題，不利于檔案管理信息化改革的不斷深化，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。

1 加強(qiáng)信息資源建設(shè)，完善檔案管理設(shè)施

為繼續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，增加基礎(chǔ)設(shè)施投入是關(guān)鍵，事業(yè)單位應(yīng)在信息化辦公環(huán)境下加強(qiáng)檔案管理信息資源建設(shè)，包括獨(dú)立的辦公室，專門(mén)設(shè)置檔案存放柜、庫(kù)房和檢索工具等。如針對(duì)硬件設(shè)施要求，應(yīng)完善計(jì)算機(jī)、彩色掃描儀和打印機(jī)等設(shè)備的配置;針對(duì)軟件要求，應(yīng)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件平臺(tái)等建設(shè)，形成完善的配套管理設(shè)施，同時(shí)打造信息化隊(duì)伍，逐步深化檔案的信息化管理。除此以外，事業(yè)單位在檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中要專門(mén)制定電子檔案制度，嚴(yán)格管理信息化平臺(tái);在檔案管理工作中加強(qiáng)圖像、錄音、音響、視頻等檔案資源建設(shè)，對(duì)檔案文件進(jìn)行信息化處理與存儲(chǔ)，完善檔案管理資源儲(chǔ)備，突出檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，為單位制定決策、培養(yǎng)人才、考核職工績(jī)效等提供完整的基礎(chǔ)資料，為單位的運(yùn)作和職工的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2 完善檔案管理制度，調(diào)動(dòng)人員的積極性

事業(yè)單位只有建立科學(xué)的、完善的檔案信息化管理制度，才能順利推進(jìn)其信息化建設(shè)。即單位要基于自身開(kāi)展檔案管理工作的實(shí)際情況制定規(guī)章制度，如可以將檔案管理信息化建設(shè)視作事業(yè)單位人員考核的指標(biāo)之一，或把檔案信息化納入人員職稱評(píng)定、責(zé)任追究、獎(jiǎng)勵(lì)表彰等制度體系。在管理制度的支撐下，檔案人員就有更大的熱情和耐心對(duì)待檔案管理信息化，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提高檔案信息化建設(shè)效率，更好地服務(wù)于單位檔案工作改革。

3 建立目錄檢索數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案的數(shù)字化

在管理事業(yè)單位的檔案資料時(shí)要利用信息技術(shù)，結(jié)合單位工作情況以及檔案管理水平，建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)，提供檔案檢索服

務(wù)[1]。如按照檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的要求，基于本地檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，圍繞檔案資料進(jìn)行著錄，并主動(dòng)構(gòu)建本地檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為管理及查詢檔案資料提供便利;單位的檔案人員要借助計(jì)算機(jī)推動(dòng)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)與管理，即在數(shù)據(jù)庫(kù)里輸入檔案的關(guān)鍵詞，便捷查詢所需文件，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，順利實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo);除了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，還要不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)，基于單位管理情況，借助先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使用雙套制檔案管理模式，落實(shí)數(shù)字工程建設(shè)戰(zhàn)略，按要求加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料的收集和管理，在紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上大量收集電子文檔，發(fā)揮檔案雙套制管理的作用，夯實(shí)計(jì)算機(jī)檢索、查找、管理檔案資料的基礎(chǔ)。

4 強(qiáng)化安全技術(shù)防護(hù)，保證檔案信息安全

事業(yè)單位實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，大大提高檔案管理工作效率，但對(duì)于檔案管理事業(yè)來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)是雙刃劍，在實(shí)際工作中運(yùn)用信息化技術(shù)時(shí)不可避免地引發(fā)安全問(wèn)題，埋下安全隱患，必須在檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化安全技術(shù)防護(hù)，提升檔案信息的安全性。一是防火墻技術(shù)，這是目前檔案信息安全工作不可或缺的技術(shù)手段，在專用網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)之間應(yīng)用較多。事業(yè)單位應(yīng)定期殺滅病毒，消除安全隱患，并借助防火墻技術(shù)，對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的檔案信息進(jìn)行過(guò)濾，形成網(wǎng)絡(luò)安全把關(guān)點(diǎn)，提升防范安全的命中率;防火墻可以有效記錄網(wǎng)絡(luò)中的所有訪問(wèn)行為，只允許通過(guò)與安全防護(hù)要求相符的訪問(wèn)，否則就禁止通行，使訪問(wèn)無(wú)效，起到檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的安檢作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息保護(hù)，同時(shí)規(guī)范網(wǎng)絡(luò)使用行為。二是加密技術(shù)，保證防止檔案信息被竊取或泄露。如事業(yè)單位在傳輸檔案信息時(shí)要進(jìn)行加密設(shè)置，確保只有得到加密口令才可以解開(kāi)傳輸?shù)臋n案信息，防止因傳輸環(huán)節(jié)載體的遺失引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。也可以設(shè)置口令，限定訪問(wèn)信息權(quán)限，如使用事業(yè)單位檔案信息的人只能利用口令查看授權(quán)范圍以內(nèi)的檔案信息。

三是結(jié)合軟件維護(hù)和先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，圍繞檔案管理信息化建設(shè)配備軟件系統(tǒng)，并及時(shí)更新，使其維持在安全高效運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，不斷優(yōu)化硬件運(yùn)行空間，有效凈化軟件運(yùn)行環(huán)境。特別是要強(qiáng)化檔案管理軟件的自我漏洞檢測(cè)，整合軟件自身的修復(fù)功能和人工檢測(cè)、修復(fù)功能，及時(shí)處理檢測(cè)結(jié)果，為檔案信息安全工作保駕護(hù)航[2]。其實(shí)一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案信息安全工作發(fā)展較早，體系相對(duì)成熟，開(kāi)發(fā)及建設(shè)信息安全軟件的水平也高于國(guó)內(nèi)，事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)檔案信息安全工作起步晚的事實(shí)，明白在檔案管理信息化體系和軟件開(kāi)發(fā)等方面的差距，積極學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，有效提高檔案信息安全。

綜上所述，檔案管理對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)作有重要意義，其信息化建設(shè)則是綜合性的系統(tǒng)工程，需要單位從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，按照需求推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，結(jié)合實(shí)際情況強(qiáng)化檔案管理設(shè)施與信息資源建設(shè)，在完善制度的同時(shí)積極建立檔案目錄檢索數(shù)據(jù)，并加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，不斷加快其信息化建設(shè)進(jìn)程，確保事業(yè)單位及其職工嚴(yán)格履職，優(yōu)化社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]沈鶴慧.信息化視野中事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：119-120+139.

[2]姚保華.事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2017（03）：179-180.