信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

程菲 王華崧

摘 要：隨著我國(guó)信息科技的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作受到了一定的影響。在以往的管理中，總是會(huì)出現(xiàn)管理工作不明確、檔案信息無(wú)法提供依據(jù)等問(wèn)題，產(chǎn)生問(wèn)題的主要原因就在于對(duì)檔案管理工作不重視，管理人員沒(méi)有恪盡職守，使檔案管理工作受到了負(fù)面的影響。文章主要針對(duì)產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行探究，并且提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;辦公室檔案管理;改革與創(chuàng)新

一、 檔案管理工作信息化簡(jiǎn)述

信息化技術(shù)能夠高效的將紙質(zhì)檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息資源，提高信息數(shù)據(jù)資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平，做好檔案管理信息化建設(shè)工作，將現(xiàn)代信息技術(shù)與信息資源結(jié)合到一起，保證管理工作質(zhì)量能達(dá)到規(guī)定要求。采用先進(jìn)的信息技術(shù)不僅能夠縮短檔案信息資源的處理時(shí)間，還能提升基礎(chǔ)建設(shè)工作的質(zhì)量，運(yùn)用硬件和信息軟件開(kāi)展檔案信息資源管理工作，保障檔案信息資源正常運(yùn)轉(zhuǎn)不會(huì)受到影響。除此之外，檔案管理人員還要了解各個(gè)部門運(yùn)行的實(shí)際情況，建立數(shù)字檔案和檔案信息庫(kù)，做好資源建設(shè)工作，應(yīng)用信息技術(shù)，以便更好地檔案信息資源建設(shè)的要求，根據(jù)這一情況制訂完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)。信息化檔案管理工作的表現(xiàn)形式為信息系統(tǒng)，以更好地滿足信息建設(shè)平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)要求，重視人才隊(duì)伍的建設(shè)，以期能夠更好地滿足檔案管理工作信息化的要求。

二、 明確辦公室檔案管理工作信息化的問(wèn)題

（一）規(guī)劃與設(shè)計(jì)不合理

辦公室檔案管理工作仍舊存在規(guī)劃設(shè)計(jì)嚴(yán)重落后的問(wèn)題，這一問(wèn)題不僅降低了辦公室檔案管理工作的質(zhì)量，還給檔案管理工作相關(guān)工作開(kāi)展造成了阻礙，檔案信息資源管理工作會(huì)受到權(quán)限、空間、資金等一系列問(wèn)題的影響，現(xiàn)在我國(guó)仍舊沒(méi)有形成統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，在信息時(shí)代背景下，不同地區(qū)采用的管理方式差異較大，這一情況給檔案管理統(tǒng)一工作開(kāi)展造成了較大的困難。

（二）工作理念落后

部分地區(qū)開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，運(yùn)用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理理念，導(dǎo)致部分應(yīng)用價(jià)值較高的檔案信息資源無(wú)法得到有效利用，使得檔案信息資源的價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮。檔案信息人員有權(quán)利隨時(shí)調(diào)檔各種信息，可以根據(jù)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)制訂統(tǒng)一的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多檔案管理人員都存在缺乏管理意識(shí)的情況，這一情況給檔案管理工作正常開(kāi)展造成較大的阻礙，甚至部分檔案管理部門只會(huì)進(jìn)行檔案信息資源收藏和信息管理工作，導(dǎo)致部分價(jià)值較高的信息資源無(wú)法得到高效利用。

（三）落后的管理方式

很多檔案管理人員開(kāi)展管理工作時(shí)，采用的仍舊是傳統(tǒng)的管理方式，這種管理方式存在較大的弊端，首先，檔案管理部門沒(méi)有需要接收大量的檔案信息資源，傳統(tǒng)的管理方式無(wú)法高效處理這些信息，知識(shí)很多檔案信息資源無(wú)法得到及時(shí)整理，其次，無(wú)法將有用的檔案資料調(diào)檔出來(lái)，難以發(fā)揮信息的真正作用。最后，管理檔案的工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)，專業(yè)技能以及專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，無(wú)法更好地進(jìn)行信息化的資源管理工作。

三、 辦公室檔案管理的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新管理理念

在信息時(shí)代的影響下，要想促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，首先，要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員，要求管理人員以自身進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。其次，要求檔案管理人員要對(duì)檔案管理工作高度重視，能夠明確自身的工作內(nèi)容與職責(zé)，利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化。最后，在對(duì)管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，主要以年輕的人員為主，年輕人對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的了解，對(duì)管理理念的掌握，起點(diǎn)比較高，更加有利于日后的培養(yǎng)工作。因此，在信息時(shí)代的影響下，需要促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)管理理念進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)

檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展中都存在著自身的價(jià)值，在信息時(shí)代的發(fā)展中，要與信息技術(shù)相結(jié)合，能夠?yàn)闄n案管理工作創(chuàng)建服務(wù)平臺(tái)，以往的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所提供的服務(wù)受到了限制，但是在現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展中對(duì)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)新，更加有利于檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行整合，統(tǒng)一化地進(jìn)行管理。通過(guò)對(duì)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，更加有利于對(duì)檔案信息資源的獲取，可以根據(jù)發(fā)展的需求結(jié)合檔案信息，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的方案，提高整體的工作效率。為了使檔案管理工作進(jìn)一步的發(fā)展，可以設(shè)置自動(dòng)化的管理系統(tǒng)，讓辦公室檔案管理工作逐漸發(fā)展為智能化、信息化、現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，為單位發(fā)展提高有效的依據(jù)。

（三）提高檔案信息的私密性

在檔案管理工作發(fā)展中，促進(jìn)其智能化、信息化、現(xiàn)代化的形式，也對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在實(shí)施的過(guò)程中，還存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個(gè)虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，如果硬件發(fā)生了問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致資源的丟失。對(duì)此，要針對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對(duì)檔案管理工作高度重視，加強(qiáng)管理工作，在實(shí)際的操作與管理過(guò)程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問(wèn)題做好防護(hù)措施，提高檔案信息的安全性。從而促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，使其發(fā)揮出重要的價(jià)值。

四、 結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展，為辦公室檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了全新的機(jī)遇，檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，充分利用信息技術(shù)，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來(lái)的一系列問(wèn)題也不容忽視，因此，我們不但要與時(shí)代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時(shí)，也要結(jié)合單位實(shí)際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設(shè)路子。

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作者簡(jiǎn)介：程菲，王華崧，承德市雙灤區(qū)城市管理綜合行政執(zhí)法局。