基層法院檔案信息化建設(shè)策略研究

張星

隨著現(xiàn)代信息通訊技術(shù)的高速進(jìn)步和發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活各個(gè)層面的信息技術(shù)進(jìn)步都十分有賴于對(duì)信息化有效的利用。不可忽視，各級(jí)人民法院的檔案信息化管理體系建設(shè)也被基層法院提上了日程。其中基層法院檔案的信息化管理體系建設(shè)是各級(jí)人民法院的信息化管理體系建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，更是作為基層法院輔助各級(jí)法官辦案的重要工具和手段。

但是，基層法院在檔案建設(shè)化建設(shè)過(guò)程中，也遇到了一些難題，主要有以下幾點(diǎn)：

1.??? 檔案管理工作理念落后

盡管基層法院檔案信息化工作的重要性日趨受到了重視，但很多人認(rèn)為基層的法院對(duì)于檔案信息化工作的要求僅僅是滿足于" 檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收" 的檔案管理狀態(tài)。很多的人甚至認(rèn)為所有從事基層法院檔案信息化工作的都是干不了業(yè)務(wù)檔案工作的人自己干的，工作辛苦，但是成績(jī)難出，于是他們的工作得過(guò)且過(guò)，不求進(jìn)取，一旦有機(jī)會(huì)就會(huì)想法調(diào)離從事檔案信息化的工作崗位。同時(shí)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷的進(jìn)步和發(fā)展，人們維權(quán)意識(shí)的不斷提高和增強(qiáng)，基層的法院一直作為管理和審批訴訟檔案工作的第一線，訴訟檔案呈幾何級(jí)數(shù)逐年地的增長(zhǎng)，這樣的檔案管理觀念已經(jīng)嚴(yán)重不能完全適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)基層法院做好檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)和要求。這就直接造成了在基層法院檔案事業(yè)信息化工作建設(shè)的過(guò)程中仍然存在著諸多困難，影響基層法院檔案事業(yè)信息化的建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定和實(shí)現(xiàn)。

2.??? 歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂

雖然最高院對(duì)于檔案的收集、立卷編目、卷宗的裝訂等相關(guān)管理事項(xiàng)都已經(jīng)作出了明確的要求和規(guī)定，但是在實(shí)際的工作中這些規(guī)定得不到很好的貫徹落實(shí)，歸檔卷宗項(xiàng)目的填寫(xiě)不齊全，排列的次序混亂、目錄和檔案卷宗的封面項(xiàng)目填寫(xiě)不全等的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

此外，由于許多法院的訴訟檔案管理工作人員都是綜合部門(mén)的兼職檔案員或者是相關(guān)部門(mén)聘用的人員，檔案工作人員員頻頻換崗、交接檔案手續(xù)不完備，檔案的借還交接不及時(shí)、檔案長(zhǎng)期丟失或散落無(wú)人能詢問(wèn)的情況等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，造成了訴訟檔案的大量殘缺和遺失，這些都直接造成了法院訴訟檔案管理的混亂。而這勢(shì)必也會(huì)影響到各級(jí)法院的訴訟檔案信息化體系建設(shè)的有序和順利進(jìn)行。

3. 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)繁雜的、動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)性工程

基層各級(jí)人民法院的檔案電子化是基層法院在其開(kāi)展日常的工作和民事審判檔案管理工作中已經(jīng)形成的一個(gè)具有查閱參考和利用的價(jià)值原始記錄的重要憑證，其中幾乎涵蓋了基層法院諸多管理工作的內(nèi)容。這些存量的檔案在日后的檔案管理工作和生活中都被認(rèn)為具有一定的實(shí)用性和查閱參考利用價(jià)值。在實(shí)際的工作中，老的存量檔案材料常常需要重新整理存儲(chǔ)入庫(kù)，新的檔案材料在源源不斷的數(shù)據(jù)庫(kù)中產(chǎn)生。如何在基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)" 存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化" 是基層法院在推進(jìn)檔案信息化體系建設(shè)的過(guò)程中一個(gè)需要研究和解決的重要技術(shù)問(wèn)題。

4. 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

新時(shí)期的檔案工作和信息化建設(shè)對(duì)于檔案信息化工作人員的培養(yǎng)提出了新要求，檔案信息化人員不僅本身就需要掌握和具備基本的檔案信息化的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要掌握和具備必要的檔案信息技術(shù)的知識(shí)和技能。而在實(shí)際的工作中，檔案信息化人員由于對(duì)電子文件和檔案的信息收集、管理、保存和再利用工作接觸太少，難以真正承擔(dān)檔案程序系統(tǒng)設(shè)計(jì)和檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)維護(hù)的重要任務(wù)，這就直接導(dǎo)致了新時(shí)期檔案和信息化工程建設(shè)中最重要的" 人" 的作用等因素難以真正發(fā)揮出來(lái)，影響了新時(shí)期檔案和信息化工程建設(shè)的質(zhì)量。

面對(duì)上述問(wèn)題，我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

1. 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立正確的理念。

基層各級(jí)人民法院在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，全院干警都必須自覺(jué)轉(zhuǎn)變新的工作理念，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，識(shí)別到檔案信息化的建設(shè)對(duì)于審判檔案工作重要輔助的作用。各級(jí)法院領(lǐng)導(dǎo)更是要深刻認(rèn)清挑戰(zhàn)、搶抓發(fā)展的機(jī)遇，加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任感，用各種現(xiàn)代化的管理手段方法去保護(hù)和管理自己的檔案，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代快速發(fā)展的檔案管理潮流。

2. 規(guī)范了民事訴訟案件檔案管理，改變了訴訟檔案管理混亂的不良現(xiàn)狀。

針對(duì)民事訴訟檔案評(píng)查和歸檔不規(guī)范的問(wèn)題和現(xiàn)狀，基層人民法院檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)上級(jí)部門(mén)的要求，嚴(yán)格建立和規(guī)范民事訴訟卷宗的評(píng)查和檔案審核工作制度，切實(shí)地提高民事訴訟卷宗等各類(lèi)檔案的歸檔和卷宗的質(zhì)量，對(duì)不合格的民事訴訟卷宗一律責(zé)令不予評(píng)查和歸檔。有關(guān)單位要將民事訴訟檔案評(píng)查和工作開(kāi)展情況納入檔案管理單位的年度工作考核，落實(shí)" 誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)"、"誰(shuí)立卷、誰(shuí)整理" 的工作原則，落實(shí)檔案管理責(zé)任，強(qiáng)化檔案監(jiān)督管理，徹底地扭轉(zhuǎn)民事訴訟檔案管理混亂的尷尬局面。

3. 打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

打造一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，這是我們做好基層法院檔案的信息化隊(duì)伍建設(shè)的一個(gè)根本保證?；鶎臃ㄔ簷n案信息化的建設(shè)給從事檔案信息化的工作人員和管理者提了更高的認(rèn)識(shí)和要求，這就必然要求我們的基層人民法院必須著力培養(yǎng)和幫助我們打造一支能夠掌握業(yè)務(wù)檔案管理能力較強(qiáng)、熟悉檔案信息化的發(fā)展、掌握檔案信息管理技能的高素質(zhì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，使之從根本上能夠更好地適應(yīng)基層法院檔案信息化的發(fā)展需要。