知識管理視角下構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式

摘要：對于企業(yè)而言，檔案資料是見證其發(fā)展歷程的有效載體，因此對企業(yè)內(nèi)部檔案資料進行有效管理是非常必要的。隨著知識與人才時代的到來，知識管理思想逐漸深入人心，為了更好地發(fā)揮出檔案管理的作用與價值，就需要站在知識管理的角度上對檔案管理體系進行創(chuàng)新，使得檔案資料能夠充分彰顯出其巨大的價值。

關(guān)鍵詞：知識管理;企業(yè)檔案;管理;創(chuàng)新

引言：如今，企業(yè)的競爭便是知識與人才的競爭，對此，需要站在知識管理的角度上開展相應(yīng)的企業(yè)管理工作，尤其是檔案管理工作。有效的檔案管理工作往往能夠為企業(yè)未來的建設(shè)與發(fā)展注入源源不斷的動力，因此需要引起相關(guān)管理人員的高度重視，并且積極落實創(chuàng)新性的管理舉措，促使企業(yè)與社會發(fā)展相適應(yīng)。

一、市場的取向

從本質(zhì)上講，市場經(jīng)濟指的是效益經(jīng)濟。在現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度當中，企業(yè)所進行的人和活動都需要服務(wù)于企業(yè)效益水平的提升，對于企業(yè)的檔案管理體系而言，擁有一定量的用戶是關(guān)鍵性的因素。然而，因為傳統(tǒng)的“重藏輕用”思想的影響力一直存在，這使得如今的檔案管理工作人員的工作方式存在些許不足之處。作為檔案管理部門，可以適當借鑒服務(wù)行業(yè)當中的部分做法，正確進行優(yōu)質(zhì)與規(guī)范化的服務(wù)，對服務(wù)品質(zhì)予以承諾，同時不斷對服務(wù)態(tài)度進行優(yōu)化，從根本上提升檔案資料的查全率、查準率，使得使用人員能夠滿載而歸，提升對檔案管理工作的滿意程度。與此同時，需要對檔案體系內(nèi)部的服務(wù)總之予以強調(diào)，將服務(wù)于用戶作為核心，積極對不同層次的檔案管理工作進行深化。

二、協(xié)同配合

企業(yè)內(nèi)部所存在的不同子部門便是企業(yè)知識體系當中的子系統(tǒng)，不同的子系統(tǒng)之間呈現(xiàn)出互相連接的狀態(tài)，借助互相交換物質(zhì)、能量或者信息的方式，使得不同子系統(tǒng)內(nèi)在的協(xié)同作用能夠被充分激發(fā)出來，提升知識體系的整合程度，充分發(fā)揮出其巨大的價值與作用。檔案管理工作需要達到信息開發(fā)與傳輸?shù)男Ч枰獙Σ煌酉到y(tǒng)之間的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)進行考量，只有這樣，才能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部信息資源進行深度整合，充分彰顯出知識管理的效用與價值。

三、信息先導

無論是紙質(zhì)還是電子形式的檔案，其中所蘊藏的價值都是獨特的。檔案管理部門要積極結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展的需求，在充分保護文件機密的基礎(chǔ)上，對相關(guān)的檔案信息進行深入挖掘，同時將其傳遞給有需求的人員。信息先導指的是將檔案知識管理體系的職能價值充分展示出來，其在企業(yè)的檔案管理體系當中發(fā)揮著承前啟后的關(guān)鍵作用。工作的中心需要放在對客戶需求進行開發(fā)，借助信息挖掘的方式促使檔案價值充分進行發(fā)揮。在企業(yè)當中，電子檔案是紙質(zhì)檔案進行掃描之后形成的電子文件，這樣能夠保證紙質(zhì)與電子檔案內(nèi)容是一致的。這使得檔案用戶不需要親自到檔案室對檔案的原件進行查找，只需要借助網(wǎng)絡(luò)，對電子檔案信息進行查詢即可，不僅為檔案信息用戶提供了一定的便利，也使得檔案內(nèi)原件資料能夠被有效保存，提升了企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的有效性與持久性。

四、知識信息共享

對于服務(wù)型的企業(yè)而言，信息檔案需要實現(xiàn)的最終目標是對知識信息進行有效共享，這也是檔案管理工作自身價值充分發(fā)揮的重要表現(xiàn)形式之一。借助共享的方式，企業(yè)當中所存在的不同類型的信息能夠被不同的個體使用，個體能夠與自身積累的經(jīng)驗結(jié)合起來，將相關(guān)的信息在共享知識體系當中進行引入，以此來實現(xiàn)知識創(chuàng)新的效果。借助共享信息的體系，企業(yè)內(nèi)部工作人員對新知識進行吸納的積極性有所提升，信息體系的創(chuàng)新速度得以有效提升，這為企業(yè)綜合競爭實力的提升奠定了基礎(chǔ)。換句話說，在對知識進行共享的體系當中，檔案管理所發(fā)揮的作用不容小覷，也是共享性的知識體系構(gòu)建的關(guān)鍵影響因素。

五、檔案信息開發(fā)與運用

對于企業(yè)而言，其所屬的檔案信息屬于非常重要的內(nèi)部信息體系，為了提升自身競爭實力水平，實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，企業(yè)就需要對檔案信息體系的價值予以開發(fā)，并且對相關(guān)的檔案信息進行利用，在企業(yè)內(nèi)部檔案信息當中對有價值的信息進行提取。作為企業(yè)，需要更加積極主動地對檔案信息體系進行開發(fā)和利用，主動為企業(yè)提供更好的信息服務(wù)。對檔案信息進行開發(fā)和利用往往能夠為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益與價值，對檔案體系自身的憑證作用進行發(fā)揮，能夠產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟與社會價值。站在某種角度上進行分析，企業(yè)的檔案資料能夠為企業(yè)進行經(jīng)營型決策、調(diào)查經(jīng)濟性案件、標準制定等工作提供有效的指導，促使企業(yè)內(nèi)部管理人員能夠結(jié)合以往的檔案資料與管理經(jīng)驗，制定出有效的知識管理機制，幫助員工更好地提升自身的實力水平，為企業(yè)實現(xiàn)長久與穩(wěn)定發(fā)展提供一定的基礎(chǔ)與支持。

結(jié)束語

對于企業(yè)而言，對檔案體系進行科學有效的管理是非常必要的，這是引導企業(yè)實現(xiàn)健康發(fā)展的有效途徑。在知識管理的背景下，企業(yè)進行檔案管理工作需要更加關(guān)注信息的有效共享以及不同部門之間的協(xié)調(diào)配合，在此基礎(chǔ)上，對檔案信息進行深入開發(fā)和利用，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)，使得實用價值充分彰顯出來，為企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展助力。

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作者簡介：

王昊宇（1989—），男，漢族，河南省商丘市，本科，商丘新發(fā)投資有限公司，助理工程師，企業(yè)檔案管理。