基層檔案管理人員的工作認(rèn)識(shí)

汪分曾

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-093-01

摘 要 從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，指出檔案管理工作存在的問題，談及檔案管理工作認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞 資料保管安全 檔案管理制度 檔案管理人員專業(yè)水平

在人們的思維認(rèn)識(shí)中，檔案很不起眼，認(rèn)為是一堆故紙，是毫無生機(jī)，死氣老舊不入眼的東西，其實(shí)不然。人類前行，走過的足跡，形成歷史檔案，從歷史檔案中，我們方知從蠻荒到文明所經(jīng)歷的漫長歷程，以及在這長河中人物紛呈，故事精彩絕倫。正因形成了檔案，今天的我們能知道我們的祖先創(chuàng)造的輝煌與燦爛的文明。各行各業(yè)都有自己的規(guī)則與運(yùn)行法則，這都需要形成行業(yè)檔案，從而指導(dǎo)各行各業(yè)開展工作，保證各行各業(yè)有序發(fā)展。

檔案無疑是重要的，但因人們對檔案的認(rèn)識(shí)上的偏差，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不一等原因，檔案管理上存在諸多不盡人意的地方。我們應(yīng)糾正不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，一路前行。

一、設(shè)立檔案專門庫房，確保資料保管安全

應(yīng)設(shè)立檔案專門庫房。檔案一般以紙質(zhì)形式存在，當(dāng)然也有影像、聲像及光盤等電子形式存在。無論是紙質(zhì)還是電子檔案，對檔案存放環(huán)境有要求，需要做到防塵、防光、防水、防火、防盜、防蟲、防鼠、防高溫等。故檔案管理需要合適的存放檔案的專門庫房，并配備相應(yīng)設(shè)備，不然，檔案可能面臨強(qiáng)光、走水、失火、潮濕、蟲蛀等危險(xiǎn)，使檔案遭受不同程度破壞。

在實(shí)際檔案管理中，沒有專門的庫房存放檔案，給檔案管理造成諸多困擾。

沒有專門的庫房，遇到檔案存放環(huán)境潮濕，紙張因潮濕粘貼在一起，不可分割，要么破損，要么字跡模糊無法辨認(rèn)；遇到檔案存放環(huán)境干燥，可能導(dǎo)致紙張碰觸碎裂，甚而著火，檔案付諸一炬；遇到檔案存放環(huán)境不理想，也有蟲蛀的危害，會(huì)變成粉末，最終檔案也會(huì)毀于一旦；檔案雜亂，查找不便，不能保證檔案的有效利用。檔案會(huì)出現(xiàn)多種可能不同程度毀壞，這是檔案管理人員不愿看到的事情，卻是本可避免的的事情，令人痛心的事。

二、重視檔案，推動(dòng)檔案管理有序發(fā)展

有些領(lǐng)導(dǎo)抓生產(chǎn)，不遺余力，一提起檔案管理時(shí)，認(rèn)為檔案嘛，實(shí)在無暇顧及，同時(shí)，一副不屑表露無疑，這給檔案管理工作帶來諸多阻礙。檔案管理人員努力工作，奈何領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作無法推行，最終檔案管理可想而知：需要檔案時(shí)，檔案不曾收集，何來檔案；檔案收集了，因疏于整理，不知存于何處；收集了也知道存于何處，但雜亂無章，需要的檔案信息，不能快速有效地獲取。檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，哪個(gè)環(huán)節(jié)沒做好，檔案管理的意義無從談起。

生產(chǎn)是根本，固然重要，但檔案也非常重要。在項(xiàng)目建設(shè)中項(xiàng)目檔案具有可操作性指導(dǎo)意義，可行性研究報(bào)告、施工圖是項(xiàng)目建設(shè)的基石；生產(chǎn)中沒有設(shè)備，生產(chǎn)無從談起，需要設(shè)備維修時(shí)，檔案提供維修說明與指導(dǎo)，設(shè)備維修才可進(jìn)行，否則無從下手；當(dāng)需要產(chǎn)品信息時(shí)，檔案提供依據(jù)，透過一件件產(chǎn)品，知道一個(gè)企業(yè)的興衰歷程、發(fā)展歷史。黨政建設(shè)時(shí)，黨政檔案提供珍貴的資料，可以看到企業(yè)走過的風(fēng)風(fēng)雨雨。

檔案在企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、發(fā)展過程中有著不可忽視的作用，但在實(shí)際工作中，還需引起領(lǐng)導(dǎo)的正確認(rèn)識(shí)與重視。

三、健全檔案管理制度，嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行

每個(gè)單位的檔案室，對下轄的各個(gè)部門的檔案管理工作，具有指導(dǎo)作用，因此，每個(gè)單位的檔案室相對其行業(yè)特色都會(huì)下發(fā)檔案管理規(guī)定，規(guī)范檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。各單位根據(jù)建設(shè)、生產(chǎn)等需要，下發(fā)了供貨商資料歸檔規(guī)定、竣工資料歸檔規(guī)定、產(chǎn)品檔案歸檔規(guī)定、檔案借閱制度管理規(guī)定等相關(guān)資料歸檔規(guī)定，指導(dǎo)單位各級各部門的資料管理工作。

檔案管理制度健全，卻沒有按規(guī)定執(zhí)行，在檔案管理工作中時(shí)有發(fā)生。比如，下發(fā)至各部門的《設(shè)備檔案歸檔管理規(guī)定》，規(guī)定了如何組卷，采用什么表格樣式，紙張、檔案盒，甚至相關(guān)設(shè)備應(yīng)提供的檔案等，詳盡而科學(xué)。但部門檔案管理人員及設(shè)備廠家不看，檔案歸檔形式不合規(guī)定；項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)人員也未嚴(yán)格把關(guān)，提交的設(shè)備檔案不齊全，這給檔案接收工作造成困難，也給今后檔案使用造成困擾。下發(fā)了《竣工檔案歸檔管理規(guī)定》，有時(shí)結(jié)果也是一樣。各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，否則，如一紙空文，形同虛設(shè)。

在檔案管理中，要求借閱檔案時(shí)，需簽借閱單，但沒有辦理簽單手續(xù)的事，也屢見不鮮，結(jié)果是不能馬上歸還，又沒簽單，檔案沒個(gè)出處。借閱人因沒簽單無負(fù)擔(dān)，時(shí)間久了，無依據(jù)，檔案員苦苦追索，無結(jié)果，最終會(huì)導(dǎo)致檔案丟失。在檔案管理工作中，最頭疼的問題是，檔案借閱后，長期不歸還，打電話無果，當(dāng)面催還無果。這里還涉及到一個(gè)問題，借閱檔案的人通常不是自己要用檔案的人，用檔案的人一般不借閱，由他人代勞。這樣，檔案管理員、借閱人、檔案使用者脫節(jié)，檔案歸還無約制，阻滯檔案管理工作。

在今后的資料管理工作中，應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行檔案室下發(fā)的各項(xiàng)檔案歸檔管理規(guī)定，提升檔案室的統(tǒng)籌作用、指導(dǎo)作用。

四、提升專業(yè)水平，增強(qiáng)責(zé)任心，提升工作高度

目前，檔案室的員工所學(xué)專業(yè)大多并非檔案專業(yè)，都是因工作需要從其他崗位調(diào)過來的。當(dāng)然，檔案管理工作本身也有自己的職業(yè)傳承，相信有一定職業(yè)素養(yǎng)的員工都能做好。但作為員工，本著“做一行愛一行”的原則，內(nèi)心也希望能進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，希望自己的工作更科學(xué)更有效。為此，各單位安排檔案管理人員參加檔案管理培訓(xùn)，但培訓(xùn)的內(nèi)容僅限于理論，對檔案管理工作具體實(shí)踐作用不大。因此，希望相關(guān)部門進(jìn)行培訓(xùn)前進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)檔案管理人員的困惑，擬出課題，有針對性進(jìn)行培訓(xùn)，讓相關(guān)檔案管理人員互相交流，相互切磋。理論指導(dǎo)實(shí)踐，通過培訓(xùn)解決工作中的疑惑，提升專業(yè)水平，讓我們的工作更快速更科學(xué)更有效，從而推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，提升檔案管理工作高度。

我們對檔案，要提升認(rèn)識(shí)高度，檔案與公司建設(shè)、生產(chǎn)、黨建等密切相關(guān)，我們要重視檔案，科學(xué)、規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作。