企業(yè)合同管理制度及合同信息化建設

項燦

中圖分類號：F243 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-094-01

摘 要 合同管理是每個企業(yè)，特別是集團企業(yè)管理中必不可少的一環(huán)?？茖W、規(guī)范的合同管理，能促進企業(yè)對外經(jīng)濟活動的開展，防范經(jīng)營風險，減少經(jīng)濟糾紛，維護企業(yè)合法權(quán)益。本文就企業(yè)如何實施好合同管理以及合同管理信息化建設思路進行探討研究。

關鍵詞 合同管理 合同信息化

自《中華人民共和國合同法》（主席令第15號，以下簡稱《合同法》）發(fā)布以來，各企業(yè)紛紛制定了適合自身企業(yè)的、個性化、具有實際指導意義的合同管理辦法或合同管理制度。如何全面、科學制定合同管理辦法和制度，這是需要首先思考研究的問題。在合同管理辦法制定后，可利用信息化手段進一步提高合同流轉(zhuǎn)效率和管理水平。

一、企業(yè)合同管理辦法的制定

企業(yè)的合同管理辦法一般需要根據(jù)《合同法》，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營范圍、組織架構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)部管控分級合理制定。合同管理辦法需要考慮的主要方面有：辦法適用范圍、主體簽訂資格、會審部門職責、合同審批權(quán)限、審批流程等，其它諸如：合同簽訂授權(quán)、合同變更、糾紛處理、合同歸檔等，這些均可參照《合同法》執(zhí)行，本文不再贅述。

（一）辦法適用范圍

企業(yè)合同管理辦法的適用范圍，主要根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度，一般可為集團母公司或整個集團（包含下屬子公司）范疇。因《中華人民共和國公司法》和一般的公司章程中對子公司都有董事會、股東會決策規(guī)定，故在實際案例中，管理范圍限于集團母公司占大多數(shù)。而一些集團公司為了在集團層面力求推行全面合同管理制度，也可在集團公司的合同管理辦法里增加對子公司合同管理的要求，例如：集團全資及控股子公司合同管理參照本辦法執(zhí)行、集團子公司應制定各自的合同管理辦法等等。

（二）主體簽訂資格

對于集團母公司而言，從法人主體上講，大多數(shù)母公司所屬單位和職能部門只能以集團母公司名義簽訂合同。但是，部分集團公司內(nèi)存在一些具有增值稅一般納稅人資格的單位，這些單位已取得合法經(jīng)營的資格，一般對外業(yè)務較多且有獨立的納稅識別號，雖然屬于母公司體系，無獨立的法人，從提高對外經(jīng)濟合作效率方面來講，在得到集團公司授權(quán)和合同對方表示認可下，可以其各自名義簽訂合同。

（三）會審部門職責

會審部門可由多個職能部門組成，如：法律事務部、財務部、計劃合同部、技術部、質(zhì)量安全部、審計部等等，根據(jù)提起會審合同的類型和合同涉及的具體事項，由企業(yè)合同主管部門組織相應職能部門對合同進行會審。對于重大非常規(guī)合同可規(guī)定須經(jīng)過集體會商或?qū)ｎ}研究。

（四）合同審批權(quán)限

合同審批權(quán)限是合同管理中最重要的部分。權(quán)限合理的設定，不僅能提高工作效率，也能均衡責、權(quán)，促進企業(yè)良性發(fā)展。合同審批的權(quán)限宜分級分類設定。所謂分級分類，就是指什么類型的合同須由集團公司層面審批，什么類型的合同僅需承辦合同事項的所屬單位或部門審批即可。這里對合同的類型區(qū)分一般可劃定某個合同價款范圍或某類別的合同，亦可根據(jù)集團公司實際情況，授權(quán)所屬單位（如分公司）履行其內(nèi)部管理規(guī)定即可自行審批合同。

（五）合同審批流程

合同審批流程應根據(jù)合同簽訂的主體資格和權(quán)限分別設定，對于集團所屬單位以其單位名義簽訂的合同，因可授權(quán)其履行內(nèi)部管理規(guī)定自行簽訂，故可要求其制定各自的合同審批流程，按其內(nèi)部合同管理的流程實行審批即可。而對于集團母公司的合同審批流程則是需要重點明確的，一般可分為：草擬、收文、初審、會審、分管領導審核、主要領導審批、法人審簽、上傳歸檔等幾個節(jié)點。各節(jié)點可根據(jù)實際情況選擇相應的角色加入。

二、合同管理信息化建設

廣義的合同管理信息化覆蓋面可涉及合同擬定、審批、簽訂、進度管理、支付管理、合同驗收、合同評價等，其主要適用于與項目管理系統(tǒng)結(jié)合的工程類企業(yè)。

對于多元化發(fā)展、綜合類的企業(yè)來說，宜適合定制狹義的合同管理信息化平臺，即僅包含合同擬定、審批、簽訂、歸檔和分析統(tǒng)計功能。為便于集中功能，減少多平臺、多賬戶、多密碼的繁瑣操作，合同管理信息化平臺宜建立在企業(yè)OA、NC、ERP等平臺之上，同時可開發(fā)相應的手機App模塊并聯(lián)合VPN實現(xiàn)多端點、隨處、實時、高效、安全辦公。

合同管理信息系統(tǒng)覆蓋范圍和審批流應與上述企業(yè)合同管理辦法對應，合同統(tǒng)計、分析應基于合同數(shù)據(jù)的歸類。對于某個集團的合同數(shù)據(jù)歸類可采取樹形結(jié)構(gòu)形式，可按集團公司、全資及控股子公司分類，每個類別下可按各部門或各子公司進一步分類，每個部門、子公司下又可按合同類別、在批狀態(tài)細分。合同數(shù)據(jù)的查詢可在單獨類別中查詢，亦可設置統(tǒng)一搜索，支持按合同名稱、承辦單位名稱、合同狀態(tài)（在批或已批）分時間段、按金額區(qū)間查詢，并能導出查詢結(jié)果用Excel打開。在此基礎上，進一步開發(fā)合同統(tǒng)計、分析功能，以達到自動統(tǒng)計數(shù)據(jù)，便于實時掌握企業(yè)合同信息數(shù)據(jù)。

三、結(jié)語

企業(yè)合同管理需要根據(jù)自身實際情況依法、科學、合理制定相應的辦法或制度。隨著信息化技術的逐漸推廣，信息化管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具，而信息化的合同管理已成為當前企業(yè)合同管理建設的新方向，更是企業(yè)合同管理發(fā)展到一定階段的必然選擇。