人事檔案利用中存在的問題以及解決對策

鄧媛方

中圖分類號：D630.3 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-015-02

摘 要 人力資源相關(guān)工作在其進行的過程當中，人事檔案管理非常重要，將對人力資源管理的水平造成直接性的影響。社會經(jīng)濟的進步讓市場競爭日益激烈，不管何種領(lǐng)域的企業(yè)或單位，想要全面提升自己的綜合實力，增加市場經(jīng)濟占有份額，才能確保自己不被激烈的市場競爭所淘汰。因此，必須有效的進一步強化人力資源的開發(fā)與管理，實現(xiàn)人事檔案管理工作的推進與發(fā)展。目前，在我國的人事檔案管理與利用的過程中存在諸多的嚴重問題與不足。文章將對人事檔案管理相關(guān)概念與特征的研究中，對其中所存在的問題進行分析，并探討其妥善的處理辦法，提高人事檔案管理人員的工作素質(zhì)，驅(qū)動人事檔案管理按著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞 人事檔案 利用 問題與對策

人事檔案是我國人事管理制度、干部管理制度以及各種行政管理制度中關(guān)鍵性的組成部分，對于整個行政管理制度的更新與改進都起到了至關(guān)重要作用。基于我國急速發(fā)展的社會經(jīng)濟，我國的人事檔案也應緊跟時代發(fā)展的潮流來全面地進行有效的改革。但是，我國現(xiàn)階段的人力檔案管理存在嚴重的利用問題，其相對應的解決辦法引起了業(yè)界的廣泛關(guān)注。人事檔案詳細地記錄了一個人工作的能力，成長的經(jīng)歷以及思想品質(zhì)等方面的重要內(nèi)容，是證明一個人資質(zhì)與學歷的重要材料。因此，必須積極地做好人事檔案的收集、保存以及利用，充分確保我國人力資源的優(yōu)化配置。

一、人事檔案的定義與特點

（一）定義

人事檔案管理制度包含了一個人的社會經(jīng)驗、政治理念、道德品質(zhì)、職業(yè)技能以及工作條件等多個方面的內(nèi)容[1]。人事檔案是每一個人身份、學籍以及資歷的憑證，集中反映了一個人的經(jīng)歷與道德，對每個人薪酬的漲幅、社會的發(fā)展以及是否享有社會保障，組織關(guān)系是否完整等個人信息產(chǎn)生直接性的關(guān)聯(lián)。因此，人事檔案具有一定的法律效力，是一個人生平活動軌跡的重要記錄手冊。

（二）特點

1.真實性[2]。人事檔案是重要的憑證信息，關(guān)系到單位進行人員的招聘與人員的退休。建立人事檔案的目的，目的是充分地滿足社會的需求，將每個人在社會實踐活動中的經(jīng)驗進行詳細的記錄，以此為用人單位提供一份高信賴程度的選擇依據(jù)。但是人事檔案在實際的工作過程中，個人或單位對人事檔案的重視程度嚴重不足，并沒有在初級階段將有效的原始人事檔案信息記錄與歸檔。在日常的人事檔案管理工作中，對于個人學習與工作的原始信息記錄不夠謹慎與完善，導致人事檔案中所記錄的個人三齡，即年齡、工齡、黨齡，以及二歷，即學歷與工作經(jīng)歷信息存在重大的誤差。這一系列消極情況的發(fā)生都對人事檔案信息的真實性造成了嚴重的不良影響。

2.綜合性。人事檔案通常情況下都是對個人基本情況的記錄，其內(nèi)容涵蓋個人的成長經(jīng)歷、信息經(jīng)驗、政治表現(xiàn)以及家庭情況等多個方面，同時也包括個人的獲獎記錄以及單位的評定與評估等等[3]。人事檔案是對每一個人成長史的詳細記錄，涉及個人思想發(fā)展歷程的真實活動軌跡。因此，人事檔案就好比一個大型的信息記錄數(shù)據(jù)庫，記錄著每個人的信息。

3.保密性。人事檔案中的內(nèi)容涉及每個人多個層面的利害關(guān)系，其中包含當事人眾多的個人信息，屬于當事人的私人秘密，不可隨意向外人公開，需要嚴格的被保管在檔案管理室中。即使是人事檔案管理的工作人員，也不能隨意地翻閱人事檔案資料，嚴禁泄露。

二、人事檔案利用所存在的問題

（一）不合理的管理方式

基于嚴格的保密性政策，人事檔案的管理是一個完全封閉的形式，其工作的重點在于檔案的收集與保管，進而導致對檔案信息的有效利用嚴重忽視。由于人事檔案內(nèi)容的特殊性，導致人事檔案的管理必須嚴格遵從保密性的原則，封閉管理也是必要的。但是，人事檔案管理相關(guān)工作人員應該有這方面的意識，保密并不是人事檔案管理的唯一目標，確保檔案最大限度地發(fā)揮作用才是根本原則所在。如果一個人的基本材料一進入人事檔案，就意味著永遠被封存，不到人逝世的那一刻絕不拿出來利用，那么人事檔案的真實性與實用性又意義何在呢？由于個人的信息資料是被相關(guān)管理部門壟斷管理的，以此就可以增強單位對個人評價的與鑒定的主觀性[4]。因為在人事檔案利用方面欠缺足夠的正確認識，進而在此基礎(chǔ)上建立起來的任何結(jié)論都是停留在形式表面的。加之，人事檔案的利用并未嚴格地進行有效的監(jiān)督，進而極易導致因人事檔案所引發(fā)的糾紛、爭議以及訴訟事件的發(fā)生。究其主要原因，就是因為人事檔案嚴重的缺乏透明度，沒有合理的公開。

（二）服務重點不對

依照我國對于人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，我國的人事檔案主要是為領(lǐng)導部門或者組織機構(gòu)提供服務，人事檔案的查閱權(quán)限歸屬一般是組織、人事、紀檢監(jiān)察、公安以及安全保衛(wèi)等相關(guān)部門。有關(guān)條例中有明確規(guī)定：“任何個人不得隨意查閱或借用本人或直系親屬的個人人事檔案[5]?！边@就足以表明即使是檔案的當事人也沒有權(quán)利查閱自己的人事檔案，這就是人事檔案的服務重點不對。人事檔案創(chuàng)建之初的目的就在于，為組織和機關(guān)進行人才利用提供依據(jù)，這是應該提倡與堅持的地方，但是伴隨著社會的進步與發(fā)展，國家對人才利用的重視程度日益加深，而人事檔案管理工作的服務理念更應該以民生服務為重點，其服務對象的范圍也應逐漸地擴大，人事檔案的服務領(lǐng)域也應隨之得到不斷地拓展。

（三）利用效率不高

就人事檔案利用的現(xiàn)階段發(fā)展而言，其信息利用還是依照原有的相關(guān)工作制度。這些制度是在20世紀90年代，結(jié)合當時的發(fā)展實際來進行制定的?；诋敃r的社會狀況，使得所制定的人事檔案利用制度嚴重的缺乏服務性與開放性，對其利用程度的重視也嚴重不足。因此，在人事檔案的利用方式上，也僅是停留在人工手動檢索與紙質(zhì)信息的查閱上，查詢到相關(guān)的人事檔案信息需要耗費大量的時間，進而導致人事檔案的利用效率嚴重低迷。同時，如果反復多次的查閱人事檔案，對紙質(zhì)的人事檔案也是一種磨損與傷害，需要檔案管理人員不斷的對其進行修補，無形中增加了檔案管理工作的勞動量，同時對人事檔案的完整性與安全性造成不利的影響。

三、提升人事檔案利用效率的相關(guān)對策

（一）加強專業(yè)團隊的建設

關(guān)于各級人事部門強大人事檔案管理隊伍的壯大，在相關(guān)的條例中對建設力度有明確的指示，必須選擇具備較強責任心，并且思想積極、作風優(yōu)良的共產(chǎn)黨員來擔任這一工作[6]。想要全面有效地激發(fā)這些工作人員的工作積極性，促進其綜合能力素質(zhì)的有效提高，相關(guān)企業(yè)單位必須對工作人員的日常生活與工作給予足夠的關(guān)心與關(guān)照，同時重視對其專業(yè)工作技能的有效培養(yǎng)。一方面，相關(guān)組織定期開展人事檔案管理業(yè)務知識的專業(yè)培訓，確保工作人員對現(xiàn)代化的人事檔案管理有一個積極全面的認識，并樹立其對人事檔案管理重要性的正確認識，引導工作人員對人事檔案材料的整理、鑒別以及收集歸檔等相關(guān)的專業(yè)技術(shù)有深入的掌握[7]。另一方面，合理配置專職工作人員與兼職工作人員的工作任務，結(jié)合實際的工作將合理的薪酬制度落到實處。建立一支熟練人事檔案管理各項工作，且具備較高工作責任心的專業(yè)隊伍，實現(xiàn)人事檔案管理外在形式的統(tǒng)一與規(guī)范，全面確保檔案內(nèi)容的真實性、實用性與完整性。因此，需要由相關(guān)部門制定合理的薪酬待遇標準，并以此為依據(jù)落實人事檔案管理人員的薪酬待遇，確保維持其工作的積極性。

（二）適當公開人事檔案信息

想要適應時代進步的相關(guān)要求，我國就人事檔案的公開問題頒布了相關(guān)的條例規(guī)定，這是對公民能夠有效參與政務工作，確保居民行使知情權(quán)、參與權(quán)與監(jiān)督權(quán)的重要法律保證，同時也標志著我國的政務信息公開走進了全新的發(fā)展時期。條例中有明確的相關(guān)規(guī)定：行政機關(guān)在履行職責的過程中經(jīng)過制作或獲取的，按照一定的規(guī)范形式記錄并保存的信息就是政府信息，人事檔案歸屬于政府信息的范疇[8]。因此實現(xiàn)人事檔案信息的合理公開，需要以政務信息的公開為先決條件，以此來適當?shù)墓_人事檔案相關(guān)的信息，進而實現(xiàn)人事檔案工作透明度的提升。

公民公正的享有信息利用的權(quán)利，需要人事檔案信息的合理公開來作為支撐?；跉v史性因素的限制，我國的人事檔案與檔案當事人一直處于分離的狀態(tài)，被嚴格地控制在相關(guān)的組織部門當中。為了有效地保障當事人對人事檔案信息的知情權(quán)，并結(jié)合人事檔案保密性的相關(guān)特征，應合理地將人事檔案利用所需的手續(xù)進行簡化，拓展其利用的權(quán)限，讓當事人能夠科學合理的利用一部分自己的人事檔案，以此來確保人事檔案的真實性與完整性。

四、結(jié)語

社會經(jīng)濟的進步開放了人們的意識與思維，人們在人事檔案的管理認識與管理方式方面存在于時代特征嚴重不符的重大問題。面對目前人事檔案管理利用工作中存在的問題，需要切實的與實際情況結(jié)合，全面提升工作人員的工作素質(zhì)、健全相關(guān)的工作制度，構(gòu)建科學的現(xiàn)代化人事檔案管理體系，強化人事檔案的合理利用效率，從這四個方面積極推動我國的人事檔案管理全面邁向科學化、信息化的發(fā)展方向，實現(xiàn)人事檔案信息的最大化使用價值。

參考文獻：

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