新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

張小園

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）08-026-02

摘 要 隨著社會(huì)的進(jìn)步，諸如經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進(jìn)行改革以面對(duì)特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒(méi)有趕上時(shí)代的發(fā)展，因此，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 事業(yè)單位 檔案管理創(chuàng)新 服務(wù)模式

事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程和相關(guān)功能的演進(jìn)，是最可靠的記錄。它對(duì)機(jī)構(gòu)是不可見(jiàn)的。信息時(shí)代的到來(lái)反映了公共機(jī)構(gòu)管理的缺陷。沒(méi)有管理利益，我們就無(wú)法很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進(jìn)行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機(jī)構(gòu)單位才能在未來(lái)發(fā)展。

一、存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動(dòng)狀態(tài)

長(zhǎng)期以來(lái)，公共機(jī)構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動(dòng)管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機(jī)制不完整的情況下，許多有價(jià)值的信息將無(wú)法正確處理和存儲(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會(huì)導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處[1]。

（二）檔案管理技術(shù)不足

由于信息時(shí)代的影響，許多公共機(jī)構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因?yàn)楣芾韱T不接受電子文件管理的新事物并且沒(méi)有接受專門(mén)的培訓(xùn)，并且似乎推遲了實(shí)際使用，并且無(wú)法展示電子文件管理的優(yōu)點(diǎn)。管理技術(shù)水平仍然較低。

（三）檔案管理缺乏專門(mén)的負(fù)責(zé)人

公共機(jī)構(gòu)中的文件管理是一項(xiàng)分散的任務(wù)，并且由于沒(méi)有專門(mén)的部門(mén)或負(fù)責(zé)人，因此通常是另一部門(mén)的兼職工作，這是兼職情況，對(duì)管理文件系統(tǒng)沒(méi)有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業(yè)知識(shí)，另一方面缺乏專業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。

（四）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

實(shí)際上，科學(xué)的檔案管理可以大大提高公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識(shí)，公共機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期以來(lái)一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒(méi)有從事相關(guān)工作所需的知識(shí)，也不了解文件管理的重要性?；趯?duì)文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)的工作人員都認(rèn)為文件管理不能給部門(mén)帶來(lái)直接的好處。因此，這種獨(dú)特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門(mén)在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒(méi)有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實(shí)際上并沒(méi)有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來(lái)收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財(cái)產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護(hù)，這限制了檔案管理的發(fā)展。

（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

文件管理是一項(xiàng)專業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專業(yè)知識(shí)，但基本素質(zhì)是謹(jǐn)慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機(jī)構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因?yàn)樗麄兓旧嫌卸鄠€(gè)工作，或者是因?yàn)樗麄兊男剿艿?，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗(yàn)和其他人教的基本工作方法，而沒(méi)有專門(mén)的文件管理知識(shí)，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過(guò)程。

（六）檔案管理手段不科學(xué)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開(kāi)始在公共機(jī)構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的同時(shí)，各種公共機(jī)構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來(lái)容納電子文件管理專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無(wú)法運(yùn)行。該系統(tǒng)缺乏實(shí)際文件管理的科學(xué)性質(zhì)，因?yàn)樽鳂I(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級(jí)系統(tǒng)沒(méi)有得到充分有效的使用。

二、改革內(nèi)容

公共機(jī)構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說(shuō)，您需要明確職責(zé)，增強(qiáng)靈活和標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)，并專注于動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)

當(dāng)前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)，通過(guò)數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機(jī)構(gòu)的重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)單位的社會(huì)效益[2]。

（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)

公共部門(mén)中檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門(mén)集成和集成以及內(nèi)部流程集成。基于數(shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。

（三）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機(jī)構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強(qiáng)了信息的交互性，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。

三、改革創(chuàng)新的措施

在新情況下，公共部門(mén)檔案管理實(shí)踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴(yán)重影響了公共部門(mén)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展以及公共部門(mén)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展。它也會(huì)產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機(jī)構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進(jìn)行相應(yīng)的改革，運(yùn)用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。

（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度

檔案業(yè)務(wù)是機(jī)構(gòu)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期運(yùn)作，有可能顯著提高整體運(yùn)作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。代理商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動(dòng)的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負(fù)責(zé)人，員工以及各種工作流程，以進(jìn)行后續(xù)工作評(píng)估，決策和補(bǔ)救。實(shí)施提供了重要依據(jù)。該機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機(jī)構(gòu)高級(jí)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。我們需要不斷增強(qiáng)我們的責(zé)任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展[3]。

（二）利用信息管理手段來(lái)擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容

信息時(shí)代的到來(lái)為公共機(jī)構(gòu)的管理帶來(lái)了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，充分利用信息管理方法，對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新?；谛畔⒌臋n案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過(guò)幾種方式來(lái)完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個(gè)實(shí)施鏈接制定詳細(xì)的計(jì)劃，在總體方向上制定實(shí)施計(jì)劃，并確保根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專門(mén)網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機(jī)構(gòu)的文件管理能夠?yàn)槿藗兲峁┓奖憧旖莸姆?wù)。確切地說(shuō)，公共機(jī)構(gòu)通過(guò)本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過(guò)有效提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時(shí)收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時(shí)地運(yùn)行，從而提供適當(dāng)?shù)奈募?shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享。

（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)

代理商應(yīng)注意檔案管理?？梢哉f(shuō)，檔案管理是機(jī)構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因?yàn)樗鼤?huì)影響整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。代理商只有充分了解文件管理對(duì)各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專門(mén)的文件管理部門(mén)，以組織和存檔整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專業(yè)人員執(zhí)行。也就是說(shuō)，您必須退出其他部門(mén)人員的兼職文件管理模式。準(zhǔn)確地說(shuō)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)，因?yàn)闄n案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機(jī)構(gòu)在選擇檔案管理人員時(shí)要注意工作態(tài)度，有意識(shí)地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對(duì)應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學(xué)指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機(jī)構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，實(shí)際上將提高專業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機(jī)構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學(xué)?？隙ㄊ怯行У卮龠M(jìn)了在公共機(jī)構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過(guò)程。

（四）完善檔案管理方法

公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實(shí)施，還在于改變管理方式，特別是各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴(yán)格的規(guī)章制度，實(shí)行檔案管理。應(yīng)該加強(qiáng)。管理員管理嚴(yán)格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門(mén)，員工具有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和文件管理知識(shí)，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進(jìn)技術(shù)。

（五）提高檔案信息利用率

公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)各種制度的完善和支持。每個(gè)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)都是基于科學(xué)發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來(lái)提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機(jī)制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門(mén)的長(zhǎng)期發(fā)展，并確保所有公共部門(mén)信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來(lái)。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運(yùn)行緊密相關(guān)。公共機(jī)構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護(hù)文件存儲(chǔ)，而且是為了保護(hù)文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，時(shí)代的飛速發(fā)展影響了事業(yè)單位檔案管理模式，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端。創(chuàng)新管理機(jī)構(gòu)的檔案管理模式，結(jié)合新的管理技術(shù)，在新的形勢(shì)下需要從管理員的角度進(jìn)行改變。進(jìn)行了公共機(jī)構(gòu)文件管理的創(chuàng)新工作，強(qiáng)調(diào)了重要性，有效地提高了文件管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

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