核電廠項目前期檔案管理探究

楊碩

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）08-024-02

摘 要 核電廠涉及到安全生產(chǎn)和資料保密各方面的問題，所以核電廠在建設前期對于檔案管理的研究顯得尤為重要。在現(xiàn)在科學技術飛速發(fā)展的條件下，核電廠檔案管理應該在專業(yè)人員的管理基礎上，加強數(shù)字化和信息化的整合，從而讓檔案的管理更加高質(zhì)高效。筆者就核電廠前期的檔案管理的意義和具體的可操作性做了調(diào)查，對核電廠前期檔案的管理提供了幾點建議，僅供參考。

關鍵詞 核電廠 前期管理

核電廠前期文件記載了項目開工前的各項工作，真實記錄了各項工作進展的每一個環(huán)節(jié)，是確保工程開工后各項目工作順利進行的重要憑證，也是工程建設期間信息來源。核電廠前期階段一般產(chǎn)生四類文件：圍繞立項形成的文件材料（立項申請、項目建議書及批復文件、可行性研究報告及批復文件、初步設計審批文件等）、設計基礎資料（地質(zhì)水文勘查報告、重要巖樣土樣及說明等）、設計文件材料（總體規(guī)劃設計、初步設計圖紙和說明、設計方案及審查意見等）、項目管理文件（施工承包合同、勘察設計承包合同、監(jiān)理委托合同、招投標文件、建設用地規(guī)劃文件、土地使用證、拆遷安置方案及審查意見等）。

一、對核電廠前期項目檔案進行管理的意義

（一）第一個重要性：核電前期項目檔案是一個企業(yè)檔案資源的重要來源

前期檔案管理有著非常重要的價值，核電項目建設過程是一項繁瑣而龐大的系統(tǒng)工程。一般說來，這樣的項目投入的資金、人力、物力較大。項目技術先進，有功能要求、有工程實物、有質(zhì)量標準。涉及專業(yè)領域多、技術復雜，規(guī)模具大、建設周期長。所以，整個項目建設當中形成的文檔資料來源廣泛、載體復雜、種類繁多、數(shù)量大、價值很高。所以，核電廠前期項目檔案是一個企業(yè)檔案資源的重要來源。在企業(yè)檔案館館藏中占有十分顯著的地位。

（二）第二個重要性：項目檔案不合格，不得進行項目的竣工驗收

國家一再強調(diào)：項目檔案專項驗收不合格，不得進行項目的竣工驗收。任何一個項目如果歸檔資料不符合標準規(guī)定，則判定該項目不合格。國家這一措施的制定，有利于項目的參建單位，加強工程資料的管理，可以督促每個單位和個人按照標準、規(guī)范和規(guī)程進行工作。

（三）第三個重要性：合法合規(guī)的依據(jù)

核工業(yè)有兩個第一：“安全第一、質(zhì)量第一”。工程竣工后在使用過程中出現(xiàn)問題，項目檔案具有監(jiān)督、追查作用。工程講質(zhì)量終身責任制，對于不負責任導致出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，可依據(jù)檔案追究責任。項目檔案是實行質(zhì)量追溯的主要依據(jù)。核電前期文件為核電項目從選址、可研、開工建設、安裝調(diào)試、生產(chǎn)運行、大修、退役等全過程提供證據(jù)，是項目合法合規(guī)的依據(jù)，規(guī)避各類法律和投資風險。

二、現(xiàn)狀研究：核電廠前期檔案管理工作的實施可能遇到的問題及解決方案

（一）復合型管理人才的缺乏

核電廠的檔案管理由于其特殊性因此需要檔案管理人員不僅具備專業(yè)的檔案管理基本知識，還需要熟悉先進的信息化管理技術，因此針對此狀況首先需要展開相關人員的業(yè)務培訓工作。對于檔案管理人員，要樹立正確意識，提高檔案管理工作人員全員的素質(zhì)。

（二）規(guī)范性管理的缺乏

由于檔案信息化建設缺乏章程的規(guī)范性，從而使核電項目的檔案管理存在了一些不規(guī)范的現(xiàn)象。在核電日常工作中，由于工程龐大，施工單位眾多，加上檔案信息本身的復雜，導致了電子信息資料可能會因為不規(guī)范的管理而丟失。所以核電廠前期的檔案管理必須要做到全過程的監(jiān)控。

（三）檔案安全管理風險問題

核電的技術含量相對其他行業(yè)要高，其中所涉及到的檔案文件信息龐雜，文檔材料中包含的材料信息也是具有保密性。在現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理的信息化不斷提高，但是與之并存的當然也是信息泄露的高風險。各種想要竊取機密的攻擊層出不窮，一旦數(shù)據(jù)泄露，造成的損失是難以估量的。信息化時代，對于檔案的安全管理也是需要引起高度重視的[1]。

三、對核電廠前期檔案管理工作的建議

核電項目檔案作為工程建設中的核心部分，其管理工作顯得尤為重要。怎樣做好核電項目前期檔案的管理工作呢？這是一項非常重要的但又比較難做的工作。筆者認為，項目檔案工作管理要以項目建設法人為管理核心，以納入合同為依據(jù)，以監(jiān)理控制為主要手段，堅持檔案工作與工程建設同步進行、同步發(fā)展的原則。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，所以，要實施事前介入、事中控制、事后核查，驗收把關的全過程管理，項目檔案管理必須借助合同具有的法律約束力，增強項目檔案的嚴肅性，保證項目檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

檔案資料隨著工程的進展逐步形成，一旦形成，檔案的準確性、完整性就是客觀存在的。要保持這種狀態(tài)，就要從頭做起，要早抓勤抓。從項目提出開始就要有檔案人員介入，“三納入”：納入本單位工作計劃、 納入各項管理工作程序（合同管理：總承包、施工、監(jiān)理、設備招投標等）、納入領導干部工作責任。“四同步”：與項目立項同步（項目開始立項，建檔工作就開始，提出項目檔案管理要求）；與項目施工進度同步（施工到哪，資料的收集整理就到哪）；與項目檢查同步（檢查工程計劃進度與歸檔文件積累情況檢查）；與項目驗收同步（工程中間、交工驗收同時驗收檔案是否達到完整準確系統(tǒng)）。有些單位待到工程竣工驗收時，才納入議事日程，搞“秋后算賬”的管理方式，檔案的“四性”得不到保證，是不可取的。應該工程進展到哪，檔案就要收集到哪。工程的進展如同由收割機一樣，把莊稼割倒，我們檔案人員就要保證顆粒歸倉。

（一）落實責任

一個重點建設項目是由多個單項工程組成，由多個參建單位共同建設的。業(yè)主要從法律的角度，在簽訂合同時要明確合同雙方在檔案管理方面的責任和義務。要有獨立的條款明確違約責任，要加大檔案管理規(guī)章制度建設與執(zhí)行力度。還需要明確各單位職責。包括建設/業(yè)主單位職責、建設/業(yè)主單位檔案館/室職責、工程監(jiān)理單位職責、總承包商職責、各分包商/施工單位職責。

（二）制度落實

“凡事預則立”。制度是行為的準則，是事前控制最有效的手段之一。一個項目的建設，有它的特殊性，所以必須建立可操作性強，具有指導性強的規(guī)范性文件。否則、檔案管理工作就缺乏約束力，就不會順利開展。同時，制定出與制度配套的工作程序。制度管人，人按程序辦事。對項目檔案的歸檔依據(jù)、歸檔范圍、歸檔套數(shù)、歸檔時間、歸檔方式、歸檔要求、驗收與移交方式等要明確規(guī)定。要使所有參建單位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的隨意性，達到熟悉工作程序，掌握工作標準，自覺作好每一個環(huán)節(jié)工作之目的。要通過制度來規(guī)范我們的行為。對于建設項目資料歸檔整理規(guī)定應執(zhí)行的國家標準、規(guī)定主要有：

1.《中華人民共和國檔案法》

2.《中華人民共和國檔案法實施辦法》

3.《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/ T28--2002）

4.《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822--2008）

5.《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）

6.《中國核工業(yè)集團公司固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（制度通告〔2007〕29號）

以上這些標準、規(guī)定操作性比較強。但建設（業(yè)主）單位、總承包單位應依據(jù)這些標準文件，結(jié)合項目建設的實際情況制定出操作性較強的各項規(guī)章制度，并提出項目檔案管理工作的具體要求。

有了規(guī)章制度，還要建立項目檔案管理網(wǎng)絡。該網(wǎng)絡要覆蓋參建單位、總包單位、監(jiān)理單位、分包單位。同時，進行培訓。宣貫講解所制定的規(guī)章制度，要使項目檔案的管理要求，深入人心。真正把檔案工作落在實處，培訓工作非常重要。一是工程初期的培訓，這主要是國家、集團公司相關文件以及規(guī)章制度的宣貫學習，詳細講解該工程檔案的具體要求。二是工程建設工程中的培訓，這主要是針對發(fā)現(xiàn)的問題。三是組卷前的培訓，要講解組卷的要求，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫等[2]。

（三）要加強監(jiān)督與指導工作

一個完整準確系統(tǒng)的檔案是參加工程建設各路大軍共同努力的結(jié)果。但各參建單位領導對檔案的重視程度不一樣、全體員工檔案意識不一樣、專/兼職檔案員業(yè)務能力不一樣，所以，檔案管理的水平也就不一樣。這就要求我們加強業(yè)務指導與監(jiān)督檢查工作。工程文件是隨著工程建設進度形成的，各個階段形成的文件內(nèi)容都不一樣，所以歸檔要求也不同。檔案的監(jiān)督指導工作是檔案管理工作的首要任務，這就需要我們檔案管理人員做好業(yè)務指導工作，監(jiān)督指導的重點放在施工單位的現(xiàn)場。為了保證日后檔案移交的質(zhì)量，檔案管理人員要經(jīng)常下工程現(xiàn)場開展相關指導工作，一是加強檔案法的宣傳，提高施工單位人員的檔案意識。二是學習檔案管理的規(guī)章制度，熟悉工作程序，使所有施工單位知道檔案如何收集和整理。三是針對現(xiàn)場已出現(xiàn)的實際問題，進行講解，開展相關培訓，并強調(diào)應注意的問題及解決方法。其工作的成效，決定了工程檔案歸檔的實效和質(zhì)量。

現(xiàn)在，所建的大型項目均采用總承包模式，在監(jiān)督指導工作上，業(yè)主、總承包商、分承包商、監(jiān)理公司必須做到分工明確、責任到人、相互協(xié)作、保證質(zhì)量。

實踐證明，有什么樣的業(yè)務監(jiān)督檢查指導工作，就有什么樣的檔案。監(jiān)督檢查指導工作要主動。使檔案管理工作真正滲透到項目建設的各個環(huán)節(jié)，確保項目檔案處于全過程的受控狀態(tài)。

（四）認真檢查把關

一個具體的項目建設包含實體和資料兩個不可分割的組成部分。檔案資料是項目實體的圖、文記載，是項目建設全過程的真實寫照。項目檔案資料質(zhì)量是項目建設質(zhì)量的重要組成部分，是對其質(zhì)量進行全面了解的一條重要途徑。因為，項目終檢驗收時難以發(fā)現(xiàn)項目建設及安裝內(nèi)在的、隱蔽的質(zhì)量缺陷。所以，我們一定要抓住質(zhì)量這個關鍵。項目歸檔文件資料的質(zhì)量包含兩個部分：一部分是項目文件歸檔前的形成質(zhì)量，另一部分是后期歸檔時的整理質(zhì)量。項目文件歸檔前的形成質(zhì)量主要指其內(nèi)容的完整、準確、真實、系統(tǒng)；這一部分側(cè)重于工程技術人員、監(jiān)理工程師的檢查，審核。案卷整理質(zhì)量則是指項目文件資料要按規(guī)范整理；達到分類排序合理、目錄編制準確、著錄信息全面、字跡材料、裝訂符合國家標準。這一部分側(cè)重于專兼職檔案人員。

四、結(jié)語

核電廠前期檔案管理涵蓋面廣，持續(xù)周期長，是核電工程后續(xù)工作進行的科學依據(jù)。針對前期文檔管理可能存在的問題，應該在現(xiàn)有信息化管理的基礎上創(chuàng)新性地加強管理人員與文檔管理系統(tǒng)的有效結(jié)合，把前期的文檔管理工作系統(tǒng)化、流程化、責任化，提高核電前期檔案管理的系統(tǒng)性和完整性，從而更好地服務于核電后期工程建設。

參考文獻：

[1]汪建軍.論核電建設檔案管理體系的構(gòu)建研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019.

[2]陳小力，陸啟亮.核電廠檔案信息化管理要點分析[J].智能電力與應用.