淺析高校系（部）教學秘書業(yè)務(wù)工作

李浩華 王紹峰

在院校、教務(wù)部門、教學系（部）構(gòu)成的教學管理體系中，教學系（部）作為教學管理工作體系中的最基本單位。其教學管理質(zhì)量直接關(guān)系院校的整體教學質(zhì)量，關(guān)系到院校人才培養(yǎng)質(zhì)量。而教學秘書作為系部教學管理工作不可或缺的角色，發(fā)揮著聯(lián)系教務(wù)部門與系（部）教研室、管理者與師生橋梁紐帶的作用。教學秘書的業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)，很大程度影響著系部教學管理工作質(zhì)效。本文就系部教學秘書業(yè)務(wù)工作做淺要分析。

一、教學秘書在系（部）教學管理中的職能作用

（一）教學秘書在系（部）教學管理工作中具有協(xié)助作用

教學秘書在系（部）教學管理工作中應(yīng)發(fā)揮參謀助手的作用。系（部）領(lǐng)導(dǎo)在制定下發(fā)教學相關(guān)管理計劃或通知時，教學秘書應(yīng)根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)提供具有科學性和合理性的意見。同時對于在教學管理中一些紕漏，教學秘書能夠及時的發(fā)現(xiàn)并處理，有效避免小紕漏變成大問題，使教學管理能夠有效地進行。

（二）教學秘書在系（部）教學管理工作中具有組織作用

教學秘書在系（部）教學管理工作中應(yīng)發(fā)揮推動工作落實的作用。在日常教學管理過程中，每天都會有繁多的工作部署和任務(wù)下達，這就需要教學秘書做好相應(yīng)的組織梳理，將教學任務(wù)所涉及到的相關(guān)信息進行有效的傳達，在實踐中遇到各種不同類型的問題，也能夠立即采取有針對性的措施進行妥善處理。尤其在涉及到師生切身利益的教學評價、考核成績、量化績效等工作方面，更需要教學秘書預(yù)先籌劃、精心核算。

（三）教學秘書在系（部）教學管理工作中具有溝通作用

教學秘書在系（部）教學管理工作中應(yīng)發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)的作用。教學秘書在日常工作中，不僅是高校教務(wù)部門與系（部）教學單位之間的主要溝通紐帶。同時也是教學管理者與被管理者（教研室、老師、學生）之間的主要溝通橋梁。整個教學管理活動在具體開展過程中會呈現(xiàn)出非常復(fù)雜的狀態(tài)。要想保證教學任務(wù)快速有效完成，就必須要保證與上下級部門之間建立良好的協(xié)調(diào)合作關(guān)系，將教務(wù)處下達的所有指令與教研室、師生的想法和建議進行有效結(jié)合，制定出更好的教學計劃，最大限度保證教學任務(wù)有效落實。

二、教學秘書在系（部）教學管理中的現(xiàn)狀

（一）教學秘書的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力偏弱

當下，大多高校的系部教學秘書的專業(yè)技能知識較為薄弱，對于教學秘書應(yīng)掌握的技能知識不足，甚至很多教學秘書并非本專業(yè)，處于非在編的狀態(tài)。此外，教學秘書的學歷不高，博士、碩士畢業(yè)生到院校后大多會被安排到教師崗位，大多教學秘書的學歷為本科或大專，并且沒有經(jīng)歷過專業(yè)的技能知識的培訓，同時在上崗之后也沒有時間繼續(xù)深造，業(yè)務(wù)能力普遍偏弱。

（二）教學秘書工作量較大，職業(yè)的前景慘淡

由于院校中教學工作是中心工作，作為教學管理過程中是必不可少的一環(huán)，教學秘書需親自操作負責的業(yè)務(wù)工作量就較大。此外，教學秘書還負責院校、系部、教研室、師生之間的協(xié)調(diào)溝通，有時難免差錯，因此，在工作的時候，有時會得不到大家的理解和尊重，使得很多的工作難以進行下去，也間接導(dǎo)致教學秘書的職業(yè)前景慘淡。

（三）因循守舊，跟不上信息化建設(shè)的步伐

大部分高校重視教學，而忽略管理，造成教學秘書在很多工作上權(quán)限不夠，加上自身不注重新技能的學習，因循守舊依賴于傳統(tǒng)的教學管理模式，在教學管理系統(tǒng)升級后，不愿意去探究使用，跟不上信息化建設(shè)的步伐。例如，在推行無紙化辦公方面，教學秘書因電腦操作能力的缺乏，更多采用打印紙質(zhì)文件的方式來落實會議、推行計劃。造成大量浪費。

三、強化系（部）教學秘書組織教學管理的措施

（一）不斷加強教學秘書的思想道德建設(shè)

教學秘書作為教學管理工作中不可或缺的一環(huán)，首要的是應(yīng)當加強思想道德建設(shè)，培塑較高的思想覺悟，嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。將系部教學管理工作放在中心位置，增強服務(wù)管理意識，切實提高服務(wù)質(zhì)量，能夠熟練掌握各項管理程序，具有較高的責任心，要循序漸進地開展教學管理工作，能夠分輕重緩急，落實好各項教學管理任務(wù)。

（二）不斷加強教學秘書專業(yè)技能知識的培訓

針對系部教學秘書專業(yè)技能知識較為薄弱的現(xiàn)象，需適時組織教學秘書進行系統(tǒng)性的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力培訓，使熟練掌握辦公軟件使用方法，提高辦文辦會業(yè)務(wù)能力，增強上傳下達溝通組織能力等等。此外系部教學管理中要建立科學合理的參謀輪換機制，以確保教學秘書有時間去學習提升和創(chuàng)新運用，尤其在信息化條件下教學管理手段運用方面，要給與時間和空間去改變，從而提高教學管理中的工作效率。

（三）不斷完善教學秘書的獎懲機制

針對高校中所存在的教學秘書的工作量大，職業(yè)前景慘淡這一現(xiàn)象，可以相應(yīng)地完善教學秘書的獎懲機制和職業(yè)前景規(guī)劃。根據(jù)教學秘書在教學管理中工作完成情況，給予相應(yīng)的獎勵或處罰，通過獎懲機制，激發(fā)教學秘書的工作積極性。另外高校應(yīng)拓寬系部參謀的職業(yè)規(guī)劃路徑，讓參謀辛勤工作的路上，能夠看到目標和方向。

四、結(jié)語

在高校教育不斷改革的大背景下，教學秘書在教學管理中具有不可替代的作用，因此系部在注重加強師資隊伍的教學科研綜合能力的同時，要提高教學秘書的專業(yè)技能知識以及綜合素質(zhì)，時刻緊跟信息化建設(shè)的步伐，充分發(fā)揮其在教學管理中的職能，促進系部教學管理的不斷進步，為提升人才培養(yǎng)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。