昆明市檔案中介機構現(xiàn)狀及發(fā)展對策

于雯青 張舒彤

摘 要?通過網絡調查和實地調研，對昆明市十家檔案中介機構的成立時間、機構性質、人才狀況、業(yè)務范圍及服務對象等情況進行分析研究，發(fā)現(xiàn)檔案中介機構普遍存在著業(yè)務內容同質化嚴重、人才結構不合理、宣傳意識薄弱等問題。針對這些問題，提出打造特色項目、完善人才結構、重視宣傳工作等解決方案。

關鍵詞 昆明市 檔案中介機構 發(fā)展現(xiàn)狀 發(fā)展對策

中圖分類號 G271.2 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-02-17

★基金項目：云南省教育廳科學研究基金項目“檔案中介服務機構現(xiàn)狀和發(fā)展研究——以昆明市檔案中介服務機構為例”（項目編號為：2019Y016）。

★作者簡介：于雯青，云南大學歷史與檔案學院，碩士研究生，研究方向為檔案管理;張舒彤，云南大學歷史與檔案學院，碩士研究生，研究方向為檔案管理。

Abstract Through network survey and on-the-spot investigation， this paper analyzes the establishment time， organization nature， talent status， business scope and service object of ten archives intermediary agencies in Kunming， and finds that there are many problems in archives intermediary agencies， such as serious homogenization of business content， unreasonable talent structure and weak awareness of publicity. In view of these problems， the paper puts forward solutions such as building characteristic projects， improving talent structure， and attaching importance to publicity work.

Keyword Kunming; archives intermediary agency; development status; development measures

檔案中介機構是介于檔案行政管理部門與社會之間提供檔案業(yè)務服務的社會中介組織[1]10。隨著市場經濟的發(fā)展和社會需求的不斷擴大，檔案中介機構發(fā)展迅速。在昆明市檔案局登記備案的檔案中介機構，由2015年的12家增加到2019年的52家。

為了全面了解昆明市檔案中介機構的現(xiàn)狀，從昆明市檔案局登記備案的檔案中介機構中選取十家作為樣本，采取網絡調研和實地調研相結合的方法進行研究。

一、調研基本情況

選取的十家檔案中介機構按名稱分為三類，基本情況如表1所示。

1.成立時間。昆明市檔案中介機構起步較晚，成立時間主要集中在2014—2016年。其中，最早成立的是云南涵威檔案科技印務工貿有限公司，成立時間是2003年3月;最晚成立的是昆明先覺堂數據信息有限公司，成立時間是2017年8月。

2.機構性質。這十家機構皆為私營企業(yè)，而檔案中介服務是“利用專門的知識和技能為委托單位提供檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數字化、業(yè)務培訓等有償服務活動”[2]。因此，檔案中介機構兼具商業(yè)經營性和社會服務性雙重特征，獨立經營，自負盈虧。

3.人才狀況。企業(yè)從業(yè)人員數量可以反映企業(yè)規(guī)模。調研中發(fā)現(xiàn)，昆明市檔案中介機構大多存在全職和兼職兩種工作方式，從業(yè)人員流動性大。如昆明先覺堂數據信息有限公司，其全職人數為7人，兼職人數為6—7人，比例約為1：1。對10家檔案中介機構人員規(guī)模進行調查，發(fā)現(xiàn)20%的企業(yè)人員數量在10人以下，30%的企業(yè)人員數量在100人以上，50%的企業(yè)人員數量在10—100人之間。根據《中小企業(yè)劃型標準規(guī)定》，從業(yè)人員300人以下的為中小微型企業(yè)。其中，從業(yè)人員100人及以上的為中型企業(yè);從業(yè)人員10人及以上100人以下的為小型企業(yè);從業(yè)人員10人以下的為微型企業(yè)[3]。由此看來，昆明市檔案中介機構大多為小型企業(yè)。

從業(yè)人員學歷是衡量一個公司總體實力的重要指標。從人員的學歷層次來看，本科及以上學歷占19%，大專學歷占58%，大專以下學歷占23%。大部分人員不是檔案專業(yè)科班出身，也沒有接受過檔案學相關專業(yè)的系統(tǒng)教育。

4.業(yè)務范圍。檔案中介機構的業(yè)務范圍主要分為三大類：一是檔案勞務輸出類，包括檔案管理咨詢、檔案整理與鑒定、檔案保護等;二是檔案用品銷售類，包括出售檔案用品、檔案設備等;三是檔案信息技術服務類，包括檔案數字掃描加工處理、檔案軟硬件產品開發(fā)建設、信息化系統(tǒng)集成、運行維護等。

5.服務對象。經調研發(fā)現(xiàn)，昆明市檔案中介機構的服務對象主要包括兩個方面。第一，政府行政機關、事業(yè)單位，如云南資和信科技有限公司服務的云南省檔案局、昆明市公安局、昆明中級人民法院等。這些單位雖然設有專門的檔案部門，但由于人力和專業(yè)能力的限制，需要檔案中介機構提供幫助。第二，企業(yè)，如昆明邦力檔案事務有限公司服務的建筑安裝、金融、電力、醫(yī)藥等多個行業(yè)和領域的企業(yè)。這些企業(yè)考慮到人力、物力、財力的經營成本，為利益最大化，不在公司內部設立檔案管理部門，將檔案業(yè)務外包給檔案中介機構。

二、存在的問題

1.業(yè)務同質化嚴重，缺乏特色服務。昆明市檔案中介機構大多屬于中小企業(yè)，規(guī)模較小，其業(yè)務范圍基本相同，大多數從事檔案整理、檔案數字化加工和檔案用品銷售等傳統(tǒng)業(yè)務，缺乏創(chuàng)新項目。在傳統(tǒng)的檔案整理中，只有個別檔案中介機構專門從事某個行業(yè)的檔案整理，如云南夢睿科技有限公司主要從事建設工程檔案的前期編制和整理，其他的檔案中介機構的業(yè)務內容特色性略低。檔案中介機構如果缺少特色服務，就很難在競爭激烈的行業(yè)內凸顯出自己的核心競爭力。

2.高水平、專業(yè)檔案人才匱乏，服務能力有限。目前，檔案中介機構尚無從業(yè)人員資格制度，從業(yè)人員的資格審查不嚴格[4]30，人員入門門檻低，臨時招募兼職人員的現(xiàn)象較多，具體操作人員流動頻繁。調研的十家機構對人員的專業(yè)背景均無要求，大多從業(yè)人員不是檔案專業(yè)科班出身，難以站在專業(yè)的角度審視自己的工作，不利于檔案中介機構健康發(fā)展。從業(yè)人員中大專及大專以下的學歷占到81%，這些人員在學習新知識、掌握新技能上與較高水平人員相比具有一定的劣勢，效率較低，創(chuàng)新性較弱，服務能力有限。缺乏專業(yè)的高素質人才，難以提供高水平的檔案管理和咨詢服務。

3.宣傳意識薄弱，社會影響力有限。目前，在網絡上可以檢索出的檔案中介機構官方網站極少，大部分檔案中介機構不注重網站建設，小部分建立官網的中介機構也存在網站設計粗糙、內容簡略、數據更新滯后的弊端。在調研的十家檔案中介機構中，只有兩家公司建立官方網站，但這兩家公司的數據更新均停留在2018年，而其他八家除了可以搜索到企業(yè)黃頁外，很難再獲取其他企業(yè)相關信息。

4.法律法規(guī)不完善。自檔案中介機構成立至今，我國尚未形成適用于檔案中介領域的系統(tǒng)的法律體系。目前，在檔案界具有最高法律效力的《中華人民共和國檔案法》中，依然沒有對檔案中介機構的執(zhí)業(yè)標準和執(zhí)業(yè)規(guī)則作出明確規(guī)定。2016年12月29日，昆明市人民政府審議通過《昆明市檔案中介服務機構管理辦法》，地方性的法規(guī)對檔案中介機構起到一定的規(guī)范作用，但其條款較寬泛，基本上是原則性的規(guī)定，難以落實。

5.市場氛圍不濃厚，認可度低。我國社會檔案意識普遍偏低，公民檔案意識相對薄弱[5]83。一般公民普遍缺乏對檔案工作的認識，沒有認識到檔案中介機構職能的重要性，存在一定的誤解和偏見。

三、發(fā)展對策

1.打造特色服務項目，提高核心競爭力。（1）知識產品增值的開發(fā)。普通中小企業(yè)往往并不太重視檔案工作，如果檔案中介機構能夠對客戶檔案進行優(yōu)化重組和知識挖掘，使檔案產生對客戶有價值的信息，必將引起中小企業(yè)對檔案的重視，也更容易使檔案中介機構的服務得到認可[6]24。（2）非結構化信息的存儲。信息時代產生了大量的電子文件以及非結構化的數字檔案，非結構化數據中蘊藏著寶貴的信息，為了更好地保存圖片、視頻、音頻、文字、數據等信息，檔案中介機構應積極引進或開展技術研發(fā)，配備先進的設備，利用數據可視化工具分析非結構化數據。（3）提供多元化的銷售模式。隨著互聯(lián)網和電子商務的發(fā)展成熟，與傳統(tǒng)銷售模式相比，網絡購物顯示出方便、快捷的優(yōu)勢，從事檔案用品銷售的檔案中介機構可以在淘寶、京東等電商平臺進行銷售。在市場拓展初期，依托電商平臺打開市場，提高知名度，時機成熟后也可開發(fā)自己的在線營銷平臺[6]24。

2.完善人員結構，提升服務能力。（1）引進高素質專業(yè)人才。高素質的檔案專業(yè)人才不僅要精通檔案業(yè)務，還要具備計算機網絡知識，掌握現(xiàn)代化信息設備操作，比如縮微技術、光盤刻錄技術、圖形處理技術等操作。調研中發(fā)現(xiàn)，大多數檔案專業(yè)畢業(yè)的高材生更傾向選擇政府機關和事業(yè)單位，不愿委身于中介機構。這就更需要檔案中介機構通過高薪或者特聘的方式吸引優(yōu)秀的綜合性專業(yè)人才，為公司自身的發(fā)展注入新鮮的力量。（2）設立行業(yè)的準入門檻。從業(yè)人員應具備檔案專業(yè)背景或經過檔案局（館）相關部門的專業(yè)培訓，培訓合格取得資格證書才可上崗。（3）重視在職人員的業(yè)務培訓。檔案中介機構從業(yè)人員應定期參加檔案部門的培訓班，了解行業(yè)內的最新消息，不斷掌握新技術新方法。同時可以聘請檔案專家學者組成專家顧問團，為檔案中介機構的發(fā)展和服務出謀劃策，提供專業(yè)指導幫助，解決疑難和新學科問題，并對檔案機構從業(yè)人員進行高層次的培訓和繼續(xù)教育[7]12。（4）建立專業(yè)人才庫。如今的檔案工作需要復合型的人才，由于檔案中介機構的人才結構單一，缺乏系統(tǒng)學習過檔案、計算機、法律等專業(yè)的高水平人員，又難以招聘到高水平的檔案人才。因此，建立專業(yè)人才庫，將優(yōu)秀的各類人才納入到人才庫，利用網絡技術可以實現(xiàn)遠程答疑，及時解決困惑，提高檔案中介機構人員的工作能力、質量和效率。

3.重視宣傳工作，打造品牌知名度。（1）建立官方網站。相比于傳統(tǒng)的紙媒宣傳，網絡媒體宣傳方式更加便捷和經濟。網站的建設需要注意：①欄目設置合理，層次清晰，界面友好，便于理解和操作;②內容要豐富，全面展示企業(yè)服務內容和企業(yè)文化，及時更新;③要重視以網站為平臺與客戶的互動，不能建好網站就算任務完成，無人管理[6]25。（2）創(chuàng)建檔案中介機構品牌。通過進行機構品牌的創(chuàng)建，一方面促使其機構定位、發(fā)展方向更清晰更明確，朝著更正規(guī)更合理的方向發(fā)展，避免一些發(fā)展過程中的彎路。另一方面，檔案中介機構也可以在品牌創(chuàng)建的過程中，發(fā)現(xiàn)其在發(fā)展中面對的困難和障礙，從而在今后的發(fā)展中可以更從容地面對，更積極地解決[8]73。

4.加強法制體系建設，強化保障制度。第一，必須建立健全檔案中介機構的全國性法律制度，明確檔案中介機構的成立條件、經營資質、服務范圍、從業(yè)人員資質認定與管理、監(jiān)管機構、權利與罰則等諸多方面。第二，地方性法規(guī)要在現(xiàn)有的基礎上進行改進，分階段、分步驟地完善檔案中介機構管理的法律制度體系，增加規(guī)范的可操作性[9]47，從而使檔案中介機構有法可依、有章可循。

5.營造良好的社會氛圍。一方面，檔案部門應深化與報紙、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體合作，提升檔案主題展覽質量，擴大檔案社會影響力。另一方面，積極與社交網絡平臺運營商、文化機構協(xié)同合作，借鑒微博、微信公眾號等社交媒體傳播檔案信息[10]72。讓檔案和檔案工作走出封閉的環(huán)境，提高社會對檔案工作和檔案中介機構的關注度和認可度。

昆明市檔案中介機構正處于成長發(fā)展階段，盡管存在著一些問題，但也不能因此否認其存在的價值。筆者相信，今后昆明市檔案中介機構一定會不斷完善自身，尋求更長遠且更穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻

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