教育部直屬高校檔案館（室）網站現狀及思考

摘 要?教育部直屬高校檔案館（室）信息化程度反映了國內高校檔案管理和服務的水平。文章以教育部直屬高校檔案管理部門的對外服務網站為研究對象，圍繞檔案網站的功能定位，分析了網站名稱、域名、色調、欄目設置、互動交互、新媒體使用、查詢檢索等方面要素，梳理了教育部直屬高校檔案網站現狀及問題，結合高校檔案行業(yè)趨勢，對這些問題進行了探討。

關鍵詞 教育部直屬 高校檔案館 網站 分析

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-02-12

★作者簡介：袁志芳，北京語言大學檔案館，碩士，研究方向為檔案信息管理。

Abstract The informatization construction of archives websites in universities directly under the Ministry of Education（MOE） reflects the level of domestic university archives management and service. With the archives websites of universities directly under the MOE as the research object， the paper analyzes the website name， domain name， color， column setting， interactive communication， new media use， query and retrieval and other elements based on the function of the archives websites， sorts out the current situation and problems of archives websites in universities directly under the MOE in combination with the trend of university archives industry.

Keyword directly under the MOE; university archives; website; analysis

高校檔案指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。高校檔案館（室）是集中保存和利用高校檔案的專門機構，具有監(jiān)督指導、統(tǒng)籌規(guī)劃學校檔案工作，收集、整理、鑒定、保管學校檔案，編制檢索工具，組織實施檔案信息化建設，進行檔案開發(fā)利用及檔案宣傳教育活動，發(fā)揮檔案文化教育功能的機構。

高校檔案館（室）網站是高校檔案部門的對外服務窗口，是檔案工作宣傳、展示、服務利用與信息交互的重要門戶，高校檔案網站反映了高校檔案的管理和服務的水平，體現了高校檔案信息化的建設水平，本文以教育部直屬高校的檔案館（室）網站作為考察研究對象，通過它們了解高校檔案信息服務網站建設現狀及問題，并對這些問題進行梳理探討。

一、研究對象與內容

教育部直屬高校是由教育部直接管理的一批高等院校，辦學歷史悠久，學科特色鮮明，有較強的教學和科研實力，教育部直屬高校的檔案館（室）網站建設一定程度反映了國內高校檔案網站建設水平，具有一定的代表性，因此，本文將教育部直屬75所高校的檔案館（室）網站作為考察研究對象。

教育部直屬高校名單通過教育部官網[2]獲得，通過搜索引擎查找“高校名稱+檔案館”獲得大部分檔案館網站地址，搜索不到的通過各高校官網的“組織機構”再進行查找。本文調查數據截至2019年12月5日。

調查顯示，教育部直屬75所高校均有檔案管理部門，其中獨立設置檔案館的高校有63所，占總數的84%，有11所高校設有隸屬于學校黨政辦或校長辦公室的檔案室;有1所高校設有隸屬于圖書館的檔案室（詳見表1）。

直屬高校中沒有獨立的檔案信息網站的高校有9所，無法訪問或禁止校外訪問檔案信息網站的高校有5所，剔除上述14所高校[3]，本文最終考察的直屬高校檔案網站數量為61個，占直屬高校總數的81%。需要說明的是，有3所高校檔案部門隸屬于學校黨政辦公室，但均有獨立的檔案信息網站，因此包含在本次調研的61個網站之內[4]。

本文將圍繞檔案館（室）網站的功能定位，通過網站名稱、域名、色調、外文版本、欄目設置、互動交互、新媒體使用、查詢檢索等方面來考察檔案網站的基本情況以及網站的功能與服務能力。

高校檔案館的功能包括基本功能和拓展功能?；竟δ馨ü芾砉δ?、社會記憶功能和知識儲備功能三種。檔案館的管理功能主要是對各種檔案進行管理、保證安全并對檔案資源進行開發(fā)利用;社會記憶功能則指檔案中記錄的經驗、數據和事實以及事物發(fā)展的過程，能夠作為人類社會記憶的重要組成部分;知識儲備功能則側重于對各種科研成果進行存儲，從而為社會發(fā)展的研究提供依據。拓展功能指高校檔案館在基本功能之外通過不斷開展各項活動所產生的功能，例如文化教育功能、學生實踐教育功能等[5]。

作為學校內設機構，在實際工作中，各高校檔案部門的職責存在一定差異，例如，有的高校檔案館不管理人事檔案，有的高校校史館和檔案館相互獨立。盡管高校檔案部門職責各有差異，但高校檔案館（室）的基本功能基本相同，高校檔案館（室）網站設計應緊緊圍繞高校檔案館的功能定位來進行。

目前，調研的檔案館（室）網站的網站欄目和內容在組織形式上大致可分為三種形式：

一是根據檔案館的科室設置或工作流程來組織檔案欄目和內容。例如，東華大學檔案館（http：//da.dhu.edu.cn/）按照檔案工作的業(yè)務流程，下設科室有：檔案收集室、檔案利用室、編研室、黨史辦公室、技術室，相對應設置了六個網站欄目：檔案收集、檔案捐贈、歸檔指南、利用服務、檔案編研、校史館。

二是按檔案類別來組織欄目和內容。例如，東南大學檔案館（https：//archives.seu.edu.cn）按照檔案的不同類別來下設科室：文書檔案室、科技檔案室、電子檔案與技術室、教職工人事檔案室、學生檔案室、校史研究室等，網站部分內容也圍繞科室職能來組織，點擊每個科室鏈接均有相應歸檔要求等相關內容。

三是按用戶角色來組織網站欄目和內容。例如，中國人民大學檔案館（http：//dag.ruc.edu.cn/）根據用戶角色梳理檔案欄目、內容和服務，將用戶角色分為“在校生、畢業(yè)生、校內單位、用人單位、其他”共五類角色。用戶點擊相對應的角色后，網站顯示該角色對應所能提供的全部服務。

本文還對檔案館（室）網站在以下方面進行了考察：

1.網站域名設置及命名情況。調查發(fā)現，有獨立二級域名并且二級域名首段以dag或archives命名的網站占總數的67%，不少檔案館（室）網站還存在二級域名命名不規(guī)范、隨意性強的問題。詳見表2。

2.網站主色調使用情況，調查顯示，高校檔案館（室）網站主色調以藍色、黃色或紅色三種為主，這三種色調占了統(tǒng)計總數的90%。以藍色為主色的網站氣質現代、有科技感;紅色莊重熱烈;黃色古樸典雅。其他，如清華大學檔案館采用了學校的形象識別色——紫色，和學校整體形象識別相統(tǒng)一，詳見表3。

3.網站外文版情況。考察的61個高校檔案館（室）網站中僅有3所高校設立了網站的英文版，分別是東南大學檔案館（https：//archives.seu.edu.cn/）、西安交通大學檔案館（http：//58.206.125.28/）和北京交通大學檔案館（http：//archives.bjtu.edu.cn/）。武漢大學檔案館（http：//archive.whu.edu.cn/index）則有針對國外認證機構的英文須知說明頁面。

4.網站互動交流情況。網站和傳統(tǒng)媒介相比具有能夠互動交流的特點，交互是檔案網站與用戶之間的雙向交流，可通過留言本、QQ等方式進行?？疾炀W站中設有留言本功能的有9個，占總數的15%。

5.新媒體微信公眾號、微博、博客、手機APP的應用情況。隨著手機應用的不斷發(fā)展，微信公眾號、微博等為移動端用戶提供了便捷的信息服務手段，大大提高了檔案信息宣傳和服務能力。在調研的61個檔案館（室）網站中，有34所高校檔案信息網站有微信、微博或官微的鏈接信息，約占調查總數的56%，其中華東師范大學同時開通了微信、微博、新浪博客;微信公眾號提供預約或查詢服務的有5所高校。中山大學檔案館（http：//archives.sysu.edu.cn/）還開發(fā)了“中大同窗APP（校園地理信息檔案）”手機應用，用戶通過手機隨時獲取地理檔案信息，用戶在中大地圖上點擊某建筑，則可以看到關于此建筑的圖文介紹，通過手機APP實現了地理檔案信息服務。

6.檔案信息在線查詢、服務預約情況。檔案信息在線查詢與服務預約是檔案館（室）網站服務能力的重要體現。經統(tǒng)計，通過網站或微信能提供在線查詢或預約服務的網站有38個，占總調查網站總數的62%。

7.“常見問題”欄目設置問題?！俺Ｒ妴栴}”是網站服務類功能之一，網站從用戶需求出發(fā)，將用戶常見的各種問題加以梳理整理，讓用戶能快速對號入座解決問題，體現了網站的服務能力。調查發(fā)現，有25個檔案館（室）網站提供了“常見問題”服務，約占總統(tǒng)計數量的41%。

8.站內全文檢索情況。站內全文檢索也是網站服務功能的另一重要體現，調查網站中，有站內全文檢索功能的檔案館（室）網站有36個，占總數的61%。

二、存在的問題分析

高校檔案館（室）服務網站建設應摒棄管理者思維，遵循以用戶為中心的建設理念，緊緊圍繞高校檔案館功能，通過用戶與受眾需求分析組織網站架構、欄目及內容，最大限度滿足用戶需求并不斷發(fā)展和創(chuàng)新服務模式。

直屬高校檔案館（室）網站欄目通常包括：本館概況、政策法規(guī)、服務指南、檔案收集、業(yè)務指導、檔案捐贈、檔案（校史）編研、專題展覽（網上展覽）、館藏珍品、文件（資料）下載、相關鏈接、檔案利用（在線查詢）、業(yè)內聚焦（業(yè)務學習）、通知公告、工作動態(tài)、常見問答、站內搜索、聯(lián)系我們等內容。高校檔案網站的內容大致可分為宣傳性內容、服務性內容、資源性內容、互動交流平臺以及網絡導航與其他五大類[6]。目前，不少網站存在宣傳展示性內容為主，服務性、資源性、互動交流性內容為輔的問題，高校檔案館（室）服務網站還需要在以下方面加以完善。

1.域名命名規(guī)范問題。被考察的61個檔案館（室）網站中有4個網站沒有獨立二級域名，占總統(tǒng)計總數的6.5%。除首段以dag或archives命名的網站外，還有占統(tǒng)計總數的26%的網站是以da、dangan、dwww、dawww、ar、arc、arch、acv、file等變化衍生出各種不規(guī)范的檔案網站域名命名方式，高校檔案館（室）網站域名需要加以規(guī)范，規(guī)范的域名命名有利于高校檔案行業(yè)整體形象與發(fā)展并有利于識別推廣。

2.網站斷鏈、無效鏈接問題。考察發(fā)現，不少檔案（館）室網站存在斷鏈、空鏈、無效鏈接問題，這些頁面有的已經刪除或轉移，有的鏈接已更改，還有一些鏈接本來就是空的。這些不能訪問的鏈接大大影響了用戶體驗，建議通過工具軟件定期檢查無效和斷開的鏈接，網上有許多工具能進行內鏈、外鏈、圖片、網站地圖、樣式表、背景和腳本等檢測并形成檢測報告，從而優(yōu)化網頁提升用戶體驗。

3.服務功能不足問題。直屬高校檔案館（室）網站中有相當數量的網站結構相對簡單，內容以宣傳展示為主，檔案服務功能不足，網站檢索、查詢、預約、常見問題等服務性欄目沒有設置或功能不健全。例如，能提供在線查詢與預約服務功能的網站僅占統(tǒng)計總數的62%;提供站內全文檢索功能的檔案網站有36個，僅占統(tǒng)計總數的61%;不少檔案網站沒有充分發(fā)揮網絡直接交流互動的優(yōu)勢，直接交流互動的功能較少，以留言本功能為例，只有9個網站設有留言本功能，僅占統(tǒng)計總數的15%;“常見問題”欄目設置僅占總統(tǒng)計數量的41%。

4.檔案基礎資源數字化建設問題。檔案價值主要體現為檔案利用，檔案利用是檔案服務的重要方式。檔案館（室）網站服務利用功能有賴于檔案基礎資源建設，特別是專題與特色館藏建設，豐富的檔案基礎數據建設才能使檔案網站在內容和形式上滿足用戶需求。調研發(fā)現，直屬高校檔案館間發(fā)展不均衡，建校歷史短、規(guī)模較小的高校檔案館（室）網站服務能力偏弱，建校歷史長、傳統(tǒng)的檔案強校檔案信息化建設水平相對較高，網站服務能力強。例如，南京大學檔案館網站實現了檔案資源的非密級全文數據庫檢索，開放檢索有：各類學籍查詢、南京大學專利檔案查詢、科研成果信息查詢、研究生論文查詢、職稱評審查詢、南大新聞全文查詢、光盤庫查詢、歷屆畢業(yè)合影、歷史檔案、校史博物館禮品等?；A資源數據建設需長期積累并持續(xù)進行檔案數字化建設工作，利用率高、有特色的檔案應優(yōu)先進行數字化，為用戶提供在線利用服務，提高檔案利用率，最大化實現檔案價值。

5.從業(yè)者自身學習與業(yè)界動態(tài)關注問題。高校檔案館從業(yè)者不應僅僅是檔案的管理者，更應該向檔案信息的研究者、開發(fā)者轉變，努力成為檔案文化的傳播者[7]，這需要檔案人員通過關注學界動態(tài)、持續(xù)地業(yè)務學習來提高自身業(yè)務素養(yǎng)。在考察的檔案館（室）網站中，有一些高校檔案館在這方面給予了足夠重視。例如，東南大學檔案館網站設有“蘭臺聚焦”欄目，對檔案行業(yè)動態(tài)進行報道;“業(yè)務工作”欄目下設子欄目“業(yè)務學習指導”“繼續(xù)教育工作”“項目申報”“會議論文”，幫助檔案工作者業(yè)務學習與學術研究，但多數網站存在對檔案行業(yè)發(fā)展動態(tài)缺乏關注、沒有業(yè)務學習相關欄目問題。調查顯示，設有檔案行業(yè)學術動態(tài)相關欄目的網站有9所，占統(tǒng)計總數近15%;設有檔案從業(yè)者業(yè)務學習（非政策法規(guī)）欄目的網站有14所，占總統(tǒng)計數量近23%。僅從數字來看，多數檔案館離學術型檔案館還有距離。

6.檔案文化創(chuàng)意產品不足問題。高校檔案文創(chuàng)產品以館藏檔案資源為基礎，通過提取檔案中所蘊含的歷史文化元素，以創(chuàng)意為核心，將固化的原始的檔案信息轉化成形式多樣的物質產品，從而傳播高校歷史文化，提升高校檔案服務的層次和水平[8]。在考察的61個檔案網站中，僅有西南大學檔案館設有“文博空間”欄目，下設有“文博時空”“文創(chuàng)產品”子欄目，但遺憾的是欄目里沒有具體內容。高校檔案文創(chuàng)產品可從典藏復制品、出版品、紀念類產品、體驗式產品[9]等功能方向進行嘗試，通過挖掘檔案的文化及內涵，發(fā)揮檔案文化功能，以此宣傳館藏和學術研究成果等，進一步傳播和發(fā)展檔案事業(yè)。

三、結語

未來一段時期，國內高校檔案業(yè)將努力打造檔案大數據中心、原始憑證中心，從管理型檔案館向學術型檔案館轉型。在移動互聯(lián)、新媒體等信息技術環(huán)境下，高校檔案信息服務除網站服務模式外，微信公眾號、微信小程序、手機APP、微博、博客、支付寶小程序等都是高校檔案館凝練特色、創(chuàng)新發(fā)展有效的重要服務手段。

參考文獻

[1]教育部.高等學校檔案管理辦法：教育部令第27號[A/OL].（2008-08-20）[2019-12-1].http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl/s6008.

[2]教育部.教育部直屬高等學校[EB/OL].[2019-11-5].http：//www.moe.gov.cn/jyb_zzjg/moe_347/201708/t20170828_312562.html.

[3]教育部直屬高校中無獨立檔案信息網站高校：北京化工大學、北京郵電大學、北京中醫(yī)藥大學、中國傳媒大學、中央音樂學院、中央美術學院、中央戲劇學院、中國藥科大學、華中農業(yè)大學;無法訪問或禁止校外訪問檔案信息網站的高校：中國礦業(yè)大學（北京）、南開大學、天津大學、同濟大學、中南財經政法大學.

[4]檔案館未獨立設置但有獨立檔案信息網站的高校：北京郵電大學、中國政法大學、中國石油大學（北京）.

[5]張歡.有關高校檔案館功能拓展與“業(yè)務流程重組”的思考[J].黑龍江檔案，2017（4）：35.

[6]陳海平，鐘春蘭.國內重點院校檔案網站內容分析[J].情報探索，2014（1）：82-86.

[7]謝紅，謝海洋，周曉蘭.河北省高校檔案館網站的測評與分析[J].辦公室業(yè)務，2013（21）：143-144.

[8]孟健，王仁術.談高校檔案文化創(chuàng)意產品的開發(fā)[J].蘭臺世界，2015（29）：130-131.

[9]楊 紅.淺談檔案文化創(chuàng)意產品開發(fā)[J].陜西檔案，2019（3）：49-50.