我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站檔案信息服務(wù)問題與對(duì)策

摘 要?截至2019年1月，我國(guó)33個(gè)省級(jí)檔案信息網(wǎng)在檔案信息服務(wù)方面還存在欠缺服務(wù)種類、拖延更新檔案信息、語(yǔ)言類別單一以及混淆發(fā)布非檔案信息與檔案信息的問題。為提高檔案信息服務(wù)水平，各網(wǎng)站應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新服務(wù)方式、重視網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)檔案信息更新、發(fā)展民族和特色檔案工作及加大檔案信息開發(fā)力度。

關(guān)鍵詞 省級(jí)檔案網(wǎng)站 檔案信息服務(wù) 檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀 檔案網(wǎng)站評(píng)價(jià)指標(biāo)

中圖分類號(hào) G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2020-03-07

★作者簡(jiǎn)介：李琬琪，安徽大學(xué)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)，碩士研究生。

Abstract By the end of January 2019， 33 provincial archives websites of China still have problems in their archival information services， such as incomplete service items， delay in updates， single language setting， mixed release of non-archival and archival information. These websites should innovate their service mode， take seriously the updating of archival information on network platform， develop ethnic and special archives， and strengthen archival information development， which can promote the quality of archival information services.

Keyword? provincial archives website; archival information service; current situation of archives websites construction; evaluation index of archives website

在數(shù)字時(shí)代，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑向用戶提供信息服務(wù)必不可少，檔案館就利用檔案網(wǎng)站向用戶提供檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)。我國(guó)的檔案網(wǎng)站建設(shè)始于20世紀(jì)90年代中期，目前省級(jí)檔案網(wǎng)站代表了我國(guó)綜合檔案館信息化中檔案網(wǎng)站建設(shè)的最高水平[1]55。經(jīng)過(guò)20多年的建設(shè)，國(guó)內(nèi)各省級(jí)檔案館均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)站建設(shè)，省級(jí)檔案網(wǎng)的檔案信息服務(wù)已覆蓋全國(guó)。因此，本文選擇調(diào)研各省級(jí)檔案網(wǎng)站（除臺(tái)灣）的檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀。

一

中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的檔案網(wǎng)站調(diào)查與測(cè)評(píng)項(xiàng)目組已發(fā)布了評(píng)測(cè)檔案網(wǎng)站綜合水平的三大類指標(biāo)，其中與評(píng)測(cè)檔案信息服務(wù)相關(guān)的指標(biāo)為資源服務(wù)類指標(biāo)和網(wǎng)站設(shè)計(jì)類指標(biāo)。根據(jù)該評(píng)測(cè)指標(biāo)，第1類資源服務(wù)指標(biāo)中的檔案查閱檢索服務(wù)、地方信息和網(wǎng)上展覽是基本的信息服務(wù)，是用戶獲取檔案信息資源的重要途徑，作為下表“33個(gè)省級(jí)檔案網(wǎng)檔案信息服務(wù)情況”的調(diào)查內(nèi)容。第2類網(wǎng)站設(shè)計(jì)指標(biāo)下的語(yǔ)言設(shè)置也是考察檔案信息服務(wù)情況的條件。此外，了解用戶需求才能更好地以用戶需求為中心提高檔案信息服務(wù)水平，用戶調(diào)查反饋也作為網(wǎng)站檔案信息服務(wù)情況的調(diào)查項(xiàng)。本次調(diào)研截至2019年1月底，調(diào)查結(jié)果如下表所示（見下頁(yè)）。

截至2019年1月底，有5個(gè)省級(jí)檔案網(wǎng)沒有提供網(wǎng)上查閱檔案服務(wù)。所有的網(wǎng)站都發(fā)布了地方信息，包括檔案文化、本土社會(huì)記憶，該項(xiàng)覆蓋率為100%。在網(wǎng)頁(yè)設(shè)置中，全國(guó)僅北京、內(nèi)蒙古、黑龍江、遼寧、香港、澳門、湖南和重慶8個(gè)省級(jí)檔案網(wǎng)提供了多語(yǔ)言的轉(zhuǎn)換服務(wù)。尚未設(shè)置用戶互動(dòng)服務(wù)的網(wǎng)站有3個(gè)，另有4個(gè)檔案網(wǎng)站的互動(dòng)服務(wù)形同虛設(shè)，雖有互動(dòng)的欄目但點(diǎn)開網(wǎng)頁(yè)無(wú)內(nèi)容。目前有30個(gè)網(wǎng)站具備互動(dòng)欄目，例如，“局長(zhǎng)信箱”“公眾留言”等，但用戶的參與率并不明確，也沒有公開網(wǎng)站方和檔案館對(duì)用戶的回復(fù)情況。表中的調(diào)查反饋欄下的網(wǎng)上調(diào)查（問卷調(diào)查）被特別標(biāo)注出來(lái)，相比而言提供用戶調(diào)查問卷的網(wǎng)站可以收集到很多細(xì)節(jié)問題，引導(dǎo)用戶提出自己的信息需求，并據(jù)此改進(jìn)信息服務(wù)，而這樣的網(wǎng)站僅有北京、上海、天津、江蘇等13個(gè)，占全國(guó)檔案網(wǎng)站比例不到50%。此外，實(shí)際調(diào)查中，直接通過(guò)移動(dòng)終端上的新媒體平臺(tái)（微博、微信公眾號(hào)、推特等）為用戶提供檔案信息服務(wù)的信息網(wǎng)有21個(gè)。

除了表1所列的指標(biāo)外，對(duì)第1類資源服務(wù)指標(biāo)中視聽檔案資源的發(fā)布情況統(tǒng)計(jì)如圖1所示。目前整體上全國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站發(fā)布的視聽檔案總量不充足，各省級(jí)網(wǎng)站公開的視聽檔案量50條以上的僅有5個(gè)檔案網(wǎng)，占比不到16%。具體到每個(gè)檔案網(wǎng)站之間比較，各個(gè)網(wǎng)站視聽檔案發(fā)布量懸殊，例如有6個(gè)檔案網(wǎng)尚未發(fā)布視聽檔案信息，上海檔案網(wǎng)已公布了100多條。

2015年中國(guó)人民大學(xué)發(fā)布的最新的省級(jí)檔案網(wǎng)站評(píng)分排名中公布位列前10名的分別是：天津市、浙江省、北京市、福建省、上海市、安徽省、江蘇省、遼寧省、山東省、寧夏回族自治區(qū)[2]。對(duì)照調(diào)查表，位列前10位網(wǎng)站的檔案信息服務(wù)指標(biāo)方面建設(shè)得相對(duì)完善，這些網(wǎng)站除了多語(yǔ)言沒有全覆蓋，表中的其他信息服務(wù)項(xiàng)全部滿足。對(duì)照?qǐng)D1，位列前10的網(wǎng)站中有7個(gè)檔案網(wǎng)的視聽檔案發(fā)布量處于全國(guó)前50%。

二

根據(jù)調(diào)查的情況，我國(guó)省級(jí)檔案信息網(wǎng)的檔案信息服務(wù)建設(shè)在以下幾個(gè)方面還有不足：

第一，省級(jí)檔案網(wǎng)站的檔案信息服務(wù)種類不齊全，甚至有網(wǎng)站缺少基本的信息服務(wù)。例如，檔案查閱屬于檔案信息的基本服務(wù)，大部分用戶需要通過(guò)檢索、查詢提高搜尋信息的效率和準(zhǔn)確性，然而還有網(wǎng)站找不到查詢、檢索服務(wù)欄目的情況。再如，提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)會(huì)更受用戶歡迎，通過(guò)調(diào)查問卷的形式了解用戶需求就是比較好的方式之一。目前有20個(gè)網(wǎng)站還未提供調(diào)查問卷服務(wù)，其中3個(gè)網(wǎng)站雖有問卷調(diào)查欄目但點(diǎn)擊后為空白頁(yè)。已有調(diào)查問卷服務(wù)的個(gè)別網(wǎng)站僅設(shè)置1個(gè)或2個(gè)單一的用戶滿意度問題，如“你對(duì)本網(wǎng)站是否滿意，回答是或否”。即使接收到不滿意反饋，檔案網(wǎng)也不知如何改進(jìn)信息服務(wù)，這樣搜集到的用戶需求不具有參考價(jià)值。

第二，檔案文化信息資源更新不及時(shí)，甚至將近8年未發(fā)布新信息。部分檔案網(wǎng)站在2010年以后就沒有在社會(huì)記憶或數(shù)字化檔案館藏中更新內(nèi)容，說(shuō)明這些網(wǎng)站的線上檔案信息更新環(huán)節(jié)出現(xiàn)了停滯問題。在圖2，我國(guó)31個(gè)省級(jí)（除港澳臺(tái)）檔案網(wǎng)站最近8年來(lái)檔案文化信息更新呈現(xiàn)三種狀態(tài)：近4年更新信息的網(wǎng)站數(shù)量比2010—2014年增多、近4年更新信息數(shù)量減少、近8年停止更新信息。前后更新數(shù)量懸殊說(shuō)明該網(wǎng)站近4年檔案信息服務(wù)工作出現(xiàn)了問題，信息更新不及時(shí)、內(nèi)容不夠豐富，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)檔案信息發(fā)布的部門無(wú)法將數(shù)字化后的館藏檔案文化信息呈現(xiàn)在用戶面前。近8年沒有更新數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)站問題最嚴(yán)重，沒有為用戶提供當(dāng)下需要的社會(huì)記憶類和館藏信息資源。

第三，25個(gè)省級(jí)檔案網(wǎng)站未提供語(yǔ)言切換服務(wù)。檔案信息用戶并非全是使用簡(jiǎn)體中文的人群，而是來(lái)自世界各地。例如，江蘇省南京市曾是民國(guó)時(shí)期的重要城市之一，保管的民國(guó)檔案至今仍可為國(guó)內(nèi)外的相關(guān)研究提供資料支撐，不提供和英文的轉(zhuǎn)換服務(wù)則不便于不同語(yǔ)言使用者獲取檔案信息。我國(guó)的少數(shù)民族聚居地區(qū)，僅內(nèi)蒙古的檔案網(wǎng)提供蒙語(yǔ)切換服務(wù)。西藏、新疆等多民族區(qū)域，各少數(shù)民族還在使用自己民族的語(yǔ)言，網(wǎng)站卻未設(shè)置藏語(yǔ)、哈薩克語(yǔ)、維吾爾語(yǔ)等，這種語(yǔ)言障礙增加用戶獲取檔案信息的難度，甚至使網(wǎng)站流失掉信息用戶。

第四，個(gè)別省級(jí)檔案網(wǎng)站非檔案信息與檔案信息混淆發(fā)布，誤導(dǎo)用戶。個(gè)別網(wǎng)站發(fā)布的“社會(huì)記憶”來(lái)源有待考證，并且發(fā)布的視聽信息轉(zhuǎn)載于電視欄目、網(wǎng)絡(luò)視頻平臺(tái)。這些信息不是檔案館對(duì)館藏的開發(fā)成果，不一定是真實(shí)活動(dòng)記錄。例如，某檔案網(wǎng)站的社會(huì)記憶部分發(fā)布了近千條信息，涉及歷史人物、重大歷史事件和城市建設(shè)等。而這些信息轉(zhuǎn)載于各種報(bào)紙期刊，甚至有些信息僅標(biāo)注來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)，也未附鏈接，真實(shí)性無(wú)從查考，用戶就只能當(dāng)故事來(lái)閱讀。為用戶提供這類信息并不能稱之為真正意義上的檔案信息服務(wù)。這一省級(jí)檔案網(wǎng)站在2015年中國(guó)人民大學(xué)的評(píng)測(cè)結(jié)果中排名靠前，雖然該網(wǎng)站的綜合評(píng)分很高，但從評(píng)測(cè)檔案信息服務(wù)的角度來(lái)說(shuō)不能僅靠所有的信息數(shù)量多而取勝，還應(yīng)關(guān)注網(wǎng)站發(fā)布的檔案信息的數(shù)量和用戶的利用情況。

三

為了提高檔案信息服務(wù)水平，解決上述檔案信息服務(wù)中出現(xiàn)的問題，各網(wǎng)站和檔案館可以在以下幾個(gè)方面作出改進(jìn)。

第一，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，完善最基本的服務(wù)種類。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)有別于檔案館，線下運(yùn)行順利的服務(wù)不一定能呈現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上，需要及時(shí)創(chuàng)新服務(wù)方式。例如，青島檔案信息網(wǎng)在信息服務(wù)方式上推陳出新，提供會(huì)員制服務(wù)，用戶可注冊(cè)登錄自己的賬號(hào)，享受個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。會(huì)員登錄制幫助網(wǎng)站建立了長(zhǎng)期穩(wěn)定的用戶群，便于調(diào)查問卷發(fā)放，能有效提升用戶參與反饋率，了解用戶需求。然而這一服務(wù)在省級(jí)檔案網(wǎng)中并不多見，市級(jí)幾乎沒有。各網(wǎng)站可以學(xué)習(xí)和改良會(huì)員登錄制，在為各個(gè)用戶提供更精準(zhǔn)的信息服務(wù)的同時(shí)，整理檔案信息的利用后續(xù)，了解用戶查閱檢索的情況。除了會(huì)員制，像英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站提供了文件復(fù)制項(xiàng)目，用戶可以在數(shù)字化的檔案和文件中有償申請(qǐng)復(fù)制自己所需的部分，尚未數(shù)字化的檔案信息也可以申請(qǐng)[3]。這樣的下載服務(wù)在增加網(wǎng)站吸引力的同時(shí)也便于用戶獲取檔案信息。

第二，重視網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)字化檔案信息的發(fā)布工作。從圖2看出檔案信息更新的不連貫，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布數(shù)字化檔案信息的環(huán)節(jié)出現(xiàn)停滯狀況。國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站大多具有“管理——管制”的特點(diǎn)，行政色彩較濃厚，不同于國(guó)外“管理—服務(wù)”的網(wǎng)站建設(shè)理念，“服務(wù)至上”觀念淡薄，基本是把檔案館的工作簡(jiǎn)單地放置到網(wǎng)上[4]59。但是我國(guó)檔案局館分設(shè)以后，省級(jí)檔案網(wǎng)站的檔案信息服務(wù)功能將更加突出，各檔案館首先在思想上應(yīng)當(dāng)重視網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案信息更新工作，提升各工作人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布環(huán)節(jié)的重視?？梢酝ㄟ^(guò)招募信息技術(shù)等新興行業(yè)的志愿者，發(fā)揮其網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技能協(xié)助館員發(fā)布數(shù)字化檔案信息。還可以為不同的志愿者提供不同的檔案信息主題，讓他們幫助檔案工作者在網(wǎng)頁(yè)上建設(shè)小范圍、階段性的網(wǎng)站專欄。例如，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署長(zhǎng)期開展的“Volunteer at NARA”志愿者活動(dòng)中就有幫助檔案館在文件中進(jìn)行標(biāo)記、轉(zhuǎn)錄和添加注釋，使它們更容易被訪問和搜索的項(xiàng)目[5]。這項(xiàng)活動(dòng)帶動(dòng)了信息用戶參與到檔案信息服務(wù)中來(lái)，用戶之間互相引導(dǎo)檔案信息利用。志愿者本不是檔案工作者，他們更能從信息用戶的角度出發(fā)在與館內(nèi)檔案工作者的工作交流中改進(jìn)檔案信息服務(wù)理念。

第三，結(jié)合當(dāng)?shù)貧v史文化發(fā)展民族檔案、特色檔案。檔案見證歷史，每個(gè)地區(qū)都有自己的特色檔案，省級(jí)檔案網(wǎng)站不僅通過(guò)地域來(lái)劃分，還凸顯著歷史、文化和民族的劃分。網(wǎng)站可以先完善多語(yǔ)言服務(wù)，讓本地、本民族的用戶都能得益于網(wǎng)站的檔案信息服務(wù)，逐漸提高整體的檔案文化素養(yǎng)。多民族地區(qū)的網(wǎng)站應(yīng)更加注重對(duì)本土民族檔案、特色檔案的信息化建設(shè)，吸引少數(shù)民族用戶和有特色檔案研究需求的用戶。位于我國(guó)邊疆的省份可以加強(qiáng)與有相似文化的地區(qū)和國(guó)家的交流合作，例如在“網(wǎng)上展廳”展覽流失于海外的民族檔案。

第四，加大檔案信息開發(fā)工作力度，不發(fā)布無(wú)用信息。直接轉(zhuǎn)載網(wǎng)站、報(bào)刊上的文章、圖像、視頻的行為不應(yīng)發(fā)生，這些信息混淆在檔案信息里發(fā)布會(huì)誤導(dǎo)用戶，甚至讓用戶獲得虛假信息。檔案網(wǎng)要想為用戶提供更多的檔案信息，可以加大對(duì)檔案信息開發(fā)的投入，而不是做給用戶提供大量的非檔案信息這樣的無(wú)用功。檔案館不應(yīng)局限于被動(dòng)收集檔案，可以主動(dòng)通過(guò)實(shí)地調(diào)研、專題走訪、征集活動(dòng)等方式收集口述檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理匯編，開辦網(wǎng)上展覽等。例如，美國(guó)十分重視檔案征集工作，早在1895年和1899年分別成立歷史手稿委員會(huì)和公共檔案委員會(huì)，幫助其進(jìn)行檔案征集工作，擁有了成熟的手稿經(jīng)濟(jì)價(jià)值鑒定市場(chǎng)和捐贈(zèng)材料免稅制度[6]108-112。做收集、整理、開發(fā)工作比直接轉(zhuǎn)載報(bào)刊文章復(fù)雜得多，但以信息用戶為中心，讓檔案信息真正得以利用才是檔案信息服務(wù)的根本目的。

四

總結(jié)當(dāng)下，各省級(jí)檔案網(wǎng)站的檔案信息服務(wù)水平還有很大的提升空間，可以多參考國(guó)內(nèi)外網(wǎng)站的信息服務(wù)建設(shè)，集眾家之長(zhǎng)，成一家之言。

放眼未來(lái)，檔案信息服務(wù)工作還有很長(zhǎng)的道路需要探索。當(dāng)前正處于檔案局館體制改革時(shí)期，省級(jí)檔案網(wǎng)站的政務(wù)信息服務(wù)性質(zhì)可能會(huì)減弱，檔案信息服務(wù)側(cè)重點(diǎn)會(huì)產(chǎn)生變化。除了港澳臺(tái)外的省級(jí)檔案網(wǎng)站，現(xiàn)都已參與到中國(guó)開放檔案共享平臺(tái)網(wǎng)（http：//www.archives.gov.cn/sjzy/）的數(shù)據(jù)資源建設(shè)中來(lái)，提供各自的開放檔案信息。未來(lái)，省級(jí)檔案信息網(wǎng)的檔案信息服務(wù)將更加突出其科學(xué)文化性質(zhì)，盡可能地為用戶創(chuàng)造全國(guó)范圍內(nèi)檔案信息資源互通、共享的利用環(huán)境。

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