基于信息化的工程建筑檔案管理方法探析

周繼存 郝朝磊

摘要：本文以基于信息化的工程建筑檔案管理為主題展開論述，首先分析了基于信息化的工程建筑檔案管理的重要性，在檔案管理問題分析的基礎上針對基于信息化的工程建筑檔案管理方法進行了具體分析。

關鍵詞：信息化;工程建筑;檔案管理

一.基于信息化的工程建筑檔案管理重要性分析

首先，在工程建筑項目建設中，檔案管理工作的實施，能夠為工程建筑中的每一個建設環(huán)節(jié)進行記錄，進而為后期的工程檢查、改建以及工程建筑的竣工驗收等提供相應的參考，也是上述工作進行的重要依據(jù)。因為在工程建筑項目中會出現(xiàn)大量的資料信息，在檔案管理工作中，則可以對這些工程信息進行系統(tǒng)的整理，然后進行歸檔，而真實完整的檔案信息是工程建筑項目的重要依據(jù)，也是整個工程項目管理質(zhì)量的重要體現(xiàn)所以，工程建筑檔案管理工作的開展十分必要。其次，從我國社會的發(fā)展進程來看，信息技術在各個行業(yè)產(chǎn)生的積極影響有目共睹，而基于信息化的工程建筑檔案管理是信息技術在工程建筑檔案管理應用的重要體現(xiàn)，其對于整個檔案管理效率及管理質(zhì)量的提升有著重要的促進作用，因為信息技術的主要特點則是信息處理速度快，信息傳遞準確率高，因此，基于信息化的工程建筑檔案管理有著重要的意義。

二.工程建筑檔案管理存在的問題

2.1? 重建設，輕管理

在工程建筑項目建設建設中，很多建筑企業(yè)并沒有意識到檔案管理工作的重要性，在工作實踐中，工程項目管理者將主要的精力放在了建筑施工中，但是相應的檔案管理工作則明顯跟不上步伐。一些建筑企業(yè)在工程項目中開展了相應的檔案工作，但是檔案管理表現(xiàn)出諸多不規(guī)范之處，因此檔案管理工作仍然表現(xiàn)出明顯的形式化，在具體的檔案管理工作中，所建立的檔案內(nèi)容信息與工程推進情況相比，存在明顯的滯后性，因此檔案信息為工程建設服務的作用也無從談起。對于建筑企業(yè)而言，因為檔案管理工作無法體現(xiàn)盈利性，所以，在工程建筑學項目建設中對此并不重視，導致重要的工程資料信息無法及時歸檔，在竣工階段需要調(diào)用檔案信息時，相關人員才開始匆匆搜集，但是所搜集的檔案信息往往表現(xiàn)出明顯的缺失，如特定環(huán)節(jié)施工圖紙的缺失，施工材料信息提供不全面等。

2.2? 檔案管理模式不規(guī)范

在工程建筑檔案管理中，很多建筑企業(yè)并沒有做好信息技術的科學應用，比如檔案信息化管理系統(tǒng)不完善，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫不完備，管理軟件升級不及時等，導致建筑檔案信息化管理成效并不高，信息技術在工程建筑管理中的應用效果并不理想。比如在工程建筑檔案管理中，檔案的編目、檢索、立卷等缺乏管理標準，在存儲的檔案信息中，大多數(shù)為文字錄入，但是相應的圖片、視頻等上傳的數(shù)量較少，而且，在規(guī)制的檔案信息中沒有度工程竣工圖進行及時更新，在修改之后又存在存檔不及時的情況，進而導致工程建筑檔案管理存在明顯的不規(guī)范性。

三.基于信息化的工程建筑檔案管理方法

3.1? 加強對檔案管理工作的重視程度

對于建筑企業(yè)而言，必須認識到工程建筑檔案管理的重要性，并進一步加強對工程建筑檔案管理的重視程度。為此，要能夠根據(jù)工程建筑檔案管理的實際要求建立相應的檔案管理制度，以制度的形式不斷規(guī)范檔案管理實踐。具體而言，為了充分發(fā)揮管理制度的指導性作用，所建立的管理制度中應該對工程建筑檔案管理的內(nèi)容及檔案工作環(huán)節(jié)予以明確，如建筑檔案信息的建立、工程檔案信息的保存、施工檔案的調(diào)用等，檔案工作者必須按照制度內(nèi)容嚴格開展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，通過這種方式，使得檔案管理工作在嚴格制度的約束下不斷朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，使得檔案管理工作的開展能夠緊跟工程推進的速度，要求檔案管理人員能夠在工程建筑項目推進的每一個環(huán)節(jié)，全面搜集相關資料，然后進行整理和規(guī)定，并確保信息的完整性和真實性。另外，在工程建筑檔案管理制度建設中，還應該進一步突顯懲處制度的實際作用，在制度要求的范圍內(nèi)容，如果檔案工作者因自身的失誤或疏忽造成檔案信息提供不及時，無法為工程建設提供參考并引發(fā)不良后果，則必須進行追責，如果后果嚴重，則需要對相關人員進行嚴肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責任心，在檔案工作中嚴格要求自己，并不斷提升工程建筑檔案管理工作實際成效。

3.2? 建立起檔案管理信息系統(tǒng)

只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實現(xiàn)工程建筑檔案管理模式的改進，為此，對于建筑企業(yè)而言，其可以與信息技術公司進行聯(lián)系，然后圍繞本工程建筑檔案管理內(nèi)容建立起相應的信息化管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進一步規(guī)范相應的檔案管理人員，在新形勢下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進行保存，如施工材料使用信息、圖紙信息等，而且要針對工程建筑檔案信息化管理工作的實施制定工作標準，使得工程檔案的編目、檢索、立卷等進一步規(guī)范，在系統(tǒng)上傳的檔案信息中，不僅要有文字敘述，還要包含相應的圖片信息、視頻信息等，隨著施工工作的推進，如果出現(xiàn)信息變化，則要對系統(tǒng)信息進行及時更新，在竣工驗收、施工檢驗時如果要進行調(diào)用檔案，管理員則需要及時找出目標檔案信息，進而充分發(fā)揮檔案管理的實際作用。

3.3? 加強數(shù)據(jù)庫建設

數(shù)據(jù)庫建設是基于信息化工程建筑檔案管理的重要基礎，因為在檔案信息化建設中，必然會涉及到大量檔案信息的處理，完備的數(shù)據(jù)庫可以為檔案管理工作的開展提供強有力的信息支持。具體而言，工程建筑檔案數(shù)據(jù)庫的功能主要體現(xiàn)在兩個方面，第一，信息獲取功能。針對檔案管理工作的開展，可以利用數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)進行檔案資源儲備。第二，分類功能。為了方便建筑企業(yè)利用數(shù)據(jù)庫進行各類信息檢索，比如，可以以施工階段為依據(jù)進行檔案信息的分類，每一施工階段的檔案信息歸為一類。數(shù)據(jù)庫是工程建筑檔案信息化建設的重要基礎，因此，有必要建立完善的數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，為此，建筑還需要聯(lián)系信息技術公司對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行定期維護，修補漏洞，進而充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的實際作用。

四.總結(jié)

綜上所述，基于信息化的工程建筑檔案管理有著重要的意義，為此，建筑企業(yè)要能夠?qū)ζ鋫鹘y(tǒng)工程建筑檔案管理工作中存在的不足有一個全面的認識，在新形勢下，積極適應信息時代的變化，積極開展工程建筑檔案信息化管理工作，進而不斷提升檔案管理實際成效。

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