網(wǎng)絡時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策

陳相艷

摘 要： 在當今網(wǎng)絡時代，電子檔案逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙版檔案，新的檔案存儲方式也帶來新的問題，如何有效的管理與利用電子檔案成為一個熱門課題，本文對網(wǎng)絡時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策加以闡述。

關鍵詞： 網(wǎng)絡時代;電子檔案管理與利用;問題及對策

【中圖分類號】G475 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.32.285

隨著時代發(fā)展，對信息傳播的速度要求越來越快，傳統(tǒng)的紙版電子檔案已無法適應快速發(fā)展的社會，研究以網(wǎng)絡技術為基礎的電子檔案管理與利用，是能否快速傳遞信息的關鍵，實際工作使用中電子檔案管理與利用也存在諸多弊端，針對電子檔案管理與利用的弊端，提出相應的解決對策，希望在網(wǎng)絡時代下電子檔案管理與利用的效率得以提升。

1 電子檔案概述

電子檔案是通過電腦、儲存卡等設備進行儲存，文檔與紙版檔案相對應，通常是文字、圖片、視頻等方式進行歸檔分類存儲，主要將紙版檔案轉化為電子信息進行管理，實現(xiàn)了紙版檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

2 電子檔案管理與利用存在的弊端

2.1 電子檔案管理落后

網(wǎng)絡時代下，電子檔案雖然已經(jīng)普及，但電子檔案管理還是比較落后的，沒有系統(tǒng)有效的管理方式，目前大部分對電子檔案持有以下幾種態(tài)度，一部分人只相信紙版檔案，對電子檔案認可度不高，不信任電子電子檔案，認為電子檔案只是單純的電子文件。還有部分人完全信賴網(wǎng)絡信息技術，因為電子檔案使用簡單、快捷，全部都使用電子檔案，將需要的檔案錄入電腦等設備后沒有進行備份，也沒有保留紙版檔案，電腦損壞或被人惡意攻擊時電腦內(nèi)部程序如果損壞文件就會丟失，除此之外，還有一部分人對所有電子檔案，紙版檔案全部進行備份儲存，導致空間被大量占用，沒有合理有效的運用資源，導致電子檔案沒有表現(xiàn)出應有的優(yōu)勢。

2.2 電子檔案存儲技術問題

當代計算機信息技術不斷發(fā)展，電腦硬件與電子檔案管理的軟件不斷優(yōu)化、改進，與此對應的檔案管理機構也應緊跟網(wǎng)絡發(fā)展步伐對電子檔案管理的軟件產(chǎn)品進行更新?lián)Q代，檔案軟件更新后可能會出現(xiàn)各種各樣的bug，比如信息無法讀取、不能識別，電子檔案管理軟件與系統(tǒng)不兼容無法使用等情況，此時就需要專業(yè)計算機技術人員緊急修復電子檔案管理軟件的bug，電子檔案信息的儲存是將文字、圖像、聲音等信息以數(shù)字化形式儲存在計算機中，技術人員應對此問題，解決其無法識別、無法讀取、不兼容性等問題，如果技術人員無法解決現(xiàn)有的bug，其又影響軟件的正常使用，應將軟件恢復到初始版本[1]。

2.3 電子信息的讀取性

電子檔案與紙版檔案有很大差別，紙版檔案記錄檔案信息的紙張、書本保存完好時，紙版檔案的可讀性就會得到充分保證，但電子檔案不同，存儲信息的硬盤、儲存卡看起來保存的很好，但是由于、信息加密、計算機語言編碼、硬件方式等微小變化都會引起檔案的可讀性，最為嚴重的是信息完全無法被讀取。數(shù)字信息技術的快速發(fā)展使得新的計算機系統(tǒng)取代舊的計算機系統(tǒng)，而新的計算機系統(tǒng)代替舊的計算機系統(tǒng)又有著資金成本、研發(fā)時間、技術突破等問題。電子檔案管理與利用中的新問題，即計算機系統(tǒng)的運轉與電子檔案信息的數(shù)字編碼形式之間的兼容性會更加嚴峻。

3 電子檔案管理與利用存在的問題的解決對策

3.1 建立新的電子檔案管理體系

電子檔案擬稿、上傳、儲存和分類歸檔工作時，檔案管理人員需要對電子檔案保存，做好存儲計劃及注意事項，按照步驟進行電子檔案的存儲，并對后續(xù)電子檔案保存建立完善的保護機制，從而達到電子檔案全面統(tǒng)一管理的目標。不同類型機關單位需要做好電子檔案統(tǒng)一化管理工作，結合電子檔案存儲計劃按照相關要求做好電子檔案的存儲工作，電子檔案管理的工作人員應積極配合相關政府機構做好電子檔案監(jiān)督、審查工作，做好電子檔案管理工作，以此達到電子檔案長期保存的目的。電子檔案管理人員要盡可能聘用熟悉電子信息技術的人員，不同機構電子檔案管理工作人員需要做到完全一致化檔案管理工作，從基礎上創(chuàng)建電子檔案管理機制，以保證電子檔案的存儲被合理有效管理。同時還要聯(lián)系當今網(wǎng)絡時代需要創(chuàng)建區(qū)域式電子檔案管理基地，和有關政府部門高效配合起來，對于有待推敲和調(diào)查工作困難的電子檔案，辦好電子檔案管理監(jiān)查工作，為有關政府部門電子檔案管理工作提供新的思路[2]。

3.2 提高電子檔案的網(wǎng)絡可靠性

網(wǎng)絡時代的來臨，計算機網(wǎng)絡在日常生活中所占比例越來越大，防止電子檔案信息泄露的網(wǎng)絡隱患一直存在。網(wǎng)絡上非常容易受到軟件病毒的攻擊及不法分子的惡意訪問，將電子檔案修改、刪除、竊取，為了保證網(wǎng)絡安全，需國家制定相關法律法規(guī)，以限制不法分子對電子檔案的竊取，同時建立安全的網(wǎng)絡環(huán)境，比如引進先進的信息安全技術，建立網(wǎng)絡防火墻，對計算機定時殺毒、更新、升級都可以對信息的保護起到作用?，F(xiàn)實生活中時常發(fā)生電子檔案被竊取的案例，因此保證網(wǎng)絡環(huán)境的可靠性才能保證電子檔案不被非法分子竊取。同時還要對內(nèi)部檔案管理工作人員嚴格審查，確保內(nèi)部電子檔案管理體系完善[3]。

3.3 電子檔案管理工作人才儲備

電子檔案對管理人員的專業(yè)技能需求增強，不僅需要檔案管理的相關知識，也需要電子信息技術的知識，所以必須加強對電子檔案管理工作人員技術培養(yǎng)，從各大高校引進電子檔案管理人才，同時聘請電子檔案管理專家對工作者不定期培訓其專業(yè)技能，引進國外先進電子檔案管理體系，建立完善的考核制度，對電子檔案管理工作者定期考核，提升專業(yè)素質(zhì)。

總結：綜上所述，伴隨我國網(wǎng)絡信息技術的快速進步，檔案管理也隨之發(fā)生變化，傳統(tǒng)的紙版檔案查找資料效率低下，電子檔案逐步取代紙版檔案已成為發(fā)展趨勢。電子檔案管理與利用需要全方位進行考慮，建立合理有效的電子檔案管理體系是基礎，其次，電子檔案的網(wǎng)絡安全，電子檔案管理人員工作能力培養(yǎng)也是重中之重。國家相關的網(wǎng)絡安全法律法規(guī)是電子檔案安全存儲的保證。

參考文獻

[1] 王冬梅.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料，2018，19（07）：109-110.

[2] 劉建.數(shù)字時代背景下機關電子文件檔案管理利用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（21）：30.

[3] 李麗麗.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點及提高管理水平的措施[J].僑園，2019（06）：148-149.