網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案管理與利用存在的問題及對(duì)策

陳相艷

摘 要： 在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子檔案逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙版檔案，新的檔案存儲(chǔ)方式也帶來新的問題，如何有效的管理與利用電子檔案成為一個(gè)熱門課題，本文對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案管理與利用存在的問題及對(duì)策加以闡述。

關(guān)鍵詞： 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;電子檔案管理與利用;問題及對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G475 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.32.285

隨著時(shí)代發(fā)展，對(duì)信息傳播的速度要求越來越快，傳統(tǒng)的紙版電子檔案已無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)，研究以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的電子檔案管理與利用，是能否快速傳遞信息的關(guān)鍵，實(shí)際工作使用中電子檔案管理與利用也存在諸多弊端，針對(duì)電子檔案管理與利用的弊端，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下電子檔案管理與利用的效率得以提升。

1 電子檔案概述

電子檔案是通過電腦、儲(chǔ)存卡等設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存，文檔與紙版檔案相對(duì)應(yīng)，通常是文字、圖片、視頻等方式進(jìn)行歸檔分類存儲(chǔ)，主要將紙版檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了紙版檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

2 電子檔案管理與利用存在的弊端

2.1 電子檔案管理落后

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，電子檔案雖然已經(jīng)普及，但電子檔案管理還是比較落后的，沒有系統(tǒng)有效的管理方式，目前大部分對(duì)電子檔案持有以下幾種態(tài)度，一部分人只相信紙版檔案，對(duì)電子檔案認(rèn)可度不高，不信任電子電子檔案，認(rèn)為電子檔案只是單純的電子文件。還有部分人完全信賴網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，因?yàn)殡娮訖n案使用簡(jiǎn)單、快捷，全部都使用電子檔案，將需要的檔案錄入電腦等設(shè)備后沒有進(jìn)行備份，也沒有保留紙版檔案，電腦損壞或被人惡意攻擊時(shí)電腦內(nèi)部程序如果損壞文件就會(huì)丟失，除此之外，還有一部分人對(duì)所有電子檔案，紙版檔案全部進(jìn)行備份儲(chǔ)存，導(dǎo)致空間被大量占用，沒有合理有效的運(yùn)用資源，導(dǎo)致電子檔案沒有表現(xiàn)出應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)。

2.2 電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)問題

當(dāng)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不斷發(fā)展，電腦硬件與電子檔案管理的軟件不斷優(yōu)化、改進(jìn)，與此對(duì)應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)緊跟網(wǎng)絡(luò)發(fā)展步伐對(duì)電子檔案管理的軟件產(chǎn)品進(jìn)行更新?lián)Q代，檔案軟件更新后可能會(huì)出現(xiàn)各種各樣的bug，比如信息無法讀取、不能識(shí)別，電子檔案管理軟件與系統(tǒng)不兼容無法使用等情況，此時(shí)就需要專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員緊急修復(fù)電子檔案管理軟件的bug，電子檔案信息的儲(chǔ)存是將文字、圖像、聲音等信息以數(shù)字化形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，技術(shù)人員應(yīng)對(duì)此問題，解決其無法識(shí)別、無法讀取、不兼容性等問題，如果技術(shù)人員無法解決現(xiàn)有的bug，其又影響軟件的正常使用，應(yīng)將軟件恢復(fù)到初始版本[1]。

2.3 電子信息的讀取性

電子檔案與紙版檔案有很大差別，紙版檔案記錄檔案信息的紙張、書本保存完好時(shí)，紙版檔案的可讀性就會(huì)得到充分保證，但電子檔案不同，存儲(chǔ)信息的硬盤、儲(chǔ)存卡看起來保存的很好，但是由于、信息加密、計(jì)算機(jī)語言編碼、硬件方式等微小變化都會(huì)引起檔案的可讀性，最為嚴(yán)重的是信息完全無法被讀取。數(shù)字信息技術(shù)的快速發(fā)展使得新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)取代舊的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替舊的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)又有著資金成本、研發(fā)時(shí)間、技術(shù)突破等問題。電子檔案管理與利用中的新問題，即計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)與電子檔案信息的數(shù)字編碼形式之間的兼容性會(huì)更加嚴(yán)峻。

3 電子檔案管理與利用存在的問題的解決對(duì)策

3.1 建立新的電子檔案管理體系

電子檔案擬稿、上傳、儲(chǔ)存和分類歸檔工作時(shí)，檔案管理人員需要對(duì)電子檔案保存，做好存儲(chǔ)計(jì)劃及注意事項(xiàng)，按照步驟進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)，并對(duì)后續(xù)電子檔案保存建立完善的保護(hù)機(jī)制，從而達(dá)到電子檔案全面統(tǒng)一管理的目標(biāo)。不同類型機(jī)關(guān)單位需要做好電子檔案統(tǒng)一化管理工作，結(jié)合電子檔案存儲(chǔ)計(jì)劃按照相關(guān)要求做好電子檔案的存儲(chǔ)工作，電子檔案管理的工作人員應(yīng)積極配合相關(guān)政府機(jī)構(gòu)做好電子檔案監(jiān)督、審查工作，做好電子檔案管理工作，以此達(dá)到電子檔案長(zhǎng)期保存的目的。電子檔案管理人員要盡可能聘用熟悉電子信息技術(shù)的人員，不同機(jī)構(gòu)電子檔案管理工作人員需要做到完全一致化檔案管理工作，從基礎(chǔ)上創(chuàng)建電子檔案管理機(jī)制，以保證電子檔案的存儲(chǔ)被合理有效管理。同時(shí)還要聯(lián)系當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代需要?jiǎng)?chuàng)建區(qū)域式電子檔案管理基地，和有關(guān)政府部門高效配合起來，對(duì)于有待推敲和調(diào)查工作困難的電子檔案，辦好電子檔案管理監(jiān)查工作，為有關(guān)政府部門電子檔案管理工作提供新的思路[2]。

3.2 提高電子檔案的網(wǎng)絡(luò)可靠性

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在日常生活中所占比例越來越大，防止電子檔案信息泄露的網(wǎng)絡(luò)隱患一直存在。網(wǎng)絡(luò)上非常容易受到軟件病毒的攻擊及不法分子的惡意訪問，將電子檔案修改、刪除、竊取，為了保證網(wǎng)絡(luò)安全，需國(guó)家制定相關(guān)法律法規(guī)，以限制不法分子對(duì)電子檔案的竊取，同時(shí)建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，比如引進(jìn)先進(jìn)的信息安全技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，對(duì)計(jì)算機(jī)定時(shí)殺毒、更新、升級(jí)都可以對(duì)信息的保護(hù)起到作用。現(xiàn)實(shí)生活中時(shí)常發(fā)生電子檔案被竊取的案例，因此保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的可靠性才能保證電子檔案不被非法分子竊取。同時(shí)還要對(duì)內(nèi)部檔案管理工作人員嚴(yán)格審查，確保內(nèi)部電子檔案管理體系完善[3]。

3.3 電子檔案管理工作人才儲(chǔ)備

電子檔案對(duì)管理人員的專業(yè)技能需求增強(qiáng)，不僅需要檔案管理的相關(guān)知識(shí)，也需要電子信息技術(shù)的知識(shí)，所以必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作人員技術(shù)培養(yǎng)，從各大高校引進(jìn)電子檔案管理人才，同時(shí)聘請(qǐng)電子檔案管理專家對(duì)工作者不定期培訓(xùn)其專業(yè)技能，引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)電子檔案管理體系，建立完善的考核制度，對(duì)電子檔案管理工作者定期考核，提升專業(yè)素質(zhì)。

總結(jié)：綜上所述，伴隨我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案管理也隨之發(fā)生變化，傳統(tǒng)的紙版檔案查找資料效率低下，電子檔案逐步取代紙版檔案已成為發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案管理與利用需要全方位進(jìn)行考慮，建立合理有效的電子檔案管理體系是基礎(chǔ)，其次，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，電子檔案管理人員工作能力培養(yǎng)也是重中之重。國(guó)家相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)是電子檔案安全存儲(chǔ)的保證。

參考文獻(xiàn)

[1] 王冬梅.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料，2018，19（07）：109-110.

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[3] 李麗麗.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點(diǎn)及提高管理水平的措施[J].僑園，2019（06）：148-149.