大型企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系建設(shè)實(shí)踐與思考

楊帆 王強(qiáng)

摘要：檔案資源分類(lèi)是檔案管理的核心內(nèi)容之一。檔案資源分類(lèi)體系對(duì)于檔案資源建設(shè)、管理和利用具有重要意義。本文以中石油檔案資源分類(lèi)體系為例，介紹了分類(lèi)體系的構(gòu)成和基本內(nèi)容，分析了其分類(lèi)體系相對(duì)粗放、不能反映檔案資源全貌、不完全適應(yīng)電子檔案管理等目前企業(yè)普遍存在的問(wèn)題，就全面認(rèn)識(shí)檔案資源分類(lèi)體系功能價(jià)值、基于檔案資源構(gòu)建不同層次的分類(lèi)體系、多維度靈活且有效運(yùn)用檔案資源分類(lèi)方法進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案資源 分類(lèi)體系

檔案資源分類(lèi)是檔案管理的核心內(nèi)容之一，它不僅是維護(hù)檔案之間有機(jī)聯(lián)系的重要方法，同時(shí)也是提升檔案資源建設(shè)、管理、鑒定與利用工作水平的必要手段。然而在企業(yè)檔案管理實(shí)踐中，仍然存在著對(duì)檔案資源分類(lèi)重要性認(rèn)識(shí)不足、方法陳舊與分類(lèi)維度單一等問(wèn)題，特別是針對(duì)電子檔案管理，職能分類(lèi)法并沒(méi)有得到很好的應(yīng)用。中石油作為大型國(guó)有企業(yè)，檔案工作走在了我國(guó)企業(yè)的前列，其檔案資源分類(lèi)體系建設(shè)具有一定的代表性。本文以中石油為個(gè)案，介紹其檔案資源分類(lèi)體系的基本情況，深入剖析當(dāng)前分類(lèi)體系存在的不足，最后就完善企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系提出建議，以期共同深化研究和推進(jìn)相關(guān)實(shí)踐發(fā)展。

一、大型企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系的基本情況

以中石油為例，中石油業(yè)務(wù)涵蓋勘探開(kāi)發(fā)、煉油化工、管道儲(chǔ)運(yùn)、工程建設(shè)等十大專(zhuān)業(yè)板塊，所屬單位150余家，每家單位管理層級(jí)分為一級(jí)到四級(jí)不等。歷經(jīng)多次重組整合，各所屬單位的檔案管理理念、管理模式、管理制度均不相同。為發(fā)揮集團(tuán)企業(yè)整體合力，從2007年開(kāi)始，中石油對(duì)檔案工作規(guī)章制度進(jìn)行整合和修訂，其中統(tǒng)一檔案資源分類(lèi)是重要內(nèi)容。

（一）檔案分類(lèi)原則

一是以集團(tuán)公司全部檔案為對(duì)象，從各企事業(yè)單位的管理職能和專(zhuān)業(yè)性質(zhì)出發(fā)，劃分不同的從屬關(guān)系和并列次序，保持職能和專(zhuān)業(yè)之間的本質(zhì)聯(lián)系，形成一個(gè)有序的檔案資源分類(lèi)體系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。二是類(lèi)目設(shè)置本著統(tǒng)分適度、宜粗不宜細(xì)、分類(lèi)層次不宜過(guò)多的原則，并適應(yīng)檔案信息化管理的新需求。

（二）檔案類(lèi)目設(shè)置

全部檔案共設(shè)11個(gè)一級(jí)類(lèi)目，即管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、職工類(lèi)、油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)、金融類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)。[1]

（三）檔案類(lèi)目細(xì)分

管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、職工類(lèi)檔案不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目和三級(jí)類(lèi)目，由各所屬單位根據(jù)檔案特點(diǎn)、數(shù)量和管理實(shí)際等自行設(shè)置，但每類(lèi)檔案的類(lèi)目設(shè)置都有相應(yīng)規(guī)則。會(huì)計(jì)類(lèi)、油氣勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)、金融類(lèi)、聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案規(guī)定了二級(jí)類(lèi)目，對(duì)三級(jí)類(lèi)目設(shè)置沒(méi)有統(tǒng)一要求，如油氣勘探開(kāi)發(fā)檔案設(shè)置綜合、單井、測(cè)繪、地質(zhì)勘探等8個(gè)二級(jí)類(lèi)目，會(huì)計(jì)類(lèi)檔案設(shè)置會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他4個(gè)二級(jí)類(lèi)目。

其中管理類(lèi)和建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)檔案因具有普遍意義，其類(lèi)目劃分情況如下。

1.管理類(lèi)檔案，即企業(yè)文書(shū)檔案，不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，各單位按職能或機(jī)構(gòu)自行細(xì)分，一般采用職能—年度、年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。如集團(tuán)總部機(jī)關(guān)以管理類(lèi)檔案為主，采用職能—年度分類(lèi)方法。二級(jí)類(lèi)目按照管理職能設(shè)置，如規(guī)劃管理（類(lèi)號(hào)06）、財(cái)務(wù)管理（類(lèi)號(hào)07）、人事管理（類(lèi)號(hào)09）等。檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—W—二級(jí)類(lèi)目號(hào)（職能）—年度—件（卷）流水號(hào)。

2.建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)檔案。建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)檔案不統(tǒng)一設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，由項(xiàng)目建設(shè)單位按工程性質(zhì)或單項(xiàng)工程、項(xiàng)目文件材料形成階段自行細(xì)分。較為普遍的分類(lèi)方法是先按照項(xiàng)目性質(zhì)或項(xiàng)目名稱(chēng)分類(lèi)，再按照單項(xiàng)工程分類(lèi)，最后按文件階段進(jìn)行分類(lèi)。檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—G—項(xiàng)目性質(zhì)或代號(hào)—單項(xiàng)工程代號(hào)—文件階段代號(hào)—卷號(hào)流水。

二、企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系存在的主要問(wèn)題

盡管中石油建立了一套較為科學(xué)合理、完整有效的檔案資源分類(lèi)體系，但隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，檔案管理對(duì)象和用戶(hù)利用需求不斷發(fā)生變化，現(xiàn)有的檔案資源分類(lèi)體系暴露出了諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題歸納起來(lái)主要有以下三個(gè)方面。

（一）分類(lèi)體系相對(duì)比較粗放

從子類(lèi)劃分看，顆粒度較粗，建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)均沒(méi)有統(tǒng)一的二級(jí)及以下類(lèi)目，也缺乏類(lèi)目體系編碼，因此，從整體上看，該檔案資源分類(lèi)體系只是一個(gè)大類(lèi)劃分的框架，并沒(méi)有體現(xiàn)業(yè)務(wù)、專(zhuān)業(yè)的關(guān)聯(lián)，不利于檔案資源的有效組織，對(duì)檔案資源的類(lèi)聚作用非常有限，也發(fā)揮不了分類(lèi)體系的導(dǎo)航作用。主要原因在于沿用1991年7月國(guó)家檔案局印發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》，并沒(méi)有從石油行業(yè)的特殊性進(jìn)行整體設(shè)計(jì)。

（二）分類(lèi)體系不能反映檔案資源全貌

目前的檔案資源分類(lèi)體系與石油業(yè)務(wù)的豐富性不匹配。中石油業(yè)務(wù)涵蓋勘探開(kāi)發(fā)、煉油化工等十大專(zhuān)業(yè)板塊，每個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域涉及幾十甚至上百個(gè)專(zhuān)業(yè)，但在分類(lèi)體系中，除勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)檔案外，體現(xiàn)不出石油檔案的主要內(nèi)容和基本特色，反映不出石油業(yè)務(wù)全貌和檔案資源全貌，不利于檔案資源建設(shè)、整合和共享。主要原因在于其采取的仍然是實(shí)體分類(lèi)的方法，并沒(méi)有基于業(yè)務(wù)從職能角度進(jìn)行分類(lèi)。

（三）分類(lèi)體系不完全適應(yīng)電子檔案管理和利用需要

從作用發(fā)揮來(lái)看，現(xiàn)有的分類(lèi)對(duì)于不熟悉分類(lèi)體系的用戶(hù)而言，不能發(fā)揮導(dǎo)航作用，不利于方便檢索；對(duì)于檔案資源建設(shè)而言，不能通過(guò)分類(lèi)體系提供資源建設(shè)框架。從分類(lèi)對(duì)象看，現(xiàn)有分類(lèi)體系仍然是建立在傳統(tǒng)實(shí)體檔案基礎(chǔ)上的一種來(lái)源分類(lèi)，對(duì)于電子檔案而言，不能將檔案資源間邏輯上的關(guān)聯(lián)充分體現(xiàn)出來(lái)，面對(duì)多元多變的用戶(hù)需求靈活性也明顯不夠。主要原因是現(xiàn)有分類(lèi)體系僅從檔案部門(mén)方便管理的角度出發(fā)，沒(méi)有從檔案資源建設(shè)角度和用戶(hù)利用角度設(shè)計(jì)，因此，對(duì)檔案資源體系建設(shè)和用戶(hù)利用的價(jià)值有限。

三、完善企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系的若干思考

中石油檔案資源分類(lèi)體系建設(shè)中遇到的以上問(wèn)題是當(dāng)前企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系中的普遍問(wèn)題，困惑于目前尚無(wú)整體最優(yōu)解決方案，處于“雖不合理但無(wú)優(yōu)解”的尷尬狀態(tài)。鑒于此，本文提出以下優(yōu)化建議。

（一）全面認(rèn)識(shí)檔案資源分類(lèi)體系的功能價(jià)值

在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，由于缺乏計(jì)算機(jī)檢索，檔案分類(lèi)起到重要的定位作用，分類(lèi)體系直接決定了查找檔案的時(shí)效性、查全率和查準(zhǔn)率。在信息技術(shù)時(shí)代，由于檢索技術(shù)的發(fā)展，普通檢索、高級(jí)檢索、智能檢索手段越來(lái)越先進(jìn)，一些檔案工作者認(rèn)為借助系統(tǒng)就能很容易、很方便檢索到一份檔案，沒(méi)有必要再進(jìn)行分類(lèi)。一些檔案工作者認(rèn)為整理的目的就是方便查找到一份檔案，只要能找到，分類(lèi)越簡(jiǎn)單越好?？梢钥闯?，這種認(rèn)識(shí)具有一定的積極意義，但仍然將分類(lèi)的作用局限在檔案整理這一個(gè)環(huán)節(jié)。

企業(yè)應(yīng)從檔案資源建設(shè)、管理和利用的全局提高對(duì)分類(lèi)體系功能價(jià)值的認(rèn)識(shí)。第一，分類(lèi)體系具有檔案資源類(lèi)聚作用。檔案分類(lèi)的本質(zhì)是維護(hù)檔案與業(yè)務(wù)的有機(jī)聯(lián)系，通過(guò)分類(lèi)可以有效維護(hù)文件與業(yè)務(wù)的有機(jī)聯(lián)系以及文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案整理、檢索利用和價(jià)值鑒定。第二，分類(lèi)體系具有檔案資源構(gòu)建作用。好的檔案分類(lèi)體系，體現(xiàn)了檔案資源的全貌和分布，不僅有利于揭示檔案資源與來(lái)源業(yè)務(wù)、來(lái)源單位與單位職責(zé)之間的關(guān)系，而且有利于揭示企業(yè)有哪些檔案資源，來(lái)源單位也清楚知道哪些文件屬于檔案范疇并及時(shí)歸檔?！翱梢哉f(shuō)，高質(zhì)量的檔案分類(lèi)，是高品質(zhì)檔案資源體系建設(shè)的必要保障?！盵2]第三，分類(lèi)體系具有檔案資源導(dǎo)航作用。分類(lèi)體系是企業(yè)檔案資源的“目錄”和“線索”。借助分類(lèi)體系，用戶(hù)可以方便檢索到所需檔案資源，即使不熟悉檢索原理和工具，也能通過(guò)大類(lèi)到子類(lèi)再到細(xì)目的逐層深入，檢索到具有關(guān)聯(lián)關(guān)系的檔案資源。而且由于分類(lèi)體系“透明度”高，通過(guò)分類(lèi)瀏覽?？伞鞍l(fā)現(xiàn)”原先并不知道的關(guān)聯(lián)信息?？梢?jiàn)，好的分類(lèi)體系應(yīng)具有“物以類(lèi)聚”“鳥(niǎo)瞰全貌”“觸類(lèi)旁通”的特征，在統(tǒng)領(lǐng)檔案資源建設(shè)、管理和利用的全程中都發(fā)揮重要作用。

（二）基于檔案資源構(gòu)建不同層次的分類(lèi)體系

構(gòu)建企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，不僅要遵循分類(lèi)體系建設(shè)的科學(xué)性、系統(tǒng)性，還要考慮數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源數(shù)量多、來(lái)源廣泛、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，同時(shí)還要考慮不同用戶(hù)的特點(diǎn)并滿(mǎn)足其復(fù)雜的利用需求。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)，隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，電子檔案日益成為管理主體，應(yīng)基于檔案資源內(nèi)容，制定不同層次的企業(yè)檔案資源分類(lèi)體系。首先，在集團(tuán)總部層面，應(yīng)基于全集團(tuán)業(yè)務(wù)開(kāi)展頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建整體檔案資源地圖。其次，在企業(yè)層面，應(yīng)基于職能或來(lái)源制定分類(lèi)體系。在劃分具體類(lèi)別時(shí)，考慮到目前尚未全部電子化的現(xiàn)狀，可以仍采取上述實(shí)體分類(lèi)的劃分方法，也可以基于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)作為來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)。當(dāng)然，在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與類(lèi)別對(duì)應(yīng)上，并不是一對(duì)一的關(guān)系，也可以是多對(duì)一的關(guān)系。最后，對(duì)于某一類(lèi)別檔案，應(yīng)細(xì)化到保持有機(jī)聯(lián)系的最小單元。在進(jìn)行最低類(lèi)別劃分時(shí)，要處理好相對(duì)穩(wěn)定的類(lèi)目名稱(chēng)與不斷變化的項(xiàng)目名稱(chēng)之間的關(guān)系，體現(xiàn)在分類(lèi)體系中的最低層次類(lèi)目應(yīng)當(dāng)是相對(duì)穩(wěn)定的。比如對(duì)于科研項(xiàng)目檔案的分類(lèi)，如大型科研項(xiàng)目，宜將項(xiàng)目名稱(chēng)甚至是子類(lèi)課題作為類(lèi)目名稱(chēng)；而對(duì)于每年都會(huì)有大量小型科研項(xiàng)目且每個(gè)項(xiàng)目檔案數(shù)量不多的單位，項(xiàng)目名稱(chēng)則宜作為案卷名稱(chēng)。

（三）多維度靈活且有效運(yùn)用檔案資源分類(lèi)方法

分類(lèi)方法的選擇直接影響分類(lèi)方案的制訂。多種分類(lèi)方法的綜合運(yùn)用是檔案分類(lèi)特別是電子檔案分類(lèi)的趨勢(shì)。馬林青提出通過(guò)“職能—活動(dòng)—事務(wù)”分析，構(gòu)建基于職能的文件分類(lèi)體系[3]，為文件分類(lèi)特別是管理類(lèi)（文書(shū)類(lèi)）檔案分類(lèi)提供科學(xué)方法；呂文婷等針對(duì)港口建設(shè)項(xiàng)目，結(jié)合檔案基礎(chǔ)理論和現(xiàn)實(shí)環(huán)境變化，構(gòu)建了建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)體系[4]；在檔案學(xué)基礎(chǔ)理論中，針對(duì)檔案載體和內(nèi)容不同，將分類(lèi)劃分為檔案實(shí)體分類(lèi)和檔案信息分類(lèi)[5]。以上都為檔案資源分類(lèi)體系的建設(shè)提供了科學(xué)指導(dǎo)，在具體實(shí)踐中，應(yīng)注意以下方面：一是探索體系分類(lèi)與主題分類(lèi)的有效結(jié)合。體系分類(lèi)法具有穩(wěn)定性、邏輯性強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，主題分類(lèi)法具有平面化、多維度揭示內(nèi)容的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于電子檔案的管理，已經(jīng)突破了孤本的限制，更適合采取主題分類(lèi)的方法。但傳統(tǒng)的《中國(guó)檔案主題詞表》由于其復(fù)雜性并不適用于企業(yè)實(shí)踐，[6] [7]企業(yè)可以對(duì)于某一類(lèi)別的檔案通過(guò)建立適量的受控主題詞，結(jié)合體系分類(lèi)法，實(shí)現(xiàn)多維度分類(lèi)。比如，管理類(lèi)中的二級(jí)類(lèi)目“人事管理”，也可以不再設(shè)置三級(jí)類(lèi)目，而是通過(guò)主題的方式，即在著錄項(xiàng)中增加“主題”選項(xiàng)，內(nèi)容包括人事任免、業(yè)績(jī)考核、職稱(chēng)評(píng)定、培訓(xùn)管理等，要注意的是“主題”選項(xiàng)的內(nèi)容要提前分析、設(shè)置好并且要適量，可以多選，類(lèi)似于給檔案打上“標(biāo)簽”，這種方式充分發(fā)揮了體系分類(lèi)法和主題分類(lèi)法各自的優(yōu)勢(shì)，而且通過(guò)“標(biāo)簽”建立了不同的專(zhuān)題檔案資源庫(kù)。二是辯證地看待來(lái)源分類(lèi)。長(zhǎng)期以來(lái)，來(lái)源原則被檔案界譽(yù)為檔案整理的至善原則。傳統(tǒng)實(shí)體檔案考慮到唯一性特點(diǎn)，通常采取來(lái)源原則進(jìn)行分類(lèi)。但在實(shí)踐中，從分類(lèi)層次上看，來(lái)源原則更多地適用于最高層次的分類(lèi)，比如國(guó)家綜合檔案館往往按照全宗管理檔案，但并不適合二級(jí)或以下類(lèi)目的劃分；從類(lèi)別上看，來(lái)源原則更多地適用于管理類(lèi)（文書(shū)類(lèi)）檔案的管理，而其他類(lèi)別的檔案特別是專(zhuān)業(yè)檔案，更適合按照職能或?qū)I(yè)進(jìn)行分類(lèi)。因此，企業(yè)在運(yùn)用來(lái)源分類(lèi)時(shí)，應(yīng)靈活結(jié)合其他分類(lèi)方法，比如組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、主題分類(lèi)法和職能分類(lèi)法等。三是積極探索新技術(shù)在檔案資源分類(lèi)體系中的應(yīng)用。當(dāng)前，知識(shí)圖譜、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、智能分類(lèi)技術(shù)日益成熟，在數(shù)據(jù)分類(lèi)、政務(wù)信息資源分類(lèi)領(lǐng)域中不斷應(yīng)用。企業(yè)檔案部門(mén)可以借鑒并吸收好的做法，但保持業(yè)務(wù)與檔案的有機(jī)聯(lián)系仍然是檔案資源分類(lèi)需要堅(jiān)持的基本原則。例如將可視化技術(shù)運(yùn)用到建設(shè)項(xiàng)目檔案資源分類(lèi)體系中，從項(xiàng)目階段、工程性質(zhì)、專(zhuān)業(yè)、參建單位、地理位置等不同維度立體展現(xiàn)檔案資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字工程與工程檔案之間的有機(jī)關(guān)聯(lián)和可視化展示，構(gòu)建項(xiàng)目檔案資源的全景式知識(shí)地圖。

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作者單位：1.中油國(guó)際管道公司2.中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司