規(guī)劃管理機要檔案工作的思考

王蕊

摘要：本文簡要介紹了規(guī)劃管理機要檔案的工作現(xiàn)狀，指出目前在制度建設(shè)、密級標識、檔案信息化管理上存在的問題，并提出以下幾點做好檔案工作的意見：健全管理制度，構(gòu)建規(guī)范、安全的管理體系；規(guī)范密級標識，促進檔案信息資源的合理利用；推進機要檔案信息化建設(shè)，適應時代發(fā)展趨勢；創(chuàng)新工作方法，提高工作效率；提高檔案管理人員的保密意識及綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：專業(yè)檔案 機要工作 檔案管理

規(guī)劃管理機要檔案（以下簡稱“機要檔案”）是北京市規(guī)劃自然資源委在涉及國家秘密建設(shè)項目的規(guī)劃審批過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄；是委機關(guān)專業(yè)檔案的重要組成部分，在制定規(guī)劃、依法行政、促進科學決策上發(fā)揮著不可或缺的憑證和參考價值。隨著國家檔案局第13號令的頒布、北京市優(yōu)化營商環(huán)境的改革，機關(guān)檔案工作面臨新挑戰(zhàn)和新要求。如何管理好機要檔案，使其適應時代發(fā)展，更好地發(fā)揮作用？對此，筆者結(jié)合工作實踐談點淺見。

一、機要檔案工作現(xiàn)狀

委機關(guān)重視機要檔案的管理，專門設(shè)置機要檔案室，由經(jīng)委機關(guān)保密部門審查合格的正式在編黨員負責機要檔案的接收、整編、保管和利用；在工作中貫徹執(zhí)行國家和北京市檔案法規(guī)與政策，并結(jié)合業(yè)務實際，建章立制，明確工作要求。目前使用的制度有：《檔案室防火安全保密制度》《規(guī)劃管理檔案整編工作要求及做法》《機要檔案利用規(guī)定》《機要檔案利用須知》。因為機要檔案是圍繞著涉密工程（項目）規(guī)劃審批工作而產(chǎn)生的，其檔案內(nèi)容有保密要點，一直以來采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化存放和人工管理模式[1]，即實體檔案整編以手工方式進行，卷內(nèi)目錄、案卷封皮、各類機要檔案檢索目錄使用涉密計算機人工著錄，以紙質(zhì)檔案原件為委機關(guān)和建設(shè)單位提供利用。

二、機要檔案管理中存在的主要問題

（一）管理制度仍需完善

委機關(guān)為進一步優(yōu)化營商環(huán)境，進行了建設(shè)項目行政審批流程改革，這對于機要檔案的直接影響是歸檔內(nèi)容發(fā)生了變化，需要重新制定相應的歸檔制度。檔案鑒定工作的核心是檔案價值的判定和預測。[2]對于機要檔案鑒定來說，其密級會產(chǎn)生重要的影響，檔案價值的大小、保管期限的長短與檔案內(nèi)容涉密程度有著直接的關(guān)聯(lián)。[3]而目前沒有制定密級鑒定方面的規(guī)定，存在疏漏。雖然保管環(huán)節(jié)有規(guī)章，但隨著委機關(guān)搬遷，機要檔案的保管條件、閱覽環(huán)境發(fā)生了變化，而制定的《檔案室防火安全保密制度》已不適應新形勢，急需根據(jù)現(xiàn)實情況制定有關(guān)人防、物防、技防的具體規(guī)定。

（二）部分檔案案卷密級需要標識

《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》第十五條指出：“國家秘密載體以及屬于國家秘密的設(shè)備、產(chǎn)品的明顯部位應當標注國家秘密標志。國家秘密標志應當標注密級和保密期限?！币罁?jù)此項規(guī)定，相關(guān)部門在整理機要檔案時要特別注意其密級、保密期限和保管期限，應在案卷封面上根據(jù)工程項目密級注明，以便提供利用時控制好知悉范圍。由于歷史原因，2017年以前整編的機要檔案沒有進行案卷密級標識，不利于做好機要檔案的密級管理工作。

（三）檔案信息化管理工作相對滯后[4]

由于機要檔案有保密性，依據(jù)《中華人民共和國保密法》中有關(guān)涉密信息系統(tǒng)按照涉密程度實行分級保護的規(guī)定要求，工作中使用的涉密辦公系統(tǒng)（內(nèi)網(wǎng)）只能具備項目級的信息條目。案卷級、文件級信息需使用另外單機的涉密電腦，對照每卷檔案的文件和圖樣內(nèi)容，人工著錄案卷及卷內(nèi)目錄，工作量大、整理周期長。此外，2000年以前的機要檔案只有手工檢索目錄，此目錄缺少利用者經(jīng)常使用的“許可證號”項目的著錄，給檢索帶來不便。

因擔心數(shù)字化工作處理不當造成泄密，所以對于機要檔案未進行數(shù)字化加工掃描。而當前20世紀50年代至90年代用地證、工程證檔案由于多年的查閱利用，已出現(xiàn)了紙張破損、字跡褪色、藍圖脆裂的問題，再使用原件提供服務，不利于檔案的有效保護。

三、做好機要檔案管理工作的思考

（一）健全管理制度，構(gòu)建規(guī)范、安全的管理體系

一是根據(jù)委機關(guān)適應優(yōu)化營商環(huán)境進行的規(guī)劃審批工作調(diào)整，制定機要資料歸檔制度，明確歸檔范圍、時間、要求。如編制的移交目錄既要標注機要檔案的密級，又要指出卷內(nèi)所含涉密文件或圖紙的密級及數(shù)量，以便移交時雙方核對清點，確保收集齊全完整。二是國家秘密事項總是處在矛盾運動的狀態(tài)，絕對靜止不變，永久性地處于一種秘密狀態(tài)下的國家秘密事項，從客觀上講是不存在的，[5]因此要制定機要檔案密級鑒定制度。而檔案密級變更和解密工作需由檔案部門、業(yè)務部門和保密部門協(xié)作完成。[6]所以制度內(nèi)容應包含各方責任、鑒定標準、工作原則和方法，從頂層設(shè)計上保證檔案密級鑒定工作的實用性。三是在實踐中不斷修改、完善現(xiàn)有制度。例如整編環(huán)節(jié)需對重份資料進行剔除。但如果剔除的資料內(nèi)容含有敏感信息，應先登記造冊再放入銷毀保密麻袋，因此需要在整編制度中，增加有關(guān)銷毀檔案內(nèi)容、數(shù)量、密級、原因的登記規(guī)定。再比如委機關(guān)內(nèi)部使用的機要檔案利用規(guī)定，應按照機要檔案密級的情況，分密級管理，添加有關(guān)絕密、機密、秘密工程的機要檔案應由哪些人員負責查閱的規(guī)定。此外，機要檔案利用規(guī)定還應細化復印要求，明確哪些文件資料可以復印。

（二）規(guī)范密級標識，促進檔案信息資源的合理利用

為使機要檔案不泄密又便于使用，機要檔案室應集中開展2017年以前整編的機要檔案案卷密級標識工作。具體做法為：先進行數(shù)量統(tǒng)計、摸清工作量，結(jié)合實際確定承擔具體任務的人員和完成時間；對照制定的工作任務表，依照案卷內(nèi)國家或地方保密管理部門出具的定密文件，進行案卷密級標識。標識工作進行時，須同步形成機要檔案知悉范圍工作臺賬，以便利用時查閱。

（三）推進機要檔案信息化建設(shè)，適應時代發(fā)展趨勢

檔案管理部門應站在如何妥善處理檔案保密與信息化技術(shù)利用的角度思考，一方面強化對涉密計算機和網(wǎng)絡的保密管理，另一方面提供有關(guān)業(yè)務系統(tǒng)檔案功能完善的建議，實現(xiàn)檔案全流程管理，解決數(shù)據(jù)二次著錄浪費時間的問題。同時檔案管理部門要利用條形碼或RFID技術(shù)補錄歷史機要檔案數(shù)據(jù)，改善其檢索不便的現(xiàn)狀；根據(jù)《國家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》規(guī)定選擇資質(zhì)單位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法進行機要檔案數(shù)字化加工掃描[7]；制定好風險防控措施，從生成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用環(huán)節(jié)上嚴密監(jiān)控與管理，筑牢數(shù)字檔案安全保密防線[8]。

（四）創(chuàng)新工作方法，提高工作效率

北京市城市建設(shè)檔案館在《關(guān)于加強北京市“十三五”時期城建檔案工作的指導意見》中指出：“城建檔案工作要按照科學高效的規(guī)劃管理管控體系，加強行業(yè)管理，創(chuàng)新工作方式。做好城市規(guī)劃、建設(shè)專項任務的檔案服務保障工作?！币虼?，應適時改變機要檔案工作方法。

第一，為提高檔案整編工作進度、減少整理時間，建議業(yè)務部門對建設(shè)單位提出圖樣材料規(guī)范，比如制定疊成A4幅面且不要用膠裝方式裝訂的要求；簡化文件排列程序，按照規(guī)劃行政審批階段辦理時的“附件”順序進行卷內(nèi)文件排序，且著錄的卷內(nèi)目錄題名也要以“附件”中委機關(guān)經(jīng)辦人所列名稱編制，以便查找；本著《中華人民共和國保密法》第四條“既確保國家秘密安全，又便利信息資源合理利用”的原則，建議按照涉及項目的內(nèi)部資料和可供建設(shè)單位查閱的相關(guān)資料進行區(qū)分，分別組卷，控制好涉密信息的知悉范圍；同時做好機要檔案利用追蹤、著重記錄建設(shè)單位利用目的、利用內(nèi)容的保密協(xié)議。

第二，為做好檔案實體保護工作，一方面要對破損的歷史檔案進行修復，另一方面可采取提前制作檔案證明（20世紀50年代至90年代用地證、工程證附件）和檔案復制本（復印附圖）的方式為日后提供利用。

（五）提高檔案管理人員的保密意識及綜合素質(zhì)[9]

涉密檔案人員是檔案保密管理的核心要素，也是檔案保密工作的重要主體。[10]所以筆者認為要做好機要檔案工作，首先要不斷強化涉密檔案管理人員的保密意識。除了參加單位組織的保密教育培訓外，涉密檔案管理人員還需經(jīng)常瀏覽國家保密局網(wǎng)站，從“兩識教育”欄目中學習保密知識，從“警鐘長鳴”欄目中加強工作作風建設(shè)、防微杜漸；牢記保密這根弦，無論在何種場合，都應做到守口如瓶，把保守黨和國家秘密作為自己的神圣職責和應盡義務[11]。其次要加強關(guān)于規(guī)劃、檔案、信息技術(shù)等知識的學習，勤于思考、善于發(fā)現(xiàn)工作中的問題，總結(jié)管理經(jīng)驗，提升業(yè)務素質(zhì)。涉密檔案管理人員要朝著以檔案基礎(chǔ)知識為根基、保密專業(yè)知識為主干、計算機網(wǎng)絡知識為補充的復合型專業(yè)檔案人員努力。[12]

注釋及參考文獻：

[1]李靜.新時代做好廣播電視干部人事檔案工作的思考[J].中國廣播電視學刊，2019（8）：77-79.

[2]解曉鮮.推動城建檔案鑒定工作的幾點思考[J].北京檔案，2013（11）：20-21.

[3][5]嚴雪林.試論檔案密級鑒定[J].檔案學通訊， 2011（5）：30-33.

[4]魏華.土地整治檔案管理現(xiàn)狀分析及建議[J].中國土地，2016（7）：42-43.

[6]趙卉.關(guān)于檔案密級問題的再思考[J].蘭臺世界，2015（S5）：52-53.

[7]褚蓮清.軍工單位紙質(zhì)數(shù)字化風險辨識及控制措施[J].機電兵船檔案，2019（6）：77-79.

[8]燕楊.數(shù)字檔案保密管理探析[J].保密工作，2017（10）：53-54.

[9][12]吳明麗.新時期軍工科技檔案保密工作[J].中國檔案，2012（10）：74-75.

[10]周莉.機關(guān)檔案保密工作研究[J].辦公室業(yè)務，2017（12）：89-90.

[11]孔梅.淺析涉密檔案的管理[J].山東檔案，2017（2）：72-73.

作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館