人民銀行國庫會計檔案電子化管理探析

任馳

摘要：隨著國庫會計核算電子化快速發(fā)展和國庫會計核算業(yè)務(wù)量的不斷增加，國庫會計檔案電子化管理需求日益迫切。本文結(jié)合廣西國庫會計檔案管理的現(xiàn)狀，指出檔案管理存在的不足，結(jié)合國內(nèi)先進(jìn)的會計檔案電子化管理經(jīng)驗，提出國庫會計檔案電子化建議。

關(guān)鍵詞：國庫 會計檔案 電子化

一、人民銀行國庫會計檔案管理現(xiàn)狀

依據(jù)《中國人民銀行會計檔案管理辦法》，國庫會計檔案是指人民銀行各級國庫部門在處理會計業(yè)務(wù)過程中接收或形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

國庫會計檔案分為會計憑證、會計賬簿（包括總賬、分戶賬、重要單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷登記簿、國債登記簿等）、會計報告（包括本級或匯總?cè)牭臅媹蟾?、預(yù)算收支報表、庫存日報表、余額表等）和其他會計資料四類，保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。

（一）國庫會計檔案以紙質(zhì)會計檔案為主，檔案管理工作量大

1.紙質(zhì)會計檔案多。如2019年廣西區(qū)分庫經(jīng)理的三級11個庫共產(chǎn)生會計憑證及附件20.3萬張，同比增長13.47%，裝訂1129冊，平均每天4-5冊，最高達(dá)7冊。預(yù)算收支報表、賬表195冊，各類登記簿25冊;各中心支庫年均裝訂會計憑證600冊左右，平均每天2-3冊;各縣支庫年均裝訂50冊左右，平均3-5天一冊。大量的紙質(zhì)國庫會計檔案需專人整理、裝訂、保管，工作量大，工作效率低。

2.檔案管理分散。一方面，同一部門產(chǎn)生的會計資料，保管分散。如核算部門當(dāng)年形成的會計憑證和收支賬表等，在會計年度終了后，可由本單位核算部門或會計監(jiān)督部門臨時保管一年，再移交綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管;而各類登記簿、專夾保管的查詢查復(fù)書、與事后監(jiān)督部門（或事后監(jiān)督員）的會計資料交接清單等其他資料，則由會計主管保管。另一方面，各級國庫會計檔案由各行自行管理，各中心支庫和縣支庫需按照本行綜合檔案管理部門的要求編制檔案號，不利于國庫會檔案的統(tǒng)一管理和調(diào)閱。

3.保管條件有限。會計資料在移交檔案管理部門之前，大多國庫部門沒有專門的檔案室，無法達(dá)到防潮、防蟲等檔案室的配備要求，不利于會計檔案的保管。

（二）國庫會計檔案管理電子化水平低

一方面由于核算部門與檔案管理部門對電子檔案的認(rèn)識和理解不一致，一些可電子化管理的資料仍需形成紙質(zhì)檔案。如國庫數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)中支付系統(tǒng)來往賬清單、系統(tǒng)日志等，保存為電子表格或文本格式，易于讀取和利用，且可節(jié)約大量紙張;而檔案保管部門則認(rèn)為電子表格或文本格式的文檔不符合電子檔案不可篡改的條件，因此不受理國庫從系統(tǒng)導(dǎo)出的、以磁介質(zhì)保存的電子會計資料作為電子檔案管理。

另一方面，因未建立電子檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)會計資料不能形成會計影像資料，作為電子檔案保管;而直接通過計算機(jī)等設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計資料，無專門的電子檔案系統(tǒng)管理。雖然廣西區(qū)分庫開發(fā)了查詢系統(tǒng)，收集財稅庫銀稅收收入入庫流水、TCBS各項預(yù)算收支報表等電子信息，對電子信息充分利用，但目前尚不能作為電子檔案系統(tǒng)管理電子檔案。

（三）國庫會計檔案利用水平低

由于國庫會計檔案以紙質(zhì)檔案保管為主，對會計檔案利用手段，主要是現(xiàn)場調(diào)閱，缺少必要的科技手段對會計檔案進(jìn)行分析與信息共享。如針對國庫業(yè)務(wù)的各項檢查，必須現(xiàn)場調(diào)閱資料，耗費(fèi)大量人力物力，無法實現(xiàn)系統(tǒng)化、精細(xì)化、科技化的數(shù)據(jù)進(jìn)行針對性檢查。

二、 國內(nèi)商業(yè)銀行會計檔案管理經(jīng)驗

（一）統(tǒng)一制訂會計檔案管理制度

如工行，為進(jìn)一步提高全行檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化水平，對各機(jī)構(gòu)檔案工作開展情況進(jìn)行有針對性的調(diào)研，制定檔案工作的指導(dǎo)意見，并從檔案管理的工作體制機(jī)制、檔案安全保密管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子化檔案管理、檔案法制意識等方面制訂實施細(xì)則，確保會計檔案管理工作有章可遁。

（二）統(tǒng)一開發(fā)功能強(qiáng)大的會計檔案系統(tǒng)

如工行和交行，由總行統(tǒng)一開發(fā)會計檔案系統(tǒng)，集數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)校驗、事后監(jiān)督、檔案管理于一體，系統(tǒng)自動處理的業(yè)務(wù)則自動形成電子檔案，人工處理的業(yè)務(wù)則分片區(qū)集中采集數(shù)據(jù)，將紙質(zhì)會計資料形成電子影像，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配和校驗，形成電子檔案，以便于事后監(jiān)督、檔案歸集管理和調(diào)閱。

（三）高度集中的管理

1.紙質(zhì)會計資料集中管理。如工行南寧市及下轄六縣100多個網(wǎng)點的會計資料，由各網(wǎng)點采用郵政專遞方式將當(dāng)日形成會計資料打包送至區(qū)分行營業(yè)部，再由營業(yè)部統(tǒng)一將紙質(zhì)資料形成電子影像，上傳至?xí)嫏n案系統(tǒng)，而紙質(zhì)資料塑封后由檔案部門統(tǒng)一保管;

2.事后監(jiān)督工作集中。工行廣西區(qū)分行設(shè)立三十余人的事后監(jiān)督部門，對全區(qū)所有網(wǎng)點業(yè)務(wù)統(tǒng)一進(jìn)行事后監(jiān)督，便于全面掌握各地區(qū)、各網(wǎng)點業(yè)務(wù)情況。

3.數(shù)據(jù)管理集中。所有數(shù)據(jù)都保存在總行系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，由總行設(shè)置分級調(diào)閱權(quán)限。各分支機(jī)構(gòu)按照職能分工設(shè)定會計檔案調(diào)閱權(quán)限，便于今后會計檔案調(diào)閱。

（四）采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)提高工作效率。

1.集約型數(shù)據(jù)采集。工行由于網(wǎng)點多，客戶多，紙質(zhì)會計資料的數(shù)據(jù)采集由后臺統(tǒng)一完成，采用二十余臺高速掃描儀器，每天完成幾萬份的資料的數(shù)據(jù)采集工作。

2.先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。由于電子檔案與紙質(zhì)檔案的保管期限一致，大量的數(shù)據(jù)需保存10年、30年或永久保存，各行采用可擴(kuò)展的存儲空間、虛擬化技術(shù)等保障電子檔案存儲;對會計檔案進(jìn)行分級管理，超過一定年限則采用離線方式保存等。

（五）依托云計算進(jìn)行數(shù)據(jù)處理

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)應(yīng)用越來越彰顯其優(yōu)勢，是一種規(guī)模大到在獲取、存儲、管理、分析方面超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低四大特征。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對這些含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。從技術(shù)上看，國內(nèi)商業(yè)銀行的大數(shù)據(jù)應(yīng)用依托云計算的分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫、云存儲、虛擬化技術(shù)，有利于提升電子檔案數(shù)據(jù)的利用價值，并解決檔案存儲空間問題。

三、相關(guān)建議

（一）建立電子檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)電子檔案管理規(guī)范化

為確保國庫會計檔案電子化管理有章可循，應(yīng)加快建立電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，明確管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。針對國庫會計檔案管理量大、種類繁多、紙質(zhì)和電子信息并存的特點，從檔案管理工作機(jī)制、安全保密管理、電子化管理等各個環(huán)節(jié)制訂詳盡規(guī)章制度，促進(jìn)國庫會計檔案電子管理精細(xì)化、規(guī)范化。

（二）開發(fā)一體化系統(tǒng)，加快實現(xiàn)檔案電子化管理

1.建議開發(fā)統(tǒng)一的集數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)處理、事后監(jiān)督和檔案管理于一體的系統(tǒng)，實現(xiàn)各級國庫業(yè)務(wù)事前監(jiān)督、事中控制、事后監(jiān)督、檔案管理流水線處理。國庫業(yè)務(wù)處理完畢后，系統(tǒng)針對不同的會計資料，采取不同的策略形成電子檔案。對于紙質(zhì)的會計資料，通過掃描進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)采集，形成影像資料，與系統(tǒng)中業(yè)務(wù)信息進(jìn)行勾兌匹配后形成電子檔案;對于已實現(xiàn)電子化處理的業(yè)務(wù)、系統(tǒng)生成的各項賬表、登記簿等，可通過系統(tǒng)自身的存儲功能形成電子檔案，經(jīng)事后監(jiān)督系統(tǒng)監(jiān)督無誤后，傳輸至檔案系統(tǒng)管理。

2.實現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一存儲、分級調(diào)閱。各級國庫的電子檔案統(tǒng)一存儲于總行服務(wù)器，各級國庫依照權(quán)限對檔案進(jìn)行調(diào)閱。而紙質(zhì)的會計檔案則根據(jù)各地檔案部門的實際情況，選擇自行保管或上級主管部門統(tǒng)一保管。

（三）加大各項資源投入，為電子檔案管理提供保障

要重視檔案管理人員培養(yǎng)，提高其思想認(rèn)識及管理水平?；A(chǔ)設(shè)施的投入也要加大，如采購高速掃描儀器，將紙質(zhì)會計資料影像化;采用可擴(kuò)展的存儲空間、虛擬化等技術(shù)，保障電子檔案保存10年、30年或永久保存，為電子檔案管理提供保障。

（四）運(yùn)用大數(shù)據(jù)平臺，充分利用電子檔案數(shù)據(jù)

國庫業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)體量大、類型多，充分掌握當(dāng)前科技發(fā)展趨勢，運(yùn)用云計算的分布式處理、分布式數(shù)據(jù)庫、云存儲、虛擬化技術(shù)等最新科技手段，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)流的實時監(jiān)測，加大對國庫電子檔案數(shù)據(jù)的分析與利用，提高各項業(yè)務(wù)工作的針對性和有效性，為國庫統(tǒng)計分析、監(jiān)督檢查等工作提供可視化的成果展示，提升國庫工作的實踐價值。

綜上所述，在信息化背景下，需從制度建設(shè)、一體化系統(tǒng)開發(fā)、充分利用大數(shù)據(jù)平臺對電子檔案數(shù)據(jù)的利用等方面，實現(xiàn)對人民銀行國庫會計電子化管理。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國人民銀行南寧中心支行