互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)及對策

劉燕軍

【摘? 要】企業(yè)的發(fā)展與壯大離不開社會主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和企業(yè)經(jīng)營管理的改革與創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足企業(yè)現(xiàn)代管理的需求。同時，互聯(lián)網(wǎng)+時代的日益進(jìn)步和深度應(yīng)用改善了企業(yè)的經(jīng)營與管理水平，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化并挖掘檔案信息價值，對企業(yè)的發(fā)展尤為重要。文章在分析企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化手段，探討了優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的有效路徑。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+時代;企業(yè)檔案管理;難點(diǎn);對策

1企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義

企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐與經(jīng)營管理中，真實(shí)具體反映企業(yè)的實(shí)際狀況，更多的需要企業(yè)檔案資料的支持，對于企業(yè)檔案來講不僅是一份簡單的資料，其作為企業(yè)資源重要的組成部分，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供重要的依據(jù)。檔案的良好性主要表現(xiàn)在人力資源細(xì)節(jié)信息記錄完善，能夠使得企業(yè)根據(jù)這些檔案來對企業(yè)進(jìn)行良好的管理，例如員工職位調(diào)動等，保證企業(yè)能夠?qū)ο嚓P(guān)人才進(jìn)行合理地運(yùn)用，從而使得企業(yè)在未來得到更好的發(fā)展。良好的檔案管理還能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)相關(guān)知識以及技術(shù)的儲備，使得企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)以及機(jī)密文件得到有效管理，為企業(yè)未來良好發(fā)展提供保障。良好的企業(yè)檔案管理還能夠使得企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸增加風(fēng)險抵抗能力，在有相關(guān)法律糾紛過程中能夠有實(shí)際的證據(jù)，從而保證企業(yè)的合法權(quán)益?？偟膩碇v，良好的檔案管理能夠使得企業(yè)得到更好的發(fā)展，獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。

2互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的難點(diǎn)

2.1缺乏建立檔案管理信息化的意識

作為一個經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)將利潤最大化作為所有業(yè)務(wù)活動的終極追求。這也導(dǎo)致部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作產(chǎn)生偏見，認(rèn)為檔案管理不像生產(chǎn)、銷售或技術(shù)研發(fā)一樣可以直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此他們很少花費(fèi)精力關(guān)注檔案管理工作，更不會對檔案管理進(jìn)行投資。可以預(yù)見，隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，后續(xù)必然出現(xiàn)存檔設(shè)備過時、檔案管理人員短缺等問題，然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問題。此外，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理的重視及創(chuàng)新觀念，企業(yè)檔案管理人員意識不強(qiáng)也是制約檔案管理信息化水平提升的關(guān)鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理就是對信息進(jìn)行采集和整理，崗位可有可無，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理就是對紙質(zhì)資料的整理歸檔，既不熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)，更缺乏對檔案大數(shù)據(jù)支持企業(yè)經(jīng)營管理重要性的認(rèn)知。由于領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認(rèn)知，因此進(jìn)一步放緩了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程。

2.2管理模式不恰當(dāng)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)中管理模式的選擇很重要，不同類型、不同生產(chǎn)結(jié)構(gòu)的企業(yè)選取的管理模式是不同的。有很多企業(yè)盲目跟風(fēng)，并沒有考慮企業(yè)自身的特征，使得最終檔案信息化建設(shè)存在很多的安全隱患。在信息化的數(shù)字檔案中，載體與信息是相互分離的，這雖然提升了編輯修改的便捷性，但卻增加了檔案信息的安全隱患，數(shù)據(jù)信息很容易被篡改，并且很難查出來是誰篡改的，很容易為不法分子提供便捷，很難保證信息的安全可靠性。管理模式的錯誤選擇使得檔案信息的安全性受到威脅，甚至可能使企業(yè)的重要信息數(shù)據(jù)外泄，阻礙了企業(yè)的全面平穩(wěn)發(fā)展。

2.3企業(yè)檔案數(shù)字化率不足

大數(shù)據(jù)時代首先應(yīng)以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，形成數(shù)據(jù)庫再進(jìn)行挖掘、分析。但是，在企業(yè)檔案資源質(zhì)量層次上還不一致，影響因素主要有：企業(yè)整合信息資源時向各專業(yè)進(jìn)行收集，豐富了檔案種類，但增加了有效資源的篩選工作量，降低了檔案質(zhì)量;再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應(yīng)增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質(zhì)量是一個需要關(guān)注的問題。

3互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理對策

3.1提升檔案管理人員自身素質(zhì)，培養(yǎng)并強(qiáng)化檔案管理人員信息化意識

現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于緩解人才缺乏的問題，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)要從源頭，即加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)著手解決。具體可從以下幾個方面進(jìn)行改進(jìn)：一是增強(qiáng)企業(yè)管理層和檔案管理人員的信息化意識。企業(yè)管理層要充分認(rèn)識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)的基石，因此企業(yè)要引進(jìn)一批計算機(jī)水平高、熟悉檔案信息技術(shù)的專業(yè)人才。要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，只有具備了較好的意識，檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時，要充分考慮人員后續(xù)的崗位適應(yīng)性及軟件系統(tǒng)應(yīng)用等問題，要根據(jù)檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設(shè)一支與企業(yè)轉(zhuǎn)型升級相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理信息化人才隊(duì)伍，有必要為此類人力資源提供優(yōu)良的條件。三是加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。企業(yè)可以根據(jù)自身需求和信息化技術(shù)更新發(fā)展?fàn)顩r，定期舉辦信息化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)班，平時也可以發(fā)送各種檔案管理信息化技術(shù)和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學(xué)習(xí)和借鑒，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計算機(jī)的能力，提升管理人員學(xué)習(xí)的積極性，鼓勵他們積極參加企業(yè)舉辦的信息教育培訓(xùn)，增強(qiáng)自身對檔案安全保護(hù)意識，并不斷提高專業(yè)知識水平和工作效率。

3.2科學(xué)構(gòu)建一體化的管理體系

為了更好地保證企業(yè)檔案信息的正確和流通，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的準(zhǔn)時精確，提升檔案內(nèi)容的完整性，企業(yè)有必要構(gòu)建一體化的檔案管理系統(tǒng)。首先要重視檔案管理平臺的信息化建設(shè)，有移動互聯(lián)網(wǎng)的加持，平臺的建設(shè)會簡單很多，平臺建立的準(zhǔn)則除了便捷性、統(tǒng)一性之外，還要重點(diǎn)關(guān)注安全性，信息的安全性是企業(yè)建設(shè)信息化平臺的基本要求。平臺的建立能夠很大程度解決軟件的不兼容問題，保證各個部門信息傳輸?shù)南嗤ㄐ院陀行?，一體化管理體系平臺的建立能夠?qū)崿F(xiàn)檔案處理的及時性，規(guī)范檔案信息處理的流程，員工也可以通過平臺來進(jìn)行監(jiān)督，保證工作的積極性。

3.3檔案信息數(shù)字化發(fā)展

檔案信息數(shù)字化是檔案發(fā)展的重要一步，是檔案資源從紙面到流動起來的數(shù)據(jù)的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度，實(shí)現(xiàn)檔案資源收、管、用全過程的規(guī)范管理，讓信息化與工業(yè)化兩化融合在檔案工作中充分實(shí)現(xiàn)。建立數(shù)據(jù)定向開放，有序利用，安全保存等方面的制度，促進(jìn)檔案信息資源的共享利用，真正讓企業(yè)收集有用的資源、充分利用需要的資源。

結(jié)束語

總之，在移動互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的常態(tài)，檔案信息對于一個企業(yè)來說十分重要，因此信息化建設(shè)的時候每一個環(huán)節(jié)都要仔細(xì)推敲，確保將每一個問題都扼殺在萌芽中。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時候要注重過程中出現(xiàn)的問題，尋求最合理的方法解決問題，保證檔案信息在收集、存檔、傳輸、歸檔、查詢等各個環(huán)節(jié)都處于安全便捷的條件下。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，企業(yè)就必須不斷提升自己的信息技術(shù)水平，提升信息建設(shè)的速度，提升數(shù)據(jù)使用的效率，只有打好這些基礎(chǔ)才能最大化地保證檔案信息的安全，高效利用，從而從根本上提升企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)健康發(fā)展。

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