流程化管理 信息化控制

徐怡旻 劉剛

摘 要：近年來(lái)內(nèi)部控制、業(yè)財(cái)融合、財(cái)務(wù)信息化成為會(huì)計(jì)界的熱點(diǎn)問(wèn)題，如何建設(shè)學(xué)校的內(nèi)部控制體系？如何將學(xué)校內(nèi)部控制流程貫穿于學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息化管理系統(tǒng)中？構(gòu)建一個(gè)怎樣的基于內(nèi)部控制體系的財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化平臺(tái)？針對(duì)以上問(wèn)題，以山東某高職院校為例，詳細(xì)介紹了該校內(nèi)控信息化建設(shè)的做法、步驟及經(jīng)驗(yàn)，以期為進(jìn)一步提高高校財(cái)務(wù)信息化管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制? 高職? 財(cái)務(wù)信息化? 業(yè)財(cái)融合

一、項(xiàng)目建設(shè)背景

2014年，財(cái)政部下發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，規(guī)范要求在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作。2016年教育部也出臺(tái)了配套的《高等學(xué)校內(nèi)部控制指南（試行）》，自此高等學(xué)校內(nèi)部控制建設(shè)開(kāi)始推行，指南要求高等學(xué)校建立一套合理、完善、有效的內(nèi)部控制體系，以此規(guī)范學(xué)校日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效，財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整等。

二、學(xué)校的現(xiàn)狀分析

利用SWOT分析法，結(jié)合行政事業(yè)單位內(nèi)部控制要求，對(duì)學(xué)校目前的運(yùn)行管理及財(cái)務(wù)信息化建設(shè)情況進(jìn)行分析，找出了自身的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。

（一）優(yōu)勢(shì)

1、領(lǐng)導(dǎo)重視，各項(xiàng)制度較為健全，執(zhí)行效果好

學(xué)校不斷完善以學(xué)院章程為核心的內(nèi)部管理體制和運(yùn)行機(jī)制體系。按照“科學(xué)、規(guī)范、可操作性強(qiáng)”的原則，全面開(kāi)展規(guī)章制度檢查和清理工作。明確學(xué)院管理過(guò)程中的各種責(zé)權(quán)利關(guān)系，形成健全、規(guī)范、統(tǒng)一的制度體系。

2、校內(nèi)預(yù)算以業(yè)務(wù)事項(xiàng)為預(yù)算項(xiàng)目，達(dá)到財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)深度融合，有利于內(nèi)部控制向業(yè)務(wù)事項(xiàng)的延伸

學(xué)校從2007年開(kāi)始推行二級(jí)預(yù)算管理，期間進(jìn)行了數(shù)次的改進(jìn)和完善，目前形成以業(yè)務(wù)事項(xiàng)為主線的校內(nèi)預(yù)算管理模式。學(xué)校所有預(yù)算資金都有業(yè)務(wù)事項(xiàng)作為載體，每個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)都有財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)作為保障，財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)與實(shí)際業(yè)務(wù)相對(duì)應(yīng)，有明確的功能用途和經(jīng)濟(jì)用途，使得業(yè)務(wù)更具有可執(zhí)行性。

（二）劣勢(shì)

1、 信息系統(tǒng)缺項(xiàng)，不能涵蓋業(yè)務(wù)流程管理的全周期

多年來(lái)，學(xué)校一直很重視信息化建設(shè)，各個(gè)部門(mén)也都有各自的信息化管理系統(tǒng)。但從高校內(nèi)部控制建設(shè)的視角出發(fā)，我們的信息系統(tǒng)存在缺項(xiàng)，不能涵蓋業(yè)務(wù)流程管理的整個(gè)周期。

比如學(xué)校雖然建立了財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、政府采購(gòu)管理系統(tǒng)，但是按內(nèi)部控制的要求，資產(chǎn)管理系統(tǒng)之前缺少合同管理系統(tǒng);會(huì)計(jì)核算管理系統(tǒng)之后缺少預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)等，諸如此類(lèi)系統(tǒng)的缺失，使學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制存在管理缺項(xiàng)，增加了管理風(fēng)險(xiǎn)。

2、系統(tǒng)之間各自為政，缺乏數(shù)據(jù)的交互共享

學(xué)校各部門(mén)信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，各系統(tǒng)之間缺少必要的對(duì)接和數(shù)據(jù)交互。比如政府采購(gòu)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，致使采購(gòu)經(jīng)費(fèi)資金來(lái)源控制不嚴(yán)。財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算管理系統(tǒng)無(wú)聯(lián)系，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行信息滯后，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高。

（三）機(jī)遇

2016年6月，財(cái)政部發(fā)布《管理會(huì)計(jì)基本指引》明確提出了管理會(huì)計(jì)應(yīng)嵌入單位相關(guān)領(lǐng)域、層次、環(huán)節(jié)，以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，利用管理會(huì)計(jì)工具和方法，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)有機(jī)融合。由此可以得出“業(yè)財(cái)融合”，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的必然選擇。

（四）挑戰(zhàn)

目前“業(yè)財(cái)融合”模式?jīng)]有范本，處于探索期。

三、項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)及實(shí)施步驟

基于上述情況，學(xué)校確定啟動(dòng)“以業(yè)財(cái)融合”為目標(biāo)的業(yè)財(cái)一體化財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化平臺(tái)建設(shè)。

該項(xiàng)目立足“管控前移、流程融合、信息共享”理念，通過(guò)科學(xué)的管控手段對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等管理流程進(jìn)行重新構(gòu)建，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的流程化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，使學(xué)校業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，數(shù)出一門(mén)、數(shù)據(jù)共享，達(dá)到內(nèi)部控制的目的，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督管控職能，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過(guò)程閉環(huán)管理目標(biāo)，提升工作效率、提高學(xué)校管理水平。

項(xiàng)目按“整體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，分成三個(gè)建設(shè)階段，第一階段為“內(nèi)控體系建設(shè)”階段，第二階段為“內(nèi)控信息化”階段。第三階段為“業(yè)財(cái)一體化”階段。

四、項(xiàng)目建設(shè)情況

（一）內(nèi)控體系建設(shè)階段

為確保《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》的順利實(shí)施，學(xué)校以“領(lǐng)導(dǎo)干部熟悉內(nèi)控、一般干部理解內(nèi)控、紀(jì)檢監(jiān)察掌握內(nèi)控”為目標(biāo)，深入開(kāi)展內(nèi)部控制體制機(jī)制建設(shè)宣傳教育。成立內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組及工作機(jī)構(gòu)，以問(wèn)題為導(dǎo)向?qū)挝粚用?、業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制工作進(jìn)行有針對(duì)性、實(shí)效性的摸底調(diào)查，對(duì)單位未涉及或缺失的制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，按預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)、基建業(yè)務(wù)六大模塊進(jìn)行梳理，編制相應(yīng)流程圖，編寫(xiě)整理流程說(shuō)明以及詳細(xì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)說(shuō)明，規(guī)范單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

內(nèi)部控制體系的建設(shè)為學(xué)校下一步財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化建設(shè)打下了很好的基礎(chǔ)。

（二）內(nèi)控信息化建設(shè)階段

學(xué)校啟動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，編制財(cái)務(wù)內(nèi)控管理系統(tǒng)方案，建立基礎(chǔ)信息庫(kù)，確定輔助核算項(xiàng)目、各類(lèi)人員權(quán)限、進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化，將內(nèi)部控制流程植入財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)。收費(fèi)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、預(yù)算編報(bào)、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)、會(huì)計(jì)核算均已上線運(yùn)行。系統(tǒng)上線后，大大提高了工作效率和財(cái)務(wù)服務(wù)水平，取得的成效主要有：

1、預(yù)算管理方面

系統(tǒng)上線之前，校內(nèi)預(yù)算編制、執(zhí)行全部依靠財(cái)務(wù)人員手工完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量大。二是由于預(yù)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)各自獨(dú)立，財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況反饋不及時(shí)。三是財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行績(jī)效考核缺乏量化分析依據(jù)，由于財(cái)務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)自身功能限制，業(yè)務(wù)事項(xiàng)不能細(xì)明記錄，與核算系統(tǒng)對(duì)賬產(chǎn)生困難，使得財(cái)務(wù)預(yù)算管理的績(jī)效考核缺乏有力的數(shù)據(jù)支撐。

系統(tǒng)上線后，預(yù)算編報(bào)模塊，支持N上N下的上報(bào)模式，使財(cái)務(wù)人員從大量的匯總數(shù)據(jù)中解脫出來(lái)，提高了工作效率。二是經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)模塊間數(shù)據(jù)傳遞，強(qiáng)化財(cái)務(wù)預(yù)算管理與會(huì)計(jì)核算的聯(lián)系，預(yù)算執(zhí)行反饋更加及時(shí)。

2、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)方面

系統(tǒng)上線前，經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)和報(bào)銷(xiāo)全部線下完成，報(bào)銷(xiāo)人員整日奔波在找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字的路上，辦事效率極低。

系統(tǒng)上線后，經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)全部線上完成，通過(guò)智能化處理，讓教職員工體驗(yàn)自助式的服務(wù)，避免重復(fù)工作，解決了報(bào)賬難、報(bào)賬慢的問(wèn)題。

3、各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)資金支出查詢方面

系統(tǒng)上線前，對(duì)于各類(lèi)項(xiàng)目資金驗(yàn)收工作財(cái)務(wù)部門(mén)要有專(zhuān)人去負(fù)責(zé)原始單據(jù)的查找和復(fù)印，牽扯了財(cái)務(wù)人員大量時(shí)間和精力。

系統(tǒng)上線后，原始發(fā)票以電子附件的形式上傳系統(tǒng)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在系統(tǒng)中查詢到該項(xiàng)目的所有支出及所屬附件，并可自行打印，大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量。

4、精細(xì)化管理、成本管理方面

多年來(lái)學(xué)校一直以業(yè)務(wù)事項(xiàng)為校內(nèi)預(yù)算項(xiàng)目，但是由于學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)各自獨(dú)立，以業(yè)務(wù)事項(xiàng)為主線的預(yù)算無(wú)法與會(huì)計(jì)科目形成一對(duì)一的對(duì)應(yīng)，成為預(yù)算實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)融合”的最大瓶頸，無(wú)法發(fā)揮這種預(yù)算模式的優(yōu)勢(shì)。

系統(tǒng)上線后，財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)核算實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫對(duì)接，為我們探索“業(yè)財(cái)融合”模式下的財(cái)務(wù)管理提供了很大空間，以分專(zhuān)業(yè)生均培養(yǎng)成本為例，對(duì)于二級(jí)學(xué)院自己的預(yù)算支出，我們可以通過(guò)各專(zhuān)業(yè)學(xué)生人數(shù)、教師人數(shù)、教師課時(shí)量，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)耗材領(lǐng)用量等計(jì)算出各專(zhuān)業(yè)直接費(fèi)用，對(duì)于行政管理部門(mén)、后勤保障部門(mén)形成的間接費(fèi)用，我們可以分析其成本動(dòng)因，按成本動(dòng)因?qū)⒏黝?lèi)間接費(fèi)用歸集到各專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)成本中，最后除以本專(zhuān)業(yè)學(xué)生人數(shù)，得出本專(zhuān)業(yè)生均培養(yǎng)成本。

（三）“業(yè)財(cái)一體化”階段

學(xué)校OA辦公、人事、學(xué)生、教務(wù)、資產(chǎn)等系統(tǒng)與財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化平臺(tái)對(duì)接，將學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制功能嵌入“業(yè)財(cái)一體化”平臺(tái)?？蓪?shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)控與全面評(píng)估。該平臺(tái)的建設(shè)，打通了學(xué)校原有系統(tǒng)之間的障礙，提高了原有系統(tǒng)之間的協(xié)同能力，將財(cái)務(wù)活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)產(chǎn)生的關(guān)鍵信息集于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)具有了管理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提升數(shù)據(jù)價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)反映業(yè)務(wù)并推動(dòng)業(yè)務(wù)改善，業(yè)務(wù)及時(shí)自我糾偏并實(shí)時(shí)反饋到財(cái)務(wù)，從而有效提高學(xué)校各職能部門(mén)的整體協(xié)同性，不斷提高學(xué)校運(yùn)行效率和效果。

五、項(xiàng)目建設(shè)中的體會(huì)

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是信息化建設(shè)的有力保障

內(nèi)部控制是“一把手”工程，財(cái)務(wù)內(nèi)控信息化建設(shè)更要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。

（二）結(jié)合實(shí)際，扎實(shí)推進(jìn)是信息化建設(shè)的根本

不論是內(nèi)控體系的建設(shè)還是財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)，都要立足自身情況并結(jié)合先進(jìn)的管理理念，理論與實(shí)際相結(jié)合，避免生搬硬套，使設(shè)計(jì)的流程、采用的管理模式具有較強(qiáng)的操作性，便于落地實(shí)施。

（三）建全制度，規(guī)范流程，是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”這句古語(yǔ)充分說(shuō)明了規(guī)范的重要性，缺乏明確的規(guī)章、制度、流程，再先進(jìn)的信息化手段也達(dá)不到提高管理水平的目的。

（四）做好項(xiàng)目實(shí)施的事前預(yù)案，保證項(xiàng)目有效施實(shí)

編寫(xiě)《學(xué)院財(cái)務(wù)信息化操作手冊(cè)》明確了各類(lèi)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、審核人的職責(zé)、權(quán)限，對(duì)各類(lèi)具體業(yè)務(wù)需上傳的附件、各審核人應(yīng)審核的事項(xiàng)做了詳細(xì)描述，具有很強(qiáng)的可操作性。為財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目順利實(shí)施提供了有力保證。

參考文獻(xiàn)

[1]周艷娥.業(yè)財(cái)融合助推高校財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的路徑探討[J].欽州學(xué)院學(xué)報(bào)，2018.

[2]彭威.基于內(nèi)控視角的高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息化平臺(tái)研究[J].會(huì)計(jì)之友，2018.