高校信息化項目管理的困境與對策

唐海 湯夢姣 王珍

摘要：高校信息化項目管理作為一種規(guī)范信息化項目建設的手段，已經(jīng)成為高校信息化路徑上不可或缺的一環(huán)。在信息化項目進行過程中，項目管理影響著信息系統(tǒng)應用效果與實際需求之間的差距。該文主要從高校信息化項目管理工作中出現(xiàn)的問題出發(fā)，論述了高校信息化項目管理應轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)載體，重視項目實施過程，構(gòu)建平臺項目管理形式，從而提高高校信息化項目管理水平。

關(guān)鍵詞：高校信息化;項目管理;困境;對策

中圖分類號： TP315 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）25-0234-02

信息化項目管理一直是高校信息化工作的重要內(nèi)容，它貫穿于業(yè)務系統(tǒng)從需求到驗收的整個過程，與業(yè)務系統(tǒng)的應用效果密切相關(guān)，也對規(guī)范信息化建設秩序和把控業(yè)務系統(tǒng)質(zhì)量至關(guān)重要。因此，需要探討高校信息化項目管理中出現(xiàn)問題的原因，并針對性地分析解決辦法，有序推進信息化項目管理工作，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)質(zhì)量的提升。

1高校信息化項目管理存在的具體困難

1.1 高校信息化項目管理的載體過于傳統(tǒng)

眾所周知，我國提倡節(jié)約人力物力資源，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料對比電子資料會消耗大量的紙張，且紙質(zhì)資料時間越久保存難度越大，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳遞不利于教師群體提升信息化知識水平，因此紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料是必然趨勢。長期以來紙質(zhì)資料還暴露出簽字耗時長的缺點，需要集體簽字的文件，往返幾趟才能簽批完整，且有流程卡殼延期風險，主管領(lǐng)導因公出差，整個項目須停滯來等待領(lǐng)導簽批。除了流程方面不利于效率的提高，項目結(jié)束后堆積的紙質(zhì)資料使得查閱難度非常大，難以在高校之間交流共享紙質(zhì)項目資料。

高校缺少無紙化項目管理建設資金，缺乏政策性推手來鼓勵教師使用無紙化項目管理，管理制度無適應性配套，資料檔案查閱費事費力，人員涉及廣泛，業(yè)務系統(tǒng)越多項目情況越復雜，教師信息化知識水平參差不齊，尤其年齡越大越不熟練，對無紙化項目管理存在畏難情緒，無專業(yè)的技術(shù)人員支撐，使得高校信息化項目管理難以轉(zhuǎn)變載體。

1.2 高校信息化項目管理對實施過程不重視

信息化項目的管理通常是采取一定的方式和途徑減小中標的系統(tǒng)與實際需求之間的差距，盡可能得到廠商個性化的支持，滿足業(yè)務使用要求。領(lǐng)導因缺乏需求而對實施過程全程不關(guān)注，主觀認為招標得到的業(yè)務系統(tǒng)已經(jīng)無法改變，造成業(yè)務系統(tǒng)體驗感很差，最終導致業(yè)務系統(tǒng)無人愿意使用。業(yè)務系統(tǒng)體驗感的提升需要雙方付出努力，一個互動頻繁且有效的項目實施過程對業(yè)務系統(tǒng)效果和最終達成會形成積極影響。

項目實施是信息化項目管理的重要環(huán)節(jié)，長期以來，招投標決定業(yè)務系統(tǒng)與業(yè)務需求的總體契合度，其呈現(xiàn)形式為中標分數(shù)，也就是說中標分數(shù)的高低影響總體契合度的高低。這種運行模式中，中標后業(yè)務系統(tǒng)的實施目標處于一個不明確的狀態(tài)：廠商不清楚高校的實際運行需求，高校不熟悉業(yè)務系統(tǒng)需如何改造。作為廠商，投入的人力、物力越少越有利于成本控制，廠商與高校實施期間合作的積極性受到影響，很難保證業(yè)務系統(tǒng)與實際需求的總體契合度得到有效提高;作為高校，由于開發(fā)技術(shù)力量薄弱，整個實施過程所表達的需求無法一步到位，需要廠商多次修改完善，不但容易遺漏弱需求，流失廠商的人力成本，也使廠商與高校的合作提前超出預期成本導致互動僵化，很難保證最終業(yè)務系統(tǒng)運行成果。

1.3 高校信息化項目管理中流程節(jié)點陳舊

在高校信息化建設中，信息化項目管理流程十年不變，由于人員變動以及時間流逝，存在很多流程的設置目的模糊，不能適應快速發(fā)展的信息化水平，這使很多項目管理流程節(jié)點成為阻礙信息化水平發(fā)展的瓶頸。

不同信息化素質(zhì)層次的管理人員對流程有不同角度的理解，某些陳舊的流程節(jié)點會產(chǎn)生歧義，這使信息化項目管理更加困難。對信息化項目流程的管理流于形式，需求收集停留于表面，缺乏專業(yè)信息化的深度分析，需求文檔描述過于敷衍，細節(jié)問題被忽略，缺少階段性專家驗收，都會導致業(yè)務系統(tǒng)達不到預期使用效果。

高校信息化是一個長期的過程，期間調(diào)用流程變更程序，必須嚴格按照變更后流程操作，沒有一個有效的變更管理制度，項目管理流程變更程序缺失或無作用，導致項目管理松散不規(guī)范，無法避免流程節(jié)點陳舊問題。另一方面，高校信息化項目管理流程缺少全盤統(tǒng)戰(zhàn)視角，無法聯(lián)合業(yè)務部門共同研究信息化項目管理流程，單個問題不足以支撐節(jié)點改造，長時間運行造成業(yè)務部門與信息化項目管理思想出現(xiàn)偏差，信息化水平發(fā)展步伐停滯不前。

2高校信息化項目管理順利進行的相關(guān)措施

2.1 重視載體的轉(zhuǎn)換，提高項目管理效率

隨著全球資源戰(zhàn)略升級，社會對低碳節(jié)約紙張的要求不斷增強，國家對“數(shù)據(jù)多跑腿，人民少跑腿”的觀念更加重視，信息化管理更需要加強自身的信息化水平，，利用方便的電子資料傳承代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)資料，建立以紙質(zhì)資料為輔、電子資料為主的無紙化項目管理檔案。作為高校業(yè)務系統(tǒng)的項目管理者，需要提升信息化綜合素質(zhì)，重視將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換到電子平臺，并加強數(shù)據(jù)積累與有效數(shù)據(jù)整合，為高校之間信息化項目管理工作交流共享的開展打下基礎(chǔ)。

業(yè)務部門項目管理人員是實現(xiàn)無紙化項目管理的主要人員，也是信息化觀念的主要執(zhí)行者，應提高自身信息化素質(zhì)，熟悉信息化項目管理技術(shù)，擁有完成各項信息化項目管理工作的能力，定期進行信息化項目管理知識學習，建立一支無紙化管理隊伍。項目管理人員必須要按照信息化項目管理流程辦事， 嚴格執(zhí)行管理制度， 對于一些關(guān)于電子簽章和電子筆跡驗證的文件要驗證其有效性、合法性，同時高校應制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式， 制作表格或者擬定提交的電子文件規(guī)范。無紙化管理提供便利的同時，應注意缺少面對面交流帶來的溝通問題，制定相關(guān)協(xié)同管理制度。

2.2 重視項目實施過程，縮小系統(tǒng)與需求差距

面對參差不齊的廠商和業(yè)務系統(tǒng)，信息化項目管理需要縮小廠商提供的業(yè)務系統(tǒng)與高校實際業(yè)務需求之間的差距，配備專業(yè)技術(shù)人才深入業(yè)務操作，提出記錄在案的電子文本需求和預期達成目標，這樣才能夠使得項目順利驗收有據(jù)可查，使廠商與高校合作更為積極主動。

電子需求規(guī)范化管理，由項目管理人員發(fā)布需求，必須明確需求預期達成目標，展現(xiàn)需求急迫等級，指定對應廠商技術(shù)人員。建立廠商回應互動機制，做到有求必應，歸類處理，達到每一條需求都能落實到人，反饋實時進度，記錄下需求處理總時長、處理的方式方法，整合同類型需求問題并整理分類歸檔，制作可供模糊查詢的業(yè)務系統(tǒng)實施指南。

量化廠商技術(shù)支持時長，加強契約化合作驗收，為廠商減少驗收難、資金回籠難問題提供便捷通道。有問題未解決，高校以此為依據(jù)要求延時驗收;問題全部解決，廠商以此為支點要求驗收回款;項目產(chǎn)生了多少問題、問題解決了多少，雙方可一目了然，為高校和廠商呈現(xiàn)項目付出進而產(chǎn)生良性循環(huán)。

開放政策支持校外專家提供咨詢服務，以業(yè)務周期為驗收基點，建立階段性驗收流程、模塊化驗收形式，分步排查業(yè)務系統(tǒng)與業(yè)務需求之間的差距，全程通過信息化項目管理平臺記錄，信息不但透明且后期可查，為高校把好項目管理最后一道驗收關(guān)。

2.3 細化項目管理流程，構(gòu)建平臺項目管理形式

根據(jù)高?，F(xiàn)有紙質(zhì)流程，明晰流程節(jié)點層次功能，拆解細分至各個流程節(jié)點需要呈現(xiàn)的關(guān)鍵資料，明晰節(jié)點責任，與業(yè)務部門明確平臺管理目的，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)信息化項目管理效果的提升。作為信息化項目管理者，加強電子存檔意識，明確查漏補缺、環(huán)節(jié)精簡管理觀念，重視流程節(jié)點工作履行，為平臺項目管理工作的開展指明方向。

構(gòu)建項目管理良性的組織架構(gòu)，落實“誰使用誰實施、誰實施誰驗收”的原則，要求項目使用部門、重要使用人員參與項目實施、驗收管理，從業(yè)務使用口杜絕業(yè)務系統(tǒng)買進來卻不想用、不會用、不能用的問題，避免某些高校信息化部門引進業(yè)務系統(tǒng)后找不到使用部門的情況。

轉(zhuǎn)向無紙化平臺進行項目管理，使用部門與信息化部門細化管理職能，協(xié)同梳理高校內(nèi)項目管理關(guān)鍵節(jié)點，落實各節(jié)點實施人、責任人。各類資料按職能梳理、上傳、存檔，建立資料審核流程、資料抽查制度、變更制度，規(guī)范各種信息的填寫要求，能夠還原項目實施的關(guān)鍵節(jié)點，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)項目管理資料齊全且完善。

3結(jié)束語

總的來講，加強高校信息化項目管理中相關(guān)問題的研究，能夠為提高業(yè)務系統(tǒng)的質(zhì)量以及個性化契合程度提供有力支撐，最大程度地保證信息化實施過程的資料和工作量被完整地記錄。信息化部門與使用部門共同梳理，推進無紙化項目管理平臺完善，使項目管理平臺成為信息化項目的重要載體，成為高校信息化的線上交流橋梁，從而縮短高校信息化水平差距，快速推動高校信息化進程。

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