關(guān)于醫(yī)院檔案歸檔管理要點(diǎn)的探討

鄭輕舟

摘要：醫(yī)院的檔案歸檔管理包含了各種工作內(nèi)容，如醫(yī)院科研檔案、財(cái)務(wù)檔案以及醫(yī)院病患病歷的收集整理、歸納保存等工作，醫(yī)院檔案資料不僅見證了醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時(shí)也是影響醫(yī)院持續(xù)建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵因素。目前來看，有些醫(yī)院的檔案歸檔仍存在一些不容忽視的問題，嚴(yán)重導(dǎo)致了醫(yī)院檔案歸檔分類的工作效率大大降低。針對(duì)這一現(xiàn)象，本文結(jié)合實(shí)際工作，針對(duì)醫(yī)院檔案歸檔管理工作的要點(diǎn)進(jìn)行分析和探討，提出幾點(diǎn)相關(guān)策略，以便為各位醫(yī)院同仁提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案歸檔;管理要點(diǎn)

醫(yī)院檔案包含了眾多檔案種類，如醫(yī)院科研檔案、財(cái)務(wù)檔案以及醫(yī)院病患的病歷、文書檔案等，這些醫(yī)院檔案是見證醫(yī)院發(fā)展歷程的資料信息，同時(shí)也為醫(yī)院今后發(fā)展的戰(zhàn)略決策提供了良好的信息支持[1]。但是目前，仍有一些問題在影響著醫(yī)院檔案歸檔工作的順利開展，這些問題導(dǎo)致了醫(yī)院檔案歸檔分類管理效率大大的降低，同時(shí)在收集和整理醫(yī)院文件時(shí)還出現(xiàn)了各種不利于醫(yī)院發(fā)展的情況。因此，醫(yī)院要想持續(xù)發(fā)展，就需要檔案管理工作人員對(duì)傳統(tǒng)的檔案歸檔管理工作進(jìn)行完善，為醫(yī)院的發(fā)展打下穩(wěn)固的根基。

一、醫(yī)院檔案歸檔管理的現(xiàn)狀及問題

（一）科研檔案，歸檔效率低

每年醫(yī)院都會(huì)開展大量的醫(yī)學(xué)科研工作，生產(chǎn)了較多的科研成果，以及學(xué)術(shù)論文、醫(yī)療書籍等資料，當(dāng)中也包含了例如經(jīng)國(guó)家批準(zhǔn)的臨床研究項(xiàng)目等重要檔案資料，這些研究課題普遍都要經(jīng)歷數(shù)年，才能完成從開展研究工作到成功立項(xiàng)，這就導(dǎo)致在研究課題過程中會(huì)有數(shù)量巨大的研究檔案信息形成。但是，這些課題檔案資料往往都會(huì)在科研人員或科研部門的手中進(jìn)行保存，因此，在對(duì)科研檔案進(jìn)行收集整理時(shí)就面臨了困難，大大降低了醫(yī)院檔案歸檔分類管理的工作效率。

（二）設(shè)備檔案，信息不齊全

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院資產(chǎn)中最為重要的固定資產(chǎn)。如今，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)正在不斷的迅猛發(fā)展，各地醫(yī)院為了使自身具備強(qiáng)大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，開始不斷的添置較為先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，這就產(chǎn)生了各種醫(yī)療設(shè)備購買申請(qǐng)、設(shè)備安裝資料、維修養(yǎng)護(hù)報(bào)告、性能檢測(cè)報(bào)告等數(shù)量較大的醫(yī)療設(shè)備檔案信息。其次，部分醫(yī)療設(shè)備管理部門出于種種原因，在設(shè)備管理人員對(duì)這些檔案進(jìn)行處理時(shí)，并沒有及時(shí)把這些設(shè)備信息移交給醫(yī)院檔案管理部門，就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備檔案信息發(fā)生丟失或損壞等各種情況，對(duì)醫(yī)院檔案歸檔管理工作產(chǎn)生了較大的負(fù)面影響[2]。

（三）電子檔案，管理不完善

隨著信息化科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案歸檔管理部門相應(yīng)的開展了檔案信息化管理，產(chǎn)生了大量的電子檔案。但是由于醫(yī)院的檔案管理部門仍有一部分年齡較大的管理工作人員，對(duì)信息化管理技術(shù)掌握不夠熟料，以及受到傳統(tǒng)檔案模式的影響，導(dǎo)致了對(duì)檔案“重紙質(zhì)，輕電子”的情況發(fā)生。同時(shí)，由于醫(yī)院對(duì)檔案歸檔管理制度不完善，從而忽視了醫(yī)院內(nèi)部傳閱的表格、公文等電子檔案信息，甚至還有一部分地方醫(yī)院并沒有開設(shè)專門的檔案歸檔管理部門。

二、醫(yī)院檔案歸檔管理的重要性

（一）提升醫(yī)院管理效率

在醫(yī)院長(zhǎng)久的發(fā)展歷程中，檔案歸檔管理是極其重要的工作環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院檔案歸檔管理包含了醫(yī)院各種檔案資料，如：人力資源、設(shè)備檔案等[3]。其中，占據(jù)重要地位的是人力資源，這是醫(yī)院保證持續(xù)發(fā)展的重要核心;設(shè)備檔案是記錄醫(yī)院設(shè)備買賣、維護(hù)、使用情況的有效管理憑證;而患者檔案直接影響著醫(yī)護(hù)人員與患者間的關(guān)系。有效的開展檔案歸檔管理工作，是保障醫(yī)院綜合能力得以有效提升的重要基礎(chǔ)，通過檔案歸檔管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

（二）進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院正規(guī)發(fā)展

基于醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展歷程來看，醫(yī)院性質(zhì)與社會(huì)企業(yè)有異曲同工之處。因此，醫(yī)院為了實(shí)時(shí)掌握經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，實(shí)現(xiàn)利益最大化，也涉及了大量的財(cái)務(wù)審計(jì)、信息資料等。檔案歸檔能夠在醫(yī)院開展相關(guān)工作時(shí)，提供有利的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略策劃給予支持，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院正規(guī)化發(fā)展。因此，開展醫(yī)院檔案歸檔管理工作時(shí)，全體醫(yī)護(hù)人員需嚴(yán)格遵守相關(guān)管理制度，這將有效避免醫(yī)護(hù)人員發(fā)生工作失誤情況，并深入挖掘醫(yī)院發(fā)展過程中的各種問題。

（三）明晰醫(yī)院事件發(fā)展進(jìn)程

隨著我國(guó)社會(huì)的迅猛發(fā)展，推動(dòng)著信息加快傳播速度。近年來，逐漸形成了較為緊張的醫(yī)患關(guān)系，甚至頻頻發(fā)生各種醫(yī)患沖突事件，此類情況的發(fā)生，對(duì)醫(yī)院的良性發(fā)展來說，是極其嚴(yán)重的危害。開展有效的檔案歸案管理工作，是有效避免醫(yī)患沖突事件發(fā)生的重要途徑，將充分還原事件的本質(zhì)現(xiàn)象。同時(shí)，檔案歸案管理還能在一定程度上維護(hù)醫(yī)院的基本法律權(quán)益，保證全體醫(yī)護(hù)人員工作安全。例如，醫(yī)生與婦幼發(fā)生沖突事件時(shí)，婦幼資料管理將有效的為相關(guān)單位提供事件資料憑證，保證醫(yī)院事件的法律實(shí)效，保護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。

三、提高醫(yī)院檔案歸檔分類管理的效率對(duì)策

（一）創(chuàng)新歸檔手段，完善檔案歸檔管理規(guī)范

想要使醫(yī)院檔案歸檔工作效率得到有效的提高，科學(xué)合理的制定檔案管理制度是基礎(chǔ)的前提條件。對(duì)檔案歸檔面臨的各種問題及困難，要及時(shí)的進(jìn)行解決，對(duì)檔案收集整理、保存利用等各個(gè)環(huán)節(jié)制定較為完善的管理規(guī)范制度[4]。例如，對(duì)各種科研申請(qǐng)書、科研成果信息、各種合同、學(xué)術(shù)論文等檔案信息定制各種檔案資料盒，進(jìn)行統(tǒng)一存放，還要對(duì)各種檔案資料盒制作清晰的檔案目錄，方便日后的借閱查找。另外，醫(yī)院還要將歸檔管理工作分配給每一位管理人員，讓他們充分的了解到自身的崗位職責(zé)，以此來提高醫(yī)院檔案歸檔分類的管理工作效率。

醫(yī)院的檔案部門還要對(duì)本院當(dāng)前的科研實(shí)際水平進(jìn)行充分的分析，并以此分析結(jié)果作為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)代化管理理念，勇于創(chuàng)新、完善檔案歸檔管理方法。積極開展科研成果數(shù)字信息化管理方式，促使檔案信息查閱更加便捷、更加精準(zhǔn)。同時(shí)，使檔案歸檔分類管理從根本意義上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代智能化標(biāo)準(zhǔn)，徹底發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值。

（二）開展管理培訓(xùn)，提升檔案歸檔分類效率

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)本院的具體情況進(jìn)行實(shí)時(shí)研究和分析，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理部門的工作人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使他們擁有更先進(jìn)的檔案管理理念，促使管理人員能夠更加科學(xué)合理的對(duì)檔案進(jìn)行收集歸納、整理保存。另外，醫(yī)院在對(duì)檔案部門工作人員，以及醫(yī)務(wù)人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)，還可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案信息化管理技術(shù)人員，結(jié)合醫(yī)院不同的檔案資料，將系統(tǒng)化的檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)傳授給被培訓(xùn)人員，幫助他們形成良好的歸檔意識(shí)理念，促使檔案歸檔質(zhì)量有效提高。

（三）制定獎(jiǎng)懲制度，促使管理人員工作積極

為了使醫(yī)院檔案歸檔管理人員提高自主工作性，就需要對(duì)他們的工作動(dòng)機(jī)進(jìn)行徹底的激發(fā)，充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。醫(yī)院管理者可以定期針對(duì)檔案歸檔工作開展一些評(píng)優(yōu)活動(dòng)，對(duì)檔案歸檔工作中表現(xiàn)優(yōu)異并且能夠認(rèn)真對(duì)待工作崗位、謹(jǐn)遵崗位職責(zé)的管理人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，另外還可以將這些評(píng)優(yōu)結(jié)果作為他們晉升的考核依據(jù)。

醫(yī)院還可以在科研項(xiàng)目開啟之后，從科研經(jīng)費(fèi)中預(yù)留出部分資金，當(dāng)作是科研人員的檔案歸檔保證金，促使在科研項(xiàng)目結(jié)束之后，科研項(xiàng)目小組能夠主動(dòng)移交所有科研資料信息，幫助科研檔案歸檔工作能夠順利完成，否則保證金將不予歸還。通過提高醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的檔案歸檔意識(shí)，完善檔案歸檔獎(jiǎng)懲制度，不僅能以最快的速度完成檔案資源信息的歸檔分類工作，同時(shí)還能對(duì)所有醫(yī)務(wù)人員帶來緊迫感，使他們能夠?qū)︶t(yī)院檔案歸檔的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)[5]。

（四）規(guī)范管理制度，建設(shè)信息化的管理平臺(tái)

通過上述的文章內(nèi)容可以看出，運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔模式對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，會(huì)大大降低醫(yī)院檔案歸檔分類的工作效率，同時(shí)還會(huì)對(duì)檔案資料信息的精準(zhǔn)性帶來較為嚴(yán)重的影響。近年來，隨著迅猛發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)科技，醫(yī)院的檔案歸檔管理工作也務(wù)必要緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的腳步，對(duì)管理模式不斷創(chuàng)新。首先，醫(yī)院要加大檔案信息化管理的建設(shè)力度，投入資金購買計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)科技設(shè)備;其次，聘請(qǐng)專業(yè)信息技術(shù)人員針對(duì)醫(yī)院的具體情況設(shè)計(jì)檔案信息化管理軟件系統(tǒng)，使管理人員在操作軟件時(shí)更加系統(tǒng)化，確保在調(diào)閱檔案信息時(shí)準(zhǔn)確率更高，調(diào)取速度更快。

首先，醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化管理軟件系統(tǒng)時(shí)，還要對(duì)檔案部門的管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，要求廣大的檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的工作理念，摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔模式，使檔案信息化管理軟件系統(tǒng)充分發(fā)揮其實(shí)質(zhì)效用。其次，醫(yī)院還要規(guī)范檔案信息化管理制度，做到對(duì)收集來的檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換時(shí)不漏記，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)[6]。最后，醫(yī)院還要加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，做到不利用自身的職務(wù)便利，竊取或泄露科研成果、病患信息等資料，做到在檔案管理室不進(jìn)食、不吸煙、無明火，促使管理人員提高個(gè)人的綜合修養(yǎng)，更好的為提高醫(yī)院檔案歸檔分類的管理工作效率做出努力。

四、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院的整體管理工作中，檔案歸檔管理是極其重要的關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)，醫(yī)院的檔案歸檔管理人員要充分了解自己的崗位職責(zé)，努力做好自己的本職工作。醫(yī)院要想持續(xù)發(fā)展，就必須正確的認(rèn)識(shí)到檔案歸檔管理工作的重要性，利用各種管理手段來提高醫(yī)院檔案歸檔分類管理的工作效率，幫助醫(yī)院能夠穩(wěn)定、良性的不斷前進(jìn)。

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