企業(yè)檔案管理人員必備素質(zhì)探討

姜小媚

摘要：人事檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成部分。目前，國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)于檔案管理日益重視，檔案從業(yè)人員素質(zhì)也日益提升。隨著涉及檔案的各項(xiàng)法律法規(guī)日益完善，各類(lèi)涉及檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)日益體系化，各種高新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求也日益提升。本文從檔案管理人員的職責(zé)出發(fā)，分析目前國(guó)內(nèi)檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，提出了企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備的必要素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員;素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員是對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行綜合管理的一線(xiàn)人員，檔案管理人員的素養(yǎng)直接決定了企業(yè)人事檔案管理的水平和質(zhì)量。在正確認(rèn)知企業(yè)檔案管理人員的工作職責(zé)基礎(chǔ)上，通過(guò)一定的分析，明確檔案管理人員應(yīng)有的最基本素質(zhì)（必備素質(zhì)）或基本能力，對(duì)于有效選拔檔案管理工作人員，提高其綜合工作素養(yǎng)有著重要作用。

一、什么是企業(yè)檔案管理人員

本文所指企業(yè)檔案管理人員，特指在各類(lèi)公司、廠(chǎng)礦、金融投資機(jī)構(gòu)等企業(yè)單位中，負(fù)責(zé)員工人事檔案的接收、歸檔、轉(zhuǎn)移、轉(zhuǎn)接等具體工作的人員。企業(yè)人事檔案管理人員的工作特點(diǎn)與政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、高校、醫(yī)院等同類(lèi)型崗位略有不同。一是部分企業(yè)單位（特別是民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)），無(wú)人事檔案管理權(quán)限，其檔案管理人員的主要工作內(nèi)容是與人才中心等專(zhuān)業(yè)管理機(jī)構(gòu)（或外包機(jī)構(gòu)）對(duì)接，不負(fù)責(zé)具體檔案管理事宜;二是部分企業(yè)單位（主要是歷史較久的國(guó)營(yíng)企業(yè)），具備人事檔案管理權(quán)限，設(shè)置有檔案室等專(zhuān)職機(jī)構(gòu)，但是人員往往兼職從事人事檔案管理工作，與政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等比較，專(zhuān)業(yè)程度較差。本文所討論的主要是具備人事檔案管理權(quán)限的企業(yè)中的人事檔案管理人員的必備素質(zhì)。

二、企業(yè)檔案管理人員的主要工作職能和重要作用

（一）企業(yè)檔案管理人員的主要工作職能

一是負(fù)責(zé)制度建設(shè)，協(xié)助公司主要領(lǐng)導(dǎo)或直接上級(jí)，建立符合各項(xiàng)法律規(guī)范的檔案管理制度。二是負(fù)責(zé)流程建設(shè)，根據(jù)檔案管理工作實(shí)務(wù)，結(jié)合公司本身實(shí)際，從檔案的接收、裝訂整理、檔案查閱等方面，建立公司部門(mén)之間、檔案管理部門(mén)內(nèi)部各崗位之間的較為標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。三是負(fù)責(zé)檔案室的管理，要根據(jù)檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，從軟件和硬件兩個(gè)方面入手，低成本高效率建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的檔案室，有效保管企業(yè)內(nèi)部員工人事檔案。四是負(fù)責(zé)檔案具體管理工作，包括員工檔案移交、審核檢查、整理統(tǒng)計(jì)等，要采用各種統(tǒng)計(jì)技術(shù)、信息系數(shù)和新設(shè)備，力求讓企業(yè)內(nèi)部檔案管理，達(dá)到規(guī)范有序的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要通過(guò)各類(lèi)檢索手段，讓員工檔案易于調(diào)取、提取數(shù)據(jù)，滿(mǎn)足公司人事決策的具體要求。五是檔案法律管理。檔案涉及個(gè)人隱私，檔案管理人員必須在法律范圍內(nèi)開(kāi)展檔案管理工作，嚴(yán)守《保密法》相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)守員工個(gè)人隱私，絕不泄密。

（二）檔案管理人員的重要作用

檔案管理工作在企業(yè)中有著十分重要的作用。首先，為經(jīng)營(yíng)和管理提供詳細(xì)的記錄依據(jù)。檔案是企業(yè)對(duì)內(nèi)部各個(gè)方面進(jìn)行的以文字、數(shù)據(jù)為主要表現(xiàn)形式的記錄資料，這些資料涵蓋范圍相對(duì)較廣，幾乎包括了企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的所有過(guò)程和細(xì)節(jié)，這能直接反映企業(yè)內(nèi)部控制和管理行為的具體情況，為經(jīng)營(yíng)決策提供真實(shí)、詳細(xì)的人事數(shù)據(jù)。其次，檔案管理可以加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人事管控。通過(guò)檔案審核和檔案信息更新，可以鑒別真?zhèn)?，了解員工一段時(shí)期內(nèi)的工作情況和思想動(dòng)態(tài)，可以為企業(yè)提供較為明確的人事預(yù)警信息。企業(yè)也能借助各種檔案信息了解自身內(nèi)部控制環(huán)境情況和內(nèi)部控制工作情況，根據(jù)反映的信息對(duì)內(nèi)部工作進(jìn)行監(jiān)督，管理內(nèi)部工作，根據(jù)既定目標(biāo)和計(jì)劃判斷各項(xiàng)任務(wù)具體的實(shí)施和完成情況，從而為自身各項(xiàng)工作的監(jiān)督和改進(jìn)提供重要參考。

然而，檔案管理工作能否卓有成效，關(guān)鍵在于管理人員能否充分地發(fā)揮應(yīng)有的作用。要發(fā)揮人的作用首先需要提高管理人員的素質(zhì)和能力，保證工作的進(jìn)行。因此，回答如何發(fā)揮人的作用這個(gè)問(wèn)題的第一個(gè)答案是：加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，提高管理人員的水平。

三、目前企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀

企業(yè)一切活動(dòng)都以利潤(rùn)和效益為先。經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，企業(yè)檔案工作改革取得了很大進(jìn)展，整體業(yè)務(wù)水平有了很大提高。但要在信息化背景下適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)有待完善。從企業(yè)類(lèi)型來(lái)看，國(guó)有企業(yè)較為重視人事檔案管理，民營(yíng)、外資企業(yè)較為忽視人事檔案管理。大部分中小企業(yè)習(xí)慣于采用外包的形式，將人事檔案管理職能交付給各專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。在相對(duì)規(guī)范的大型國(guó)有企業(yè)中，檔案管理也存在著一些弊端，比如企業(yè)檔案管理人員整體素質(zhì)不高、年齡結(jié)構(gòu)不合理、被邊緣化等。此外，由于檔案工作不屬于生產(chǎn)的前線(xiàn)，檔案管理人員多是在寬松的工作環(huán)境中，缺少競(jìng)爭(zhēng)和約束，導(dǎo)致思想上的松懈。這些狀況直接影響了企業(yè)檔案工作的整體推進(jìn)和發(fā)展。企業(yè)檔案管理人員除了具備自身崗位職責(zé)所要求的專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要懂得生產(chǎn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并能跟上時(shí)代潮流，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化、數(shù)字化、區(qū)塊鏈等對(duì)于檔案管理有實(shí)際意義的新知識(shí)。

四、檔案管理人員必備基礎(chǔ)素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員要遵紀(jì)守法，有較強(qiáng)的紀(jì)律意識(shí);要參加過(guò)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，能夠較為熟練的處理各類(lèi)與檔案相關(guān)的工作實(shí)務(wù)，也要掌握必備的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，具有各種辦公設(shè)備、軟件的操作技能，熟悉公文寫(xiě)作和各類(lèi)檔案管理方面的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，能夠適應(yīng)因企業(yè)發(fā)展而產(chǎn)生的新要求。

（一）思想政治素質(zhì)

人事檔案管理人員必須為中共黨員，這是《檔案法》中明確規(guī)定的。由于檔案管理崗位的特殊性，要求檔案管理人員必須有著良好的政治覺(jué)悟和素養(yǎng)，具備良好的大局觀;思想品質(zhì)必須過(guò)硬，守紀(jì)律懂規(guī)矩，絕不違反工作規(guī)則。

（二）職業(yè)道德素質(zhì)

人事檔案工作的首要任務(wù)就是如實(shí)記錄個(gè)人的成長(zhǎng)歷史，是企業(yè)人力管理的重要一環(huán)。因此從事人事檔案工作的人員，必須公正無(wú)私，實(shí)事求是，始終在法律和制度認(rèn)可的范圍內(nèi)工作;必須光明磊落，堅(jiān)持原則，在內(nèi)心中將檔案管理工作置于非常神圣的地位。

（三）崗位專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作表面看起來(lái)并不復(fù)雜，也很難用量化的績(jī)效去客觀衡量，很多年輕人不愿意學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)，從事人事檔案工作。但實(shí)際上，檔案管理專(zhuān)業(yè)自古有之，歷史悠久，檔案學(xué)是一門(mén)博大精深的學(xué)問(wèn)，自結(jié)繩記事開(kāi)始，檔案管理就已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ畹闹匾徊糠帧，F(xiàn)代檔案管理是融合了管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、圖書(shū)情報(bào)學(xué)等多學(xué)科的綜合學(xué)科，要求從業(yè)人員既要懂得基本的檔案整理、裝訂、編排目錄與保管等操作，也要求從業(yè)人員必須具備管理學(xué)，計(jì)算機(jī)等多學(xué)科的復(fù)合知識(shí)。

（四）管理創(chuàng)新素質(zhì)

檔案人員要具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，要主動(dòng)適應(yīng)靜態(tài)檔案走向動(dòng)態(tài)檔案這一轉(zhuǎn)變，要通過(guò)各種新技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部文字檔案走向數(shù)字檔案，不斷提升檔案管理和使用效率，讓檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理工作中發(fā)揮更大的作用。

五、如何不斷提高企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)

（1）加強(qiáng)檔案管理人員思想政治學(xué)習(xí)。首先要加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)。組織檔案管理人員通過(guò)黨課、支部會(huì)和學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)平臺(tái)，認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色主義思想，大力提升政治覺(jué)悟和理論水平，做到入腦入心，引導(dǎo)檔案從業(yè)人員堅(jiān)持用科學(xué)論指導(dǎo)自身工作實(shí)踐和學(xué)習(xí)。其次要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，牢固樹(shù)立底線(xiàn)意識(shí)，絕不觸碰法律高壓線(xiàn)。同時(shí)要加強(qiáng)廉潔文化教育，在檔案管理人員心中筑牢廉潔防線(xiàn)。

（2）堅(jiān)持“走出去”和“引進(jìn)來(lái)”。企業(yè)要經(jīng)常性的組織檔案管理人員參加檔案局、檔案館組織的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理規(guī)范，不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)聘請(qǐng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人士、檔案管理水平較高的其他企業(yè)人員來(lái)做專(zhuān)門(mén)講座，傳授工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提升本企業(yè)檔案管理人員的實(shí)操水平。要在企業(yè)內(nèi)部建立嚴(yán)格的培訓(xùn)上崗制度，要根據(jù)檔案管理人員任職要求，進(jìn)行內(nèi)部規(guī)范培訓(xùn)和崗前考核，培訓(xùn)不認(rèn)真，考核不合格的人員，堅(jiān)決拒絕其上崗。

（3）筑巢引鳳，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。要適度提高檔案管理人員待遇，為其提供專(zhuān)業(yè)發(fā)展通道，廣泛吸引各重點(diǎn)高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)（如檔案學(xué)、圖書(shū)情報(bào)學(xué)等）的優(yōu)秀畢業(yè)生投身企業(yè)人事檔案管理工作，提高企業(yè)引才質(zhì)量;在企業(yè)內(nèi)部，要根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，設(shè)置有的放矢的考核指標(biāo)和考核辦法，進(jìn)行可量化的季度或者年度考核，做到努力工作者給待遇給機(jī)會(huì)早提拔，工作懈怠不負(fù)責(zé)任的降職級(jí)降薪資早警示，實(shí)現(xiàn)能者上，庸者下的良性循環(huán)。同時(shí)，要在企業(yè)內(nèi)部注意、觀察有從事檔案管理潛質(zhì)的員工，通過(guò)合理的內(nèi)部崗位調(diào)配和培養(yǎng)，將合適的人放到合適的崗位上，實(shí)現(xiàn)人崗匹配，人事相宜，全面強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

（4）思維創(chuàng)新，提升效能。信息化和數(shù)字化技術(shù)是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展所必須的。檔案管理人員必須從紙質(zhì)檔案走向信息檔案，必須從整理裝訂走向系統(tǒng)錄入，必須從紙筆操作走向計(jì)算機(jī)操作，熟練操使用檔案管理信息系統(tǒng)，高效使用各類(lèi)現(xiàn)代化文檔操作設(shè)備，有效使用各類(lèi)現(xiàn)代統(tǒng)計(jì)軟件（如spss）和大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，使得檔案信息可以實(shí)時(shí)為企業(yè)、部門(mén)的戰(zhàn)略決策、人事決策提供有效支撐，從而讓檔案管理在企業(yè)整體發(fā)展中發(fā)揮更大的參謀作用和決策支持作用。

（5）提升檔案管理人員的認(rèn)知層次。檔案管理人員同企業(yè)其他管理崗位人員一樣，必須具備良好的大局觀和戰(zhàn)略視角。企業(yè)檔案管理人員要深入理解所在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，學(xué)會(huì)將自身崗位工作融入與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的大局，時(shí)刻關(guān)注內(nèi)外部環(huán)境的變化，時(shí)刻注意在人力資源領(lǐng)域發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理效能，讓人事檔案管理為企業(yè)人力資源提質(zhì)增效發(fā)揮作用，讓企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的基礎(chǔ)性作用。

六、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)，無(wú)人則止。任何工作的推進(jìn)，最終都需要優(yōu)質(zhì)人力資源的投入。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理工作而言，只有不斷提升從業(yè)人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，才能不斷提升檔案管理水平，進(jìn)而創(chuàng)新創(chuàng)效，讓檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大作用。

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