淺談電子信息化在圖書檔案管理工作中的應(yīng)用

劉艷瑜

摘?要：在信息技術(shù)不斷的發(fā)展的影響下，社會(huì)各個(gè)行業(yè)都受到技術(shù)發(fā)展的影響，工作的方式得到了改變，工作的效率有所提升。尤其是對(duì)于政府圖書檔案管理工作來說，其本身所具有的信息性特點(diǎn)與信息技術(shù)的應(yīng)用之間聯(lián)系緊密。通過電子信息化技術(shù)的應(yīng)用，政府圖書檔案管理工作的水平得到了明顯的提升，使得工作更為科學(xué)。面對(duì)這種情況，需要對(duì)電子信息化在政府圖書檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行重視，基于此本文展開探討。

關(guān)鍵詞：電子信息化?政府圖書檔案管理?應(yīng)用水平提升

中圖分類號(hào)：G25??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

引言

政府圖書檔案的管理中需要整理的資料信息極多，在以往的工作環(huán)境中，應(yīng)用人工的手段對(duì)這些信息內(nèi)容進(jìn)行分類整理，需要的時(shí)間較長，同時(shí)在人工整理中容易出現(xiàn)各種失誤，會(huì)影響到后期的政府圖書檔案應(yīng)用。通過引進(jìn)電子信息化技術(shù)，當(dāng)前的政府圖書檔案管理工作水平得到了明顯的提升，分類更為明確，政府圖書檔案的應(yīng)用也會(huì)更為高效。要結(jié)合政府圖書檔案管理工作的特點(diǎn)，對(duì)電子信息化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行深度的研究。

一、電子信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性分析

1.符合與政府圖書檔案管理工作的開展需求

在社會(huì)整體工作效率提升的狀態(tài)下，政府圖書檔案管理工作也要跟隨著社會(huì)發(fā)展的步伐，進(jìn)行工作水平與工作效率的提升，應(yīng)用電子信息化技術(shù)，就能夠使得工作的方式發(fā)生改變，工作效率得到提升。這種局面的出現(xiàn)，是符合于整體工作發(fā)展需求的。另外，除了要求工作效率得到提升，工作水平的提升，也是不能忽視的，在信息技術(shù)的幫助下，政府圖書檔案管理工作中對(duì)信息的歸類更為細(xì)致，能夠滿足更多的檔案管理工作需求，為政府圖書檔案的應(yīng)用提供便利。

2.提升政府圖書檔案管理工作的中的創(chuàng)新意識(shí)

在政府圖書檔案的管理工作中，不能忽視當(dāng)前資料的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了變化，一些檔案資料是以電子檔案的形式呈現(xiàn)的，在原有的管理體系以及管理的方式中，這些電子檔案的管理存在困難。面對(duì)于新的情況，政府圖書檔案管理工作的相關(guān)人員需要正面應(yīng)對(duì)問題，思考問題。通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?yàn)檎畧D書檔案管理工作人員帶來創(chuàng)新的靈感，推動(dòng)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。例如，在現(xiàn)階段的政府圖書檔案管理工作信息化中，需要專門的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)在應(yīng)用中可能會(huì)存在各種問題，政府圖書檔案管理工作的人員，要根據(jù)實(shí)際工作需求，對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用的優(yōu)化進(jìn)行思考，與系統(tǒng)開發(fā)方進(jìn)行溝通與交流，完善相應(yīng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。

二、信息化的政府圖書檔案管理工作措施

1.根據(jù)政府圖書檔案管理工作需求建立制度

在管理工作的進(jìn)行過程中，管理技術(shù)的應(yīng)用與管理制度的建立是具有相同重要性的。由于技術(shù)的變化，相應(yīng)的管理制度也要發(fā)生變化。在以往的管理工作中，人員行為具有最為重要的影響，要保持一定的工作人員數(shù)量，確保工作能夠有足夠的人手?，F(xiàn)階段的工作中，人員與信息化設(shè)備之間的配合工作是最為重要的。因此，在制度的制定上，需要關(guān)注人員與工作設(shè)備的配合這一問題，根據(jù)技術(shù)的要求，規(guī)定人員的操作行為。現(xiàn)有的信息化資料庫中存儲(chǔ)的信息化資料較多，如果人員未能夠按照規(guī)范進(jìn)行操作，容易出現(xiàn)誤刪等問題，導(dǎo)致信息被刪除，影響到資料的正常存儲(chǔ)與應(yīng)用。

同時(shí)，在現(xiàn)階段中，許多單位的政府圖書檔案管理工作中管理的政府圖書檔案一般包括電子資料以及紙質(zhì)資料，也要重視建議適合于紙質(zhì)資料管理工作的制度。如，要建立一個(gè)系統(tǒng)，能夠?qū)Y料的種類、位置進(jìn)行存儲(chǔ)，并且應(yīng)用圖片引導(dǎo)的方式，表明資料的實(shí)際位置，便于在日常政府工作中資料的調(diào)取。

2.重視對(duì)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

在政府圖書檔案管理工作的信息化發(fā)展過程中，人員的技術(shù)能力是極為重要的。技術(shù)能力不僅會(huì)在具體的工作中有所表現(xiàn)，也會(huì)影響到管理相關(guān)人員的思維方式。在信息化技術(shù)的影響下，管理人員的信息整合能力較強(qiáng)，進(jìn)行信息整合的過程能夠與信息化技術(shù)的信息整理方向保持一致。工作技術(shù)的更新是漸進(jìn)式的，為了使得政府圖書資料管理工作的發(fā)展較為穩(wěn)定，要重視對(duì)人才的培養(yǎng)。原有的人才對(duì)本單位的狀況較為了解，通過對(duì)技術(shù)的學(xué)習(xí)與掌握，能夠更好地結(jié)合本單位的需求，進(jìn)行技術(shù)的應(yīng)用。不但要有加強(qiáng)的專業(yè)技能，能夠有效地操作計(jì)算機(jī)，同時(shí)還要有較高的綜合素質(zhì)，對(duì)于檔案管理的責(zé)任意識(shí)，保密意識(shí)、信息化意識(shí)都是人才的培養(yǎng)重點(diǎn)內(nèi)容，要保證高尚的職業(yè)道德，有良好的創(chuàng)新精神和積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)的思想，這樣才能夠有效地創(chuàng)建信息化圖書檔案管理，提高電子檔案的服務(wù)質(zhì)量，為使用者提供良好的閱讀體驗(yàn)。

另外，要重視人才的引進(jìn)。對(duì)于這種類型人才的主要要求，是具備專業(yè)的信息化相關(guān)知識(shí)背景與工作經(jīng)驗(yàn)。例如，在現(xiàn)階段的政府圖書檔案管理信息化管理中，需要應(yīng)用專門的信息化系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身的漏洞或者操作的不當(dāng)，在工作中會(huì)存在各種各樣的問題。技術(shù)型人才可以完成對(duì)政府圖書檔案系統(tǒng)中存在問題的優(yōu)化，應(yīng)用日常維護(hù)的方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

3.提升資金的投入數(shù)量

信息化的政府圖書檔案管理工作中，設(shè)備的更新與設(shè)備維護(hù)，人員的引進(jìn)，都需要花費(fèi)一定數(shù)額的資金。為此，想要提升工作水平，就必須要加大對(duì)資金的投入。通過資金的投入，能夠購置更為先進(jìn)的設(shè)備，購買或者自行研發(fā)適合于本單位應(yīng)用的政府圖書檔案管理系統(tǒng)。尤其需要注意的是，目前電子資料的收集與整理中，也需要大量的資金投入，要在這一階段，做好對(duì)電子信息庫的建設(shè)工作，確保政府圖書檔案管理的資料類型與現(xiàn)階段的應(yīng)用需求相符合。

結(jié)語

政府圖書檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于管理工作效率的提升，工作綜合水平的提升，都具有重要的促進(jìn)作用。為此，在工作的過程中，需要根據(jù)信息化技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)，結(jié)合政府圖書檔案管理工作的應(yīng)用需求，開發(fā)出相應(yīng)的管理系統(tǒng)。為了使得工作總體水平能夠持續(xù)的提升，要重視培養(yǎng)相關(guān)工作人員的創(chuàng)新精神以及創(chuàng)新的工作能力，使得更多的工作人員能夠根據(jù)實(shí)際的工作需求，進(jìn)行管理創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

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