事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究

于正芒

摘?要：事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中扮演著重要角色，并且隨著時(shí)代的發(fā)展也產(chǎn)生了越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)信息，為了保證事業(yè)單位相關(guān)工作的順利開(kāi)展，則需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作予以優(yōu)化創(chuàng)新?；诖耍疚膶⒅饕Y(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作優(yōu)化路徑進(jìn)行探究，希望能為相關(guān)從業(yè)者提供全新工作思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位?檔案管理?優(yōu)化路徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G27??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

前言

建立檔案的目的是為了對(duì)社會(huì)發(fā)展歷程進(jìn)行完整、清晰地記錄，在建立之后更要管理與維護(hù)，才能充分發(fā)揮出檔案信息的作用。事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的關(guān)鍵力量，對(duì)于檔案管理工作需要格外重視，而隨著事業(yè)單位改革工作如期而至，傳統(tǒng)的檔案管理工作也暴露出了諸多不足，所以需要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)一步優(yōu)化，才能推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，從這一點(diǎn)來(lái)看對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化原則

其一，制定與執(zhí)行并重原則。事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化過(guò)程中要制定完善規(guī)章制度，同時(shí)也要注重制度的執(zhí)行落實(shí)，這不僅是檔案管理制度建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，同時(shí)也是落腳點(diǎn)。所以，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的制定與執(zhí)行環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)管，保證檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

其二，權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則。檔案管理人員作為事業(yè)單位檔案管理工作的執(zhí)行者，其個(gè)人能力、工作態(tài)度會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量形成直接影響，所以一定要保證權(quán)責(zé)明晰且統(tǒng)一，促使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的職責(zé)與權(quán)益，并且在工作中予以保障。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

1.觀念優(yōu)化，提高檔案管理意識(shí)

新時(shí)代背景下，事業(yè)單位管理人員要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理觀念保持辯證看法，清楚認(rèn)識(shí)到以往檔案管理工作中存在的不足，為提高檔案管理工作質(zhì)量，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，同時(shí)不斷更新自身的檔案管理思路與工作方法，與事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行融合。結(jié)合檔案管理工作本身來(lái)講，唯有充分地將該項(xiàng)工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)體系高度融合，才能發(fā)揮出檔案資料的最大作用。因此，無(wú)論是檔案管理人員，還是事業(yè)單位管理人員，均需要為檔案管理工作開(kāi)展提供支持，為提高檔案管理工作質(zhì)量共同努力。

2.制度優(yōu)化，強(qiáng)化法規(guī)與制度保障

過(guò)去事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)展缺乏完善的規(guī)章制度，監(jiān)管力度不足，所以很多時(shí)候檔案信息的收集與整理工作要花很長(zhǎng)時(shí)間，并且因?yàn)闄n案管理規(guī)范化流程缺失，所以很多檔案信息只是雜亂無(wú)章地?cái)[放，在查閱時(shí)往往難以短時(shí)間內(nèi)找到，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用效率。所以，對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化還需要重視管理制度層面優(yōu)化，具體來(lái)講要做好以下兩點(diǎn)：其一，在檔案管理工作開(kāi)展前，需要結(jié)合實(shí)際工作量提前規(guī)劃好工作計(jì)劃，制定獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性;其二，事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作要制定科學(xué)合理的規(guī)范化流程，要求管理人員嚴(yán)格按照流程辦事，如若有違反規(guī)定的情況必須按規(guī)處罰，保證檔案管理工作規(guī)范化開(kāi)展。同時(shí)，事業(yè)單位也要認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化已成為趨勢(shì)，還需要在安全性方面制定相應(yīng)制度，結(jié)合自身實(shí)際情況，以法規(guī)與制度去保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。

3.技術(shù)優(yōu)化，推行檔案信息化管理

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理手段較為落后，在收集與整理檔案信息中往往需要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，并且工作質(zhì)量也難以保證。而隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多工作領(lǐng)域逐漸與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相互融合，檔案管理工作同樣可行。因此，事業(yè)單位管理人員也要緊隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，嘗試推行檔案信息化管理，運(yùn)用信息技術(shù)去展開(kāi)檔案信息的收集與分類(lèi)工作，不僅能夠提高工作質(zhì)量與效率，而且在保證檔案信息保密性方面也有不錯(cuò)效果，因?yàn)榻柚畔⒓夹g(shù)能夠?qū)n案進(jìn)行更好地加密處理，非權(quán)限用戶無(wú)法查閱到相關(guān)內(nèi)容。當(dāng)然，檔案的信息化管理并非意味著紙質(zhì)化檔案將完全被數(shù)字化檔案替代，部分關(guān)鍵檔案信息仍需保留紙質(zhì)檔案，所以可采取紙質(zhì)與數(shù)字兩種形式相結(jié)合的方法，推動(dòng)檔案管理技術(shù)的優(yōu)化。此外，檔案管理人員還需將不同檔案信息放在不同的文件夾中，并且利用硬盤(pán)、網(wǎng)盤(pán)等工具做好同步備份，降低檔案信息的丟失概率。

4.服務(wù)優(yōu)化，構(gòu)建在線服務(wù)系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，還需要重點(diǎn)關(guān)注其服務(wù)模式，作為檔案管理人員要善于應(yīng)用信息技術(shù)展開(kāi)檔案管理工作，同時(shí)事業(yè)單位也需要為檔案管理部門(mén)構(gòu)建在線服務(wù)系統(tǒng)，方便檔案管理人員向其他部門(mén)傳送所需要的檔案信息，通過(guò)在線服務(wù)功能的使用去實(shí)現(xiàn)發(fā)射優(yōu)化，很大程度上能提升檔案管理工作效率。此外，檔案管理人員還能基于在線服務(wù)系統(tǒng)去整理與分類(lèi)各個(gè)部門(mén)的檔案信息，并且對(duì)資料文件進(jìn)行更高效、更全面地分析，大大提高了檔案信息的利用率。

5.人員優(yōu)化，提高檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)專業(yè)要求較高，并且有著較強(qiáng)的實(shí)踐性，所以相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)必須要提高，事業(yè)單位方面也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，除了要在業(yè)務(wù)技能方面下功夫以外，還要重視職業(yè)道德素質(zhì)培養(yǎng)。新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備如下幾方面素質(zhì)：其一，較強(qiáng)綜合分析能力。在檔案管理工作中需要對(duì)許多復(fù)雜的檔案信息做分類(lèi)整理，同時(shí)要快速判斷檔案材料的重要級(jí)別，所以綜合分析能力不可或缺;其二，較高政治素養(yǎng)。事業(yè)單位的檔案材料有許多帶有極強(qiáng)的機(jī)密性、政治性特點(diǎn)，所以在管理過(guò)程中不僅要保持關(guān)注與高度負(fù)責(zé)，更要有一定的政治敏銳性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)時(shí)代背景下，事業(yè)單位不僅要提高對(duì)檔案管理工作的重視度，更要從觀念、制度、管理手段以及管理人員素養(yǎng)等多個(gè)方面予以優(yōu)化，保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作的完善的檔案信息支持下得以順利開(kāi)展。所以，作為事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員，不僅要積極配合事業(yè)單位的改革去優(yōu)化工作方式，也要提高自己的服務(wù)意識(shí)，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，保證檔案在憑證與參考方面的作用得以最大化發(fā)揮，形成對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的有效推動(dòng)。

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