科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理方法分析

周美林

摘?要：在2000年，國(guó)家推出了《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，在此要求中，對(duì)于科學(xué)技術(shù)檔案整理方法做出了相應(yīng)的改革以及劃分，2008年做出了進(jìn)一步的修訂。本文主要針對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案整理方法進(jìn)行分析，對(duì)于當(dāng)下我國(guó)科學(xué)技術(shù)檔案整理方法存在的問(wèn)題和未來(lái)發(fā)展過(guò)程中的建議也進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：科技計(jì)劃?項(xiàng)目檔案?整理方法

中圖分類(lèi)號(hào)：G27??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

伴隨著科技的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)科學(xué)技術(shù)有了迅速地提升以及較大的發(fā)展，因此科技項(xiàng)目檔案整理工作也需要進(jìn)行全方面地發(fā)展與進(jìn)步，從而幫助我國(guó)科技實(shí)現(xiàn)更好的數(shù)據(jù)記錄?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案屬于科技檔案中的科研檔案一類(lèi)，科技系統(tǒng)的檔案工作者需要根據(jù)國(guó)家推出的項(xiàng)目檔案管理要求進(jìn)行實(shí)際工作，同時(shí)在工作過(guò)程中還需要加入有關(guān)于科技項(xiàng)目的要素，從而滿足科技項(xiàng)目管理的要求。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理方法改革的必要性

1.改革有利于項(xiàng)目檔案的歸檔

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案主要由課題組和科技部門(mén)進(jìn)行整理，一般來(lái)說(shuō)這兩大部門(mén)承擔(dān)了科技研究過(guò)程中的主要工作。而由于整理者不是專(zhuān)職的檔案工作人員，因此難免會(huì)發(fā)生不專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)象。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中整理工作的改革與進(jìn)步要求提升檔案整理效率、簡(jiǎn)化檔案整理方法，這能夠降低檔案工作人員的工作量，提升工作質(zhì)量。

2.改革有利于將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至深化檢索

在將整理方法進(jìn)行改革之后，有利于科技檔案整理效率的提升，將更多的時(shí)間與精力集中于深化檢索上面。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的升級(jí)以及換代，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理全程信息化，幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更加全面化以及細(xì)微化的提升。與此同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)捕獲、全文檢索、跨庫(kù)檢索等功能。需要注意的是在未來(lái)的工作過(guò)程中，科技檔案整理工作的刪繁就簡(jiǎn)并不是簡(jiǎn)單地將科技檔案不重要部分進(jìn)行刪除，而是設(shè)立更深層次的檢索方式，幫助整理工作得到大幅度的效率提升。在使用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檢索檔案的方法后，這種檔案方式成功的滿足了與時(shí)俱進(jìn)的要求，達(dá)成了簡(jiǎn)約不簡(jiǎn)單的目標(biāo)。在這樣的前提下，研究簡(jiǎn)化方案能夠更好地實(shí)現(xiàn)各類(lèi)知識(shí)的融會(huì)貫通以及靈活運(yùn)用，因此需要檔案整理人員擁有更加強(qiáng)大的專(zhuān)業(yè)技能以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理方法改革的若干建議

在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，科技項(xiàng)目檔案整理方法的主要依據(jù)應(yīng)該是參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，結(jié)合科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案整理的實(shí)際過(guò)程。與此同時(shí)，在進(jìn)行整理的過(guò)程中，還需要尊重文件材料的具體形式以及當(dāng)時(shí)情況，根據(jù)檔案管理過(guò)程中的實(shí)際材料來(lái)完善細(xì)節(jié)。在進(jìn)行科技檔案整理方法改革的過(guò)程中，需要始終以簡(jiǎn)化為目標(biāo)，將檢索條件設(shè)定為改革的核心發(fā)展方向，實(shí)行科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理方法的進(jìn)一步提升。

1.裝訂與檔號(hào)章

在我國(guó)對(duì)于檔案整理方面的具體要求中提出，檔案內(nèi)部文件可以卷的形式進(jìn)行裝訂，同時(shí)也可以件為單位進(jìn)行裝訂。除此之外在裝訂的過(guò)程中還需要保證成冊(cè)、成套的科技文件材料能夠保持原有形態(tài)，因此在進(jìn)行裝訂的過(guò)程中需要考慮到以上三種裝訂方法的具體要求。而對(duì)于檔號(hào)章來(lái)說(shuō)，需要以件為單位在每件首頁(yè)空白處加蓋。

而在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中想要將檔案整理方法進(jìn)行進(jìn)一步的深化改革，應(yīng)該始終貫徹以件為單位進(jìn)行裝訂。使用件為單位，不僅僅可以避免成冊(cè)、成套的科技文件能夠成為一份文件，不被拆散整理，還能夠極大地降低文件數(shù)量，幫助檔案整理工作人員工作效率得到提升。而對(duì)于檔號(hào)章來(lái)說(shuō)，此處的改革與深化應(yīng)該集中在文件首頁(yè)空白處抄寫(xiě)文件檔號(hào)章。在我國(guó)2008年出臺(tái)的檔案整理規(guī)定中提出，科技檔案檔號(hào)章只有檔號(hào)和序號(hào)兩大格式，序號(hào)是指卷內(nèi)文件的順序號(hào)，而檔號(hào)則是文件級(jí)別的檔號(hào)，其中包括全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)和卷內(nèi)順序號(hào)。想要將整體工作進(jìn)行進(jìn)一步的簡(jiǎn)化提升，可以考慮手抄檔號(hào)的方式，避免了加蓋檔號(hào)章過(guò)程中的審核。

2.頁(yè)號(hào)與頁(yè)數(shù)

在我國(guó)2000年第1次修訂的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》中提出，成套或成冊(cè)的科技文件材料自成一卷時(shí)，原目錄可以代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)目錄。而如果成套成冊(cè)的科技文件與其他科技材料組成一卷時(shí)，應(yīng)該排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫(xiě)入卷內(nèi)目錄，無(wú)須重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。而在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中想要實(shí)現(xiàn)更好的整體效率提升，那么可以將已有頁(yè)號(hào)的文件不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，而沒(méi)有頁(yè)號(hào)的文件，則需要以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每一件文件的實(shí)際頁(yè)碼需要在備注中進(jìn)行填寫(xiě)。

3.文件排列順序

2008年版《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》中提出，科研類(lèi)案卷需要遵守課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證研究、實(shí)驗(yàn)總結(jié)、鑒定成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段的順序進(jìn)行排列。

在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中想要更好地提升工作效率，在科研檔案文件排列過(guò)程中，需要遵守時(shí)間順序。這是因?yàn)榭蒲泄ぷ魇请S著時(shí)間而發(fā)展的，遵照時(shí)間進(jìn)行檔案整理，能夠更好地將科研整體情況展現(xiàn)于檔案中。對(duì)于科研檔案中存在的成冊(cè)成套科技文件，需要以及最后形成的文件時(shí)間作為排列時(shí)間列于科研檔案中的相關(guān)位置，通過(guò)這樣的排列能夠更好地實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化檔案排列管理。

4.案卷脊背

在2008年版規(guī)定中提出，案卷封面應(yīng)該印制在卷盒正表面，同時(shí)也可以采用內(nèi)封面的形式進(jìn)行包裝。與此同時(shí)，2008年版規(guī)定中也提出，案卷脊背項(xiàng)目需要根據(jù)實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行選擇填寫(xiě)。然而在實(shí)際工作過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位采用的排列方式都是豎版排列，這是為了能夠更加方便地進(jìn)行調(diào)檔以及打印。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中想要提升整體工作的效率，可以只填寫(xiě)案卷脊背內(nèi)容，不再填寫(xiě)案卷封面內(nèi)容，案卷脊背需要使用正楷進(jìn)行填寫(xiě)或直接進(jìn)行打印。而如果采用打印機(jī)打印卷皮，由于卷皮的薄厚程度不同，因此需要重新調(diào)整格式，這也加大了工作時(shí)間長(zhǎng)度。因此在未來(lái)的工作當(dāng)中，使用打印機(jī)打印時(shí)可以將脊背和封面只取其一來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)錄入，在進(jìn)行調(diào)檔時(shí)，可以通過(guò)這類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確查詢。然而經(jīng)過(guò)實(shí)際工作當(dāng)中可以發(fā)現(xiàn)使用打印機(jī)打印并不會(huì)比使用正楷填寫(xiě)更加省時(shí)省力，因此在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，各大事業(yè)單位需要根據(jù)自己實(shí)際需求來(lái)選擇卷皮打印或正楷填寫(xiě)。

結(jié)語(yǔ)

在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，科技還將得到繼續(xù)的進(jìn)步與提升，因此想要實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就需要加強(qiáng)對(duì)于科技檔案的管理力度，從而實(shí)現(xiàn)全方面化的改革與創(chuàng)新?？萍紮n案作為記錄科學(xué)研究整體進(jìn)程的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于我國(guó)科技發(fā)展和經(jīng)濟(jì)提升都有著無(wú)與倫比的重要意義，相關(guān)工作人員需要不斷加強(qiáng)整理效率及整理能力，從而幫助其得到更好地發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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