關(guān)于加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的建議與思考

文秀娟

摘 要：完善檔案管理，能夠很好地服務(wù)于衛(wèi)生監(jiān)督管理部門管理、監(jiān)督等工作，滿足衛(wèi)生監(jiān)督管理部門工作人員、醫(yī)院和社會公眾的醫(yī)療信息需求，對充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督管理部門院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；工作建議

1 引言

公共衛(wèi)生不斷改革深化，與此相關(guān)的檔案管理也有了新的工作要求，對此可從對相關(guān)人員的管理意識、管理團(tuán)隊的素質(zhì)進(jìn)行提升，突破原有的檔案管理模式，詳細(xì)確定歸檔范圍，建立健全檔案管理制度等方面著手，通過各部門的共同努力打造出更具成效的檔案管理。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的實踐策略

1.對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范

作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，檔案收集工作一直都是檔案管理中的重要內(nèi)容，只有經(jīng)過長期的收集與整理，才能逐步形成檔案，才會有后續(xù)編輯、統(tǒng)計以及保管等一系列的工作。而且檔案收集與填寫是檔案質(zhì)量的關(guān)鍵所在，所以衛(wèi)生監(jiān)管部門必須要對檔案收集工作進(jìn)行科學(xué)的管理和分類，以此來保障檔案內(nèi)容的質(zhì)量。對于衛(wèi)生監(jiān)督檔案，一般會分為依法行政、預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督、年度監(jiān)督監(jiān)測以及行政處罰和專題調(diào)查五種材料，而且隨著衛(wèi)生監(jiān)督工作的改革，檔案的種類勢必也會隨之增加，相關(guān)部門想要對這些檔案進(jìn)行有效的管理，就需要對其進(jìn)行合理的分類與歸檔，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作更加規(guī)范化。

2.健全檔案管理制度

為了更好地開展檔案管理工作，相關(guān)部門應(yīng)建立健全檔案管理制度。此處的管理制度主要是應(yīng)用于各部門內(nèi)部，因此應(yīng)以各部門實際情況為立足點(diǎn)，引入《檔案法》相關(guān)內(nèi)容依據(jù)，健全檔案收集、歸檔、保護(hù)、利用、傳遞、等級和責(zé)任追究等制度。各項制度均有不同意義，側(cè)重點(diǎn)酌情而定，同時為將檔案管理和衛(wèi)生監(jiān)督工作聯(lián)系的更為緊密，健全完善獎罰、考核制度是有必要的。

3.詳細(xì)確立歸檔范圍

衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中涉及到的檔案應(yīng)分門別類，并確立詳細(xì)地歸檔范圍，歸檔范圍中涉及的材料較廣泛，大致有含有工作計劃、記錄、總結(jié)等的工作材料；含有衛(wèi)生監(jiān)督法規(guī)、技術(shù)的行政法律材料和行政處罰辦法材料；對違法案件和專題進(jìn)行調(diào)查的調(diào)查設(shè)計、調(diào)查報告材料；預(yù)防性的和年度性的監(jiān)督材料等。對于各種檔案應(yīng)結(jié)合確立標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確無誤地各司其位，以輔助檔案管理工作的順利完成。

4.提升檔案管理模式

現(xiàn)代化進(jìn)程以信息技術(shù)為標(biāo)榜，以方便快捷高效為工作效果的體現(xiàn)，檔案管理工作不能與時代脫節(jié)，因此其管理模式應(yīng)緊跟時代進(jìn)程。當(dāng)前時代中的檔案管理重點(diǎn)在兩方面：其一，資金投入方面，應(yīng)做到不盲目浪費(fèi)也不過份緊縮，以國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為樣板對各部門的實際情況查缺補(bǔ)漏；其二，利用信息時代中信息的優(yōu)勢，將各部門之間的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)共享，提升檔案內(nèi)容的使用范圍。

5.提高對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)利用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有較高的使用以及保存價值，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)行過程中，還必須關(guān)注對衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料的綜合開發(fā)利用。衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理部門必須建立衛(wèi)生檔案利用制度，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督檔案的利用范圍、程序要求以及利用手續(xù)，盡量支持內(nèi)部單位部門全面進(jìn)行檔案利用。

6.加快信息化建設(shè)

隨著社會的不斷進(jìn)步，衛(wèi)生監(jiān)督管理部門檔案管理工作許多不可預(yù)見性的問題也日益突出，僅僅依靠以前的筆記方式記錄病人檔案已經(jīng)逐漸不能滿足衛(wèi)生監(jiān)督管理部門檔案管理的發(fā)展，因此，與時俱進(jìn)、實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個亟待解決的重要河題。衛(wèi)生監(jiān)督管理部門檔案管理信息化的建設(shè)，必須以維護(hù)檔案的完整與安全為第一守則，實現(xiàn)電子檔案資料管理模式，并且從電子檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進(jìn)行全過程控制和管理，實現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊?、—體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化等。

7.對電子檔案的保密性進(jìn)行優(yōu)化

在對電子檔案管理中最大的問題就是信息數(shù)據(jù)保密性的問題。現(xiàn)在很多衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)為了減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作質(zhì)量，都開始對紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子化的處理，雖然也會建立相應(yīng)的電子管理系統(tǒng)，但在數(shù)據(jù)信息保密性方面還是不能放松，各衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)聘請專業(yè)機(jī)構(gòu)人員對檔案管理系統(tǒng)安全性進(jìn)行提升，同時加強(qiáng)員工的保密意識，從源頭杜絕泄密事件的發(fā)生。

8.提升檔案管理人員素質(zhì)

團(tuán)隊精神已成我們生活中不可忽視的力量，是多數(shù)公司獲得成功的關(guān)鍵所在。基于團(tuán)隊精神的重要性，衛(wèi)生監(jiān)督部門有足夠理由提升檔案管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)出綜合素質(zhì)更強(qiáng)的管理團(tuán)隊。各個部門可酌情培養(yǎng)專、兼職檔案管理人員，為其提供系統(tǒng)性學(xué)習(xí)的機(jī)會，定期為其安排相關(guān)培訓(xùn)和講座，使相關(guān)人員和時代一同進(jìn)步。

3 結(jié)語

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)要對內(nèi)部的檔案管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化，在加強(qiáng)電子系統(tǒng)管理水平的同時，不斷對現(xiàn)有管理工作中存在的問題進(jìn)行完善，在堅持不懈的努力之下，切實提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理能力，為衛(wèi)生監(jiān)督的工作質(zhì)量提供保障。

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