個(gè)人數(shù)字檔案存檔研究

尹海倫

摘? 要：隨著電子化、信息化等技術(shù)的誕生，信息資源的傳播以及使用變得越來(lái)越便捷化，傳統(tǒng)紙質(zhì)載體信息存在形式向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)維度也得以擴(kuò)展。就檔案管理領(lǐng)域而言，當(dāng)前時(shí)代人們不僅更加重視企業(yè)、機(jī)構(gòu)等的檔案存檔，更注重個(gè)人數(shù)字檔案的存檔，這也是目前我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的新研究課題之一。為了更加全面深入地對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案存檔工作加以了解，本文從多個(gè)方面對(duì)其展開了分析闡述。

關(guān)鍵詞：個(gè)人數(shù)字檔案;存檔;過(guò)程;問(wèn)題;對(duì)策

所謂個(gè)人數(shù)字檔案，其實(shí)只是數(shù)字檔案管理工作中的類型之一，服務(wù)的對(duì)象傾向于個(gè)人而非團(tuán)體。在當(dāng)前時(shí)代背景下，人們使用電子產(chǎn)品的頻率越來(lái)越高，新媒體平臺(tái)已經(jīng)成為了人們進(jìn)行交流溝通的重要渠道，而每天在新媒體環(huán)境中產(chǎn)生的數(shù)字化信息量呈現(xiàn)直線上升趨勢(shì)?；诖?，人們自然而然便產(chǎn)生了個(gè)人數(shù)字檔案存檔需求，以便在自己需要時(shí)可以隨時(shí)隨地獲取和使用，由此可見(jiàn)，對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案存檔工作進(jìn)一步作深入研究具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1 個(gè)人數(shù)字檔案存檔的實(shí)現(xiàn)過(guò)程

1.1 檔案信息的收集

要實(shí)現(xiàn)個(gè)人數(shù)字檔案的最終存檔需求，首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效收集?，F(xiàn)在人們?cè)谌粘Ｉ钪惺褂玫碾娮有畔⒒O(shè)備種類非常多樣化，相應(yīng)的信息存儲(chǔ)渠道也十分豐富，比如最常見(jiàn)的有手機(jī)、電腦、U盤、硬盤等，而每種設(shè)備又分為多種不同型號(hào)，所以信息文件的存儲(chǔ)格式也會(huì)有所區(qū)別。與此同時(shí)，隨著云技術(shù)的發(fā)展，人們也逐漸開始使用云端在線存儲(chǔ)空間，比如百度網(wǎng)盤等;與之對(duì)應(yīng)的還有電子產(chǎn)品本地存儲(chǔ)形式，比如記事本等;此外，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)社交工具也相當(dāng)發(fā)達(dá)，比如QQ、微信、微博、論壇等，這些網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)都已經(jīng)具備實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)和查閱的能力，用戶可以根據(jù)自身需求選擇一種或多種信息資源存儲(chǔ)模式。針對(duì)以上這些多元化的信息存儲(chǔ)媒介進(jìn)行有效的信息收集是個(gè)人數(shù)字檔案存儲(chǔ)工作中的第一步。

1.2 個(gè)人數(shù)字檔案的管理與利用

在完成個(gè)人數(shù)字檔案資源的收集工作之后，最后的檔案儲(chǔ)存目的便是實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理和有效利用。個(gè)人數(shù)字檔案雖然是以數(shù)字化形式存在的客觀文字或圖像，但是其蘊(yùn)含的內(nèi)容卻是人們無(wú)比珍貴的回憶和生活經(jīng)歷，可以說(shuō)是人們記憶的一部分，所以對(duì)用戶來(lái)說(shuō)，這些存儲(chǔ)在電子產(chǎn)品或網(wǎng)絡(luò)渠道中的數(shù)字化信息資源，同樣需要整理，比如隨時(shí)更新、刪除資料等，并且要在自己需要的時(shí)候，能夠隨時(shí)調(diào)取相關(guān)的資料信息，這也是個(gè)人數(shù)字檔案歸檔流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即歸檔之后的管理與利用。基于人們對(duì)個(gè)人檔案信息使用需求的復(fù)雜化特征，個(gè)人數(shù)字檔案歸檔工作中的管理與利用技術(shù)也需進(jìn)一步加以創(chuàng)新改進(jìn)。

2 個(gè)人數(shù)字檔案歸檔工作中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

2.1 個(gè)人數(shù)字檔案信息的保密性問(wèn)題及策略

任何事物的存在都是具有雙面作用的， 互聯(lián)網(wǎng)工具也不例外。在新時(shí)期背景下，個(gè)人數(shù)字檔案歸檔模式雖然給人們帶來(lái)了很大的便利，但是同時(shí)也讓個(gè)人信息資源面臨著更多的風(fēng)險(xiǎn)，比如信息泄露等。雖然信息的存儲(chǔ)和歸檔是個(gè)人活動(dòng)行為，但是也不乏存在黑客攻擊或電子產(chǎn)品病毒危害等造成的個(gè)人信息泄露問(wèn)題。針對(duì)該類問(wèn)題，相關(guān)個(gè)人數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及平臺(tái)應(yīng)當(dāng)設(shè)置多重信息保護(hù)機(jī)制，來(lái)降低用戶個(gè)人賬戶被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，比如在終端服務(wù)器設(shè)備上設(shè)置防火墻，增加用戶訪問(wèn)權(quán)限規(guī)則設(shè)置等，同時(shí)還應(yīng)對(duì)用戶個(gè)人數(shù)字檔案信息進(jìn)行加密處理，通過(guò)身份認(rèn)證來(lái)判斷信息獲取者是否有權(quán)限處理相關(guān)資料。與此同時(shí)，還要進(jìn)行廣泛的用戶意見(jiàn)調(diào)研，根據(jù)用戶對(duì)個(gè)人信息的公開程度需求，合理設(shè)施保密分級(jí)規(guī)則，便于用戶靈活調(diào)整信息資源的公開度，提高用戶個(gè)人數(shù)字檔案信息資源的利用率。此外，國(guó)家在這方面也要出臺(tái)相應(yīng)的政策對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案進(jìn)行合法保護(hù)。

2.2 檔案信息的可視性以及存儲(chǔ)期限問(wèn)題和策略

由于每個(gè)人對(duì)于自身數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)需求不同，所以就會(huì)衍生出檔案信息資源存儲(chǔ)以及可視期限的問(wèn)題，有的人可能需要將個(gè)人信息永久保存下來(lái)，且需要能夠隨時(shí)查閱和使用;而有的個(gè)人數(shù)字檔案可能只需要短期存儲(chǔ)，甚至在一段時(shí)間后，希望能夠又電子設(shè)備或平臺(tái)自行將過(guò)往信息清理掉。而如果個(gè)人數(shù)字檔案存檔設(shè)備沒(méi)有針對(duì)用戶個(gè)性化需求可以靈活處理的能力，便失去了數(shù)字檔案存檔的價(jià)值。針對(duì)該類問(wèn)題，相關(guān)數(shù)字檔案存儲(chǔ)平臺(tái)和設(shè)備必須具備一定的數(shù)據(jù)遷移能力，以保證即便隨著技術(shù)的更新和系統(tǒng)的生機(jī)，各類數(shù)據(jù)資源也能夠被兼容保存，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人數(shù)字檔案在各個(gè)時(shí)間段的有效存儲(chǔ)，同時(shí)要設(shè)定靈活的信息銷毀機(jī)制，讓用戶可以根據(jù)自身需求進(jìn)行設(shè)置，到期后系統(tǒng)自動(dòng)銷毀過(guò)期數(shù)據(jù)。

2.3 個(gè)人數(shù)字檔案歸檔標(biāo)記技術(shù)及用戶歸檔意識(shí)問(wèn)題與策略

隨著人們個(gè)人數(shù)字檔案資料的逐漸增加，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類標(biāo)記成為了必然需求，但是目前我國(guó)大部分電子設(shè)備對(duì)于數(shù)字檔案信息的標(biāo)記處理都需要由用戶手動(dòng)設(shè)置完成，這在一定程度上增加了用戶操作的繁瑣程度，很多用戶在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的當(dāng)下，為了減少麻煩就會(huì)選擇不分類、不標(biāo)記的做法，然而后期在進(jìn)行資料查找時(shí)，反而卻更耗費(fèi)時(shí)間，用戶的數(shù)字檔案歸檔體驗(yàn)被大打折扣。針對(duì)該類問(wèn)題，主要需從技術(shù)方面加以解決和優(yōu)化，進(jìn)一步融合當(dāng)代先進(jìn)的智能化數(shù)據(jù)處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)上傳的同時(shí)，由智能程度自動(dòng)對(duì)信息資料進(jìn)行分類標(biāo)記，并增加多樣化的信息搜索功能，便于用戶根據(jù)記憶進(jìn)行模糊搜索，提高搜索效率。此外，目前還有很多用戶對(duì)個(gè)人數(shù)字檔案沒(méi)有良好的存檔意識(shí)，基于此，檔案事業(yè)的從業(yè)者應(yīng)該從自身電子數(shù)據(jù)歸檔意識(shí)培養(yǎng)開始，不斷地進(jìn)行宣傳。如檔案館門戶網(wǎng)站的宣傳。各館的線下宣講.開展各種關(guān)于個(gè)人電子檔案歸檔的競(jìng)賽等來(lái)提高個(gè)人的歸檔意識(shí)。

3 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)以上分析闡述可以發(fā)現(xiàn)，個(gè)人數(shù)字檔案存檔工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)化的內(nèi)容，要想實(shí)現(xiàn)良好的個(gè)人數(shù)字檔案存檔效果，不僅需要數(shù)字化檔案管理一方做好各方面的檔案收集以及管理工作，同時(shí)也需要用戶個(gè)人對(duì)數(shù)字檔案的及時(shí)存檔操作具備充分的認(rèn)識(shí)。只有用戶與網(wǎng)絡(luò)終端平臺(tái)互相配合，才能最大程度發(fā)揮個(gè)人檔案數(shù)字化管理的價(jià)值，從而全面促進(jìn)我國(guó)數(shù)字檔案事業(yè)的長(zhǎng)效健康發(fā)展，為人們提供更為實(shí)用的數(shù)字檔案歸檔服務(wù)。

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