辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

張艷秋

摘? 要：傳統(tǒng)辦公醫(yī)院檔案管理為紙質(zhì)管理，紙質(zhì)管理存在保存空間占地大和保存環(huán)境因素的雙重影響，所以醫(yī)院的檔案管理人員引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)檔案管理實(shí)行辦公自動(dòng)化管理，將患者的基本信息輸入檔案管理系統(tǒng)就可進(jìn)行快速查詢，本文以辦公室自動(dòng)化檔案管理為背景，依據(jù)檔案管理自動(dòng)化必然性和檔案管理存在的問題，有效提出辦公室自動(dòng)化管路的建議措施，為醫(yī)院的檔案管理構(gòu)建安全可靠的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理

伴隨信息技術(shù)的升級(jí)，辦公室檔案管理從紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化文檔，醫(yī)院的檔案以數(shù)字化形態(tài)展現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理人員依據(jù)自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)快速查詢醫(yī)院的檔案記錄和記載內(nèi)容，自動(dòng)化管理系統(tǒng)有效整合醫(yī)院內(nèi)部的檔案全部信息，自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，加強(qiáng)部門之間檔案信息轉(zhuǎn)換，自動(dòng)化檔案管理雖然加快管理的工作效率，但也存在互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的安全隱患，所以醫(yī)院檔案管理工作借助自動(dòng)化系統(tǒng)的同時(shí)保障檔案網(wǎng)絡(luò)安全。

1 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化特點(diǎn)的必要性分析

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境，多數(shù)醫(yī)院針對(duì)自身管理理念、管理方式、管理目標(biāo)等方面的不足進(jìn)行了重新定位與改善。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，理應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極創(chuàng)新自身管理理念、管理方式等，以期迎合時(shí)代，實(shí)現(xiàn)高效化、自動(dòng)化管理目標(biāo)。從客觀角度上來看，辦公自動(dòng)化在某些層面上結(jié)合了信息化管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)等內(nèi)容，初步實(shí)現(xiàn)了信息交互、資源共享的管理特點(diǎn)。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，基于辦公自動(dòng)化的檔案管理方式具備管理高效率、高質(zhì)量的特點(diǎn)。最重要的是，在信息化背景下，信息化技術(shù)水平以及辦公自動(dòng)化程度儼然成為衡量醫(yī)院發(fā)展、核心競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵因素。通過實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理與信息化管理，不僅可以提高醫(yī)院整體管理效率，還可以規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理誤差問題。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)問題及相關(guān)分析

辦公自動(dòng)化醫(yī)院檔案管理遵循安全高效的原則，但是由于各個(gè)醫(yī)院之間信息技術(shù)水平的不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理訊在諸多問題，自動(dòng)化管理與傳統(tǒng)管理相比需要管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理部署自動(dòng)化管理章程，有效運(yùn)用到檔案管理建立患者與醫(yī)生之間的便利溝通紐帶。本文總結(jié)幾點(diǎn)關(guān)于自動(dòng)化檔案管理存在問題及分析結(jié)論。

2.1 達(dá)到辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案工作一體化管理要求

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理根據(jù)病患類別盡心有效劃分，很難實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案一體化的有機(jī)結(jié)合，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀由單一管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合自動(dòng)化管理模式，有效加強(qiáng)各部門之間信息轉(zhuǎn)換和交流。醫(yī)院的檔案管理工作要與時(shí)代技術(shù)進(jìn)行接軌，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的整合提高檔案管理的全局性和高效性，高質(zhì)量完成檔案管理任務(wù)。在管理的模式還是那個(gè)需要注意加強(qiáng)管理人員自動(dòng)操作流程的培訓(xùn)，嚴(yán)格遵守辦公流程推進(jìn)醫(yī)院檔案一體化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)性和有效性，在檔案資源共享上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息交換，對(duì)待檔案管理上的技術(shù)不足加以改正。

2.2 實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔目標(biāo)

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔形式進(jìn)行檔案的綜合管理，但是紙質(zhì)檔案存放給管理造成一定局限，電子檔案安全問題又制約檔案管理的發(fā)展，所以自動(dòng)化醫(yī)院的檔案管理有效整合紙質(zhì)檔案與電子檔案信息內(nèi)容，檔案管理人員運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，有效提升檔案管理效率和檔案質(zhì)量，同時(shí)借助信息結(jié)束平臺(tái)，利用自動(dòng)化辦公軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化一體管理，滿足當(dāng)前檔案管理存在的不足。此外，檔案管理人員要樹立誠(chéng)實(shí)守信的管理遠(yuǎn)側(cè)，避免出現(xiàn)檔案管理信息與實(shí)際不符的狀況。

2.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的協(xié)調(diào)管理目標(biāo)

辦公自動(dòng)化檔案管理模式比傳統(tǒng)檔案管理模式更具備高效性，同時(shí)自動(dòng)化檔案管理形成檔案的信息有效整合，將缺失信息和模糊信息進(jìn)行填補(bǔ)，自動(dòng)化管理規(guī)避人物操作帶來的失誤，為檔案管理工作提供快速準(zhǔn)確查詢機(jī)制。有一點(diǎn)需要注意，醫(yī)院自動(dòng)化檔案管理需要結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部多個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行集中化處理，如檔案部門需要與信息技術(shù)部門聯(lián)合協(xié)作，完成文件歸檔工作，缺一不可。針對(duì)于此，在構(gòu)建自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的過程中，建議管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃、合理部署，做好部門間的分配工作，確保檔案資源得以安全保存。

3 辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院檔案管理工作措施及方向

為有效加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化升級(jí)，要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作相關(guān)制度貫徹落實(shí)，針對(duì)檔案管理流程有效提升辦公人員自動(dòng)化實(shí)操水平，從根本上保障檔案管理高質(zhì)量、高成效、高速率的管理水平，介于此結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況提出檔案管理的工作措施。

3.1 及時(shí)完善醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)

為有效應(yīng)對(duì)醫(yī)院健全的檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院應(yīng)借助自動(dòng)化管理軟件進(jìn)行檔案的規(guī)范管理，醫(yī)院人員要積極完善構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的查找和存儲(chǔ)，自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)可以有效掌握醫(yī)院內(nèi)部患者的病例信息，確保醫(yī)療工作的順利開展。同時(shí)醫(yī)院也要加大對(duì)檔案管理資金的投入，建設(shè)兼容性強(qiáng)性價(jià)比高的檔案管理信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

3.2 強(qiáng)化醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理效果

管理人員應(yīng)該重點(diǎn)對(duì)醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)施、軟件等加強(qiáng)管理，確保醫(yī)院檔案自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)得以順利運(yùn)行。其次，借助安全管理軟件提升醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理體系的安全管理效果，確保各網(wǎng)絡(luò)體系應(yīng)用過程不受干擾，其次，在實(shí)行自動(dòng)化管理過程中，檔案管理人員必須引入數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測(cè)技術(shù)等，目的在于實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案自動(dòng)化管理體系是否處于安全運(yùn)行狀態(tài)。

3.3 提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

作為檔案管理人員，必須時(shí)刻堅(jiān)守自身的職業(yè)操守，明確醫(yī)院檔案管理工作要點(diǎn)內(nèi)容，力求從多個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)化管理。對(duì)于自身職業(yè)素質(zhì)的不足之處，建議管理人員及時(shí)改善，盡可能地從根本上促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。與此同時(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，最好將檔案管理工作納入到日常管理重點(diǎn)工作當(dāng)中，全力確保醫(yī)院檔案管理工作的順利貫徹與落實(shí)。如此一來，醫(yī)院檔案管理工作辦公自動(dòng)化水平勢(shì)必會(huì)得到全面提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案管理負(fù)責(zé)人員要加強(qiáng)自身自動(dòng)化操作水平，從多層面多角度探尋檔案管理能力的提升，檔案管理人員要堅(jiān)守對(duì)檔案內(nèi)容的保密性，借助自動(dòng)化技術(shù)有效提高醫(yī)院檔案的共享能力和信息交換水平，此外，檔案管理人員要深化檔案管理個(gè)人意識(shí)，對(duì)待自動(dòng)化檔案管理流程清晰明了，醫(yī)院也要加強(qiáng)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，有效提升醫(yī)院檔案管理工作的快速落實(shí)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊紅利.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析[J].科學(xué)與信息化，2019，000（002）：168，174.

[2]鄭超，徐應(yīng)科.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.

[3]陸春娜.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（001）：121-121.