大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理的創(chuàng)新思路

劉紀(jì)華

摘 要：近年來，我國(guó)信息化技術(shù)不斷發(fā)展并被廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)的背景下，對(duì)檔案管理提出了新的要求。本文通過對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題進(jìn)行分析。提出通過大數(shù)據(jù)，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，提升檔案管理水平，提高管理效率，保證電子檔案的安全性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;檔案管理;新思路

1 檔案信息化管理的緊迫性和必要性

首先，傳統(tǒng)的檔案信息大都是紙質(zhì)載體，占據(jù)大量的儲(chǔ)存空間，信息據(jù)的收集、整理、分析、檢索、儲(chǔ)存、保管方面非常繁瑣，查詢、銷毀工作異常繁重，從業(yè)人員工作壓力大，工作效率低下，急需改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式，管理者從繁重的勞動(dòng)中解脫出來。大數(shù)據(jù)下檔案管理相比傳統(tǒng)的檔案管理信息化管理優(yōu)勢(shì)顯著。電子信息載體具有比較高的容量，不僅可以存儲(chǔ)大量的檔案信息，節(jié)省出大量的儲(chǔ)存空間，還因?yàn)闄n案以電子信息的方式存儲(chǔ)，避免了檔案丟失的情況，解決了檔案保管、銷毀的難題。在信息的收集、整理、檔案信息的查詢方面，都同樣具有顯著的優(yōu)勢(shì)。利用大數(shù)據(jù)，在軟件網(wǎng)頁(yè)上輸入想要查找的檔案，可以迅速顯示出想要查詢的結(jié)果。由此可見，大數(shù)據(jù)下信息化的檔案管理優(yōu)勢(shì)明顯，要充分利用信息技術(shù)提升檔案管理的質(zhì)量，提高管理效率，克服傳統(tǒng)管理下，管理混亂、效率低下等問題。在檔案管理信息化的過程中，對(duì)于出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，并分析出解決的方案，才能推動(dòng)檔案管理的信息化水平，提升管理的質(zhì)量。由此可見，檔案管理信息化勢(shì)在必行。

2 傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題

2.1 重視程度不高

檔案管理工作者，對(duì)國(guó)家出臺(tái)的各種檔案管理法律法規(guī)，沒有充分的理解和掌握，沒有充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏有效的系統(tǒng)管理方案，過于表面化。檔案管理人員創(chuàng)新思維欠缺，缺乏大數(shù)據(jù)背景下新型的跨界思維方式，固守傳統(tǒng)的管理模式，制約了檔案管理快速進(jìn)步和升級(jí)，阻礙了檔案管理和其他產(chǎn)業(yè)的有效融合。影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。沒有樹立以人為本、用戶至上的服務(wù)理念，缺乏創(chuàng)新思維。開放共享意識(shí)薄弱，各自為政，使信息“孤島”產(chǎn)生并制約了檔案管理信息共享、信息開放融合，檔案管理與其他產(chǎn)業(yè)難以形成共享雙贏的生態(tài)圈。管理人員大多兼職，崗位不能做到相對(duì)固定，出現(xiàn)頻繁調(diào)動(dòng)或崗位重復(fù)等現(xiàn)象。影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2 人才缺乏、基礎(chǔ)設(shè)施經(jīng)費(fèi)投入不足

筆者認(rèn)為，要先提高檔案管理水平，必須要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。很多單位由于信息化投入不足，造成信息化人才嚴(yán)重缺乏，無法高薪聘請(qǐng)軟件開發(fā)人才來幫助構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，促進(jìn)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的快速進(jìn)步和升級(jí)，無法提升產(chǎn)業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)由于經(jīng)費(fèi)投入不足，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)挖掘中得不到應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們?cè)谌粘Ｉ钪斜淮罅康男畔①Y源充斥著，人們查看信息資源，獲取信息的途徑和方式不斷增多。往往在不同渠道面對(duì)面臨混亂、龐雜的數(shù)據(jù)信息。如何對(duì)信息實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確的處理，已經(jīng)成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。

2.3 檔案工作人員素質(zhì)低下

筆者了解到，許多單位檔案管理人員多數(shù)年齡偏大且身兼數(shù)職，人員流動(dòng)性大，專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)缺乏。案管理工作認(rèn)識(shí)不足，不能與時(shí)俱進(jìn)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展需要，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和管理力，管理人員不能熟練使用計(jì)算機(jī)，對(duì)使用檔案管理軟件了解不深，影響了在工作使用高速掃描儀識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮轉(zhuǎn)換技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等檔案數(shù)字化能力。使信息化檔案管理流于形式，不能建立完善有序的檔案數(shù)據(jù)。

2.4 檔案信息安全防護(hù)不完善

我國(guó)現(xiàn)階段，檔案信息管理平臺(tái)存在各自為政、互不融合的現(xiàn)象，平臺(tái)建設(shè)還不夠全面。出現(xiàn)一定的安全漏洞，造成存儲(chǔ)于服務(wù)器中的所有檔案信息出現(xiàn)被盜的危機(jī)，有時(shí)難以控制，這自然給不法分子提供了可乘之機(jī)，他們會(huì)輕易借助網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取檔案信息，要求在要技術(shù)上做好并形成多層防御體系，防御黑客的攻擊。檔案存儲(chǔ)介質(zhì)會(huì)因保存環(huán)境不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)受損影響檔案信息的真實(shí)性、可靠性。在信息時(shí)代下的檔案管理由于其特殊的存儲(chǔ)形式極容易受到網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的破壞，對(duì)檔案資料的安全具有極大的威脅。

3 提高檔案信息管理水平的新思路

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)

為提高檔案管理效率，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家出臺(tái)的《檔案法》、《檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，遵守相關(guān)法律法規(guī)。各級(jí)檔案管理部門要積極組織并加強(qiáng)對(duì)檔案人員的技能培訓(xùn)，提升每一個(gè)檔案管理人員的管理水平。在檔案管理工作中，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，重要的思維包括用戶至上思維、跨界融合思維、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)思維和開放共享思維。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多傳統(tǒng)企業(yè)都將產(chǎn)業(yè)和互聯(lián)網(wǎng)融合，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)和價(jià)值來構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，促進(jìn)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的快速進(jìn)步和升級(jí)，提升產(chǎn)業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在這樣的大背景下，檔案管理人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化重視程度，通過互聯(lián)網(wǎng)+來促進(jìn)檔案的信息化管理，全面提升檔案管理的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)新時(shí)期的要求。

3.2 加大投入，積極吸引高端人才，提高檔案管理水平

各個(gè)單位要想提高檔案信息化管理水平，必須加大資金投入。重點(diǎn)加大人力、物力、財(cái)力投入力度，改變傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)管理人員信息化管理意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的以人為本、服務(wù)社會(huì)的服務(wù)功能，樹立檔案管理大數(shù)據(jù)思維、跨界思維，平臺(tái)思維融合發(fā)展，創(chuàng)新共享發(fā)揮其應(yīng)有作用和價(jià)值。從目前的情況來看，我國(guó)的數(shù)字檔案的建設(shè)還處于初級(jí)階段，需要大批相關(guān)人才從事檔案管理信息化工作。在選擇招聘人才時(shí)，要求其不僅具有較強(qiáng)專業(yè)的管理知識(shí)和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)具備超強(qiáng)的責(zé)任心。要為其改善工作條件，提高生活待遇，激發(fā)其對(duì)檔案管理工作的熱愛和積極性，為檔案管理水平的提升做貢獻(xiàn)。各單位在檔案管理工作中需要充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，并引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，為了能夠順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，定期升級(jí)軟件設(shè)備，推動(dòng)檔案管理工作能夠順利開展。各單位要充分考慮自身的發(fā)展情況，大力開發(fā)信息化電子檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立完整的局域網(wǎng)。在工作過程中，各部門能夠通過遠(yuǎn)程監(jiān)控對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱。堅(jiān)持以人為本的原則，重視人才，加大資金投入，及時(shí)更換硬件設(shè)施，定期維護(hù)和升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理管理質(zhì)量和效率，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)化時(shí)代，各級(jí)主管單位要高度注重檔案管理相關(guān)人才的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)、交流經(jīng)驗(yàn)、提高技能。通過培訓(xùn)提升檔案管理領(lǐng)域的人才技術(shù)水準(zhǔn)。要想培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才，必須由專業(yè)隊(duì)伍的支撐。各單位要注重培訓(xùn)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)的操作能力，應(yīng)為從業(yè)者提供參加學(xué)習(xí)交流、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和便利。應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)和相關(guān)事務(wù)管理工作的培訓(xùn)。使其正確掌握相應(yīng)軟件使用和操作。各單位領(lǐng)導(dǎo)需要為電子檔案管理創(chuàng)造有利環(huán)境，并大力培養(yǎng)專業(yè)人才。同時(shí)做到以身作則、分工明確、專人專崗、合理調(diào)度。使管理人員在實(shí)際工作中不僅具備專業(yè)的管理知識(shí)，還能做到與時(shí)俱進(jìn)，清楚意識(shí)到自身的責(zé)任和義務(wù)，從而促進(jìn)信息化檔案管理能夠有序發(fā)展。

3.4 做好檔案信息安全防御

檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該聯(lián)合出臺(tái)制定相應(yīng)檔案接管理技術(shù)方案，建立完整的信息網(wǎng)絡(luò)安全體系，提高和完善信息網(wǎng)系統(tǒng)的安全性。各單位要綜合考慮信息網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高技術(shù)水平形成多層防御，避免網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊。做好載體的選擇;做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份和網(wǎng)絡(luò)防病毒備份;注重病毒防治技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶終端PC及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的病毒防治。在信息安全方面，為防止用戶在終端PC機(jī)上進(jìn)行違規(guī)操作，對(duì)重要文件讀、寫、刪除行為和非法入侵等進(jìn)行監(jiān)控記錄。要保證數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的本身不受損壞，長(zhǎng)期存取而在跨界融合思維的視角下，要將數(shù)字化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化，就要求要加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，建立數(shù)字檔案館聯(lián)盟，加強(qiáng)對(duì)不同地域以及不同部門的檔案數(shù)據(jù)的整合，利用云計(jì)算技術(shù)平臺(tái)來打造能夠覆蓋全社會(huì)公共檔案信息的數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)。管理人員需要正確操作，并將具有保密性的重要檔案設(shè)置權(quán)限。在病毒的技術(shù)措施上，1）對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。2）配置數(shù)據(jù)恢復(fù)設(shè)備。3）方便數(shù)據(jù)保存和利用的數(shù)據(jù)管理軟件。4）將接收的數(shù)據(jù)載體格式轉(zhuǎn)化成一種或幾種便于數(shù)據(jù)管理軟件識(shí)別和利用的格式。5）監(jiān)控?cái)?shù)字檔案信息運(yùn)行的技術(shù)環(huán)境，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新格式和所需軟件，進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和軟件更新。另外要消除危害檔案信息共享的安全隱患，等不確定因素，通過對(duì)前端控制做好安全保密工作，借助軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的管理，及時(shí)對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和保管。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息化在各個(gè)領(lǐng)域不斷深入，各單位的檔案管理也需打破傳統(tǒng)的管理模式，樹立先進(jìn)的科學(xué)理念，充分利用技術(shù)進(jìn)行信息化管理，進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和調(diào)整，并做到與時(shí)俱進(jìn)，融合共贏。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，充分發(fā)揮檔案在單位中的作用和價(jià)值，使檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管克服了以前的繁雜變得更加條理化、安全化。提升檔案信息管理效率，減輕了從業(yè)者的勞動(dòng)強(qiáng)度，增強(qiáng)了工作積極性。積極做好檔案信息的安全防御措施，有效防止犯罪分子對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，做好保密工，維護(hù)國(guó)家的信息安全。

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