綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用對策探究

劉玉慧

摘 要：綜合檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高度共享，對單位日常業(yè)務(wù)開展來說，其屬于一種重要的記錄載體，充分利用多種信息采集、整理以及存儲的方式，從而實現(xiàn)綜合檔案管理的數(shù)字化、信息化查詢，將綜合檔案的價值以及作用充分發(fā)揮出來，以當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)作為支撐，構(gòu)建其數(shù)字化、信息化的綜合檔案并持續(xù)推進(jìn)，是目前我國實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化、信息化的強(qiáng)大助力。

關(guān)鍵詞：綜合檔案;數(shù)字化;建設(shè)與應(yīng)用

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程的不斷加速，各個單位、機(jī)構(gòu)日常業(yè)務(wù)開展中產(chǎn)生的信息量在不斷增加，為了能對海量信息實現(xiàn)合理的梳理和存儲，并實現(xiàn)高效利用，需要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段，針對綜合檔案的數(shù)字化構(gòu)建給與高度關(guān)注。這樣才能充分保障綜合檔案管理工作實現(xiàn)有序開展，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能夠讓綜合檔案實現(xiàn)全方位、規(guī)范化發(fā)展。

1 綜合檔案數(shù)字化建設(shè)及應(yīng)用特征分析

以現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，對綜合檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、利用高度關(guān)注，以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及軟件技術(shù)為基礎(chǔ)能實現(xiàn)多類型綜合檔案資源的高效共享和傳遞。在當(dāng)前的綜合檔案建設(shè)中，人們對于“數(shù)字圖書館”、“數(shù)字檔案館”這類型的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進(jìn)行充分借鑒和利用，推動綜合檔案實現(xiàn)了數(shù)字化，檔案信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)了高度共享[1]。

對于綜合檔案數(shù)字化建設(shè)以及管理，主要體現(xiàn)出了以下一些特征：首先是其載體性。綜合檔案涵蓋了人事、財務(wù)、物資等多個層面的管理信息，傳統(tǒng)管理模式下，人工操作方式導(dǎo)致綜合檔案的錄入、傳遞效率極慢，不能真正實現(xiàn)現(xiàn)代化綜合檔案管理的要求，而綜合檔案數(shù)字化則主要是以紙質(zhì)檔案作為基本載體，實現(xiàn)綜合檔案的可攜帶性，通過數(shù)字化載體，實現(xiàn)綜合檔案的隨時查詢。其次是實效性?；谟嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支撐，綜合檔案的數(shù)字化管理能實現(xiàn)檔案信息的高效查詢和檢索，體現(xiàn)出了便捷性的特征，從而使得綜合檔案管理的整體實效性得到全面提升。最后是共享性?；谟嬎銠C(jī)軟件系統(tǒng)下的綜合檔案數(shù)字化管理，能實現(xiàn)綜合檔案信息資源的高度共享和傳遞，而且完全突破了時間和地點的限制，讓檔案信息能夠保持良好的完整性和真實性，對傳統(tǒng)綜合檔案信息管理中紙質(zhì)檔案損壞、丟失的弊端得到有效解決。

2 綜合檔案數(shù)字化管理存在問題

2.1 數(shù)字化管理理念更新不及時

以現(xiàn)有的檔案管理實踐來看，由于受到傳統(tǒng)模式的思想，在檔案管理中存在思想落后的問題，管理人員對于綜合檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的重要意義認(rèn)識不夠充分，面對現(xiàn)代化綜合檔案管理在思維上缺乏先進(jìn)性，這也使得檔案管理數(shù)字化在實際建設(shè)中出現(xiàn)水平嚴(yán)重落后的現(xiàn)象，綜合檔案管理的真正價值和潛能不能得到充分挖掘，使得綜合檔案管理的整體水平不能得到有效提升。

2.2 組織管理體系不完善

對于當(dāng)前的綜合檔案管理單位來說，內(nèi)部并未針對管理職責(zé)進(jìn)行明確，管理實踐中經(jīng)常存在互相推諉的現(xiàn)象，由于在數(shù)字化檔案管理意識方面比較欠缺，導(dǎo)致部分工作人員的積極性不高，綜合檔案的信息收集、整理、處理以及存儲中數(shù)字化信息手段的作用不能得到充分發(fā)揮，從而使得檔案管理信息資源不能實現(xiàn)綜合[2]。

2.3 綜合檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

綜合檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理的關(guān)鍵是管理人員，而當(dāng)前大部分管理人員由于在信息化素養(yǎng)方面比較欠缺，對于綜合檔案管理的信息技術(shù)以及專業(yè)知識不能進(jìn)行充分掌握，這對綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)以及應(yīng)用產(chǎn)生了一定的制約作用，檔案管理的數(shù)字化管理水平也不能得到有效提升。

3 綜合檔案數(shù)字化建設(shè)與應(yīng)用對策分析

3.1 強(qiáng)化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

針對綜合檔案管理數(shù)字化建設(shè)要不斷加強(qiáng)資金投入力度，從數(shù)字化基礎(chǔ)配置方面作為基本出發(fā)點，針對數(shù)字化建設(shè)中涉及的所有軟硬件設(shè)施要做好合理的經(jīng)費預(yù)算。充分結(jié)合客戶機(jī)/服務(wù)器的結(jié)構(gòu)形式，將目前分散的計算機(jī)系統(tǒng)充分利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)連接，讓綜合檔案管理系統(tǒng)能夠具備C/S結(jié)構(gòu)處理模式，充分利用分布式計算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來針對復(fù)雜計算以及相關(guān)的管理任務(wù)實現(xiàn)在服務(wù)器中的分解，具體綜合檔案管理則通過各個工作站、服務(wù)器來實現(xiàn)，從而使得檔案管理的網(wǎng)絡(luò)資源實現(xiàn)高效共享。

3.2 有序開展綜合檔案管理數(shù)字化

綜合檔案數(shù)字化管理的建設(shè)要充分結(jié)合“優(yōu)先利用、分期實施”的基本原則，嚴(yán)格按照既定的步驟和周期來分階段推進(jìn)。第一步是要針對傳統(tǒng)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，進(jìn)一步加速綜合檔案信息資源的快速整理和開發(fā)。第二步是要實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化與電子政務(wù)的連接，以數(shù)字化建設(shè)的實際需求角度來實現(xiàn)對檔案管理進(jìn)行全局規(guī)劃，實現(xiàn)綜合檔案管理部門的工作目標(biāo)以及具體的實施流程進(jìn)行明確，在此基礎(chǔ)上對綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)公開以及信息共享形成有效促進(jìn)。第三步是有序、有重點的實施推進(jìn)[3]。針對綜合檔案信息化建設(shè)要進(jìn)行進(jìn)一步分解，結(jié)合綜合檔案實際情況，針對數(shù)字化建設(shè)周期進(jìn)行合理確定，優(yōu)先針對重點的綜合檔案管理資源實現(xiàn)數(shù)字化處理;最后，要對綜合檔案的研究和開發(fā)給與高度重視。為了能實現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化建設(shè)水平的有效提升，需要不斷強(qiáng)化綜合檔案的開發(fā)和研究，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)部分開放性檔案的查詢和利用，以此來持續(xù)推進(jìn)綜合檔案的開發(fā)。這個過程中需要對綜合檔案信息安全性給與重視，不斷強(qiáng)化綜合檔案數(shù)字化的維護(hù)以及權(quán)限管理，對綜合檔案信息數(shù)據(jù)泄露問題進(jìn)行有效規(guī)避。

3.3 實現(xiàn)綜合數(shù)字化檔案服務(wù)水平提升

綜合檔案的數(shù)字化建設(shè)中要不斷提升檔案服務(wù)水平。首先要針對資政服務(wù)水平進(jìn)行提升。綜合檔案建設(shè)中對服務(wù)意識的要求比較高，在此基礎(chǔ)上才能真正為需求者提供良好的資政服務(wù)，要讓綜合檔案管理服務(wù)體現(xiàn)出主動性和連貫性[4]，以此來真正發(fā)揮出綜合檔案的價值。其次是提升社會服務(wù)水平。綜合檔案數(shù)字化建設(shè)主要是為社會公眾提供基礎(chǔ)檔案服務(wù)，從而將綜合檔案的文化屬性充分體現(xiàn)出來，并實現(xiàn)在社會公眾綜合檔案管理影響力的進(jìn)一步擴(kuò)散。最后是民生服務(wù)。綜合檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)不同行業(yè)之間民生檔案的有效融合，實現(xiàn)檔案資源的高效共享，進(jìn)一步提升便民服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，綜合檔案數(shù)字化建設(shè)過程中要遵循相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此為基本出發(fā)點構(gòu)建起高效的檔案資源共享平臺，實現(xiàn)分散檔案信息資源的整合，為多方位的檔案服務(wù)需求提供良好的服務(wù)，有效提升綜合檔案建設(shè)的服務(wù)能力和權(quán)威性，進(jìn)一步促進(jìn)綜合檔案事業(yè)的不斷創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]李雯.探究醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會[J].商，2015（28）：84.

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[3]李忻芝，石星.新時期綜合檔案館的深度開發(fā)與服務(wù)利用[J].城建檔案，2017（11）：44-45.

[4]黃富才.醫(yī)院綜合檔案信息化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略分析[J].中國管理信息化，2019，22（12）：157-158.