大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理研究

鄧福明

摘 要：目前社會(huì)發(fā)展中信息化是主要的標(biāo)志，其推動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)是新時(shí)代重要的技術(shù)之一，對(duì)高職院校而言無(wú)疑是帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。與此同時(shí)，檔案管理是內(nèi)部管理工作的重要組成部分，而檔案管理質(zhì)量直接影響高校管理質(zhì)量，因此為了提高高職院校檔案管理效率，很有必要在大數(shù)據(jù)視角下優(yōu)化并創(chuàng)新檔案管理理念?；诖?，筆者以大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理發(fā)展情況為切入點(diǎn)探討大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)視角;高職院校;檔案管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，無(wú)疑給高職院校檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)[1-2]。在此背景下傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看阻礙高職院校的發(fā)展，這就需要高職院校檔案管理人員采取有效的措施改革傳統(tǒng)檔案管理，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式，從而適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要。

1 大數(shù)據(jù)視角下高職院校檔案管理發(fā)展情況

1）缺乏完善的檔案信息化管理體系。大數(shù)據(jù)時(shí)代下我國(guó)高職院校檔案管理體系并不完善，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，部分高職院校并沒(méi)有從根本上改變檔案管理方式，且很少在檔案管理中投入建設(shè)資金，使檔案信息化管理在發(fā)展資金的限制下得不到發(fā)展。其次，檔案管理人員很少有統(tǒng)一培訓(xùn)機(jī)會(huì)，因此大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有掌握熟練的信息化技能，這一定程度上阻礙了高職檔案管理的發(fā)展，不利于其朝著信息化方向發(fā)展[3]。最后，沒(méi)有形成信息化數(shù)據(jù)庫(kù)資源。雖然當(dāng)前大多數(shù)高職院校已經(jīng)意識(shí)到建立科學(xué)信息系統(tǒng)的重要性，也逐漸應(yīng)用科學(xué)信息系統(tǒng)保存與收集信息，但是缺乏大型數(shù)據(jù)庫(kù)的支撐，因此很難發(fā)揮其最大效用。

2）缺乏專業(yè)檔案管理人才。高職院校檔案管理人員除了要掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)之外還要具備高效、科學(xué)管理與分析學(xué)員檔案的能力。然而當(dāng)前很多高職院校在檔案管理人員配備方面存在諸多問(wèn)題，缺乏檔案管理能力較強(qiáng)的且具有大數(shù)據(jù)操作水平的人才。目前我國(guó)已經(jīng)處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化，使得部分檔案管理人員無(wú)法勝任當(dāng)前的工作，因而很難保證高效、高質(zhì)完成檔案管理工作。此外，部分檔案管理人員無(wú)法利用大數(shù)據(jù)的價(jià)值，因此在實(shí)際的工作中只能在原有基礎(chǔ)上管理，創(chuàng)新能力不足，這與大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的要求差距較大。

3）數(shù)字化信息系統(tǒng)發(fā)展不成熟。目前我國(guó)在信息化發(fā)展方面取得一定成效，然而仍然有部分高職院校沒(méi)有重視檔案管理工作，在檔案管理中仍然以傳統(tǒng)管理模式為主，不重視檔案信息化管理，更沒(méi)有更新檔案管理模式。在儲(chǔ)存檔案時(shí)以紙質(zhì)保存為主，但是該保存方法管理難度較大，并不利于查閱與保存檔案[4]。當(dāng)前各高職院校因?yàn)槭艿街T多因素的影響，在檔案信息數(shù)字化管理中僅建立表面的局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，并沒(méi)有在資料管理中落實(shí)信息化管理，這種管理方式過(guò)于簡(jiǎn)單化，整體檔案管理效率不高，無(wú)法進(jìn)行細(xì)致與復(fù)雜的處理，因此很有必要建立系統(tǒng)的檔案管理模式。

2 大數(shù)據(jù)視角下的高職院校檔案管理策略

1）建立完善信息化檔案管理制度。完善的信息化檔案管理有利于推動(dòng)檔案管理科學(xué)化發(fā)展，這是推動(dòng)高職院校管理朝著科學(xué)化方向發(fā)展的關(guān)鍵，同時(shí)也是深化高職院校檔案管理的保證。但是在建立完善的信息化檔案管理制度時(shí)需要結(jié)合目前高職院校檔案建設(shè)的情況進(jìn)行。首先，加大力度宣傳信息化檔案管理理念，強(qiáng)化全院師生對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。其次，在校園宣傳欄等宣傳檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的作用，讓學(xué)校內(nèi)部形成“大檔案觀”理念。最后，針對(duì)檔案查詢、收集以及借閱等環(huán)節(jié)建立完善的檔案管理制度，保證各個(gè)環(huán)節(jié)都能有相關(guān)制度保證，且將檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃納入制度當(dāng)中，切實(shí)提高檔案管理工作人員素質(zhì)。

2）配備綜合素質(zhì)較高的檔案管理人員。開(kāi)發(fā)與利用檔案信息資源除了需要依賴先進(jìn)儀器設(shè)備之外最重要的是具有綜合素質(zhì)較高的專業(yè)檔案管理人員的高校管理[5]。要想推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，使其順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，很有必要強(qiáng)化培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，配備且配齊專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，給其注入新的血液，讓更多有創(chuàng)新意識(shí)的且具有大數(shù)據(jù)素養(yǎng)的年輕血液注入高校檔案管理團(tuán)隊(duì);建立健全培訓(xùn)體系，給其接受專業(yè)化培訓(xùn)與訓(xùn)練的機(jī)會(huì)，使其在大數(shù)據(jù)背景下逐步提高自身信息化能力以及大數(shù)據(jù)技能等。與此同時(shí)，學(xué)校應(yīng)高度重視檔案管理人員梯隊(duì)式建設(shè)，充分整合具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老員工與具有專業(yè)大數(shù)據(jù)素養(yǎng)的年輕團(tuán)隊(duì)，使其在各類(lèi)專業(yè)研討、專業(yè)講座中得到梯隊(duì)式發(fā)展，穩(wěn)定高校檔案管理隊(duì)伍的同時(shí)推動(dòng)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

3）大數(shù)據(jù)采集與分析數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)視角下需要高職院校結(jié)合檔案管理目標(biāo)采集、分析與搜集工作。首先，發(fā)揮信息技術(shù)的作用智能搜集院校各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。在電子掃描與系統(tǒng)分類(lèi)中進(jìn)行智能化管理，讓檔案信息管理變得模塊化。在此之前管理人員應(yīng)意識(shí)到自身工作職責(zé)，做好檔案信息排查工作。集中處理重復(fù)或錯(cuò)誤的信息，確保檔案信息的針對(duì)性與真實(shí)性。此外，加大力度做好檔案信息智能統(tǒng)計(jì)工作。發(fā)揮計(jì)算機(jī)等平臺(tái)的作用智能分析檔案數(shù)據(jù)，最大程度發(fā)揮其作用。

4）檔案資源平臺(tái)化、動(dòng)態(tài)化管理。我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展，在此背景下高職院校教學(xué)管理檔案、社會(huì)服務(wù)檔案都需要朝著平臺(tái)化與動(dòng)態(tài)化管理模式發(fā)展[6]。情況不同的學(xué)生、教學(xué)計(jì)劃實(shí)施方法、學(xué)生掌握的情況等內(nèi)容都需要實(shí)施可視化與動(dòng)態(tài)化管理模式，因此需要及時(shí)、準(zhǔn)確地采集教學(xué)信息。平臺(tái)化管理模式的應(yīng)用讓教學(xué)檔案朝著可視化方向發(fā)展，且各種信息都可以通過(guò)智能終端平臺(tái)了解，如學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教師教案等。檔案平臺(tái)化與動(dòng)態(tài)化管理減少了檔案操作步驟，因此教學(xué)檔案可追溯性與真實(shí)性更高。

5）數(shù)據(jù)歸檔與保存。就實(shí)際的檔案管理中，高職院校應(yīng)以大數(shù)據(jù)平臺(tái)為基礎(chǔ)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔與保存。結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行智能分類(lèi)，構(gòu)建更加便捷、高效的歸檔操作體系。與此同時(shí)，強(qiáng)化檔案安全管理思想，加強(qiáng)建設(shè)檔案安全管理環(huán)境，監(jiān)督檔案管理人員在具體的工作中做好信息備份[7]。積極引入殺毒、防火墻等軟件保護(hù)檔案，避免出現(xiàn)病毒入侵、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理安全性。此外，強(qiáng)化檔案管理人員職能素養(yǎng)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，做好密鑰管理工作。深入分析檔案數(shù)據(jù)化管理中遇到的風(fēng)險(xiǎn)，制定相關(guān)預(yù)防機(jī)制，保證檔案信息安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案管理人員做好檔案管理帶來(lái)更多機(jī)遇，這就需要其把握時(shí)機(jī)，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的作用建立完善的信息檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施的作用優(yōu)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)，發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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