互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化問題分析

摘 要：隨著我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)為基礎(chǔ)的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，成為各企事業(yè)單位檔案工作與服務(wù)的發(fā)展方向。本文圍繞互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，企事業(yè)檔案管理存在的問題，對(duì)不同行業(yè)或數(shù)據(jù)資源的檔案服務(wù)進(jìn)行改革創(chuàng)新，加快人力檔案管理、數(shù)字化檔案管理的融合發(fā)展，以提升現(xiàn)代檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;現(xiàn)代化;問題

前言：傳統(tǒng)檔案管理工作，以紙質(zhì)文檔、照片圖像、錄音錄像等的保存為主，管理人員通過手工篩選、核對(duì)與整理的操作，完成一系列不同類別檔案內(nèi)容的收集與管理。但隨著不同檔案內(nèi)容逐漸增多、檔案信息類別的分散，以人力核對(duì)為主的檔案加工、提煉和歸檔模式，已經(jīng)難以適應(yīng)企事業(yè)單位內(nèi)部海量檔案資源的管理要求?；诖耍搿盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的現(xiàn)代化管理模式，利用多種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息化軟件展開檔案服務(wù)，能夠最大程度發(fā)揮檔案資源的管理價(jià)值。

1 網(wǎng)絡(luò)背景下“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

1.1 推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化

企事業(yè)單位對(duì)于多種檔案信息資源的管理，通常以紙質(zhì)化檔案管理方式為主，不但需要對(duì)大量紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行篩選、分類與存儲(chǔ)，還要定時(shí)做好檔案資源的防水防潮及修復(fù)工作，這使得整體檔案管理的流程復(fù)雜、工作量大。這一情況下，網(wǎng)絡(luò)檔案管理的優(yōu)勢(shì)就顯現(xiàn)出來，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理而言，網(wǎng)絡(luò)檔案管理具有數(shù)字化、智能化的特征，其可以將文檔、圖片、視頻或音頻等檔案內(nèi)容，轉(zhuǎn)換為數(shù)字字節(jié)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，存儲(chǔ)至相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。而在需要使用某一檔案信息時(shí)，通常借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的查詢端口，進(jìn)行檔案內(nèi)容的快速檢索、瀏覽與調(diào)用，以此加快紙質(zhì)化檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1.2 有利于檔案數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程服務(wù)提供

不同行業(yè)機(jī)構(gòu)中信息化檔案設(shè)備、服務(wù)軟件的引入，不僅對(duì)原有紙質(zhì)化檔案管理模式作出革新，也使得不同部門之間的檔案信息資源，逐漸實(shí)現(xiàn)信息互通、服務(wù)共享。如當(dāng)下高校、企事業(yè)單位等主體，分別借助內(nèi)部校園網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)，搭建起多元互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，在不同地點(diǎn)、以不同形式進(jìn)行檔案資源的傳輸與共享，分類存儲(chǔ)至后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以保證工作人員可以隨時(shí)隨地，對(duì)檔案信息作出檢索、查閱與使用操作。而且信息化檔案管理環(huán)境下，利用協(xié)同云通信、局域網(wǎng)共享等技術(shù)，進(jìn)行特定檔案內(nèi)容的遠(yuǎn)程搜索、傳輸及下載，滿足多種遠(yuǎn)程檔案服務(wù)的需求。

1.3 降低檔案管理成本、提升工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的引入與推廣，使得紙質(zhì)化檔案管理所占的比例迅速降低，與此同時(shí)檔案管理人員、管理時(shí)長(zhǎng)等人力物力成本，也得到進(jìn)一步下降與控制。因此，互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息化檔案管理，可以根據(jù)不同企事業(yè)單位的檔案數(shù)量、檔案類別，合理的選擇檔案管理方式，展開一系列檔案內(nèi)容的分類、檢索與存儲(chǔ)，提高單位時(shí)間內(nèi)檔案管理的工作效率。

2 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作存在的問題

2.1 部分檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備

雖然大多數(shù)高校、企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)，已經(jīng)購(gòu)置了大量網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)設(shè)備，以表格數(shù)據(jù)管理方式，進(jìn)行不同日常工作檔案的管理，但仍舊缺乏大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化信息管理方案。如在涉及財(cái)務(wù)、行政等重要檔案信息核算的情況下，通常仍舊采取管理人員手動(dòng)統(tǒng)計(jì)、核對(duì)、錄入的管理模式，既缺乏網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟硬件設(shè)備，也缺少與大數(shù)據(jù)信息分布式處理、網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)平臺(tái)的對(duì)接，整個(gè)檔案數(shù)據(jù)管理的集成化、保密化程度較低，檔案管理效率、管理質(zhì)量不理想。

2.2 檔案信息管理意識(shí)、專業(yè)性水平較低

各企事業(yè)部門檔案的信息管理工作，通常需依照單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理制度等要求，進(jìn)行不同行政層級(jí)政務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息的檔案管理。但由于多數(shù)單位并沒有構(gòu)建完善的檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)主體對(duì)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式，也缺乏應(yīng)有的重視，因而使得檔案管理人員缺乏數(shù)字意識(shí)，在檔案數(shù)據(jù)挖掘、處理、核算與存儲(chǔ)過程中，存在流程混亂、效率較低的問題。另一方面，檔案管理人員的專業(yè)技能缺失，不能很好的完成檔案資源分類、歸檔、檢索與使用，由此造成不同類別檔案的核算、存儲(chǔ)出現(xiàn)較多錯(cuò)誤情況。

2.3 不同類別檔案信息的整合、共享程度低

由于不同行政部門之間有著較高的獨(dú)立性，使得各部門、各層級(jí)檔案數(shù)據(jù)資源的管理，呈現(xiàn)出分散化、共享化程度低等問題。而且各種檔案信息的搜集、分類與存儲(chǔ)，并未建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，也造成了企事業(yè)單位檔案管理過程中，政務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案錄入與核實(shí)的不配套問題，增大檔案信息資源共享、管理的難度。

3 現(xiàn)代化“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式的實(shí)踐應(yīng)用策略研究

3.1 制定一體化聯(lián)動(dòng)的檔案管理制度

現(xiàn)代檔案管理工作的成敗，最主要取決于企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)主體的管理意識(shí)，以及檔案管理制度是否完善。首先要對(duì)檔案管理的財(cái)政收支、經(jīng)費(fèi)使用情況，作出詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分析與整理，盡可能確保不同檔案信息、業(yè)務(wù)管理工作的真實(shí)準(zhǔn)確性。之后制定不同行政管理部門，多元聯(lián)動(dòng)的、一體化的檔案管理制度，明確各管理人員的檔案信息管理內(nèi)容，一方面增強(qiáng)廣大工作人員的檔案管理意識(shí)，另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、工作職責(zé)執(zhí)行的互聯(lián)互通，以保證多種檔案信息資源傳輸、存儲(chǔ)與共享的一體化。

3.2 建構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

依托于分布式數(shù)據(jù)計(jì)算、云服務(wù)平臺(tái)及WebService應(yīng)用程序等技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理平臺(tái)，對(duì)多種檔案內(nèi)容進(jìn)行有效搜集、處理與整合存儲(chǔ)，確保整個(gè)檔案信息處理、管理流程的安全性。在云服務(wù)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)中，利用智能密集架、數(shù)據(jù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有的實(shí)體紙質(zhì)化檔案資源，作出掃描錄入、分類與存儲(chǔ)。之后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中短時(shí)間內(nèi)涌入，不同類別的、海量的檔案信息進(jìn)行智能化管理，包括遠(yuǎn)程控制、固定列管理等操作，以實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)數(shù)據(jù)的即時(shí)互動(dòng)交流、檔案信息狀態(tài)檢測(cè)。因此網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，能夠在多種類別檔案信息的搜集、錄入過程中，對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)更新與管理，將其存儲(chǔ)至云服務(wù)平臺(tái)之中。

3.3 加強(qiáng)檔案管理規(guī)范操作、信息共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式執(zhí)行的過程中，各企事業(yè)單位要對(duì)管理人員展開專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案處理、軟件應(yīng)用能力的培養(yǎng)，使得整個(gè)信息化檔案管理流程更加高效，檔案管理專業(yè)化水平、管理質(zhì)量更高。高校數(shù)字化檔案管理工作的開展，應(yīng)注重不同部門檔案信息資源、業(yè)務(wù)活動(dòng)的互聯(lián)互享。如對(duì)于檔案內(nèi)容的檢索、復(fù)制、修改或下載等，都可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、應(yīng)用程序等工具，根據(jù)不同需求進(jìn)行各主體之間的檔案信息共享，提高檔案的管理與利用價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)化已經(jīng)迫在眉睫，以大數(shù)據(jù)及云計(jì)算平臺(tái)為基礎(chǔ)，對(duì)原有紙質(zhì)化檔案管理、服務(wù)方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，是檔案管理工作未來的發(fā)展方向。因此針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理過程中，存在的網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施缺乏，以及檔案管理專業(yè)化、共享化程度低的問題，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理系統(tǒng)，加快檔案管理思維、管理模式的更新升級(jí)，以滿足不同主體多樣化的檔案管理服務(wù)需求。

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作者簡(jiǎn)介

盧靖琳（1987-），女，瑤族，廣西省梧州市人，西南大學(xué)漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)（已畢業(yè)），廣西梧州職業(yè)學(xué)院助理館員，研究方向：檔案管理。