淺談檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案資源的服務(wù)利用

楊雪瑞

摘 要：檔案資源數(shù)字化是在確保其但信息資源安全的前提下，所進行的能夠提供檔案全文檢索的可靠服務(wù)。檔案數(shù)字化是檔案工作當(dāng)中較重要的一個部分，其能夠切實地提供相應(yīng)的檔案資源服務(wù)。本篇文章就在這樣的基礎(chǔ)之上，深入探討了檔案數(shù)字化建設(shè)，并且根據(jù)檔案資源的服務(wù)來進行分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;檔案資源;利用服務(wù)

檔案自身有擁有可靠性加強、內(nèi)容真實豐富、形式較為多樣的特點。這樣的特點使其備受使用者以及利用者的關(guān)注，對檔案信息進行數(shù)字化的建設(shè)是在基于市企業(yè)自身發(fā)展需求上所強調(diào)的。其能夠?qū)σ恍﹦?chuàng)新以及重大的工程項目發(fā)揮出決定性的作用。我國企業(yè)核心競爭力中，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為其中的代表之一。

1 在企業(yè)當(dāng)中進行檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著社會逐漸向數(shù)字化方向進行發(fā)展，在檔案管理過程當(dāng)中越發(fā)的強調(diào)檔案的數(shù)字化建設(shè)。其檔案建設(shè)需要與電子技術(shù)的切實發(fā)展相適應(yīng)。檔案數(shù)字化當(dāng)中的數(shù)字化具體指的就是將文字、圖片、聲音等多種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字的符號形式進行記錄，并且將這些形式保存在一個載體當(dāng)中。檔案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案不同，其是將傳統(tǒng)的檔案以數(shù)字化的形式轉(zhuǎn)換進行記錄。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個較為系統(tǒng)的工程，其不僅需要對信息進行數(shù)字形式的轉(zhuǎn)化，同時對于信息的接收以及檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也有諸多的要求。傳統(tǒng)的事業(yè)單位中所采用的是紙質(zhì)檔案的記錄形式，但隨著運營時間逐步增長，其檔案載體介質(zhì)數(shù)量也在逐漸增加。檔案數(shù)字化建設(shè)則可以將紙質(zhì)的檔案進行數(shù)字化檔案的構(gòu)建，更加方便其信息的查閱及記錄。根據(jù)我們調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)一些企業(yè)在進行檔案數(shù)字化儲存的過程當(dāng)中會出現(xiàn)一些問題。比如，過分的強調(diào)檔案安全保障建設(shè)的管理，并且對檔案的建筑進行不斷拓寬，但是卻沒有對數(shù)字檔案信息的保存進行足夠的重視，沒有展開積極的技術(shù)升級。不僅如此，一些事企業(yè)單位當(dāng)中也沒有針對檔案安全保障體系進行理論框架的構(gòu)建，這使得數(shù)字化檔案建設(shè)的安全性不足，人們在對數(shù)字化檔案信息進行服務(wù)的過程當(dāng)中，傾向于注重其信息的安全性，忽視對于檔案建設(shè)過程當(dāng)中技術(shù)的提升占用，僅僅依靠現(xiàn)有的技術(shù)和目前的設(shè)備是很難實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息可持續(xù)的利用目標(biāo)的，復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及多變的信息交流都會導(dǎo)致檔案真實性受到威脅，為此就強調(diào)管理措施的合理性。

不僅如此，在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，由于經(jīng)費有限并且部分人員受到陳舊觀念的影響，使其在數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中所采用的服務(wù)利用手段較為落后，所依靠的載體也比較單一，這導(dǎo)致其整體呈現(xiàn)出缺乏現(xiàn)代化信息化的狀態(tài)。

2 在數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中需要遵循的原則

實行文體一體化原則，根據(jù)多年的檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗證明，在進行信息建設(shè)的過程當(dāng)中必須要保證文體一體化。依據(jù)單位自身的實際需求出發(fā)，將單位的財務(wù)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)以及具體的自動化辦公進行數(shù)字化檔案的規(guī)劃，并且根據(jù)合理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來加強數(shù)字化與辦公自動化之間的結(jié)合這能夠構(gòu)建辦公各個環(huán)節(jié)相互輔助的有好狀態(tài)，從而加強信息之間的聯(lián)系以及作用，進而構(gòu)建出協(xié)調(diào)發(fā)展科學(xué)管理的局面。

結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)要求以及目前檔案資源管理的現(xiàn)狀，還需要遵循電子文件與紙質(zhì)文件并存的原則。對于一些價值相對較高的紙質(zhì)文件進行電子檔案的轉(zhuǎn)化，并且實施歸檔雙軌制并存，這樣能夠進一步保證信息的真實性以及信息的永久性。盡可能地實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)的完整性，提高其文件的齊全性，并且這種并存的原則還能進一步強化文件對于單位公務(wù)和業(yè)務(wù)活動的記憶再現(xiàn)功能。

實踐才能夠產(chǎn)生理論，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，為了保證其信息安全性就需要遵循安全保密體系原則。安全保密是整個社會經(jīng)濟發(fā)展的要求，同時也能夠更好地推進檔案事業(yè)的發(fā)展，使數(shù)字化的檔案資源體系能夠覆蓋人民群眾是其建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。為此強調(diào)數(shù)字化檔案的安全保密則重中之重。為了更好地去升級檔案的安全性，就需要根據(jù)檔案信息的性質(zhì)來進行分類，并且結(jié)合信息的級別進行不同層次的防護體系原則建設(shè)，在這整個過程當(dāng)中，還需要進行嚴(yán)密的全程監(jiān)管。

3 數(shù)字化檔案建設(shè)的服務(wù)以及利用

在事企業(yè)單位當(dāng)中，進行檔案室的數(shù)字化建設(shè)是作為評價其單位是否具備現(xiàn)代化管理水平的一個重要標(biāo)志，在其中強調(diào)數(shù)字化檔案的服務(wù)以及利用才能夠保證單位信息資源處于核心的地位。為此，則需要充分的結(jié)合IT技術(shù)手段，促進其信息管理和服務(wù)利用的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。

在進行數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中會參考一些業(yè)務(wù)規(guī)范，為了保證其技術(shù)的效果還會參考相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但是這些管理規(guī)則大多是沒有統(tǒng)一權(quán)威的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的。關(guān)于這方面的課題研究也只是處于書面的階段，并沒有根據(jù)實際情況，展開普遍的應(yīng)用，這使得一些企業(yè)在進行數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中會出現(xiàn)軟件與數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品不兼容等問題。這樣就會出現(xiàn)不必要資金浪費，也無法實現(xiàn)最大限度的信息交流、共享。但管理工作開展的過程當(dāng)中需要切合其行業(yè)需要以及單位的定位來對服務(wù)范圍以及信息資源等多種因素進行規(guī)范，加強信息化建設(shè)與業(yè)務(wù)流程的有效結(jié)合。同時為了更好地保證其信息整體的安全及可靠，還需要不斷的對相關(guān)業(yè)務(wù)的管理人員進行能力的培訓(xùn)，使其能夠切實的利用信息來展開合適的用戶服務(wù)。

展開檔案的數(shù)字化建設(shè)是大形勢的發(fā)展需要，是檔案相關(guān)事業(yè)升級的必由之路。為了更好地加強檔案數(shù)字化建設(shè)，其相關(guān)部門就應(yīng)該針對具體的檔案建設(shè)技術(shù)來進行大量資金的投入，不斷引進一些數(shù)字化的先進建設(shè)軟件設(shè)備。不僅如此，配備相應(yīng)的專業(yè)隊伍來對檔案管理軟件系統(tǒng)進行有效的開發(fā)，從而能夠更好地實現(xiàn)檔案管理一體化的目標(biāo)，為了保證其數(shù)據(jù)的儲存，對于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也不能忽略，在相關(guān)單位開設(shè)的檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)其單位業(yè)務(wù)的需求來進行檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，發(fā)揮出檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢。檔案的數(shù)字化建設(shè)不能僅僅依靠檔案部門，還需要加強與各個部門的聯(lián)系，保證檔案資源能夠與各個部門的高效對接才能夠真正的實現(xiàn)資源的有效共享。并且為了更好地進行書面信息的電子化轉(zhuǎn)化還需要結(jié)合信息形式來選擇適宜的掃描設(shè)備以及計算機設(shè)備，從而加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

為了保證檔案數(shù)字化建設(shè)的完備，企業(yè)單位還需要構(gòu)建一支專業(yè)的人才隊伍。畢竟所展開的數(shù)字化轉(zhuǎn)變工程不僅僅需要工作人員自身有較為深厚的檔案管理專業(yè)水平，還強調(diào)其自身的計算機操作以及掃描技術(shù)的水平。部門則應(yīng)該在引進新型人才的基礎(chǔ)之上，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓(xùn)升級，使其能夠?qū)π畔⒒墓芾碇R進行全面的掌握，加強檔案人員自身數(shù)字信息的能力才能夠綜合性的提高檔案管理的水平。并且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，有關(guān)檔案的相應(yīng)技術(shù)也是在不斷升級的，為此就強調(diào)檔案管理人員能夠及時的與科技變化接軌，定期的去進行技術(shù)專業(yè)知識的完備，從而更好地推進檔案數(shù)字化的建設(shè)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理當(dāng)中進行檔案的數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展的需要，為此相關(guān)人員自身應(yīng)該充分認(rèn)識檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，了解其建設(shè)的優(yōu)勢，結(jié)合企業(yè)自身的需求以及信息的類別來有針對性的展開適宜的數(shù)字化檔案管理，在提升檔案管理水平的基礎(chǔ)之上才能夠更好地推進其檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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