檔案信息化管理措施

楊燦華

摘 要：如今，檔案管理已成為社會(huì)不斷發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。作為各行業(yè)不斷增長(zhǎng)的載體，對(duì)信息的合理利用和發(fā)展起著重要的作用。檔案管理是資源管理的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，它逐漸從人們的生活方式轉(zhuǎn)變?yōu)樗季S方式，對(duì)人才交流、經(jīng)濟(jì)等方面的發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響。鑒于本文分析了檔案管理中存在的問題，強(qiáng)調(diào)了信息管理的必要性，并提出了相應(yīng)檔案信息化管理措施，希望能改進(jìn)我國(guó)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化

在我國(guó)，檔案管理的工作屬性相對(duì)較高，既要求保密，又要求專業(yè)，也要求各級(jí)有關(guān)部門積極配合檔案管理部門的工作。目前，我國(guó)檔案管理部門還存在一些不完善的情況，例如在人力方面，檔案管理人員相對(duì)較少，仍有一些崗位空缺，一些在硬件設(shè)施方面，缺乏專業(yè)的檔案管理室。為此，我國(guó)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的管理強(qiáng)度，并對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行思想培訓(xùn)，提高他們對(duì)檔案管理工作的重視程度。同時(shí)，檔案信息的重要載體是主要的信息來(lái)源，在資源中也起著重要的作用。

1 檔案管理信息化在檔案管理工作中的重要作用

1）檔案管理信息主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，與以往的紙質(zhì)載體傳輸檔案信息的方法不同，信息性檔案信息通過電子文件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，可以有效地保存檔案信息。

2）大量的信息涉及文件管理，如果通過紙質(zhì)媒體保存和記錄時(shí)被查詢或更新，這必然會(huì)變得非常繁瑣。利用互聯(lián)網(wǎng)更新檔案信息時(shí)，可以加快信息更新速度，加快資源共享，有助于提高檔案管理水平，提高工作效率。

3）由于檔案管理中需要管理的信息量很大，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式通過紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行輸入和存儲(chǔ)，工作效率將受到嚴(yán)重影響。非常繁瑣。相反，如果使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件管理，不僅可以加快查詢速度，還可以促進(jìn)信息更新，縮短其更新周期。

4）檔案管理信息化可以有效避免檔案損壞和信息丟失。傳統(tǒng)的檔案信息管理模式是通過紙質(zhì)介質(zhì)輸入和存儲(chǔ)信息，紙質(zhì)介質(zhì)容易損壞，難以保存，容易造成信息丟失。如果使用互聯(lián)網(wǎng)通過電子文件存儲(chǔ)信息，并在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)信息，則可以更完整，更長(zhǎng)期地備份文件。

2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

1）檔案在使用和查詢方面的特點(diǎn)。檔案中的信息如何得到有效利用，提高了資源的共享性，并已成為檔案管理工作的一個(gè)難題，但傳統(tǒng)的歸檔在搜索和使用等方面存在很多問題，例如過程復(fù)雜，檔案紙張老化等，而信息化歸檔管理工作卻大大提高了檔案資源的利用率，從而大大提高了檔案資源的利用率。

2）檔案在存儲(chǔ)方面的特點(diǎn)。目前，紙面文檔歸檔的數(shù)量仍然占大多數(shù)，但紙面文檔歸檔的缺點(diǎn)是無(wú)法克服。首先，紙面文檔是紙面文檔，無(wú)論紙面文檔質(zhì)量好還是不好，在幾十年后，如果不以各種方式處理和保存紙面文檔，紙面文檔歸檔將不可避免地遭到一定程度的破壞，而紙面文檔歸檔則是在輸入時(shí)人工寫入的。信息化檔案管理工作，從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等途徑，可以采用電子輸入方式對(duì)檔案進(jìn)行收集和輸入，有利于加強(qiáng)檔案管理工作，并使電子檔案的保存環(huán)境有所下降，減少了檔案保存方面的工作量。

3 我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）思想觀念陳舊。大多數(shù)企業(yè)忽視了檔案管理的建設(shè)，檔案管理意識(shí)的缺失，陳舊的思想觀念，沒有真正認(rèn)識(shí)到開發(fā)和應(yīng)用信息資源的重要性。因此，現(xiàn)階段的文件管理工作仍然是您所追求的低效狀態(tài)，一些具有使用價(jià)值的有價(jià)值的文件沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，造成了信息資源的浪費(fèi)。

2）資金投入不足。在檔案管理的發(fā)展過程中，要建立軟件，硬件，人員等配套設(shè)施，投入大量資金，制約檔案管理的發(fā)展。檔案管理是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，涉及多個(gè)部門，需要在檔案管理方面投入大量的人力物力，并配備適當(dāng)?shù)娜藛T，硬件和軟件設(shè)施。

3）網(wǎng)絡(luò)安全堪憂。近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展為檔案的錄入和查詢提供了有力的支持，但隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，黑客和計(jì)算機(jī)病毒也威脅著檔案的安全。 因此，考慮到檔案管理的特殊性，必須對(duì)其保密性和開放性進(jìn)行管理，在享受互聯(lián)網(wǎng)便利的同時(shí)，也要重視檔案信息的保密性。

4）人員專業(yè)化程度不高。檔案管理信息化要求管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，客觀地說(shuō)，我國(guó)檔案管理人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)問題上普遍難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，人才因素成為檔案管理信息化進(jìn)程的一大障礙。

4 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1）完善網(wǎng)絡(luò)信息安全體系。完善檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)是檔案管理信息化的關(guān)鍵，只為了確保一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，為了最終完成文件管理信息，文件信息有其特殊性，文件中的某些信息是公開的，但有些信息是絕對(duì)保密的，文件信息需要分層管理，文件信息也容易受到病毒，黑客等威脅。

2）增加檔案管理工作的資金投入。資金是文件管理信息化流程的物質(zhì)保證，歸檔管理的信息化是一項(xiàng)投資大，周期長(zhǎng)，效益慢的工作，必須堅(jiān)持不懈地進(jìn)行這項(xiàng)工作，但前期工作需要大量資金，但歸檔管理業(yè)務(wù)信息化完成后，卻比以往的投入更有經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)文件管理部門也要合理利用資金。

3）提高檔案管理人員素質(zhì)。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理工作，要選拔頭腦干勁十足，舉止得體，責(zé)任心強(qiáng)的黨員，加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，使他們?cè)谌粘Ｉ钪邪l(fā)揮積極性和積極性。他們不僅要非常精通業(yè)務(wù)流程，還要學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)的檔案管理方法，使檔案管理更加科學(xué)合理。并且，通過對(duì)檔案管理相關(guān)內(nèi)容的研究，也可以為我們的社會(huì)提供有利的條件。

4）健全檔案管理制度。目前許多檔案工作者內(nèi)部制度比較靈活，工作態(tài)度比較模糊。因此，如果要加強(qiáng)檔案管理，就必須建立完善的管理制度。管理系統(tǒng)要根據(jù)本單位的實(shí)際需要進(jìn)行，并且要切實(shí)可行，在制定，工作流程的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率，以制定規(guī)范的流程。對(duì)制度的制定必須具有一定的約束性，不僅要約束職工，還要同時(shí)約束上層。制度的難點(diǎn)在于，不是誰(shuí)都不遵守，而是誰(shuí)也不帶頭服從，束縛領(lǐng)導(dǎo)的策略，使領(lǐng)導(dǎo)先服從，員工通過學(xué)習(xí)模仿，可以大大提高工作制度的作用，有效地工作。

5）信息化服務(wù)。目前，我國(guó)已進(jìn)入信息化時(shí)代，許多工作離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和一些系統(tǒng)操作，文件管理部門也需要引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在傳統(tǒng)的歸檔管理模型中，歸檔創(chuàng)建者需要到歸檔管理部門創(chuàng)建文件。由于員工將歸檔基于歸檔信息，因此工作流程既繁瑣又耗時(shí)。通過利用信息技術(shù)，可以在網(wǎng)絡(luò)上制作電子檔案，工作人員可以對(duì)其進(jìn)行評(píng)論，成功時(shí)，可以在計(jì)算機(jī)上直接保存在適當(dāng)?shù)臋n案類別中。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還通過多通道查詢功能使用戶可以輕松地執(zhí)行查詢，從而節(jié)省時(shí)間。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和因特網(wǎng)進(jìn)行文件管理，對(duì)于信息文件管理，數(shù)字管理， 對(duì)社會(huì)各階層來(lái)說(shuō)，提高各部門的工作效率，提高和保證工作質(zhì)量，為順應(yīng)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理信息化必須貫穿于全社會(huì)的檔案管理工作之中。還有很多地方我們要努力做好檔案管理工作，希望能通過以上內(nèi)容不斷完善檔案管理，促進(jìn)我國(guó)檔案管理的發(fā)展。

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