淺談數(shù)字檔案室建設(shè)

門英杰

檔案信息化是檔案發(fā)展的趨勢(shì)，而檔案數(shù)字化是目前實(shí)現(xiàn)檔案信息化的主要手段。各單位的檔案室是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是信息資源庫(kù)的最重要的場(chǎng)所，積極推進(jìn)檔案管理信息化，只能通過(guò)檔案數(shù)字化處理來(lái)實(shí)現(xiàn)，才能夠更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化是當(dāng)下檔案信息化的必然需求

1.1 新時(shí)代檔案工作需要檔案數(shù)字化

隨著全球信息化進(jìn)程不斷深入，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式表現(xiàn)出很多不足之處，因此檔案數(shù)字化便應(yīng)運(yùn)而生。而電子信息技術(shù)的快速發(fā)展極大方便了檔案信息的管理應(yīng)用，同時(shí)為檔案信息利用及檔案資源共享奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.2 檔案信息化是對(duì)紙質(zhì)檔案原件的最大保護(hù)

當(dāng)下，檔案信息化浪潮是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一次重大變革。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，我們可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存、保護(hù)，并將電子檔案提供使用，從而最大程度的保護(hù)元件，減少對(duì)原始檔案的人為傷害，確保實(shí)體檔案安全。尤其許多時(shí)代久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，如果經(jīng)常加以利用，難免造成紙張變脆、變黃、褪色等現(xiàn)象，甚至有的檔案資料紙張已經(jīng)逐漸損壞，這已成為當(dāng)前檔案工作中的重要任務(wù)，當(dāng)務(wù)之急，而進(jìn)行檔案信息化便是對(duì)其最好的保護(hù)。

1.3 滿足社會(huì)需求

當(dāng)前社會(huì)公眾對(duì)檔案利用需求越來(lái)越大，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)越來(lái)越深入，為了更加充分地發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便廣大用戶檔案查詢，檔案工作者需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化進(jìn)程，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)習(xí)，建立檔案信息網(wǎng)站，供廣大用戶進(jìn)行檔案信息查詢，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)化利用。使檔案信息成為共享資源和廣大群眾的共同財(cái)富，以便提高檔案的信息服務(wù)功能和社會(huì)效益。

2 數(shù)字化處理工作中需注意的問(wèn)題

2.1 檔案信息化需投入大量資金

當(dāng)前我們開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要配置計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種設(shè)備、研發(fā)選擇檔案管理軟件，從而完成檔案管理的各項(xiàng)工作，同時(shí)需要開(kāi)通局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)并對(duì)確保系統(tǒng)的安全可靠。這些工作的開(kāi)展往往需要投入大量資金，同時(shí)電子產(chǎn)品需定期更新?lián)Q代并有一定的使用壽命，因此資金投入需考慮到維修、更換、升級(jí)費(fèi)用等等。受資金約束所致，要建成數(shù)字檔案室，需經(jīng)歷一個(gè)不斷投入的漫長(zhǎng)過(guò)程。

2.2 需進(jìn)一步提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

一是檔案信息化工作人員需要精通計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件技術(shù)等信息技術(shù)，當(dāng)前檔案工作中各部門普遍存在缺少既能有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，又最好能精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)人才，這是造成當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢的重要原因。二是 各單位檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定。由于目前大多數(shù)單位檔案員都是兼職人員，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），人員流動(dòng)頻繁，新的檔案員對(duì)基本檔案工作的不熟悉，對(duì)檔案數(shù)字化工作更是無(wú)從著手，只能依靠購(gòu)買社會(huì)服務(wù)來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)字化、信息化工作，這種現(xiàn)在的存在對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展包括檔案安全都是非常不利的。

2.3 存在極大的安全隱患

檔案數(shù)字化處理后，數(shù)字化信息需要導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，不可避免就要面臨遭受病毒侵害、檔案信息外泄、工作失誤及運(yùn)行設(shè)備的故障等問(wèn)題，這都有可能造成信息丟失或者破壞電子檔案的真實(shí)性、完整性。

3 應(yīng)對(duì)當(dāng)前問(wèn)題的建議

3.1 注重檔案信息管理軟件選擇

檔案數(shù)字化的目的是把紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、錄入等多種方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索快捷方便、快速實(shí)現(xiàn)同步備份、節(jié)約存儲(chǔ)空間、維護(hù)方便、安全等功效。當(dāng)前檔案信息化工作面臨許多問(wèn)題，比如需要將大量室藏紙質(zhì)的檔案，包括各種文字、圖表甚至聲像等通過(guò)掃描、錄入等方式進(jìn)行數(shù)字化，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就需要配置硬件和系統(tǒng)管理軟件。硬件包括電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，軟件主要指適合檔案管理的系統(tǒng)軟件。這對(duì)檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果，可以極大提高辦公效率。

3.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提供智力保障

一是要強(qiáng)化人員培養(yǎng)，提高綜合素質(zhì)。要檔案工作人員責(zé)任心、素質(zhì)培養(yǎng)及安全意識(shí)教育，制定完善的規(guī)章制度并落到實(shí)處。二是要檔案信息化工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，既要做好檔案實(shí)體整理工作，也要及時(shí)了解檔案信息化工作，熟悉檔案新載體性能，掌握基本網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。三是要建立健全檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)檔案專業(yè)有突出貢獻(xiàn)或長(zhǎng)時(shí)間從事檔案工作人員，設(shè)立專項(xiàng)獎(jiǎng)補(bǔ)，提高福利待遇，確保檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

3.3 強(qiáng)化數(shù)字檔案室建設(shè)，全力做好檔案信息化工作

檔案信息化數(shù)字化是龐大的系統(tǒng)工程，在推進(jìn)過(guò)程中必然會(huì)遇到各種困難和挑戰(zhàn)，對(duì)此，一定要深入探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，加快檔案信息化的進(jìn)程。當(dāng)今社會(huì)，新技術(shù)、新方法層出不窮，檔案信息技術(shù)特別尤其檔案信息存儲(chǔ)、利用、挖掘等基礎(chǔ)技術(shù)需要不斷發(fā)展，這需要通過(guò)強(qiáng)化扶持與引導(dǎo)，讓檔案工作緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。