事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行機(jī)制的改革探討

師美姣

摘 要：完善事業(yè)單位檔案管理工作的程序，可以明確事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)，形成科學(xué)化的檔案管理工作體系，有效的降低事業(yè)單位檔案管理的成本，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的輔助作用。運(yùn)行機(jī)制的改革應(yīng)當(dāng)從檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢出發(fā)，優(yōu)化檔案管理工作方式方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;運(yùn)行體系

本文圍繞著事業(yè)單位檔案管理的基本流程，明確事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行中的問題，著力優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的配置，從而達(dá)到科學(xué)化、系統(tǒng)化、深入化和全面開展檔案管理工作的目標(biāo)。

1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案運(yùn)行機(jī)制價(jià)值

1）提高檔案的利用率。事業(yè)單位開展檔案管理工作應(yīng)當(dāng)明確具體的責(zé)任，確定專門的檔案管理崗位，達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)致化、創(chuàng)新化的目標(biāo)。事業(yè)單位促進(jìn)檔案管理機(jī)制的融會(huì)貫通，可以保證檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容更加豐富，可以解決復(fù)雜的檔案管理中的問題，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量，消除檔案管理隱患的目標(biāo)。運(yùn)用信息化的檔案管理方式，進(jìn)一步根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展完善檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，還可以解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，明確檔案管理的重點(diǎn)，從而推動(dòng)檔案事業(yè)進(jìn)一步向精細(xì)化發(fā)展。

2）輔助提高工作效率。強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理水平，發(fā)揮對部門對各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理的輔助作用，有助于促進(jìn)完善檔案的收集、制作與存儲(chǔ)高效率進(jìn)行。事業(yè)單位完善基本檔案管理流程能夠發(fā)揮事業(yè)單位檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)各部門積極的開展檔案運(yùn)轉(zhuǎn)工作。進(jìn)一步在良好的設(shè)備配置，專業(yè)的技術(shù)人員和各部門的積極參與下，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、規(guī)范、深入、智能化的進(jìn)行檔案資源管理目標(biāo)。

3）提高檔案資源質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)把提高資源質(zhì)量放在重點(diǎn)，重點(diǎn)形成一個(gè)鑒別、收集、整理與共享的有效運(yùn)轉(zhuǎn)體系。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體系，可以合理的分配檔案管理力量，發(fā)揮基層專業(yè)技術(shù)人員在檔案管理中的輔助價(jià)值。運(yùn)用一體化的檔案管理方式可以在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下促進(jìn)檔案管理事業(yè)的高度有序運(yùn)行。在傳統(tǒng)人工管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫化管理過程中，可以依靠信息技術(shù)形成全新的檔案管理管理，促進(jìn)檔案管理協(xié)調(diào)有序分工，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

2 事業(yè)單位檔案運(yùn)行機(jī)制的問題

1）重視參與不足。事業(yè)單位的主要任務(wù)在于履行公益服務(wù)職能，有些事業(yè)單位對檔案管理的重視不足，沒能形成科學(xué)化的檔案管理體系，檔案資源的使用質(zhì)量不高，檔案運(yùn)行體系不完善，上報(bào)的檔案資料的整體質(zhì)量不足，影響公益事業(yè)的發(fā)展。不少檔案的漏洞較大，檔案精準(zhǔn)性低，各部門之間未能形成良好的配合體系。事業(yè)單位還要是高檔案收集管理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性，注重各部門相互配合，形成一個(gè)高效的共享機(jī)制，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息有效傳遞，及時(shí)滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要。

2）數(shù)字運(yùn)行不足。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理還停留在重視紙制檔案管理，信息化設(shè)備配置不足階段，事業(yè)單位檔案管理信息化還處在初級發(fā)展現(xiàn)實(shí)，不少事業(yè)單位未能形成科學(xué)化的檔案管理運(yùn)行工作機(jī)制。一方面事業(yè)單位檔案管理人員少，專職人員配置不足，兼職人員的整體檔案管理意識(shí)與能力較低，檔案管理人員的工作量較大，檔案工作較為繁重。另一方面事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏革新意識(shí)，檔案管理體系較為繁瑣，一系列紙制檔案管理時(shí)代的操作方法制約了檔案管理工作的效率。標(biāo)準(zhǔn)化、信息化與智能化的檔案管理方式有待普及，相關(guān)的技術(shù)手段還要進(jìn)一步革新，這樣才能滿足事業(yè)單位檔案管理的需要，解決檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題和困境。

3）管理人才有限。當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員數(shù)量有限，事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量少，現(xiàn)有的檔案管理人員不足以支持事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。首先，事業(yè)單位檔案管理人員還不能熟練使用信息化的檔案管理方法，檔案管理操作時(shí)存在著信息技術(shù)不過關(guān)，運(yùn)行方式過于繁瑣的問題。其次，事業(yè)單位檔案管理人員的精細(xì)化處理檔案能力不足，現(xiàn)有的技術(shù)人員或者不了解事業(yè)單位的業(yè)務(wù)情況，或者不能以科學(xué)的方式對多元化的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的存儲(chǔ)管理。第三，事業(yè)單位檔案管理人員的信息共享意識(shí)低，服務(wù)能力不足，不能基于互聯(lián)網(wǎng)建立共享檔案的機(jī)制，沒能達(dá)到對檔案資源的充分挖掘，因此影響事業(yè)單位檔案管理工作的整體質(zhì)量。目前事業(yè)單位還要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，基于實(shí)際需要形成專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3 事業(yè)單位檔案運(yùn)行機(jī)制改革策略

1）完善檔案運(yùn)行制度。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)做到制度化的運(yùn)行，注重合理的分配檔案管理資源，明確事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)，有效的減少事業(yè)單位檔案管理的繁瑣步驟。首先，應(yīng)當(dāng)明確事業(yè)單位檔案管理的工作法規(guī)，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的配置，形成專業(yè)技術(shù)人員與兼職人員的良好配合管理工作機(jī)制。其次，加大上級檔案管理機(jī)關(guān)對基層事業(yè)單位檔案管理的指導(dǎo)力度，注重全方位的深化培訓(xùn)檔案管理技術(shù)人員，普及檔案管理工作法規(guī)，以業(yè)務(wù)檔案為核心開展檔案管理的指導(dǎo)工作。第三，還高對基層事業(yè)單位的督導(dǎo)檢查力度，應(yīng)當(dāng)合理的配置事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍，注重明確檔案管理的基本步驟，從而形成規(guī)范化與科學(xué)化的檔案管理工作的流程體系。

2）強(qiáng)化開展統(tǒng)一管理。事業(yè)單位開展檔案的統(tǒng)一管理還要建立綜合化的管理體系，明確事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)，注重合理進(jìn)行人力資源的配置，在統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)下明確檔案管理的具體步驟，保證檔案管理能夠獨(dú)立、統(tǒng)一和集中進(jìn)行管理。首先，應(yīng)當(dāng)采用集中管理的方式，充分整理各種檔案資源，形成市、縣、縣協(xié)同的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)上下級的效分工，充分進(jìn)行事業(yè)單位檔案資源的統(tǒng)一整理，做到事業(yè)單位檔案的垂直管理。其次，還要完善檔案管理流程，應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，進(jìn)一步由傳統(tǒng)的紙制檔案管理向信息化的方向轉(zhuǎn)變，保證檔案資源利用的獨(dú)立性，最大限度的杜絕推諉扯皮的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。第三，基于統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)開展檔案管理，在保證事業(yè)單位檔案內(nèi)容特色同時(shí)，還要探索實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)格、型號、類別與方法的統(tǒng)一化，在強(qiáng)調(diào)特色內(nèi)容存檔的同時(shí)保證檔案管理的整體質(zhì)量。第四，基于公眾的使用需要，建立良好的檔案管理機(jī)制，形成科學(xué)化的檔案數(shù)據(jù)的共享機(jī)制，從而保證事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，降低事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題和困境。

3）創(chuàng)新檔案管理方法。為了提高事業(yè)單位檔案管理的效率，形成科學(xué)化的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)相關(guān)部門有序積極的參與到檔案管理工作中，保證事業(yè)單位檔案管理進(jìn)一步降低成本，形成多元化管理體系，首先，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的分類化進(jìn)行，發(fā)揮出信息技術(shù)的檔案管理作用。根據(jù)業(yè)務(wù)、行政、財(cái)務(wù)和人事檔案管理的需要開發(fā)和引進(jìn)專門的檔案管理系統(tǒng)，滿足當(dāng)代人民群眾對檔案資源使用的需要，在創(chuàng)新檔案管理工作方式過程中切實(shí)落實(shí)上級部門的要求。其次，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源的個(gè)性化存儲(chǔ)與高效率的運(yùn)用，應(yīng)當(dāng)形成綜合性的共享管理機(jī)制，保證檔案管理的規(guī)范化運(yùn)行。第三，還要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工作設(shè)備，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，加大數(shù)字化錄入工作人員與技術(shù)的投入，進(jìn)一步加強(qiáng)原始紙制檔案的數(shù)字化，同時(shí)還要加大圖片、視頻、音頻等信息的收集力度，從而提高檔案文字管理的有效性，解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，達(dá)到高效、合理、系統(tǒng)和深入進(jìn)行檔案信息管理的目標(biāo)。

4 結(jié)論

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理工作體系，明確事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理人員的配置工作，提高檔案管理的整體運(yùn)行效率，進(jìn)一步保證檔案管理的科學(xué)性，解決檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量，達(dá)到高效、系統(tǒng)和深入開展檔案管理的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]金永振.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].赤子（上中旬），2016（22）.

[2]孫萬和.淺談事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2015（03）.

[3]趙子銘.做好事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].科技資訊，2016（26）.