文書檔案的收集、整理和利用問題探討

摘 要：本文對(duì)文書檔案的收集、整理、利用等管理工作的重要性進(jìn)行了分析和研究，并對(duì)當(dāng)前文書檔案管理中存在的一些問題和不足進(jìn)行了討論，對(duì)如何有效的提高文書檔案管理質(zhì)效，完善檔案收集、整理、利用相關(guān)制度進(jìn)行了研究，提出了幾點(diǎn)對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集;整理;利用

文書檔案管理工作的高效、高質(zhì)量落實(shí)，做好檔案的收集、整理、利用是促進(jìn)單位能效化發(fā)展的重要要求之一，其能夠?yàn)閱挝粰n案相關(guān)業(yè)務(wù)、服務(wù)的開展奠定良好的基礎(chǔ)，為檔案信息資源的開發(fā)提供必要條件。尤其是對(duì)于工程管理單位來說，文書檔案的管理與工程的使用建設(shè)、竣工驗(yàn)收以及后期管理維護(hù)等方面有著密切的聯(lián)系，覆蓋著工程項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。因此，工程管理相關(guān)單位必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作重要性，并積極完善相關(guān)管理制度，保證檔案收集、整理、利用等工作的順利、高效開展。

1 文書檔案管理的重要性

文書檔案是指對(duì)單位各項(xiàng)工作開展中所形成的各種文件、資料進(jìn)行收集整理后形成的具有系統(tǒng)性、條理性的文件整體，其包含的內(nèi)容十分豐富，涉及面也十分廣泛。例如，對(duì)于工程管理單位來說，文書檔案中涉及了工程相關(guān)測(cè)繪資料、施工建設(shè)設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程后期維護(hù)管理等多個(gè)方面，在檔案形式上包括文字、圖像、視頻等多種形式。

加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理工作能夠?yàn)闄n案質(zhì)量以及檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時(shí)效性提供有力的保障。同時(shí)通過對(duì)文書檔案中有價(jià)值的信息進(jìn)行提取、整理、加工，能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位決策、管理、業(yè)務(wù)工作等方面提供有效的參考和支持。由此可見，文書檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1）為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)奠定基礎(chǔ)：通過加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集、整理，形成完整、全面的檔案資料庫(kù)，剔除無效、低價(jià)值信息，分析檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性，劃分檔案成分，從而為后續(xù)檔案工作、檔案服務(wù)的開展提供支持。2）為檔案資源開發(fā)提供支持：在系統(tǒng)的檔案資料庫(kù)的基礎(chǔ)上建立起系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理機(jī)制體系，對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，并充分結(jié)合現(xiàn)代化、信息化的檔案管理、利用技術(shù)，從而充分發(fā)揮出檔案資料所蘊(yùn)含的信息價(jià)值。3）推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展。通過加強(qiáng)檔案管理工作使其能夠滿足新形勢(shì)下單位工作開展、單位發(fā)展的新需要，推動(dòng)新技術(shù)、新理念在檔案管理中的融合運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，從而進(jìn)一步提高文書檔案工作質(zhì)量和作用。

2 文書檔案在管理中的問題

1）對(duì)檔案管理工作重視不足。當(dāng)前多數(shù)單位將其工作的重心放在業(yè)務(wù)工作上，而對(duì)于檔案管理工作卻很少進(jìn)行重視，認(rèn)為該工作就是對(duì)相關(guān)資料、文件進(jìn)行收集、整理和保管，對(duì)于檔案工作推動(dòng)單位發(fā)展的作用認(rèn)識(shí)不到位，從而導(dǎo)致了單位對(duì)檔案工作支持力度不足，單位人員對(duì)檔案工作配合程度較差等問題的出現(xiàn)。2）檔案管理相關(guān)制度不完善。當(dāng)前在部分單位中檔案管理的相關(guān)制度存在著一定的缺陷，其主要表現(xiàn)為對(duì)于檔案管理流程管理不嚴(yán)、檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失、管理制度不符合檔案實(shí)際情況等。造成檔案管理制度不完善的原因一方面是單位相關(guān)人員對(duì)檔案工作不夠重視，另一方面則是新時(shí)期單位發(fā)展形勢(shì)的變化對(duì)檔案管理制度的轉(zhuǎn)變提出了迫切的要求。3）檔案管理工作方法落后。在檔案管理制度存在一定缺陷的情況下，單位在檔案管理方法上也較為落后，尤其是對(duì)于現(xiàn)代化、信息化的檔案管理建設(shè)的支持推動(dòng)力度不足，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案工作質(zhì)量受到一定影響，出現(xiàn)了檔案收集困難、歸檔率偏低、檔案規(guī)范性差、檔案開發(fā)利用不夠深入等問題。4）檔案人員素質(zhì)水平不高。當(dāng)前部分單位中認(rèn)為檔案管理工作是較為清閑的部門，不少檔案管理人員是從其他崗位轉(zhuǎn)崗過來;或者部分部門由于人手缺乏檔案工作由其他人員兼職進(jìn)行。這些情況的出現(xiàn)導(dǎo)致了檔案人員整體素質(zhì)水平不高，部分人員對(duì)于檔案工作不夠了解，缺乏專業(yè)的檔案管理能力，對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，影響了檔案收集、整理、利用等工作的高效開展。

3 完善文書檔案現(xiàn)代化收集、整理和利用制度

當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題究其根本是由于相關(guān)制度不夠完善所造成的。因此，要想有效解決這些問題單位首先就要從檔案管理相關(guān)制度入手，可以從以下幾個(gè)方面采取措施。

1）完善文書檔案收集、整理相關(guān)制度。在單位文書檔案的管理工作中，檔案資料的收集和整理是所有檔案工作的重要基礎(chǔ)，在相關(guān)制度的建設(shè)上，單位首先要對(duì)檔案收集、整理工作的相關(guān)流程進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合當(dāng)前單位工作實(shí)際情況和發(fā)展形勢(shì)對(duì)檔案的收集、整理工作流程提出詳細(xì)的要求，以制度力量為檔案工作開展提供保障。例如，在制度中落實(shí)檔案管理作為單位各部門的考核項(xiàng)、對(duì)檔案人員職責(zé)以及各部門檔案工作責(zé)任進(jìn)行明確、設(shè)置檔案資料上交時(shí)限等，從而提高單位各部門對(duì)檔案工作的配合，保障檔案實(shí)效性。其次，單位要針對(duì)檔案的收集、整理工作制定出精細(xì)化的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，例如，對(duì)檔案資料的格式、行文、文件類型、裝訂等方面提出明確標(biāo)準(zhǔn);加強(qiáng)對(duì)檔案質(zhì)量的監(jiān)督審核等;檔案資料的收集、整理、歸檔相關(guān)工作流程要由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后再進(jìn)行下一項(xiàng)。從而有效的保障檔案資料質(zhì)量以及規(guī)范性。最后，單位要針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)完善相關(guān)制度體系，對(duì)檔案信息化管理軟硬件設(shè)施管理、檔案管理方法創(chuàng)新、紙質(zhì)檔案數(shù)字化等相關(guān)工作提供有力的保障和推動(dòng)作用。例如，在檔案管理制度中明確檔案信息化建設(shè)的重要性，建立電子檔案的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)提出明確要求，明確檔案管理信息化下的檔案安全責(zé)任等。2）完善文書檔案開發(fā)利用相關(guān)制度。在保證文書檔案良好收集、整理的基礎(chǔ)上，單位還要從檔案的開發(fā)利用方面完善相關(guān)制度，從而使檔案的價(jià)值能夠得到充分的發(fā)掘和發(fā)揮。首先，單位要在制度層面提高檔案資料在單位決策、管理中的應(yīng)用地位，例如，在單位決策中明確檔案資料分析環(huán)節(jié)，建立專門的檔案資料分析報(bào)告會(huì)制度等。其次，單位要對(duì)檔案的開發(fā)利用效果加強(qiáng)關(guān)注，通過建設(shè)檔案利用的反饋制度，將檔案在單位工作中的實(shí)際利用效果反饋至檔案收集、整理、存儲(chǔ)保管、開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，找出當(dāng)前檔案管理中的問題以及影響檔案資料利用的因素，并提出措施進(jìn)行有效解決。3）完善文書檔案人員培訓(xùn)、管理以及績(jī)效考核制度。除了對(duì)文書檔案的收集、整理、利用等工作的管理制度進(jìn)行完善以外，單位要想提高檔案管理質(zhì)效還要加強(qiáng)相關(guān)檔案人員方面的制度建設(shè)。首先，單位要建立起完善的檔案人員培訓(xùn)制度，定期對(duì)其開展檔案管理理論、管理技術(shù)等相關(guān)培訓(xùn)工作，積極吸取先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，做好培訓(xùn)后的考核工作，提高檔案管理人員素質(zhì)水平。其次，單位要對(duì)檔案人員加強(qiáng)監(jiān)督管理，保證其嚴(yán)格按照相關(guān)工作流程、規(guī)范開展檔案工作，對(duì)造成檔案損毀、丟失、內(nèi)容不規(guī)范等問題的人員嚴(yán)格追究責(zé)任。最后，單位要對(duì)檔案人員的績(jī)效考核制度進(jìn)行完善，針對(duì)檔案管理質(zhì)量、管理效率、檔案規(guī)范性、檔案利用效果等制定系統(tǒng)性的考核標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與其薪酬掛鉤。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前在文書檔案管理中存在的一些問題，相關(guān)單位要積極采取有效措施，通過完善檔案管理制度，為文書檔案的收集、整理、利用等方面提供有力的支持和保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)效的有效提升。

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作者簡(jiǎn)介

楚中新（1985-），女，漢族，甘肅省武威市，本科，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)法學(xué)本科，助理館員，現(xiàn)就職于新疆博州阿拉山口供水工程管理處，擔(dān)任檔案員，研究方向：檔案管理。