應(yīng)急部門檔案管理制度之我見

劉佳梅

摘 要：隨著應(yīng)急部門的組建，應(yīng)急部門工作內(nèi)容相對增加，面對復(fù)雜多樣，瞬息萬變的工作，保存一手材料，建立完善的檔案管理制度是應(yīng)急部門重點(diǎn)工作之一。

關(guān)鍵詞：應(yīng)急部門;檔案管理;制度;建議

隨著應(yīng)急部門的組建，應(yīng)急部門工作內(nèi)容相對增加，面對復(fù)雜多樣，瞬息萬變的工作，如何保存一手材料，以備不時(shí)之需，建立完善的檔案管理制度是應(yīng)急部門重點(diǎn)工作之一。下面就如何建立完善的檔案管理制度進(jìn)行闡述。

1 應(yīng)急部門檔案管理的內(nèi)容

能造成嚴(yán)重社會危害而需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件都是應(yīng)急部門檔案管理的內(nèi)容。

2 應(yīng)急部門檔案管理的意義

1）應(yīng)急部門檔案管理對提高預(yù)防和處置突發(fā)公共事件具有重要意義。應(yīng)急檔案記載了事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、起因、現(xiàn)場記錄、安排部署、組織實(shí)施、評估分析、善后處理等項(xiàng)內(nèi)容，可為后人預(yù)防和處置類似突發(fā)公共事件提供科學(xué)有力的依據(jù)材料，具有重要的參考價(jià)值和意義。

2）應(yīng)急部門檔案具有重要的安全警示與宣傳價(jià)值。應(yīng)急檔案可作為重要的科普宣傳材料，通過歷史事件還原，使廣大群眾認(rèn)識到突發(fā)公共事件的危害，增強(qiáng)防微杜漸，自我防護(hù)意識。

3）應(yīng)急部門檔案可為應(yīng)急管理全過程提供信息咨詢和決策服務(wù)。一卷收集存儲完整的檔案可為類似突發(fā)公共事件提供有力信息的幫助，為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供重要依據(jù)。

4）應(yīng)急部門檔案可為政府及監(jiān)察部門褒獎(jiǎng)與處置參與應(yīng)急工作人員提供重要依據(jù)。通過應(yīng)急部門檔案的真實(shí)記載可為政府部門褒獎(jiǎng)參與人員提供依據(jù)支持，同時(shí)也為紀(jì)檢監(jiān)察部門處置工作不力者提供了相應(yīng)依據(jù)。以便政府或紀(jì)檢監(jiān)察部門迅速開展褒獎(jiǎng)與處置工作。

3 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理

檔案工作必須《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，依據(jù)檔案管理有關(guān)原則、規(guī)定，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。應(yīng)急部門應(yīng)按工作性質(zhì)和職能，確定一名專職檔案管理人員，各股室設(shè)一名兼職檔案員。年終，由各股室檔案員將本股室的檔案收集齊全，分類整理交由單位專職檔案管理員統(tǒng)一編號，統(tǒng)一裝訂，分類保管。在移送紙質(zhì)檔案時(shí)，也要將電子檔案一并移交，并履行交接手續(xù)。在平時(shí)查閱檔案字樣時(shí)盡量查閱電子文件，如需查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，要做好記錄。

3.1 明確嚴(yán)格的歸檔范圍

《中華人民共和國檔案法》第十條明確指出“ 對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”因此，應(yīng)急部門活動中形成的符合國家規(guī)定的立卷歸檔的材料，包括在各項(xiàng)工作活動中直接形成的、已經(jīng)辦理完畢的、具有查考保存價(jià)值的各種文字、上傳下達(dá)文件、會計(jì)、執(zhí)法文書、執(zhí)法卷宗、會議記錄、聲像等不同形式和載體的文件材料，都應(yīng)依法歸檔。檔案員及檔案傳送人不得以任何借口不予存檔。

3.2 細(xì)化歸檔方法

1）文書檔案，本年度形成的文書檔案在次年年初，由各股室檔案管理員整理完畢，經(jīng)本股室負(fù)責(zé)人審定后，交由單位專職檔案管理員進(jìn)行統(tǒng)一編號，保存。股室檔案員在上交紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)上交電子文件檔案。電子文件可存儲在U盤或磁盤中。

2）照片、錄音、錄像等音像檔案，由各股室檔案員負(fù)責(zé)照片、錄音、錄像的整理，剔除沒有利用價(jià)值的照片，將效果好，質(zhì)量高的照片進(jìn)行保存。每張照片附說明。每次活動結(jié)束后，統(tǒng)一建文件夾，整理后，在次年年初，一次性將影像資料文件夾存儲在U盤或磁盤中交由單位專職檔案管理員進(jìn)行管理。股室檔案員要自行備份。

3）會計(jì)檔案，財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，將會計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片以及年度報(bào)表等在次年6月份前，一并移交單位專職檔案管理員保管。

4）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案，由本單位負(fù)責(zé)宣傳網(wǎng)評人員進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，并將數(shù)據(jù)備份，交給單位專職檔案管理員保管一份。

5）設(shè)備檔案，由各股室檔案員按照設(shè)備購置、使用情況進(jìn)行收集整理，報(bào)單位專職檔案管理員備案。

6）獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書等實(shí)物檔案，本單位獲得獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書應(yīng)在檔案室內(nèi)專門布置一面榮譽(yù)墻，將以上實(shí)物檔案按時(shí)間與年代順序進(jìn)行擺放。

3.3 執(zhí)行嚴(yán)格的檔案借閱手續(xù)

1）借閱檔案需要辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，本單位人員也不例外，單位一般人員借閱時(shí)，由股室負(fù)責(zé)人簽字，股室負(fù)責(zé)人借閱時(shí)由單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，如主要領(lǐng)導(dǎo)不在單位時(shí)，可由主要領(lǐng)導(dǎo)電話告知單位專職檔案管理員，后補(bǔ)齊簽字手續(xù)。外單位因工作需要借閱檔案的，須有單位介紹信，并經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。檔案除非特殊情況，一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，須有單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

2）借閱檔案資料注意保密，不得隨意轉(zhuǎn)借他人，借閱檔案者不得隨意在檔案上涂畫，不得復(fù)印、拍照，如需要復(fù)印、拍照，需征得本單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意。

3）單位專職檔案員有義務(wù)及時(shí)檢查借閱者檔案歸還情況，對破壞、損毀檔案者要及時(shí)向單位主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4）借閱檔案如沒有特殊情況不得帶離檔案室，帶出檔案室的檔案要及時(shí)歸還。一般借閱不得超過15天，如需繼續(xù)借閱，再行履行借閱手續(xù)。

4 檔案保管要求

1）要有專門的檔案室和足夠多的檔案柜，要防潮、防火、防蟲，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，要保持檔案室干凈干燥，避免發(fā)生檔案霉變現(xiàn)象，要配備滅火器，干燥劑、滅蟲藥等。檔案室由單位專職檔案員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理。

2）檔案員要對檔案進(jìn)行經(jīng)常性檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞或霉變的檔案，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，如果本人處理不了，或是發(fā)現(xiàn)有人為破壞現(xiàn)象，要及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3）檔案要按年代、期限、類別進(jìn)行分類保管，做到排列有序，編號統(tǒng)一，方便查閱和管理，對于借閱的檔案要及時(shí)歸回原位，不得排放錯(cuò)亂。

4）檔案柜擺放要有距離，做到通風(fēng)良好，遠(yuǎn)離窗戶，防止雨水進(jìn)入。

5 配備專業(yè)的檔案人員

根據(jù)檔案管理要求，應(yīng)急局檔案管理員除具體一般檔案員的業(yè)務(wù)能力外，還需要具備以下職業(yè)技能。

1）能系統(tǒng)地掌握了檔案專業(yè)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。

2）要熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和檔案工作法規(guī)，能起草本單位乃至本地區(qū)的有關(guān)檔案方面的規(guī)章制度的能力。

3）要具有獨(dú)立完成檔案工作的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。

4）要具有深入研究檔案業(yè)務(wù)工作的精神，根據(jù)應(yīng)急管理行業(yè)的特點(diǎn)，研究擬訂檔案管理工作的重要計(jì)劃、方案。

5）能夠獨(dú)立解決檔案業(yè)務(wù)、理論咨詢，解決檔案疑難問題。

6）如果單位有重要檔案業(yè)務(wù)項(xiàng)目，能夠承擔(dān)或主持，能夠編審檔案史料。

6 小結(jié)

相信通過以上制度的建立與約束，對提高預(yù)防和處置突發(fā)公共事件具有重要意義，對提高應(yīng)急部門檔案管理工作會有較大幫助，使應(yīng)急工作更好更快的為社會服務(wù)。