淺談新形勢(shì)下如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

唐宇

摘 要：社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展下公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)基礎(chǔ)保障的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理為相關(guān)工作提供了有力的依據(jù)。新時(shí)期如何做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作成為相關(guān)事業(yè)單位亟待思考的問(wèn)題。下面文章結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀探討社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理提升策略。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);養(yǎng)老保險(xiǎn);檔案管理;保險(xiǎn)檔案

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案中詳細(xì)記錄了個(gè)人參保、繳費(fèi)、待遇核定等信息，明確了個(gè)人可以享受到的權(quán)益。如今，隨著社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)走過(guò)十年，群眾參保積極性更強(qiáng)，產(chǎn)生的居民保業(yè)務(wù)檔案也越來(lái)越多，居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作更加艱巨。新形勢(shì)下，必須提高其管理水平和質(zhì)量，才能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，促進(jìn)單位發(fā)展。

1 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

社保檔案管理的特點(diǎn)在我國(guó)社保檔案管理工作中，社保業(yè)務(wù)是社會(huì)檔案管理的一個(gè)重要方面?！渡鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》指出社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要在辦理業(yè)務(wù)的過(guò)程當(dāng)中形成記錄、證據(jù)、依據(jù)，確保記錄參保人員的真實(shí)信息，為參保人今后享受社會(huì)保險(xiǎn)提供重要依據(jù)，為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展提供寶貴資料。第一，參保數(shù)量繁雜且龐大。隨著社會(huì)保障制度的完善，該制度逐漸向農(nóng)村延伸，推進(jìn)全民參保。因?yàn)楝F(xiàn)有的社保業(yè)務(wù)范圍廣，涉及人們生活的各個(gè)方面，主要項(xiàng)目包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)等。每個(gè)社保項(xiàng)目包含很多環(huán)節(jié)，例如申請(qǐng)、審核、登記、繳費(fèi)等。隨著參保人員增加，社保檔案數(shù)量也不斷增加，給我國(guó)社保檔案管理人員帶來(lái)了一定的工作壓力。第二，社保參保的規(guī)范性。因?yàn)樯绫９ぷ鞯闹饾u完善，參保人數(shù)增加，社保檔案管理工作逐漸規(guī)范化。一方面是對(duì)社保辦理活動(dòng)的規(guī)范，例如辦理程序、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);另一方面是參保前準(zhǔn)備資料的規(guī)范，例如規(guī)范保險(xiǎn)的記錄、登記表，讓每個(gè)單位的相關(guān)資料一致。

2 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 依法管理社保檔案意識(shí)不強(qiáng)

一些單位缺乏依法管理社保檔案意識(shí)，存在造假現(xiàn)象，嚴(yán)重違法違紀(jì)，加重了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的不規(guī)范，影響社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。辦理退休時(shí)，有很多人想蒙混過(guò)關(guān)，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來(lái)了很多問(wèn)題。社保檔案管理法治意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護(hù)相關(guān)法律的嚴(yán)肅性，不利于構(gòu)建法治社會(huì)。

2.2 社保檔案管理人員水平參差不齊

新的時(shí)代對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都提出了新的要求，社保檔案管理也不例外。社保檔案管理人員作為社保檔案的直接管理者，直接關(guān)系到最終管理水平的呈現(xiàn)。但是在當(dāng)前的社保檔案管理過(guò)程中我們可以發(fā)現(xiàn)，部分社保檔案管理人員存在知識(shí)結(jié)構(gòu)單一的問(wèn)題。有些區(qū)域的社保檔案管理部門由于人員不足甚至身兼數(shù)職，加之管理者對(duì)于社保管理的不重視，沒(méi)有進(jìn)行社保檔案管理投入，缺乏相應(yīng)的硬件設(shè)施以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，社保檔案管理人員的管理水平很難得到提升，無(wú)法適應(yīng)信息化發(fā)展時(shí)代下的社保檔案管理。這種缺乏專業(yè)指導(dǎo)與培訓(xùn)的社保檔案管理，注定了社保檔案管理水平是無(wú)法得到提升的。

2.3 信息化建設(shè)缺乏完善性

目前，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作由于缺乏嚴(yán)密的預(yù)案設(shè)計(jì)，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)工作缺乏一定的完善性。大體包括以下幾個(gè)方面：首先，社保信息系統(tǒng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的相關(guān)需求，在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)信息化系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)工作中，不僅缺少比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃，并且進(jìn)行調(diào)研的深度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致建設(shè)內(nèi)容的相關(guān)預(yù)算缺少健全性。另外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的研究工作大多數(shù)都是由科技公司來(lái)進(jìn)行的，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的研究人員對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作缺少一定的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案辦理的相關(guān)系統(tǒng)不能滿足實(shí)際的要求。其次，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的服務(wù)功能無(wú)法得到有效的發(fā)揮?，F(xiàn)如今，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化相關(guān)系統(tǒng)位于局域網(wǎng)的環(huán)境之下，并未實(shí)現(xiàn)向互聯(lián)網(wǎng)區(qū)域的延伸，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的便民功能得不到充分發(fā)揮[1]。

3 社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提升策略

3.1 完善檔案管理制度，保證檔案管理質(zhì)量

要想保證相關(guān)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化與合理化，必須要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和相關(guān)單位的具體情況，建立完善的檔案管理制度，加大檔案管理力度，強(qiáng)化檔案管理地位，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理流程與方法。其一，明確立卷歸檔的范圍、時(shí)間以及要求。其二，建立檔案保管制度，明確檔案安全保護(hù)、庫(kù)房以及設(shè)備等方面的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。其三，建立檔案保密制度，明確檔案保密措施與要求。其四，建立檔案使用制度。明確檔案使用標(biāo)準(zhǔn)、范圍與方式。其五，建立機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案人員崗位責(zé)任體系，明確每一位工作人員崗位職責(zé)、范圍、具體內(nèi)容以及要求，保證責(zé)任主體明確、崗位責(zé)任具體，責(zé)任追求規(guī)范，才能使每一項(xiàng)工作落實(shí)到位。因此，相關(guān)單位必須盡快完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，細(xì)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式。

3.2 檔案室規(guī)范化和提高管理人員素質(zhì)

首先要加大對(duì)檔案室的經(jīng)費(fèi)支出，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定來(lái)配備檔案室，檔案室配套設(shè)備齊全規(guī)范。其次要健全居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案文件材料等歸檔收錄的制度，讓管理人員在日常工作時(shí)有規(guī)章制度可循。最后，檔案管理人員在日常工作中，要保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、科學(xué)負(fù)責(zé)的態(tài)度，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改到位，第一時(shí)間確保檔案安全。檔案管理人員必須具備較高的安全意識(shí)，重點(diǎn)加強(qiáng)在崗培訓(xùn)。將提升檔案管理水平和社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)水平擺在同樣重要的位置，確保檔案安全、信息安全?？h級(jí)社保部門應(yīng)與檔案管理部門組織共同培訓(xùn)，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際與檔案管理規(guī)定進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使鎮(zhèn)、村工作人員掌握最新的檔案管理技術(shù)以及方法，這樣才能提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的水平。

3.3 管理部門應(yīng)規(guī)范檔案管理各項(xiàng)流程，保障信息的規(guī)范和安全

規(guī)范的管理流程是工作人員進(jìn)行檔案管理的參照保準(zhǔn)，也是規(guī)范化管理不可缺少的關(guān)鍵內(nèi)容。社保檔案的登記和保存是一項(xiàng)巨大的工程，如若缺少具體清晰的規(guī)范流程，很容易出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的遺漏現(xiàn)象，從而影響后續(xù)工作的開展。因此，福建省檔案管理部門應(yīng)制定具體清晰的檔案管理流程，嚴(yán)格約束工作人員的各項(xiàng)行為，切實(shí)保障檔案信息的規(guī)范和安全。此外，還應(yīng)定期對(duì)社保檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，保證檔案信息及時(shí)更新[2]。

3.4 加強(qiáng)社保的信息化管理

在管理社保檔案的過(guò)程當(dāng)中，需要補(bǔ)充參保人員的相關(guān)材料，而且社保檔案需要隨著參保人員的流動(dòng)進(jìn)行傳遞、共享，這就要求檔案管理人員具有一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。在社保中心與各個(gè)企業(yè)或政府之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，方便社保檔案管理信息和相關(guān)資料共享，減少因數(shù)據(jù)重復(fù)輸入而造成的資源浪費(fèi)。還要加強(qiáng)建設(shè)與信息化管理相關(guān)的法律法規(guī)，例如采用信息化系統(tǒng)授權(quán)的方式劃分相關(guān)人員的檔案管理級(jí)別，最終形成社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為社保檔案管理工作提供真實(shí)有效的信息。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案記錄了居民的參保信息、保費(fèi)繳納情況等重要信息，檔案管理工作是一項(xiàng)切實(shí)關(guān)乎居民利益的重要工作。應(yīng)建立健全檔案管理制度，落實(shí)各項(xiàng)工作。同時(shí)，管理部門應(yīng)規(guī)范檔案管理各項(xiàng)流程，保障信息的規(guī)范和安全。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升其素質(zhì)。從而為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)工作提供有力的依據(jù)，促進(jìn)和諧社會(huì)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張斌.完善社保檔案管理工作的有效措施[J].農(nóng)民致富之友，2019（5）：214.

[2]羅仁紅.新時(shí)期加強(qiáng)社保行業(yè)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：114-116.