現(xiàn)代檔案的特點(diǎn)以及檔案管理工作的發(fā)展趨勢

摘 要：社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，使得檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的變革，相較于以往的檔案管理，現(xiàn)代檔案管理工作特點(diǎn)發(fā)生明顯變化?，F(xiàn)代檔案管理工作者要找準(zhǔn)檔案管理發(fā)展的方向，推動(dòng)檔案管理工作改革創(chuàng)新，真正適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;發(fā)展趨勢;內(nèi)容特點(diǎn)

1 檔案以及檔案管理工作的定義與特點(diǎn)

檔案是各類主體，包括國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄。檔案的特點(diǎn)：檔案的內(nèi)容反映了事物事件的歷史真相和事實(shí)。檔案記錄了社會(huì)制度的變遷，歷史、文化的發(fā)展，機(jī)構(gòu)的沿革和家族的淵源。檔案的原始記錄性決定了其對于文明傳承、文化傳播和家族尋根的重要紐帶作用。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作的特點(diǎn)：檔案資源積累的緩慢性。檔案是隨著人們實(shí)踐活動(dòng)的開展而逐步積累起來的，它不能大量印刷和廣泛發(fā)行，大多是“孤本”，不能隨意復(fù)制。檔案管理過程的階段性。處于不同階段的檔案具有不同的價(jià)值，檔案的管理方式以及服務(wù)對象也由此有所不同。檔案管理工作對社會(huì)的相對封閉性。檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及政治、軍事、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)秘密。

2 現(xiàn)代檔案的特點(diǎn)

2.1 數(shù)量激增，種類多樣

由于社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案的數(shù)量與日俱增。20世紀(jì)40、50年代開始，以原子能、電子計(jì)算機(jī)和空間技術(shù)的廣泛應(yīng)用為主要標(biāo)志的第三次科技革命浪潮的興起，推動(dòng)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會(huì)分工日趨加細(xì)，而20世紀(jì)90年代開始的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)革命和人工智能技術(shù)革命將進(jìn)一步改變社會(huì)職能分工?？萍紮n案和其他專門檔案的數(shù)量激增導(dǎo)致檔案種類的多樣化和檔案管理范圍的擴(kuò)大。

2.2 來源廣泛，內(nèi)容繁雜

科學(xué)發(fā)展的分化與綜合以及相互滲透的特點(diǎn)，科學(xué)與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)日益密切的關(guān)系等等都反映在檔案內(nèi)容上，使檔案的成分和內(nèi)容更加紛繁復(fù)雜。

2.3 載體形式多樣化

特殊載體形式的檔案，包括縮微檔案、聲像檔案及電子檔案等大量出現(xiàn)和普及，尤其是電子檔案現(xiàn)在的數(shù)量以及類型越來越多，推動(dòng)了整個(gè)檔案管理工作的變革。檔案載體形式的變化促使人們尋找檔案長久保存、檔案信息的傳遞和利用的新手段和新方法。相較于紙質(zhì)檔案這類檔案的特點(diǎn)：容量大、占用空間小，但是這些特殊載體的檔案，對庫房、裝具、設(shè)備的要求更加苛刻。

2.4 社會(huì)對檔案的需求增長

檔案是一種不可替代的原始信息源，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。人們對檔案的需求不斷增長，對檔案信息的存儲(chǔ)、傳遞、利用提出了更高的要求。現(xiàn)代檔案數(shù)量大、門類廣、內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣的特點(diǎn)以及社會(huì)對檔案需求的增長，對檔案管理工作提出了新的要求，推動(dòng)其發(fā)展和變革。社會(huì)對檔案的需求增加，也對檔案工作提出了新的要求，推動(dòng)改革已有的檔案工作，比如在檔案工作的方式、方法、體制等。

3 檔案管理的發(fā)展趨勢

3.1 管理模式的變革，文檔管理的一體化

從文書和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件的制發(fā)到歸檔管理的全過程管理，將文件管理和檔案管理融為一體。即將現(xiàn)行文件的產(chǎn)生、歸檔及檔案管理納入一個(gè)管理系統(tǒng)，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法，而不再將文件管理和檔案管理視為兩個(gè)相互獨(dú)立、界限分明的管理系統(tǒng)，從而有效的減少了重復(fù)勞動(dòng)，提高了文檔管理工作的效率。

3.2 圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理

圖書、情報(bào)、檔案各有其特點(diǎn)，但三者都是信息的重要來源，在功能上可以互補(bǔ)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，三者的一體化管理方案日趨成熟。

3.3 管理手段的變革—數(shù)字化

可借助計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，直接生成數(shù)字檔案信息，或通過數(shù)字化技術(shù)，將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)介質(zhì)上的模擬檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，便于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享。通過數(shù)字化的手段使得信息在不同的載體中可以進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

3.4 管理對象的變革—紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存

電子文件在電子政務(wù)、電子商務(wù)等各類數(shù)字業(yè)務(wù)中大量產(chǎn)生，是人類各種社會(huì)活動(dòng)的數(shù)字記憶，如何鑒定、歸檔、長期保存并提供利用電子檔案，是數(shù)字時(shí)代檔案管理工作者的重要使命?，F(xiàn)在各類業(yè)務(wù)都是在各種數(shù)字平臺(tái)、電子平臺(tái)上完成，那么在各類數(shù)字業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的這些記錄，是非常重要的數(shù)字記憶，作為檔案管理工作者，有職責(zé)、有義務(wù)選擇保管和提供利用這些數(shù)字記錄，數(shù)字記憶。把它通過電子檔案的形式來進(jìn)行存儲(chǔ)、進(jìn)行管理和提供利用，這是數(shù)字時(shí)代檔案管理工作者肩負(fù)的一項(xiàng)重要使命。

3.5 管理工作內(nèi)容的深入—由實(shí)體管理深入信息組織

檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作的內(nèi)容在社會(huì)信息化進(jìn)程中正逐步發(fā)生著一個(gè)明顯的變化，即從對檔案實(shí)體的管理深入到對檔案信息的組織和管理。 檔案管理工作從以往強(qiáng)調(diào)對檔案實(shí)體的管理深入到對檔案信息和內(nèi)容的管理，現(xiàn)在數(shù)據(jù)科學(xué)，深入到對數(shù)據(jù)單元的管理。

4 現(xiàn)代化檔案管理的意義

在現(xiàn)代化的幫助下，檔案資源以信息和數(shù)據(jù)的形式存在，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢等，實(shí)現(xiàn)了信息資源的多次利用。此外，由于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強(qiáng)大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯(cuò)率。檔案管理的對象是信息資源，通過開發(fā)和利用信息資源，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。通過現(xiàn)代手段，信息資源的存在已經(jīng)從傳統(tǒng)的文字和圖表轉(zhuǎn)變 為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容的豐富和存儲(chǔ)空間。檔案管理的最終目標(biāo)是為各行各業(yè)提供信息資源，現(xiàn)代化為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)提供了極大的便利。

參考文獻(xiàn)

[1]盛春虹.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的若干思考[J].蘭臺(tái)世界，2019，（z1）：79-80.

作者簡介

朱峰，海南省?？谑屑膊☆A(yù)防控制中心助理館員，研究方向：檔案管理。