淺談檔案管理工作的重要性

吳晗

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作之一，是事業(yè)單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄。相關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，并能夠認(rèn)真分析檔案管理工作中存在的問題，通過有效途徑解決問題。提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理工作在服務(wù)單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;重要性

一直以來，一些單位部門對檔案管理工作的重要作用缺乏認(rèn)識，事實(shí)上，檔案管理對國家現(xiàn)代機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的健康有序發(fā)展有著不可替代的重要作用。

1 檔案管理的重要性

檔案真實(shí)地記錄了事業(yè)單位的文化以及發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。事業(yè)單位的發(fā)展文化從單位創(chuàng)建就開始產(chǎn)生，一直隨著單位的發(fā)展壯大在延續(xù)。檔案管理工作就像高樓大廈里的每一根鋼筋、每一個(gè)螺釘，每一道焊縫，從外面輕易不會被看到，但他卻滲透到了大廈的每一個(gè)角落、關(guān)節(jié)和著力點(diǎn)，是大廈的中流砥柱，承載著大廈最為關(guān)鍵的負(fù)荷。檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位管理工作規(guī)范性的基礎(chǔ)與前提。單位的管理者，必須充分認(rèn)識到檔案管理工作在事業(yè)單位生存發(fā)展中具有的基礎(chǔ)性作用和保護(hù)事業(yè)單位知識產(chǎn)權(quán)的重要作用。

2 檔案管理工作中存在的問題分析

2.1 有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

一些企業(yè)對檔案的管理工作認(rèn)識不到位，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理中配套資源不充足，對檔案管理缺失主動性，對檔案管理工作缺乏創(chuàng)造性，相應(yīng)的管理人員能力不足?；A(chǔ)設(shè)施在檔案管理工作中準(zhǔn)備不夠充分，各種軟件硬件系統(tǒng)不到位，管理經(jīng)費(fèi)準(zhǔn)備不夠，不能得到保證，檔案的信息資源開發(fā)不夠，由此造成檔案的利用減少，不能從戰(zhàn)略角度從檔案中得到相應(yīng)的信息，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展。

2.2 企業(yè)檔案管理力量不充足

在大部分企業(yè)，檔案管理人員身兼數(shù)職，并且企業(yè)檔案管理職位變動次數(shù)比較多，沒有形成檔案管理的專門人才，更有甚者，沒有設(shè)立檔案管理專門的部門，這非常不利于檔案管理。許多檔案管理人員沒有專業(yè)能力，在檔案管理上沒有專業(yè)的知識儲備，對檔案的管理要求了解不夠，對檔案的收集整理歸檔裝訂等步驟了解不夠，不能夠充分勝任檔案管理工作，有可能會導(dǎo)致部分檔案沒有收集到或者有部分檔案收集不全面的行為，造成企業(yè)檔案資源的缺失和浪費(fèi)。

2.3 檔案的管理質(zhì)量較低

在企業(yè)檔案管理中，檔案的管理內(nèi)容存在缺失，由于檔案管理人員沒有接受過相應(yīng)的管理培訓(xùn)，導(dǎo)致一部分檔案管理人員只知道將檔案立檔歸檔，不能深刻了解檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管日期等更深層次。長期保管的檔案內(nèi)容了解不充分，對這些檔案無法充分利用。檔案管理人員的管理觀念無法與時(shí)俱進(jìn)，對檔案收集、整理、編目、檢索查閱等還是采用舊方法，檔案管理工作效率低下。檔案收集時(shí)多為被動收集，檔案之中所含信息比較缺少，檔案的載體單一，這些情況導(dǎo)致不能多角度、全方位地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。檔案編研內(nèi)容比較單調(diào)，大多為一次性編纂。只看到和追求檔案的數(shù)量，很少提高檔案管理的質(zhì)量，不利于檔案管理的效率和發(fā)揮檔案在企業(yè)管理上的重要作用，也給檔案管理工作帶來負(fù)面影響，不利用企業(yè)的生存和發(fā)展。

3 解決檔案管理中存在問題的策略

3.1 單位加強(qiáng)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

要提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就要通過有效手段提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)、能夠把一些政治素養(yǎng)高、信念堅(jiān)定、作風(fēng)正派、有責(zé)任心的人員挑選出來從事檔案管理工作。要注重對檔案管理人員的繼續(xù)教育和培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，提供足夠的職業(yè)提升空間。如此，可以有效調(diào)動他們的主動性、創(chuàng)造性。

3.2 做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立工作就是服務(wù)的觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識，將主動服務(wù)作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。

3.3 創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，使檔案服務(wù)貼近企業(yè)需求

科學(xué)管理檔案的內(nèi)容，在提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，要有目的、有重點(diǎn)、有選擇性地對檔案的文獻(xiàn)資源進(jìn)行不斷優(yōu)化，讓檔案管理能夠系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，能夠準(zhǔn)確及時(shí)高效地為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。不斷提高檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新意識，促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供幫助。

3.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，充分配備相應(yīng)的管理人才

在經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理人才也必須做到與時(shí)俱進(jìn)，必須具備檔案管理的綜合素質(zhì)，這就要求檔案管理人才知識化、年輕化、專業(yè)化。不僅需要檔案管理者成熟穩(wěn)重，也要求檔案管理者能夠與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。企業(yè)要擁有一定的檔案管理人才儲備，增加檔案管理人員的資金投入，以面對檔案管理人員的流轉(zhuǎn)。

3.5 檔案資源的有效利用

合理有效地利用檔案資源可以促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案信息資源已成為整個(gè)社會發(fā)展中不可缺少的信息來源，檔案管理工作的意義就是要充分發(fā)揮出檔案資源的最大效用，而檔案的開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值最直接的方式，也是檔案管理工作的價(jià)值所在。因此，要努力強(qiáng)化檔案信息資源的開發(fā)與利用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面共享。檔案工作人員除了要在檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等方面多下功夫外，還應(yīng)該做好檔案材料的編目、檢索和編研工作，編制出適合使用的檢索信息工具，建立起健全的檢索系統(tǒng)及檔案材料匯編體系，方便用戶能及時(shí)、精準(zhǔn)地查到所需資料。同時(shí)，要加強(qiáng)對檔案資源的嚴(yán)格保管，做到隨時(shí)為使用者提供全面細(xì)致的檔案信息。

3.6 與新時(shí)代的科技發(fā)展結(jié)合

檔案材料保存了非常多的指示性文件，又記錄著大量信息內(nèi)容，是一個(gè)豐富的信息資源庫。但是檔案的整理工作十分繁瑣，重復(fù)性勞動很多，且勞動強(qiáng)度大。如果利用計(jì)算機(jī)來整理這些檔案，便能夠做到事半功倍。按照文件排列順序進(jìn)行打印，這樣既可以降低人工歸檔時(shí)的錯(cuò)漏，還可以發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，壓縮了手工操作的繁瑣程序，提高了工作效率。檔案管理工作中，要重視檔案材料信息的組織化和系統(tǒng)化。先輸入要檢索的關(guān)鍵詞，再點(diǎn)擊要查找的范圍，檢索出來的文件便是要找事件的范圍，查找的結(jié)果既準(zhǔn)確又不會浪費(fèi)時(shí)間，這樣才能發(fā)揮出檔案資源管理的作用。隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)代科技存在的網(wǎng)絡(luò)安全問題也在檔案管理信息化中有所呈現(xiàn)。因此，為了保證網(wǎng)絡(luò)安全，要制定出嚴(yán)密的電子文件安全管理規(guī)章，不斷完善電子文件在流轉(zhuǎn)時(shí)的跟蹤登錄管理。同時(shí)，設(shè)立行之有效的管理系統(tǒng)，按照檔案信息的安全、人員的職責(zé)、設(shè)備的管理等因素，對操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，并在工作模式和軟件功能上做周密設(shè)計(jì)。

總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，還可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望檔案工作的未來，任重而道遠(yuǎn)，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，只有努力抓住機(jī)遇，積極避免消極因素帶來的負(fù)面影響，全力發(fā)揮檔案管理機(jī)制的優(yōu)勢，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

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