光伏發(fā)電工程檔案管理現(xiàn)狀及解決措施

摘 要：工程施工建設(shè)過程中，檔案信息是整個(gè)項(xiàng)目施工過程中的歷史見證，也是工程項(xiàng)目所有涉及人才、技術(shù)、成本等管理中相關(guān)重要信息的總結(jié)和記錄。光伏發(fā)電工程是技術(shù)導(dǎo)向型工程，對(duì)人才、技術(shù)等相關(guān)信息的要求很高，做好光伏發(fā)電工程檔案管理工作意義重大。本論文首先分析了光伏發(fā)電工程檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，并針對(duì)存在的管理問題，提出了合理的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：光伏發(fā)電工程;檔案管理;現(xiàn)狀;解決措施

1 引言

光伏發(fā)電工程作為新能源技術(shù)導(dǎo)向型工程項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到施工，再到工程交付，過程中必然產(chǎn)生大量的工程檔案信息，包括人事調(diào)動(dòng)、技術(shù)實(shí)施和修改、施工成本管控等一系列的施工管理措施，都會(huì)體現(xiàn)在檔案信息中。檔案信息的原始記錄和憑證對(duì)于光伏發(fā)電工程日后問題復(fù)核、經(jīng)驗(yàn)累積等都有著重要的參考意義，毫無疑問，檔案管理在工程項(xiàng)目管理中起著非常重要的信息存儲(chǔ)作用，也因此，越來越多的施工企業(yè)開始重視檔案管理問題。但是，隨著工程施工項(xiàng)目的持續(xù)推進(jìn)，檔案信息積累越來越多，檔案信息的收集、整理和歸檔管理難度就會(huì)增大，而目前包括光伏發(fā)電工程在內(nèi)的大多數(shù)工程施工項(xiàng)目，在其檔案管理方面存在很大的問題，理應(yīng)引起施工單位的足夠重視。為了確保光伏發(fā)電工程檔案信息管理工作質(zhì)量，提高檔案信息整理的準(zhǔn)確性和可靠性，工程施工單位必須加強(qiáng)施工項(xiàng)目檔案信息管理工作，建立專門的檔案管理小組，提高光伏發(fā)電工程建設(shè)整個(gè)施工周期檔案管理的工作質(zhì)量。

2 光伏發(fā)電工程檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析

2.1 檔案管理目標(biāo)不明確，檔案信息整理不及時(shí)

目前，光伏發(fā)電工程是一個(gè)新型能源，在檔案管理中工作人員對(duì)光伏檔案管理工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不全，不懂得檔案管理工作的具體目標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理工作相對(duì)滯后，因沒有技術(shù)上的支持對(duì)于光伏檔案信息的識(shí)別不及時(shí)，極易造成檔案信息管理的缺失。主要原因在于，首先，檔案管理目標(biāo)不明確導(dǎo)致檔案管理人員不清楚工作的具體要?jiǎng)?wù)，多數(shù)情況下都是被動(dòng)接受檔案信息，也不明白檔案信息管理的具體作用，除了收納檔案資料以外，沒有其他的管理任務(wù);其次，檔案管理目標(biāo)不明確也造成了檔案管理人員分不清檔案管理工作的主次，不能主動(dòng)去搜集檔案信息，從而很容易造成光伏發(fā)電工程中所產(chǎn)生的檔案資料信息丟失或不全;再次，檔案管理工作人員沒有明確的檔案管理目標(biāo)，大多數(shù)情況下都是待在工位或辦公室，很難接觸到工程項(xiàng)目檔案信息的變動(dòng)，且檔案管理人員作為文職人員，尤其對(duì)于一些重要的技術(shù)變更。

2.2 管理人員素質(zhì)較差，檔案管理水平有待提升

檔案管理人員素質(zhì)決定著檔案管理工作質(zhì)量的高低，目前，光伏發(fā)電工程項(xiàng)目上對(duì)檔案管理人員選拔上不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致管理人員素質(zhì)較差，檔案管理水平亟待提升。主要原因在于，首先，項(xiàng)目上主要以施工管理為第一要位，項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)重點(diǎn)考慮檔案管理人員的選拔和對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的考核，因此，通常情況下，檔案管理人員僅僅作為普通的文職工作，管理人員專業(yè)不對(duì)口甚至沒有學(xué)識(shí)文憑，使得檔案管理工作質(zhì)量非常差;其次，工程管理上，對(duì)檔案管理工作考核不重視，檔案管理人員工作態(tài)度不積極，工作能力不足也不會(huì)受到處罰，久而久之，檔案管理水平很難得到提升;再次，光伏發(fā)電工程工作環(huán)境惡劣，很難招到專業(yè)的檔案管理人才，且施工單位缺乏對(duì)檔案管理工作人員的能力審查和技能培訓(xùn)，從而導(dǎo)致了檔案管理工作水平的停滯不前。

3 光伏發(fā)電工程檔案管理工作質(zhì)量的幾點(diǎn)解決措施

3.1 明確檔案管理目標(biāo)，檔案信息及時(shí)整理歸檔

為提高光伏發(fā)電工程檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，必須明確對(duì)檔案管理工作目標(biāo)，提高工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度，確保檔案信息的及時(shí)、完整歸檔。為此，首先，檔案管理必須意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并清楚意識(shí)到日常工作中的具體要?jiǎng)?wù)，不僅要對(duì)檔案信息的收集、整理工作重視，同時(shí)也要做好檔案的保護(hù)、檔案電子信息化等工作，全面提升檔案管理工作內(nèi)容;其次，檔案管理工作人員分清檔案管理工作的主次，不僅要對(duì)重要信息變動(dòng)了如指掌，同時(shí)還應(yīng)主動(dòng)出擊去搜集項(xiàng)目上產(chǎn)生的各種檔案信息，確保檔案資料的完整性;再次，雖然檔案管理屬于文職工作，但是工作人員必須重視對(duì)技術(shù)檔案資料的管理，這是光伏發(fā)電工程檔案資料信息中的重點(diǎn)內(nèi)容，必須重視技術(shù)檔案資料的辨識(shí)、整理、歸納，同時(shí)要妥善保存，避免重要檔案信息的損壞或丟失。

3.2 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作方式

檔案管理工作質(zhì)量提升必須依靠完善的檔案管理制度，即使是處于工程施工項(xiàng)目上的檔案管理工作，也應(yīng)重視并完善施工現(xiàn)場的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作方式。為此，一方面，光伏發(fā)電工程施工項(xiàng)目在針對(duì)檔案管理上，要學(xué)會(huì)引入和借鑒公司檔案管理工作制度，利用現(xiàn)有的行之有效的管理制度，提高施工項(xiàng)目上的檔案管理工作質(zhì)量;另一方面，項(xiàng)目施工現(xiàn)場的管理者應(yīng)重視現(xiàn)場檔案管理問題，依據(jù)施工現(xiàn)場管理需要，合理制定具有可操作性和實(shí)踐性的檔案管理?xiàng)l例，提高項(xiàng)目工程現(xiàn)場檔案管理人員的工作約束力，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

3.3 優(yōu)化檔案管理技術(shù)，提高檔案管理信息化水平

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，施工單位應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高檔案管理工作的信息化水平。為此，首先，施工單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理工作信息化辦公的資金投入，為員工置辦檔案信息化所需的管理硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率;其次，工作人員應(yīng)提升檔案管理信息化意識(shí)，所有檔案變更、出入信息都要錄入檔案管理系統(tǒng);再次，工作人員除了對(duì)檔案資料紙質(zhì)版妥善整理和保管以外，還應(yīng)將所有檔案資料電子化，通過電子版存儲(chǔ)，提高檔案資料保管的安全性，避免檔案資料的損壞或丟失。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)，提高檔案管理水平

檔案管理工作并不是簡單的整理和歸納，需要具備一定檔案管理專業(yè)能力的人來接手，因此，光伏發(fā)電工程項(xiàng)目上，應(yīng)對(duì)檔案管理工作時(shí)也應(yīng)重視第檔案管理人員的建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)和管理水平。為此，首先，施工單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力進(jìn)行嚴(yán)格把控，盡可能確保檔案管理人員專業(yè)對(duì)口，提高檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性;其次，項(xiàng)目上要重視對(duì)檔案管理工作的日?？己耍ㄆ跈z查檔案管理工作質(zhì)量，督促檔案管理工作人員重視檔案管理工作，提高檔案管理工作的積極性;再次，施工單位應(yīng)優(yōu)待檔案管理工作人員，做好人才保留工作，不斷提升檔案管理工作人員的對(duì)工作的認(rèn)同感和歸屬感。

3.5 分工明確，運(yùn)用先進(jìn)的管理辦法

檔案是國家和企業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案管理目的是為加強(qiáng)公司工程基建過程中的資料積累，保證建設(shè)工程檔案內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確、有效，并加快企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的完善，適應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)和國際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的需要。以下針對(duì)辦公室、工程技術(shù)部、各職能部門以及參建單位具體的管理辦法：

1）辦公室。辦公室是主管領(lǐng)導(dǎo)直管下的檔案管理職能部門，配備專職的檔案管理人員。對(duì)檔案管理制度制定和檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行實(shí)施，并負(fù)責(zé)其監(jiān)督落實(shí)與完善。對(duì) 《基建工程資料整理與歸檔管理規(guī)定》、《檔案管理辦法》的有效性進(jìn)行審查，并向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提出檔案管理體系建設(shè)、修訂、完善的建議性報(bào)告。對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和考核，并將基建工程檔案工作納入統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)工程檔案與工程建設(shè)同步管理。

2）工程技術(shù)部。審核工程項(xiàng)目建設(shè)中有關(guān)工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、文明施工和施工過程中形成的工程項(xiàng)目管理文件的內(nèi)容的正確性;對(duì)工程檔案進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的把關(guān)，保證工程檔案完整、準(zhǔn)確、有效。組織與工程項(xiàng)目有關(guān)的文件的評(píng)審和審查，對(duì)審核合格的資料移交;負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)竣工資料的驗(yàn)收和移交工作，實(shí)現(xiàn)建設(shè)與資料歸檔同步。

3）各職能部門。各職能部門形成的工程項(xiàng)目文件，由各職能部門專業(yè)管理人員、專業(yè)技術(shù)人員全面審核，對(duì)工程項(xiàng)目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽章手續(xù)完備規(guī)范負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容真實(shí)、可靠，與工程實(shí)際相符合。各部門兼職檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理與歸檔，對(duì)文件的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，移交辦公室檔案室集中歸檔與利用。

4）參建單位。各參建單位的檔案管理工作應(yīng)明確責(zé)任制，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，人員應(yīng)持證上崗。對(duì)各自承包范圍內(nèi)形成的工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用負(fù)責(zé)，與建設(shè)項(xiàng)目三同步。各參建單位應(yīng)配合建設(shè)單位完成工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)等工作。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展或項(xiàng)目周期的歷史見證，對(duì)于光伏發(fā)電工程而言，檔案資料信息的完整收錄和整理對(duì)于項(xiàng)目工作問題復(fù)核、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等意義重大。因此，施工單位應(yīng)重視光伏發(fā)電工程檔案管理工作，不斷提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案資料信息的完整收錄和妥善保管。

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作者簡介

楊鴻（1988-），女，漢族，四川成都人，助理館員，主要從事檔案管理工作。