檔案館員的素質(zhì)與檔案管理探討

摘 要：本文分析了新時(shí)期檔案館員應(yīng)該具備的素質(zhì)，討論了提升檔案管理水平的有效策略，其中包括建立健全檔案管理規(guī)范、保證原始憑證的準(zhǔn)確性、科學(xué)管理紙質(zhì)和電子檔案等，以期為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館員;素質(zhì);檔案管理

1 檔案館員應(yīng)具備的素質(zhì)

1）優(yōu)良的思想道德素質(zhì)。在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理往往涉及業(yè)務(wù)拓展和公司狀況，具有一定的特殊性，為了確保檔案能夠發(fā)揮其本身的真正價(jià)值，應(yīng)該對(duì)檔案館員的思想道德素質(zhì)提出更高層次的要求。首先，檔案館員應(yīng)該具有保密意識(shí)和忠誠度，始終堅(jiān)持把公司的利益作為工作的出發(fā)點(diǎn)，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，不輕易泄露任何信息。其次，需要具有強(qiáng)烈的法制觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守檔案管理工作中的法律規(guī)定，務(wù)必做到對(duì)有關(guān)知識(shí)了然于胸。最后，由于檔案管理工作比較繁雜，為此檔案館員應(yīng)該有耐心并且細(xì)心，對(duì)待工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，對(duì)工作的業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)總結(jié)，不斷提高工作水平[1]。

2）全面熱情的服務(wù)理念。之所以要對(duì)檔案進(jìn)行管理，是因?yàn)槟軌虺浞诌\(yùn)用檔案中的有用信息，因此，需要對(duì)檔案中的重要信息進(jìn)行整合，以便方便使用，為企業(yè)的更好發(fā)展提供參考。檔案館員應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于企業(yè)的價(jià)值所在，具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，誠實(shí)守信，不弄虛作假，爭(zhēng)取提供給他人全面而熱情的服務(wù)，熱愛本職工作，并希望憑借自己的力量為公司創(chuàng)造更大的利益。

3）專業(yè)熟練的業(yè)務(wù)本領(lǐng)。檔案管理具備一定的系統(tǒng)性和專業(yè)性，檔案館員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)觀念，在工作中不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)，只有這樣才能在業(yè)務(wù)能力上有所突破，解決問題時(shí)才能游刃有余，同時(shí)也是時(shí)代賦予各行各業(yè)人員的重要使命。檔案信息中涉及政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等方面的知識(shí)，要求檔案館員加強(qiáng)閱讀和學(xué)習(xí)，在多個(gè)領(lǐng)域能夠有所涉獵，以此豐富自身的知識(shí)，充實(shí)頭腦;豐富的知識(shí)也是解決問題的前提和基礎(chǔ)，有利于有關(guān)問題得到更好的處理。另外，要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作和信息搜集能力，大數(shù)據(jù)背景下，信息量巨大，如果一味采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅降低工作效率還會(huì)導(dǎo)致一系列錯(cuò)誤的出現(xiàn);在日常工作中，檔案館員應(yīng)該善于運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備，比如通過掃描儀掃描紙質(zhì)文件并將其錄入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，減少了中間環(huán)節(jié)，明顯提升了處理速度;除了具備基本的操作技能以外，還要學(xué)習(xí)部分網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，避免病毒的侵害，保證檔案的安全。

4）敢于突破的創(chuàng)新精神。如今的社會(huì)發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在探尋新的道路，市場(chǎng)環(huán)境千變?nèi)f化，形勢(shì)變得極為復(fù)雜。在此背景下，檔案館員需要勇于開拓、積極進(jìn)取、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理主要以保存、整理為出發(fā)點(diǎn)，相關(guān)信息得不到有效利用，無法為企業(yè)提供更好的參考，為此需要轉(zhuǎn)變觀念，變保管為使用，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值;以往的工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)，單純?yōu)榱斯ぷ鞫ぷ?，新形?shì)下的檔案館員應(yīng)該以全新的視角認(rèn)識(shí)服務(wù)，積極主動(dòng)地為他人提供服務(wù)，并且做到及時(shí)、周到[2]。要想實(shí)現(xiàn)以上轉(zhuǎn)變，除了做好基礎(chǔ)工作以外，還要認(rèn)真分析服務(wù)方式和范圍，全方位、多層次、多途徑地提供檔案的開發(fā)和利用。

2 提升檔案管理水平的有效策略

1）建立健全檔案管理規(guī)范?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，任何工作都需要按照規(guī)范進(jìn)行。檔案管理由于具有一定的特殊性更應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，以確保管理的嚴(yán)謹(jǐn)、高效。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)按照既定的法律法規(guī)結(jié)合自身實(shí)際情況制定出科學(xué)的檔案管理制度，確保在業(yè)務(wù)流程、權(quán)責(zé)分配等方面都更加具體，為檔案管理工作提供完備可靠的參照依據(jù)。在制定規(guī)范過程中應(yīng)充分考慮個(gè)人需要，并將其與企業(yè)的整體發(fā)展聯(lián)系到一起，既滿足了個(gè)人意愿又實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的健康發(fā)展。以人為本是當(dāng)代社會(huì)極為關(guān)注的課題，有利于發(fā)揮全體人員的共同作用，提高工作熱情和積極性，促進(jìn)相關(guān)規(guī)定的順利落實(shí)。

2）保證原始憑證的準(zhǔn)確性。檔案來源于原始文件，經(jīng)過節(jié)選重要內(nèi)容，并加以整合最終形成濃縮版文件，即檔案。為了確保檔案的準(zhǔn)確性，需要格外重視原始文件的來源，嚴(yán)格規(guī)范有關(guān)規(guī)定，避免問題文件的出現(xiàn)，以便為檔案管理工作奠定重要的基石。對(duì)于文件管理需要提出以下具體要求：第一，文件格式務(wù)必統(tǒng)一規(guī)范，方便閱讀和整理，為后續(xù)管理提供便利;第二，主要元素應(yīng)保持完整，內(nèi)容也應(yīng)做到完備無缺陷，頁面整潔，具備長(zhǎng)時(shí)間放置的條件;第三，文件紙張尺寸統(tǒng)一，通常情況下大多采用A4紙，標(biāo)準(zhǔn)化用紙也為后期的文件整理帶來了方便。

3）科學(xué)管理紙質(zhì)和電子檔案。相比于電子檔案，紙質(zhì)檔案具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，作為最初憑證，其更具真實(shí)性和隱秘性，因此應(yīng)該著重做好紙質(zhì)檔案的立卷優(yōu)化工作，在裝訂和立卷方式方面都應(yīng)加強(qiáng)注意，盡可能確保其質(zhì)量和規(guī)范化，便于長(zhǎng)期保管。當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，其在一定程度上已經(jīng)取代了人力作用，并將發(fā)揮更大作用;尤其在大數(shù)據(jù)背景下，信息量高度增加，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法準(zhǔn)確記錄海量信息，因此，電子檔案的管理也應(yīng)該成為工作中的重要部分。電子檔案的傳輸對(duì)網(wǎng)絡(luò)暢通性要求較高，企業(yè)方面務(wù)必提高網(wǎng)絡(luò)的流暢度，通過采用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋。為了確保電子檔案管理工作的高效進(jìn)行，應(yīng)該專門聘請(qǐng)技術(shù)人員解決網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題，并通過設(shè)置防火墻等措施保證網(wǎng)絡(luò)安全，進(jìn)而提升電子檔案的高度保密。紙質(zhì)和電子檔案有其各自的優(yōu)勢(shì)，檔案館員應(yīng)該做好兩方面的管理工作，使其充分發(fā)揮各自的最大效能。

4）完善基礎(chǔ)設(shè)施的建立。不同于以往的檔案管理，除了做好紙質(zhì)檔案的裝訂、抄寫等工作，還要與時(shí)俱進(jìn)，做好電子檔案的收發(fā)和存儲(chǔ)等工作。企業(yè)方面應(yīng)該加大資金投入，購買符合實(shí)際需要的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，并且做好維護(hù)和檢修工作，為此可以將每臺(tái)電腦對(duì)應(yīng)到個(gè)人，一旦出現(xiàn)問題需要在第一時(shí)間找對(duì)相應(yīng)的責(zé)任人，檢查其中的故障，確定是否由于人為因素產(chǎn)生，然后酌情做出適當(dāng)?shù)奶幚?。為了更好地管理檔案，可以建立檔案數(shù)據(jù)庫，其中設(shè)置上傳、檢索和下載等功能，并根據(jù)檔案內(nèi)容分類存放，方便查找;在此基礎(chǔ)上設(shè)置密碼和驗(yàn)證碼等以確保內(nèi)部人員使用，實(shí)現(xiàn)安全管理。給予檔案管理工作一定的支持和鼓勵(lì)，適當(dāng)提升檔案館員的薪資水平，為其營造良好的工作環(huán)境，以激勵(lì)員工更加努力、充滿熱情地工作，保證高水平管理檔案，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造條件。

5）培養(yǎng)高水平檔案工作人員。首先，提高信息整合能力。信息整合是檔案館員應(yīng)具備的基礎(chǔ)能力，對(duì)于提高工作效率和效果具有重要意義。工作人員需要能夠精準(zhǔn)定位重要部分并進(jìn)行提取，開展工作具有條理性和層次性，保證前后工作的順利銜接。企業(yè)可以開展信息整合競(jìng)賽，主考官為參賽人員提供特定的信息庫，要求其根據(jù)給出的題目從信息庫中查找有關(guān)資料并加以整合，最后形成體系，用時(shí)最短、信息最準(zhǔn)確的人員獲勝，并得到一定獎(jiǎng)勵(lì)。其次，為檔案館員提供優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)和提升平臺(tái)。除了日常學(xué)習(xí)以外，還應(yīng)加強(qiáng)人才培養(yǎng)，如開展相關(guān)方面知識(shí)講座或培訓(xùn)，培訓(xùn)過后針對(duì)知識(shí)進(jìn)行考核，還可以為其提供與外界交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提升專業(yè)水平。最后，提高準(zhǔn)入門檻、建立考評(píng)機(jī)制。在人才的引入方面應(yīng)該適當(dāng)提升專業(yè)門檻，確保應(yīng)聘人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，并且加強(qiáng)年輕人才的招聘，為壯大管理隊(duì)伍做好人才儲(chǔ)備。加強(qiáng)人事行政管理，嚴(yán)格規(guī)定按時(shí)上下班，確保工作人員保持良好的工作態(tài)度;建立績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，每月進(jìn)行考核，考核結(jié)果與工資掛鉤。

3 結(jié)論

檔案管理對(duì)于企業(yè)來說具有重要意義，新時(shí)期應(yīng)該以全新的視角深刻認(rèn)識(shí)其價(jià)值。檔案館員需要具有良好的職業(yè)操守，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，同時(shí)要敢于突破，加強(qiáng)創(chuàng)新，以公司利益作為檔案管理出發(fā)點(diǎn);完善管理規(guī)范，同時(shí)管理好紙質(zhì)和電子檔案，注重人才培養(yǎng)，提升檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]韓苗.檔案館員職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：174+183.

[2]崔銘.檔案館員專業(yè)素質(zhì)構(gòu)成及其成長(zhǎng)路徑探析[J].卷宗，2019，009（003）：142.

作者簡(jiǎn)介

張耀丹（1976-），女，漢，四川省資陽市，本科，助理館員，研究方向：合同管理。