淺析檔案系統(tǒng)冗余數(shù)據(jù)的原因和處理建議

摘 要：本文從天津社保業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)遇到冗余數(shù)據(jù)的實(shí)際情況出發(fā)，考慮存在的具體原因，提出處理建議。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);業(yè)務(wù)檔案;檔案系統(tǒng);冗余數(shù)據(jù)

隨著2009年《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人社部、國(guó)家檔案局令第3號(hào)）的下發(fā)，全國(guó)各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)便開(kāi)始了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的征程。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作是業(yè)務(wù)經(jīng)辦不可分割的組成部分，隨著信息化的不斷提高，業(yè)務(wù)檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦一體化必將成為一種“新常態(tài)”。先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理發(fā)展的技術(shù)支撐，檔案管理信息系統(tǒng)不能成為信息孤島，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)一體化建設(shè)是社保業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向，但任何新生事物的產(chǎn)生通常都伴隨著問(wèn)題存在，檔案管理信息系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中還存在一些問(wèn)題需要逐步完善，例如冗余數(shù)據(jù)。

在2016年建設(shè)的金保二期系統(tǒng)上線后，天津社保業(yè)務(wù)檔案實(shí)行“業(yè)務(wù)檔案一體化”管理，實(shí)現(xiàn)了“業(yè)務(wù)辦結(jié)，檔案條目自動(dòng)發(fā)送”的數(shù)據(jù)傳送模式，為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員減少了文件級(jí)著錄壓力。但由于檔案條目自動(dòng)提取、定時(shí)發(fā)送，業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中因系統(tǒng)原因產(chǎn)生的大量無(wú)效數(shù)據(jù)被自動(dòng)發(fā)送至檔案系統(tǒng)，截至2019年末已產(chǎn)生冗余數(shù)據(jù)38萬(wàn)條，其中2019年全年未歸檔數(shù)據(jù)16.5萬(wàn)條。冗余數(shù)據(jù)的沉淀使社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在篩選定件數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)生了無(wú)法快速精準(zhǔn)選取檔案條目的問(wèn)題。

為減少檔案冗余數(shù)據(jù)的生成，阻斷冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生來(lái)源，筆者于4月中下旬赴區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，就業(yè)務(wù)檔案冗余數(shù)據(jù)情況進(jìn)行調(diào)研。為使調(diào)研工作能夠高效展開(kāi)，在實(shí)地考察前，申請(qǐng)?zhí)崛?019年薊州717條、靜海2426條和保稅社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)5557條未歸檔數(shù)據(jù)，分別發(fā)送至相應(yīng)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)收到數(shù)據(jù)后及時(shí)通知各業(yè)務(wù)科室開(kāi)展了未歸檔數(shù)據(jù)的自查整改，將業(yè)務(wù)材料應(yīng)歸盡歸，未能歸檔的檔案條目總結(jié)歸納未歸檔原因。經(jīng)分析了解，冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生主要有以下七項(xiàng)原因：

1 冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生原因

1.1 同一筆業(yè)務(wù)發(fā)送多條檔案數(shù)據(jù)

1）系統(tǒng)卡頓導(dǎo)致多次發(fā)送檔案條目。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映，在經(jīng)辦部分業(yè)務(wù)時(shí)容易造成系統(tǒng)卡頓，多次保存經(jīng)辦結(jié)果后發(fā)送大量重復(fù)的檔案條目，形成冗余數(shù)據(jù)。

2）報(bào)盤導(dǎo)入類業(yè)務(wù)覆蓋式辦理多次發(fā)送檔案條目。報(bào)盤或?qū)腩悩I(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)，將錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或不完善的數(shù)據(jù)進(jìn)行覆蓋處理，每次報(bào)盤或?qū)霑r(shí)都能形成一條發(fā)檔數(shù)據(jù)，但只有最終數(shù)據(jù)是有效的，因此產(chǎn)生多條冗余數(shù)據(jù)。

3）業(yè)務(wù)多次保存觸發(fā)多次發(fā)送檔案條目。部分業(yè)務(wù)在錄入信息時(shí)由于多次點(diǎn)擊保存按鈕，觸發(fā)多次發(fā)送檔案條目。

1.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦要素不齊全無(wú)法歸檔

1）因缺少單位公章不歸檔。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦時(shí)，部分業(yè)務(wù)需先經(jīng)辦后蓋章。由于個(gè)別參保單位不配合補(bǔ)章，綜合業(yè)務(wù)處理單上的參保單位公章遲遲無(wú)法加蓋，導(dǎo)致社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)認(rèn)為此類業(yè)務(wù)無(wú)法歸檔。

2）因綜合業(yè)務(wù)處理單打印不全不歸檔。有業(yè)務(wù)的綜合業(yè)務(wù)處理單打印后，內(nèi)容部分空白，影響社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)歸檔。

3）因綜合業(yè)務(wù)處理單無(wú)法補(bǔ)打不歸檔。部分養(yǎng)老支付的業(yè)務(wù)，在辦結(jié)數(shù)月后需要補(bǔ)打主表時(shí)，無(wú)法打印綜合業(yè)務(wù)處理單，造成檔案條目無(wú)法歸檔。

1.3 業(yè)務(wù)回退未能調(diào)用檔案回退機(jī)制

當(dāng)業(yè)務(wù)回退時(shí)，應(yīng)一并調(diào)用檔案條目的回退機(jī)制。根據(jù)冗余數(shù)據(jù)調(diào)研情況來(lái)看，在部分業(yè)務(wù)回退時(shí)，已發(fā)送至檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)未能一并撤回，造成了大量冗余數(shù)據(jù)的生成。

1.4 不歸檔數(shù)據(jù)發(fā)送

“個(gè)人信息變更”業(yè)務(wù)存在大量不歸檔數(shù)據(jù)。通過(guò)排查發(fā)現(xiàn)，在打印參保繳費(fèi)憑證時(shí)，會(huì)對(duì)部分參保對(duì)象的聯(lián)系方式和居住地進(jìn)行信息變更，形成個(gè)人信息變更的檔案條目。該業(yè)務(wù)已明確不需要?dú)w檔，但檔案條目還繼續(xù)發(fā)送，造成將近1.5萬(wàn)條未歸檔數(shù)據(jù)。

1.5 建議不再歸檔

調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，有些未定件數(shù)據(jù)有歸檔要求，但是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)認(rèn)為沒(méi)有歸檔必要。其中“個(gè)人繳費(fèi)批量核定”業(yè)務(wù)未歸檔數(shù)據(jù)2.6萬(wàn)條。

1.6 PDF文件發(fā)送問(wèn)題

部分業(yè)務(wù)的PDF文件在發(fā)送至檔案系統(tǒng)時(shí)不穩(wěn)定，時(shí)常出現(xiàn)發(fā)送失敗的現(xiàn)象，造成在查詢利用檔案時(shí)，無(wú)法成功調(diào)取影像的情況。此外，該類業(yè)務(wù)應(yīng)跳過(guò)定件環(huán)節(jié)直接發(fā)送至檔案查詢利用模塊下，但在定件模塊下仍能查詢到未定件數(shù)據(jù)。

2 相關(guān)問(wèn)題解決方案

2.1 重復(fù)發(fā)送數(shù)據(jù)

針對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映的某業(yè)務(wù)多次錄入發(fā)送多條檔案條目的問(wèn)題進(jìn)行剖析，發(fā)現(xiàn)實(shí)際問(wèn)題與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映的情況不相符。產(chǎn)生冗余數(shù)據(jù)的根本原因在于，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)未將審核不通過(guò)的業(yè)務(wù)材料納入歸檔范圍。在綜合柜員制推行后，前臺(tái)經(jīng)辦人員未必能夠具備初步判斷票據(jù)是否有效的專業(yè)能力，從審核崗位退回的材料較以往會(huì)有一定增加，按照現(xiàn)有的經(jīng)辦習(xí)慣，將產(chǎn)生更多的冗余數(shù)據(jù)。協(xié)商結(jié)果一致認(rèn)為，該業(yè)務(wù)流程設(shè)置是將申請(qǐng)和審核視為兩個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，凡是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)收到的申請(qǐng)材料，均應(yīng)將材料歸檔在“申請(qǐng)”業(yè)務(wù)下。

2.2 無(wú)歸檔價(jià)值業(yè)務(wù)不建議歸檔

經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)處室確認(rèn)，該類業(yè)務(wù)材料確實(shí)沒(méi)有歸檔價(jià)值，商定取消發(fā)送檔案，指導(dǎo)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不再歸檔。

2.3 PDF文件發(fā)送問(wèn)題

由專業(yè)技術(shù)人員尋找問(wèn)題根源，加緊進(jìn)行整改。關(guān)于檔案條目繼續(xù)發(fā)送至未定件狀態(tài)下的原因，經(jīng)排查發(fā)現(xiàn)是在做歸檔細(xì)則維護(hù)時(shí)未變更“事前、事后”狀態(tài)，該問(wèn)題很快可得到解決。

3 減少冗余數(shù)據(jù)產(chǎn)生建議

3.1 提升系統(tǒng)性能，減少無(wú)效數(shù)據(jù)發(fā)送

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大量冗余數(shù)據(jù)是由于系統(tǒng)問(wèn)題產(chǎn)生。針對(duì)由此類問(wèn)題，提出以下建議：一是提升系統(tǒng)性能，減少卡頓情況的出現(xiàn);二是針對(duì)不同的業(yè)務(wù)確定合適的檔案發(fā)送時(shí)點(diǎn)，避免無(wú)效數(shù)據(jù)重復(fù)發(fā)送;三是在業(yè)務(wù)經(jīng)辦保存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，增加確認(rèn)是否發(fā)檔功能;四是在業(yè)務(wù)、檔案系統(tǒng)間，建立業(yè)務(wù)回退檔案一并退回的聯(lián)系;五是對(duì)于已明確不歸檔的業(yè)務(wù)，及時(shí)取消發(fā)檔機(jī)制。

3.2 明確歸檔要求，指導(dǎo)一線經(jīng)辦應(yīng)歸盡歸

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)同一業(yè)務(wù)材料的歸檔方式常有不同，對(duì)于缺少經(jīng)辦要素的要件是否能夠歸檔的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，造成應(yīng)歸檔的數(shù)據(jù)殘留在系統(tǒng)內(nèi)無(wú)法歸檔。建議溝通業(yè)務(wù)處室，針對(duì)以下問(wèn)題進(jìn)行討論，并以正式發(fā)文的方式指導(dǎo)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，明確歸檔要求。一是業(yè)務(wù)經(jīng)辦要素不齊全的業(yè)務(wù)材料如何歸檔;二是對(duì)于是否歸檔存疑的業(yè)務(wù)，統(tǒng)一明確的歸檔細(xì)則。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于機(jī)構(gòu)改革和綜合柜員制的推行，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員較以往有了很大調(diào)整，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)反映最新調(diào)配的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理流程和要求不能熟練掌握，影響歸檔進(jìn)度和檔案管理質(zhì)量，容易人為造成冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和勞服中心的專、兼職檔案管理人員均應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，就業(yè)務(wù)檔案歸檔流程、系統(tǒng)操作、崗位職責(zé)等方面進(jìn)行視頻培訓(xùn)等多種方式，提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)檔案管理的能力和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉睦平.業(yè)務(wù)檔案一體化將成經(jīng)辦“新常態(tài)”[J].中國(guó)社會(huì)保障，2015（05）.

作者簡(jiǎn)介

康蕊（1991-），女，漢族，河北省滄縣，本科，助理館員，天津市社會(huì)保險(xiǎn)基金管理中心檔案館，業(yè)務(wù)檔案管理。