探究新時代檔案管理工作

朱海哲

摘 要：隨著時代發(fā)展和社會進步，科學規(guī)范做好檔案的管理和利用工作，才能不斷適應新時代檔案管理工作的新任務、新要求。本文在分析檔案管理工作存在問題的基礎上，從四個方面探討了檔案管理工作的科學化。

關鍵詞：新時代;檔案管理;科學化

檔案作為信息資源，是歷史發(fā)展和社會實踐活動的真實記錄，也是各項管理和業(yè)務活動中取之不盡的信息源，是立足新時代、適應新形勢、取得新發(fā)展的重要參考和依據(jù)。因此，必須把檔案工作納入重要議事日程，加強領導，健全制度，規(guī)范管理，使檔案管理工作更加科學化，為各方面發(fā)展提供有力支持和保障。

1 目前檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理理念較為滯后，對檔案管理工作的重要性認識不足

隨著全面深化改革的不斷深入，檔案管理也面臨著許多新的問題。主要是檔案管理理念滯后，對檔案管理工作的重要性認識不足、重視程度不高，許多檔案管理工作由行政職能科室非檔案專業(yè)人員兼職負責。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓和學習，缺少扎實的檔案基礎理論和專業(yè)知識，阻礙了檔案管理工作的科學化。

1.2 檔案管理意識薄弱，缺乏科學化管理理念

檔案材料的形成與完善要求檔案管理人員嚴格按照《檔案法》、檔案管理有關規(guī)定和歸檔要求，及時完成材料的收集、鑒別、分類、整理和移交工作。但在實際工作中，由于缺乏檔案管理專職人員，工作量大，很容易造成檔案材料的缺失、遺漏、不齊全、不規(guī)范;加之檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，使檔案管理現(xiàn)狀無法適應新時代檔案管理要求，更談不上檔案管理工作的科學化。

1.3 檔案管理機制不完善，跟不上新時代檔案事業(yè)發(fā)展的需要

一是檔案管理機構不健全，管理職能不明確。受機構編制及人員因素制約，有的只是設置了綜合檔案室，對重要的文書檔案、會計檔案、業(yè)務檔案和音像檔案等由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管;對短期工作記錄、臨時性文書檔案資料等，更缺乏專責保管，很容易造成檔案管理職能不明確、分工不細、專業(yè)不精，影響檔案管理工作的規(guī)范化水平。二是檔案管理制度不完善，檢查督促考核落實不到位。目前，行業(yè)主管部門對涉及檔案管理方面的制度、職責規(guī)定較少，有些單位的檔案管理相關制度是結合本單位情況，參照或借鑒其他單位自行制定，檔案管理工作制度依然不完善。三是缺乏專職檔案管理人員，檔案知識儲備不足。隨著信息化社會的發(fā)展，檔案種類和信息載體的多樣化，對檔案管理人員的素質要求越來越高。有些單位在檔案管理人員培養(yǎng)培訓上缺少投入，檔案管理人員的管理水平僅停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗和習慣做法上，跟不上時代發(fā)展。

1.4 檔案管理工作的信息化建設亟待加強

隨著科學技術的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡的普及和應用，信息化技術已經(jīng)普遍應用到了各行各業(yè)。檔案管理信息化還存在諸多問題：一是計算機設備、網(wǎng)絡建設相對滯后，跟不上時代發(fā)展需要。在檔案管理信息化中，缺少先進的設備，網(wǎng)絡覆蓋不完全，信息資源無法共享，先進的網(wǎng)絡技術優(yōu)勢沒有得到充分利用，安全性也得不到很好保障，影響到檔案管理工作的信息化水平。二是檔案管理人員信息技術水平參差不齊，對信息化建設和網(wǎng)絡的應用不熟練，給檔案管理工作造成不便。

2 新時代檔案管理工作的科學化

檔案工作是一門科學，有著自身的規(guī)律、特點，這就需要以科學的態(tài)度、科學的精神、科學的方式方法進行研究分析、準確把握，努力推進檔案管理工作科學化。

2.1 檔案管理思想的科學化

思想是行動的先導，要實現(xiàn)檔案管理工作的科學化，首要的是樹立科學化的檔案管理理念和工作思維，增強依法治檔、從嚴管檔的意識。因此，我們要切實從黨的事業(yè)和人民需要的大局出發(fā)，突破傳統(tǒng)模式、找準職責定位、樹立新發(fā)展理念，使檔案管理工作適應新時代需求，以良好的精神風貌和科學的理念做好檔案管理工作。

2.2 檔案管理方法的科學化

首先是管理模式的科學化。要切實改變以往的管理思維模式，設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，充分利用資源優(yōu)勢，努力拓展服務業(yè)務和領域，變被動為主動，提供全面優(yōu)質高效的服務。同時，還要注重檔案管理的各個環(huán)節(jié)，運用現(xiàn)代化技術手段，加大檔案資源的開發(fā)利用力度，切實提高檔案管理效率和水平，使單位的檔案管理系統(tǒng)更科學、更完整。其次是要進一步提高檔案管理的信息化水平。隨著信息技術的高速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字信息的網(wǎng)絡化應用已遍及人們工作和生活的方方面面，充分運用好信息化手段不僅可以提高工作效率，還可以增強檔案管理的完整性和安全性。再次是要切實提高檔案管理人員的業(yè)務素質。新時代要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好地管理和開發(fā)檔案資源奠定扎實的技術基礎。同時，檔案管理人員還必須具備較強的信息捕捉能力，不僅能熟練、快速地獲取檔案信息資源并提供給利用者，而且還能充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)絡上的檔案信息，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出有用的資源，為利用者提供優(yōu)質的服務。

2.3 檔案管理制度的科學化

規(guī)章制度是規(guī)范檔案管理各項工作的前提和基礎。在檔案管理工作中，首先要著眼檔案管理工作實際，從檔案資料的收集、分類、整理、交接、歸檔、查（借）閱及銷毀全過程入手，以健全和完善檔案管理工作程序為主要載體，建立科學規(guī)范、緊跟時代要求的檔案管理制度。同時，加大全員檔案法律法規(guī)、保密法及檔案管理能力提升培訓力度，進一步增強全體人員檔案意識，公開檔案管理制度及流程，在實際工作中對照執(zhí)行。

2.4 檔案管理利用的科學化

檔案管理的根本目的在于利用，做好利用工作是實現(xiàn)檔案自身價值的重要手段。檔案利用既要立足當前，又要著眼長遠。首先是要切實加強檔案的基礎工作，檔案資料的收集、整理、分類、鑒別、移交、保管、利用、保密、銷毀等全過程都要嚴格按照《檔案法》及檔案管理程序辦理，既要確保檔案資料的絕對安全，又要最大化地方便檔案資料的利用。著眼長遠，就是要緊跟新時代檔案管理信息化建設的步伐，積極爭取和加大經(jīng)費投入，加強綜合檔案室的軟硬件建設，將已歸檔的紙質檔案資料信息化并進行利用和管理。其次是在條件允許的情況下，引進或研發(fā)檔案信息管理相關軟件，創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，加強和規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設，根據(jù)檔案利用工作的需要，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式傳輸必要、及時、可靠、大量的基礎性原生檔案信息，進一步節(jié)省時間和人力資源成本，充分實現(xiàn)檔案信息共享，切實提高檔案信息管理和檔案信息利用率，確保檔案信息化建設與信息化社會同步發(fā)展。

3 結語

總之，要科學化做好新時代檔案管理工作，形成檔案管理庫藏豐富、結構合理、有章可循、有目可查的良好局面;切實完成檔案工作的使命，滿足各方面的需求，實現(xiàn)庫存檔案的價值，擴大檔案工作的影響，發(fā)揮檔案工作在新時代建設與發(fā)展中的應有作用。