事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)思路

田增光

摘 要：本篇文章首先對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的作用進(jìn)行闡述，從管理意識(shí)不足、管理體系缺失、信息化建設(shè)不強(qiáng)三個(gè)方面，對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;質(zhì)量保證體系

社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，事業(yè)單位體系改革逐漸深化，人事信息管理價(jià)值突顯，在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中占據(jù)重要地位。信息檔案作為人事信息的重要來源，能夠真實(shí)展現(xiàn)出單位人員情況，為單位招聘、引進(jìn)更多專業(yè)人才提供數(shù)據(jù)參考。然而，當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，受到客觀因素影響，導(dǎo)致管理問題頻繁出現(xiàn)，不但會(huì)阻礙事業(yè)單位管理水平提高，也會(huì)制約事業(yè)單位更好發(fā)展?；诖?，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，結(jié)合實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有檔案管理體系進(jìn)行改革，在保證檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位整體水平提升，實(shí)現(xiàn)單位健康發(fā)展。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的作用

在事業(yè)單位成立之初，就已經(jīng)出現(xiàn)檔案管理，與事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展聯(lián)系較大。檔案管理質(zhì)量決定事業(yè)單位發(fā)展方向，因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理關(guān)注力度。眾所周知，檔案管理質(zhì)量與事業(yè)單位發(fā)展有著必然的聯(lián)系，通過加大檔案管理力度，不僅可以增強(qiáng)事業(yè)單位管理實(shí)力，也能給單位發(fā)展提供參考[1]。與此同時(shí)，黨群工作、科研活動(dòng)等都要得到檔案信息支持，而通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，能夠在單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮重要價(jià)值，其承載事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展職責(zé)。由此可知，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對(duì)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)性作用。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）管理意識(shí)不足。近幾年來，隨著事業(yè)單位深入改革，給單位發(fā)展提出新的考驗(yàn)。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展，部分領(lǐng)導(dǎo)把工作重心放在業(yè)務(wù)水平提高上，對(duì)檔案管理的關(guān)注力度偏低，一些管理者對(duì)檔案管理持有可有可無的態(tài)度，認(rèn)為這只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的人事管理工作，只要做好人事信息分類、整理等工作即可，不會(huì)給單位發(fā)展提供指導(dǎo)。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視力度不高，也會(huì)影響其他人員對(duì)檔案管理的態(tài)度，使得其不愿意將更多時(shí)間和精力放在檔案管理上，導(dǎo)致檔案管理過于形式化，無法獲取理想管理效果。

2）管理體系缺失。管理體系是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的重要因素，在管理體系正確引導(dǎo)下，能夠?qū)n案管理工作落實(shí)到位，提高事業(yè)單位檔案管理水平。但是在實(shí)際中，由于部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理關(guān)注不夠，沒有結(jié)合檔案管理要求，制定完善的檔案管理體系，缺少對(duì)各級(jí)職工管理行為約束，尤其是檔案管理人員在發(fā)生工作變動(dòng)時(shí)，沒有及時(shí)做好檔案移交工作，導(dǎo)致檔案信息遺漏，阻礙檔案管理水平提升，影響事業(yè)單位發(fā)展。

3）信息化建設(shè)不強(qiáng)。結(jié)合現(xiàn)階段實(shí)際情況來說，部分事業(yè)單位即便已經(jīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展，把信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)應(yīng)用其中，但是在檔案管理上，信息化技術(shù)沒有滲透和普及，檔案信息化管理水平不高，再加上單位沒有重視檔案信息管理人員培訓(xùn)，導(dǎo)致單位信息化管理水平提高緩慢。即便一些單位使用信息技術(shù)，也就是把收集的檔案信息記錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，在這種管理模式下，嚴(yán)重影響檔案管理效率提高，檔案管理效果不理想[2]。

3 事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)思路

1）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。要想強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理人員思想意識(shí)，需要從以下幾個(gè)方面入手。首先，事業(yè)單位需要給予檔案管理工作高度重視，強(qiáng)化管理職責(zé)，完善保障機(jī)制。事業(yè)單位需要把檔案管理融入到單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，科學(xué)制定發(fā)展計(jì)劃，通過這種方法督促單位領(lǐng)導(dǎo)緊抓檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理要求，定期向基層人員宣傳檔案管理規(guī)則，加強(qiáng)檔案管理檢查，采取各種方法，增加檔案經(jīng)費(fèi)投放，利用專項(xiàng)資金實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。其次，強(qiáng)化檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理質(zhì)量提高需要得到專業(yè)人員支持。所以，事業(yè)單位需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度入手，科學(xué)制定檔案管理目標(biāo)，成立專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，保證團(tuán)隊(duì)人員具備專業(yè)水平和知識(shí)水平，通過各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，讓其掌握更多專業(yè)知識(shí)和技能，給檔案管理工作開展提供人才

支持[3]。

2）完善檔案管理體系。通過制定各種管理體系，便于檔案管理工作順利進(jìn)行。首先，優(yōu)化檔案管理機(jī)制。在新形勢(shì)環(huán)境下，要想將檔案管理工作落實(shí)到位，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理機(jī)制建設(shè)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注力度，并在此基礎(chǔ)上，根據(jù)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展需求，快速構(gòu)建檔案管理機(jī)制。在檔案管理機(jī)制建設(shè)過程中，需要轉(zhuǎn)變各級(jí)人員思想理念，將傳統(tǒng)注重保管、忽略服務(wù)的檔案管理理念進(jìn)行更改，轉(zhuǎn)變?yōu)橛仙鐣?huì)國(guó)民發(fā)展要求的檔案管理模式，保證可以給國(guó)民發(fā)展提供專業(yè)服務(wù)。與此同時(shí)，從規(guī)劃設(shè)計(jì)、場(chǎng)館建設(shè)等多個(gè)方面入手，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。其次，完善檔案利用體系。隨著新時(shí)代來臨，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理觀念，優(yōu)化檔案信息利用體系。在體系建設(shè)中應(yīng)重視事業(yè)單位檔案服務(wù)模式改革創(chuàng)新，推入檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，提高事業(yè)單位檔案管理水平。通過加強(qiáng)服務(wù)設(shè)施建設(shè)，發(fā)揮檔案管理信息功能，與此同時(shí)，引導(dǎo)更多人員參與打檔案管理活動(dòng)中，提高檔案信息開發(fā)水平，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)背景下事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。最后，把信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息開發(fā)，把實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為核心目標(biāo)。通過這種方法，盡可能建設(shè)把數(shù)字信息為根本，通過遠(yuǎn)程操作創(chuàng)新檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)和事業(yè)單位各個(gè)部門信息鏈接，促進(jìn)部門之間信息共享，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息使用效益最大化。

3）引進(jìn)信息化管理模式。信息時(shí)代的來臨，促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，所以事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革，把信息技術(shù)應(yīng)用其中，加強(qiáng)檔案信息軟件開發(fā)，真正做到檔案信息化管理。在檔案事業(yè)單位檔案管理中，為了能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮，應(yīng)科學(xué)建設(shè)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的配合下，加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)，把紙質(zhì)檔案中重要信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，建設(shè)檔案登錄系統(tǒng)，對(duì)重要檔案信息加密訪問。事業(yè)單位通過使用信息化管理模式，不但能夠促進(jìn)檔案管理效率的提升，也能對(duì)部分重要檔案數(shù)據(jù)永久保存，并且也可以對(duì)重要文件進(jìn)行安全管理，避免檔案信息丟失或者盜取，提升檔案使用效率[4]。

4 結(jié)束語

總而言之，當(dāng)前事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，普遍面臨的問題有管理意識(shí)不足、管理體系缺失、信息化建設(shè)不強(qiáng)等。為了提高檔案管理水平，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)處理對(duì)策。通過在單位內(nèi)部創(chuàng)建良好檔案管理環(huán)境，強(qiáng)化各級(jí)人員檔案管理意識(shí)，科學(xué)構(gòu)建檔案管理體系，引導(dǎo)檔案管理工作順利進(jìn)行。通過創(chuàng)新檔案管理模式，把信息技術(shù)應(yīng)用其中，做好重要檔案信息保密工作，提高檔案管理水平，給事業(yè)單位創(chuàng)造理想效益，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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