公路工程施工階段監(jiān)理檔案資料的管理研究

程峰

摘 要：城市化進(jìn)程的加快促使我國公路工程規(guī)模逐漸擴(kuò)大，隨著人們安全意識(shí)的提高，社會(huì)對(duì)公路施工的質(zhì)量要求大幅增強(qiáng)，加強(qiáng)監(jiān)理力度十分重要。本文簡要概述了監(jiān)理檔案資料管理的重要性，從管理意識(shí)、管理機(jī)制、管理方法、管理人員素質(zhì)、管理手段五個(gè)方面分析了管理中存在的問題，并針對(duì)性提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：公路工程;施工階段;監(jiān)理資料;檔案管理;信息化管理

交通事業(yè)的發(fā)展使得我國公路施工規(guī)模形成了新的突破，數(shù)據(jù)表示，截至2019年我國公路總里程已達(dá)484.65萬公里，市場規(guī)模達(dá)1.98萬億元，預(yù)計(jì)到2025年可突破2.50萬億元，隨著施工技術(shù)的不斷優(yōu)化與升級(jí)，越來越多的技術(shù)信息在施工階段產(chǎn)生，監(jiān)理單位加強(qiáng)對(duì)施工資料的管理，將切實(shí)提升施工質(zhì)量。

1 公路工程施工階段監(jiān)理檔案資料管理的重要性

隨著我國公路事業(yè)的快速發(fā)展，公路施工項(xiàng)目越來越多，各地區(qū)監(jiān)理單位在實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)管過程中所形成的項(xiàng)目施工至竣工全流程的數(shù)據(jù)資料，對(duì)公路事業(yè)的發(fā)展具有重要的研究意義，可推動(dòng)施工技術(shù)、施工工藝以及流程的優(yōu)化與創(chuàng)新，會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)施工質(zhì)量，延長公路使用壽命;與此同時(shí)，公路維修、改擴(kuò)建工程的實(shí)施需要參照施工階段的各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用與施工條件信息等進(jìn)行針對(duì)性的方案制定，相關(guān)檔案資料對(duì)其有著指導(dǎo)性的作用。另外，完善的檔案管理工作有助于保護(hù)監(jiān)理單位的合法利益，為監(jiān)理工程師提供工作實(shí)施的前提條件，可促進(jìn)公路事業(yè)得以良性發(fā)展。

2 當(dāng)前公路工程施工階段監(jiān)理檔案資料管理中存在的問題

1）監(jiān)理檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。在實(shí)際公路工程施工項(xiàng)目推進(jìn)過程中，由于監(jiān)理人員對(duì)檔案資料管理的認(rèn)識(shí)存在較大的缺失，使得其在工作執(zhí)行過程中將全部的精力放在了工程建設(shè)的監(jiān)管方面，忽視了對(duì)工程資料的收集與保存，使得檔案管理存在嚴(yán)重的滯后性，影響了工程施工全流程施工資料的完整性與準(zhǔn)確度，降低了檔案的利用價(jià)值，不利于監(jiān)理工作的有效實(shí)施。

2）檔案管理機(jī)制不健全。由于施工現(xiàn)場的監(jiān)理人員與檔案保存、調(diào)用人員對(duì)彼此的工作內(nèi)容與流程無法得到準(zhǔn)確的認(rèn)知，使得與監(jiān)理檔案管理相關(guān)的部門之間信息交流存在滯緩，導(dǎo)致施工信息不對(duì)稱。長久發(fā)展過程中將使得實(shí)際工程信息資料與檔案管理人員記錄在冊(cè)的資料存在偏差，往往會(huì)導(dǎo)致文件管理混亂或重要信息遺失，將給后期歸檔與檔案調(diào)用造成不便。

3）資料存檔與調(diào)用規(guī)范性較差。相關(guān)部門在檔案管理方面的制度與規(guī)范缺乏完善性，導(dǎo)致檔案管理者的管理意識(shí)普遍較差，對(duì)其工作有效性與精準(zhǔn)度無法形成管控，在一定程度上給檔案管理單位形成了較差的工作風(fēng)氣。同時(shí)資料卡片填寫不規(guī)范，內(nèi)容失真現(xiàn)象嚴(yán)重，會(huì)給弄虛作假行為的發(fā)生提供便捷的途徑，不利于監(jiān)理單位職能的發(fā)揮。

4）檔案管理人員素質(zhì)偏低。監(jiān)理檔案管理人員大多為監(jiān)理工程師或其他管理人員構(gòu)成，這使得檔案管理人才隊(duì)伍缺乏專業(yè)檔案管理能力，導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍能力普遍偏低，不適應(yīng)公路工程規(guī)模逐漸擴(kuò)大的需要。

5）檔案管理手段滯后。由于無法正視工程監(jiān)理檔案管理的重要性，當(dāng)前大部分地區(qū)工程監(jiān)理檔案部門仍采用傳統(tǒng)檔案管理手段，與新時(shí)期公路工程建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程嚴(yán)重不符，加強(qiáng)監(jiān)理檔案的信息化管理十分重要[1]。

3 加強(qiáng)公路工程施工階段監(jiān)管檔案管理的對(duì)策

1）提高檔案管理認(rèn)識(shí)程度。公路工程施工工期相對(duì)較長，因此其監(jiān)理檔案的形成周期也相應(yīng)的會(huì)加長，需要檔案管理部門加強(qiáng)對(duì)這一環(huán)節(jié)的重視程度，切實(shí)將施工階段的每一個(gè)過程以及每一項(xiàng)監(jiān)理工作資料進(jìn)行全面的收集與整理，且確保收集上來的資料具有不可逆性，不能隨意篡改，否則將直接影響監(jiān)理工作的有效性與監(jiān)理單位職能的發(fā)揮。

因此，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理工作的管理，狠抓監(jiān)理工程師以及檔案管理人員的責(zé)任，確保檔案管理相關(guān)工作得以有效落實(shí)?？蓮膯挝活I(lǐng)導(dǎo)干部的職責(zé)出發(fā)，層層向下落實(shí)每一級(jí)崗位的具體責(zé)任劃分，并依靠法律合同約束相關(guān)人員的管理行為，推動(dòng)其將自身職責(zé)完善落實(shí)，從而形成合力，提高檔案管理的效果。另外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理不嚴(yán)以及違法亂紀(jì)行為的責(zé)任查處，為相關(guān)人員的工作執(zhí)行起到警示作用。

2）健全檔案管理機(jī)制。公路工程施工階段的監(jiān)理檔案監(jiān)管，原則上需要貫穿于施工全流程，實(shí)現(xiàn)這一工作目標(biāo)、切實(shí)發(fā)揮監(jiān)理職能，需要健全檔案管理機(jī)制，為管理工作的執(zhí)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。監(jiān)理單位應(yīng)調(diào)動(dòng)與檔案管理相關(guān)的所有部門與人員的力量，形成一個(gè)自上而下信息傳遞暢通的管理體系，從檔案記錄、收集、整理、歸檔、移交五個(gè)方面，落實(shí)每一個(gè)流程的具體職責(zé)與部門銜接過程，以此來保障檔案轉(zhuǎn)移的時(shí)效性與完整性，確保施工審批、會(huì)議活動(dòng)、施工作業(yè)、核算等方面的工程監(jiān)理過程與實(shí)施辦法，得到全流程的跟蹤記錄以及建檔歸檔。

另外，監(jiān)理單位應(yīng)完善對(duì)檔案管理工作的部門重組，根據(jù)施工現(xiàn)場監(jiān)理工作內(nèi)容，設(shè)置檔案管理部門體系，可針對(duì)性的提升檔案管理材料歸檔的精準(zhǔn)度，從而有效避免資料丟失或弄虛作假事件的發(fā)生。

3）規(guī)范資料保管與調(diào)用的制度與流程。監(jiān)理檔案管理部門需要在公路工程施工項(xiàng)目開展前，即根據(jù)國家《檔案法》、《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》等檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行分門別類的管理，需要相關(guān)部門切實(shí)完善制定資料保管、歸檔以及借閱的制度規(guī)范，令檔案管理工作得以有效實(shí)施。

第一，健全管理公路工程施工監(jiān)理文件資料記錄、收集、整理、歸檔、移交五個(gè)工作規(guī)范操作的制度，使流程崗位人員能夠各司其職獨(dú)立完成相關(guān)工作，同時(shí)應(yīng)在制度中明確各環(huán)節(jié)工作的主要內(nèi)容與工作時(shí)間，提升檔案歸檔的完整性與及時(shí)性。

第二，制定檔案保管與借閱的制度規(guī)范，在借閱審批、借閱時(shí)間、檔案編號(hào)、注意事項(xiàng)等方面加強(qiáng)重視，以此來提升檔案安全管理的力度。

4）加強(qiáng)人員技能培訓(xùn)與責(zé)任意識(shí)。相關(guān)單位應(yīng)施工現(xiàn)場監(jiān)理人員以及檔案管理人員，進(jìn)行公路工程施工監(jiān)理檔案管理方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員對(duì)施工流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程管理、結(jié)算支付等方面監(jiān)理工作的認(rèn)識(shí)，使其了解監(jiān)理人員現(xiàn)場工作流程與內(nèi)容，為檔案歸檔的完整性提供保障;同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場監(jiān)理工程師以及管理人員的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，使其切實(shí)按照規(guī)定的檔案處理方式，確保檔案移交的真實(shí)性、完整性與及時(shí)性。必要時(shí)，需加強(qiáng)這兩類人才的交流與溝通，使其將工作銜接過程中的問題一一進(jìn)行描述，從而促使各部門之間的工作銜接更加暢通，以此確保檔案管理工作得以有效實(shí)施。

5）引進(jìn)信息化管理技術(shù)。監(jiān)理單位檔案管理部門應(yīng)積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程監(jiān)理檔案的信息化管理，比如在工程監(jiān)理期間引進(jìn)ERP與BIM技術(shù)，將監(jiān)理工作中所形成的各項(xiàng)信息自動(dòng)形成儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，并通過集成技術(shù)將各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整合。與此同時(shí)應(yīng)加大信息化管理系統(tǒng)、軟件的開發(fā)與應(yīng)用，提高檔案室存儲(chǔ)、整理、編目、檢索工作實(shí)施的效率，切實(shí)提升監(jiān)理檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化[2]。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著新時(shí)期市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活對(duì)公路修建的需求越來越高，我國幅員遼闊、民族眾多，加強(qiáng)公路施工監(jiān)理檔案資料的管理，為提高施工質(zhì)量提供保障，將推進(jìn)民族之間的交往與國家的團(tuán)結(jié)。因此，相關(guān)單位應(yīng)不斷提高對(duì)公路工程監(jiān)理檔案管理的認(rèn)知，順應(yīng)新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展態(tài)勢，引進(jìn)先進(jìn)管理理念，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案儲(chǔ)存、調(diào)用的制度流程，加強(qiáng)對(duì)管理人員的能力培訓(xùn)，并積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，以此切實(shí)推動(dòng)公路工程監(jiān)理檔案管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化，為公路施工質(zhì)量的提升形成有效保障。

參考文獻(xiàn)

[1]王格.公路工程監(jiān)理檔案管理探討[J].陜西檔案，2019（05）：38+37.

[2]秦平.建設(shè)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案信息化管理初探[J].綠色建筑，2019，11（04）：107-108.