初探醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程

張金玉

摘 要：隨著信息化技術(shù)的普及與應(yīng)用，醫(yī)院信息化作為一種重要的戰(zhàn)略資源，不僅在醫(yī)療服務(wù)過程中彰顯了信息技術(shù)的巨大作用，在人事檔案管理中其信息化的重要性也日益凸顯。由于醫(yī)院專業(yè)人才、高學(xué)歷醫(yī)務(wù)技術(shù)人員職稱級別類別多，職稱考核與晉升不斷變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法滿足快速發(fā)展的需求。因此，為加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，滿足人事檔案的不斷更新和管理效率，數(shù)字信息化建設(shè)在人事檔案管理中的運用，可以很好解決傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的局限性問題。這樣就能夠很好地為廣大醫(yī)護(hù)工作者提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;管理;數(shù)字化;實現(xiàn)過程

1 數(shù)字信息化人事檔案管理的重要性

人事管理是任何一家單位的重要工作事項，而人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的一項重要組成部分。因為，每個醫(yī)院員工的個人檔案是組成龐大的醫(yī)院人事檔案的最基礎(chǔ)資料，是醫(yī)院集中保存的特殊單個檔案，比較清楚地全面、歷史、客觀反映醫(yī)院員工個人最真實情況，是其在職業(yè)生涯中的最有價值的反映。因此，我們應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮員工個人檔案材料的價值，確保檔案材料的真實性、完整性、及時性和方便性。將人事檔案納入數(shù)字信息化管理范疇，充分利用信息化管理手段，實現(xiàn)全院人事檔案信息和醫(yī)院內(nèi)部其它資源信息的共享、共用。真正做到人盡其責(zé)、人盡其能、人盡其用，保證醫(yī)院人才戰(zhàn)略方案順利實施，使檔案服務(wù)職能部門發(fā)揮更大作用，為醫(yī)院建設(shè)助一臂之力。人事檔案實施信息化管理的難點，在于材料收集困難。將數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理方法有效結(jié)合起來，改變傳統(tǒng)的采用紙質(zhì)載體進(jìn)行管理弊端?？筛鶕?jù)紙質(zhì)材料，利用計算機(jī)系統(tǒng)功能，完善個人數(shù)字信息系統(tǒng)錄入，實現(xiàn)信息自動分類，提取和編輯，顯然工作效率會大大提高數(shù)倍。數(shù)字檔案能夠更方便保存，還能方便查詢，有效提升了人事檔案的應(yīng)用效率，不僅成本低，還減少了工作量，降低了勞動強(qiáng)度。另外，通過計算機(jī)對人事檔案進(jìn)行信息優(yōu)化與整合，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計、匯總、分析，化繁為簡，實施目錄管理，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊蛿?shù)字化的數(shù)據(jù)庫，提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

2 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，醫(yī)院采用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法的不在少數(shù)。誠然，傳統(tǒng)人事檔案管理注重記錄，具有歷史參考價值，但不容易查看，不容易共享，更新緩慢等特征使其在實際應(yīng)用中愈發(fā)跟不上時代的步伐。首先，是檔案管理十分松懈。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理中、醫(yī)院的不重視、檔案管理員良莠不齊的素質(zhì)導(dǎo)致檔案管理一直很難被提上日程。檔案的整理歸類缺乏管理，效率低，質(zhì)量差。其次，過去的醫(yī)檔案主要依靠人力來管理，引發(fā)如下三點問題：其一，效率低。手工操作在操作時很容易出現(xiàn)人為錯誤，造成檔案錄入的不準(zhǔn)確，而在后期發(fā)現(xiàn)錯誤后又需要大量的人力物力配合彌補(bǔ)過錯，增添檔案管理的難度。其二，使用不便?，F(xiàn)存的檔案管理主要靠人手工錄入，成年累月積累下來的歷史紀(jì)錄在應(yīng)用時查找十分不便，歸檔的整理每次都需要大量人工的付出，造成一定程度上人力資源的浪費。其三，對醫(yī)院整體的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型無益。醫(yī)院其他部門早已基本實現(xiàn)現(xiàn)代化，只有檔案管理仍是發(fā)展的“真空地帶”，這種部門之間信息不暢通的情況不利于醫(yī)院的提升。

3 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程

3.1 正確認(rèn)識綜合檔案的數(shù)字化管理

當(dāng)前，各醫(yī)院均實行了綜合檔案的數(shù)字化管理，而且具備信息化檔案管理制度，但因為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視、投入少使得檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用效果無法有效發(fā)揮。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識綜合檔案的數(shù)字化管理所具備的價值，并轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案數(shù)字化的觀念，對其予以高度的重視和肯定，這是檔案數(shù)字化工作順利開展的基礎(chǔ)條件。雖然醫(yī)院的主要工作是以治病救人、教育科研為主，檔案管理部門只是一個為各個科室提供服務(wù)的后勤部門，但是如果醫(yī)院的檔案一直都是使用的紙質(zhì)文件，查詢借閱十分不便，將會嚴(yán)重地影響各個部門的工作效率。如果醫(yī)院檔案進(jìn)行了數(shù)字化管理，就會打破紙質(zhì)檔案的種種局限和不便之處，讓檔案管理工作更為簡便。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案數(shù)字化作為一項長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略來進(jìn)行規(guī)劃，并將其納入醫(yī)院的整體規(guī)劃發(fā)展之中，并給予最大程度的支持和幫助，從而讓數(shù)字化檔案為醫(yī)院提供有效數(shù)據(jù)支持。其次應(yīng)加大投資力度，根據(jù)檔案管理的數(shù)字化需求完善相關(guān)硬件、軟件設(shè)施并定期進(jìn)行更新、維護(hù)。優(yōu)化以專業(yè)的計算機(jī)硬、軟件為基礎(chǔ)平臺，建立以檔案室為核心的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將醫(yī)院的檔案統(tǒng)一管理，便于醫(yī)院在內(nèi)部工作電腦上查詢資料。

3.2 牢牢把控人事檔案信息化管理的安全意識

人事檔案數(shù)字信息化管理的優(yōu)勢為我們帶來高效快捷的同時，也帶來了諸多安全上的問題。涉及的人事信息量越多，內(nèi)容就越豐富，存在的風(fēng)險就越大，對信息系統(tǒng)的要求也就越高。醫(yī)療互聯(lián)網(wǎng)的火熱，醫(yī)療信息泄露隱患頻出，醫(yī)院信息系統(tǒng)成為不法黑客攻擊的對象。因此，為規(guī)避潛在的安全風(fēng)險，采用的操作系統(tǒng)軟件應(yīng)具有安全保護(hù)措施，具備網(wǎng)絡(luò)版反病毒功能。設(shè)置使用醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)默認(rèn)端口以防御黑客的攻擊。對凡是有效的人事檔案數(shù)據(jù)均采取數(shù)據(jù)災(zāi)備和數(shù)據(jù)庫鏡像備份，如，集中存儲、數(shù)據(jù)離線存儲、數(shù)據(jù)冷備份、異地鏡像備份、計算機(jī)操作入口身份認(rèn)證等手段將是保護(hù)醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)安全的最主要工作措施。在醫(yī)院人事檔案的日常管理之中，為防止數(shù)據(jù)的丟失和泄密，計算機(jī)操作人員必須對存儲的重要數(shù)據(jù)材料及載體實施分類加密保護(hù)，以防損毀而帶來巨大的損失。檔案管理人員應(yīng)正確區(qū)分不便公開的重要檔案資料和可公開的能共享瀏覽資料，設(shè)置不同權(quán)限。此外，檔案管理人員還要認(rèn)真搞好電子檔案的及時梳理與常用計算機(jī)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。正確處理紙質(zhì)人事檔案和電子數(shù)字信息人事檔案管理的相互關(guān)系。對紙質(zhì)檔案材料要注意防火、防水、防潮、防塵、防霉變、防鼠、防蟲蛀、防氧化等;對電子數(shù)字信息檔案要注意防水、防潮、防塵、防輻射、防磁、防高溫、防盜、防病毒等工作，確保兩種人事信息檔案資料的完整性與安全性。

3.3 做好人力物力的升級投入

在人力上，組建相應(yīng)的人才團(tuán)隊來對人事檔案做到更好的管理，使檔案管理員充分認(rèn)識到工作價值，從而更加積極地投入工作。在物力上，提供較為先進(jìn)的硬件配套設(shè)施，讓檔案員可以通過更加完善的設(shè)備來實現(xiàn)檔案的數(shù)字化。

4 結(jié)束語

數(shù)字信息化在人事檔案管理中的運用對現(xiàn)代化醫(yī)院的人力資源信息管理工作具有十分重要意義。重視數(shù)字信息技術(shù)的運用，是醫(yī)院人事檔案管理的一項重要工作。隨著醫(yī)學(xué)水平的不斷提高，醫(yī)院人事制度改革的推進(jìn)，醫(yī)院人才的流動性增大，需要不斷提升人事檔案管理人員的工作效率，才能適應(yīng)和滿足改革發(fā)展對人事檔案管理工作的需求。我們應(yīng)充分重視信息技術(shù)的引進(jìn)和運用，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)融入到現(xiàn)代醫(yī)院的人事檔案管理工作中，提升工作效率和管理成效，進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案信息化管理的作用，促進(jìn)醫(yī)院又好又快地持續(xù)健康發(fā)展。

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