大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

摘 要：大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展已經(jīng)很好的改變了現(xiàn)代社會的生產(chǎn)實(shí)踐模式。從當(dāng)前的情況看來，大數(shù)據(jù)技術(shù)正在不斷成熟，相關(guān)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)也不斷豐富。在此背景下，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新就具備了良好的機(jī)遇，能夠更好的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的各項(xiàng)優(yōu)勢。本文將對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進(jìn)行深入研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;研究

在信息時代下，每個人都成為信息的創(chuàng)造者和接受者。大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生能夠更好的實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的實(shí)時處理，能夠從中挖掘出具有價值的信息。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)在當(dāng)今社會顯現(xiàn)出了極強(qiáng)的不適應(yīng)性，效率比較低，并且極易出現(xiàn)信息錯誤。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來改進(jìn)檔案管理模式具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1 關(guān)于檔案管理的概述

目前關(guān)于大數(shù)據(jù)、檔案管理方面的研究成果已經(jīng)比較豐富。例如，陳明潔指出，在網(wǎng)絡(luò)信息時代，通過對檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化能夠產(chǎn)生更大的價值，但是由于發(fā)展存在的一些缺陷，導(dǎo)致檔案管理方面的效率并不高。李小晨認(rèn)為在未來的城市發(fā)展進(jìn)程中，需要在檔案管理中有效的引入大數(shù)據(jù)，以此來實(shí)現(xiàn)智慧圖書館建設(shè)。盡管這些文獻(xiàn)已經(jīng)很好的對檔案管理工作進(jìn)行的深入研究，但是沒有有效的從大數(shù)據(jù)時代的視角來對大管理工作模式進(jìn)行深入分析。

總體來看，檔案管理對于現(xiàn)代社會的發(fā)展至關(guān)重要。但是由于技術(shù)的限制，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)檔案管理為主，不僅使得一部分重要的檔案信息很容易出現(xiàn)遺失的情況，并且在進(jìn)行維護(hù)和管理時的難度比較高。從管理人員的視角來看，要能夠?qū)Υ罅康募堎|(zhì)檔案進(jìn)行查閱和整理，工作量比較大，很有可能因?yàn)槿藶橐蛩囟鴮?dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)一些問題。從社會的視角看來，傳統(tǒng)的檔案管理模式運(yùn)行效率比較低。如果需要對某一信息進(jìn)行查閱時，通常都需要對大量的信息進(jìn)行查閱。這對于追求高效率的現(xiàn)代社會來說顯得極為不適，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段已經(jīng)開始逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中去。

從實(shí)際情況看來，檔案管理模式正處于不斷優(yōu)化升級的進(jìn)程中，相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)也越來越先進(jìn)。很多檔案管理相關(guān)設(shè)備都采用計(jì)算機(jī)信息設(shè)備，這相比于傳統(tǒng)的工作模式來說，優(yōu)勢更加明顯。

2 檔案管理工作中存在的一些問題

2.1 思維老舊

盡管現(xiàn)階段檔案管理信息化模式已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，但是仍然存在一部分工作人員思維比較老舊的情況。由于觀念上的問題，就會導(dǎo)致他們難以進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作模式，就能夠很好的發(fā)揮這些計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的效果。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時代，各類信息繁多，如果不能夠有效地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行處理，就會使得實(shí)際工作難以順利開展。思維老舊也就會進(jìn)一步導(dǎo)致在該領(lǐng)域中的資源投入比較少，很難進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。特別是大數(shù)據(jù)時代意味著對傳統(tǒng)檔案管理模式的一次沖擊，帶來了較大的挑戰(zhàn)。

2.2 存儲形式

在大數(shù)據(jù)時代背景下，各類信息層出不窮。但是由于不同領(lǐng)域中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)擁有不同的存儲形式以及數(shù)據(jù)格式，那么在檔案管理中也就會面臨一定的困境。目前檔案管理主要涉及電子文檔、電子音頻以及電子圖片等眾多信息，如果不能夠在存儲形式上做出有效的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，那么就會導(dǎo)致難以進(jìn)一步提高工作效率。實(shí)際上，考慮到社會的發(fā)展需求，檔案管理的模式應(yīng)當(dāng)是多樣化的，要能夠通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對不同格式的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效存儲，這樣在進(jìn)行信息調(diào)用時才能夠更加便捷和可靠。

2.3 業(yè)務(wù)能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)是十分先進(jìn)的，各種計(jì)算機(jī)信息設(shè)備相對來說也是比較復(fù)雜。要想提高檔案管理的工作效率，就必須要確保每一位工作人員都能夠具備足夠強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。但是由于一部分工作人員沒有加強(qiáng)自身能力的提高，在面對日益復(fù)雜的計(jì)算機(jī)信息化設(shè)備是難以發(fā)揮作用。很多檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的工作模式，使得資源利用率比較高。如果業(yè)務(wù)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)，也就會進(jìn)一步有可能出現(xiàn)重要信息被損壞的情況，無法進(jìn)行科學(xué)存儲。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案管理的策略

3.1 更新思維

要改變傳統(tǒng)的工作認(rèn)知，認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代的重要性。要主動迎接大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的各項(xiàng)沖擊，深入挖掘社會各界的各項(xiàng)需求。以此為基礎(chǔ)來做好檔案管理模式的改進(jìn)和創(chuàng)新，提供更加優(yōu)質(zhì)完善的檔案管理服務(wù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也就意味著檔案管理工作面臨的新的發(fā)展機(jī)遇，要有效的借助該契機(jī)來有效的改進(jìn)傳統(tǒng)工作競爭中存在的一些問題。只有更新思維才能夠進(jìn)一步加大資源投入，采購更加先進(jìn)的信息化設(shè)備，做好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要提高服務(wù)意識，以工作結(jié)果為導(dǎo)向，不斷的追求工作的滿意度。這樣才有利于提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會的高速發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

3.2 做好數(shù)據(jù)存儲

在檔案管理工作中，涉及海量信息的存儲處理。做好數(shù)據(jù)存儲至關(guān)重要。十分重要的數(shù)據(jù)信息一定要做好備份，要考慮一些緊急情況下可能面臨的情況，盡量降低數(shù)據(jù)丟失的可能性。例如，在服務(wù)器運(yùn)行的過程中，可能面臨著突然斷電、設(shè)備故障的情況。但是仍然應(yīng)當(dāng)要確保備份服務(wù)器能夠快速投入使用，盡量降低這些緊急情況可能帶來的影響。針對同一類型的數(shù)據(jù)信息，最好是要確定統(tǒng)一的數(shù)的設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。這樣有利于在檔案管理中進(jìn)行高效的處理和存儲。也應(yīng)當(dāng)要進(jìn)一步拓展數(shù)據(jù)存儲量，這樣才能夠滿足當(dāng)今社會的發(fā)展需求。嚴(yán)格確保檔案管理的安全性，做好防火墻建設(shè)。有效地確保重要信息的安全性，避免出現(xiàn)較大的信息丟失損失。要嚴(yán)格避免黑客侵入的情況，加大信息安全機(jī)制的建設(shè)，從制度和技術(shù)的角度共同出發(fā)，全方位確保檔案管理的安全性和可靠性。

3.3 加大人員培訓(xùn)

在未來的發(fā)展進(jìn)程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)給檔案管理發(fā)展帶來了絕佳良機(jī)。因此就需要進(jìn)一步加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員的能力。使他們能夠掌握足夠強(qiáng)的信息技術(shù)使用能力。特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)使得傳統(tǒng)的工作模式發(fā)生了較大的變化，只有不斷的應(yīng)用技術(shù)才能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。要加大技能考核，嚴(yán)格確保每一位工作人員都能夠滿足相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)才能夠上崗工作。加大培訓(xùn)資源的投入，組織專題培訓(xùn)。特別是在采購一些信息設(shè)備之后，可以通過加強(qiáng)與廠家之間的合作來確保工作人員能夠熟練的掌握這些操作技能。也要對工作模式進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)實(shí)際的工作情況來進(jìn)行不斷的改進(jìn)，使得工作模式能夠吻合大數(shù)據(jù)時代的各項(xiàng)需求。

4 結(jié)語

本文對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進(jìn)行了分析?？傮w來看，在未來的發(fā)展進(jìn)程中應(yīng)當(dāng)建立起更加優(yōu)質(zhì)完善的工作制度，針對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用來改進(jìn)傳統(tǒng)的工作模式，采購更加先進(jìn)的信息化設(shè)備。同時也要進(jìn)一步加大技能培訓(xùn)，確保檔案管理工作人員能夠有效地應(yīng)用這些大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)備來更好的提高工作效率。

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作者簡介

曾杰（1989-），女，漢族，湖北十堰人，辦公室職工，助理館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。